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帳務記錄保存

English

每一位生意人都必須保存帳務記錄。 好的帳務記錄對您的生意非常重要。良好的帳務記錄將有助於您做下列事情:

監督您生意的進展 (Monitor the progress of your business)

您需要有完善的帳務記錄,以便監查業務進展情況。記錄可以顯示您的生意是否有進步,哪些产品賣得好,或是您需要做哪些調整。 完善的記錄可以提高生意的成功率。

有助於做財務報表 (Prepare your financial statement)

您需要完善的帳務記錄,以便做出正確的財務報表,這包括收益(盈利和虧損)表和資產負債表。 這些報表在您和銀行或債權人打交道時很有用,而且它們也能幫助您管理您的生意。

  • 收益表顯示某一期間內的業務收入與支出。
  • 資產負債表顯示企業在某一天的資產、負債和產權資本。

識別收入來源 (Identify source of receipts)

您的收入或財產可能來自許多方面。您的記錄可以幫助您识別收入的來源。您需要這些資料,以便將與業務有關的收入和與業務無關的收入分開,並將納稅與免稅的收入分開。

記錄可扣抵的支出 (Keep track of deductible expenses)

除非您在支出當時即留下記錄,否則您在填寫稅表時可能不會記得有哪些支出。

填寫您的稅表 (Prepare your tax return)

您需要完善的記錄,以便填寫您的稅表。 這些記錄必須能佐證您申報的收入、支出和稅務優惠。 一般而言,這些記錄是您用來監督您的生意以及製作財務報表所用的同樣記錄。

佐證稅表上申報的項目 (Support items reported on tax returns)

您必須隨時準備好您生意上的記錄和文件供國稅局檢查。 國稅局如果查核您的稅表,可能會要求您解釋所申報的項目,因此若有完整的帳務記錄將可加快查稅過程。

 


我應該保存哪些帳務記錄? (What kind of records should I keep?)

English

您可以選擇任何一種適合您的生意並且能夠清楚顯示您的收入與支出的記帳系統。 除了某些例外情況,法律並無規定必須用哪一種方法記帳。 但是您生意的種類會影響到您報稅所需的記帳類型。 您的記帳系統也應該包含您業務交易的總結。 這個總結通常是記錄在您的生意帳冊上(例如會計日記帳及分類帳)。 您的帳本必須顯示您的總收入,以及您的各項支出和扣抵。對大部分的小型企業來說,帳冊上的記錄主要是來自於商業支票簿。

佐證的業務文件 (Supporting business documents)

您的企業所做的購買、銷售、工資和其它交易都會產生佐證文件,像是發票和收據。佐證文件包括銷售單據、已支付的帳單、發票、收據、存款單和回籠支票。這些文件提供了您需要記在您帳冊上的內容。這些文件能夠佐證您的帳冊和稅表上的條目,因此務必善加保存。 您應有條理地保存這些文件,將它們放置在安全的地方。 例如,您可以按年度以及收支類型來將這些文件整理歸類。 詳情請參閱 583號刊物【創立企業並保存資料記錄】(Starting a Business and Keeping Records)。

以下是幾類您應保存的記錄:

  • 總收入是指從您的生意所得到的收入。您應保存可以佐證您總收入的金額與來源的文件。總收入的文件包含如下:
    • 收銀機的結帳紙帶
    • 銀行存款單
    • 收據本
    • 發票
    • 信用卡刷卡收據
    • 1099-MISC表
  • 採購是指您購入再出售的物品。如果您是生產商或製造商,這包括購買所有原料,或是購買用於製作成品的零部件的費用。您的文件應能佐證支付的金額以及購買的物品。採購的文件包含如下:
    • 回籠支票
    • 收銀機的結帳紙帶
    • 信用卡銷售單
    • 發票
  • 支出是指您做生意時的所化的費用(購買除以)。您的文件應能佐證費用的金額以及該費用是業務支出。支出的文件包含如下:
    • 回籠支票
    • 收銀機的結帳紙帶
    • 帳戶對帳單
    • 信用卡銷售單
    • 發票
    • 零用現金付款單據
  • 差旅、交通、娛樂招待和饋贈支出
    如果您在稅表上扣除差旅、娛樂招待、饋贈或交通等費用,您必須要能證明(證實)化費的具體內容。有關如何證明某些業務支出的更多資訊,請參閱 463號刊物【差旅、娛樂招待、贈禮和車輛費用】 (Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses)。
  • 資產是指您擁有並用在生意上的財產,像是機器和傢俱等。您必須保留某些能證明您生意資產的記錄。您需要用這些記錄來計算年度折舊,以及在出售資產時計算盈虧。資產的文件包含如下:
    • 您何時以及如何取得資產。
    • 購買價格
    • 做任何改良的費用。
    • 已申報過的179條資產扣除總額。
    • 已申報過的折舊扣除總額。
    • 已申報過的災害損失,例如火災或暴風雨造成的損失扣除總額。
    • 您的資產使用與處置方法以及處置時間。
    • 售出價格。
    • 出售費用。

下列文件可能會包括上述資料。

  • 採購和銷售的發票。
  • 房地產成交明細表。
  • 回籠支票。

 


我應將資料記錄保存多久?(How long should I keep records?)

English

您的文件應保存多久取決於文件所記錄的行為、費用的種類或事件內容。一般而言,您必須保存能夠證明您申報在稅表上的每項收入或扣除的記錄,直到該稅表的限期期滿為止。

稅表限期是指您在這段期間內可以修改您已報的稅表以獲得優惠或退稅,或是國稅局可以徵收額外稅金的期間。下面的資訊適用於所得稅表限期。除非另有說明,否則下述年度指的是稅表申報後開始算起的年度。在報稅截止日前申報的稅表被視作是在截止日當天申報的。

備註:保存您申報的稅表副本。它們有助於您準備未來的報稅,而且若要修改稅表也便於計算。

  1. 您欠有額外的稅金,而且以下(2)、(3)、(4)條與您的情況不符;您應將資料記錄保存三年。
  2. 您沒申報應報的收入,而且沒報的金額超過您報在稅表上的總收入的25%;您應將資料記錄保存六年。
  3. 您申報了虛假的稅表;您應將資料記錄永久保存。
  4. 您沒有報稅;您應將資料記錄永久保存。
  5. 您在申報稅表後又申請了優惠或退稅*;記錄保存期是自您申報原始稅表日算起的三年內或是從您付稅日算起的兩年內,兩者間以較晚的日期為準。
  6. 您申報了無價值證券的虧損或壞帳的扣抵;您應將資料記錄保存七年。
  7. 所有的就業稅的記錄保存期是從稅金應繳日或付稅日算起至少四年,兩者間以較晚的日期為準。

在您決定要保存或丟棄資料記錄時,請用下面的問題來評斷每一份記錄的去留:

資料記錄是否與資產有關?(Are the records connected to assests?)

將與資產有關的資料記錄一直保存到您申報處置這些資產的那份稅表的限期到期為止。您必須保存這些記錄,以便計算折舊、攤還或是折耗扣除額,或在出售或以其他方式處置資產時計算利得或虧損。

一般來說,如果您以免稅交換的方式獲得資產,該資產的基價等於您交換出的資產的基價加上您付的現金。您必須保存舊資產與新資產的資料記錄,直到您申報以納稅方式處置新資產的稅表的限期到期為止。

 


就業稅的記錄保存 (Employment Tax Recordkeeping?)

English

在申報完年度第四季的就業稅後,應將就業稅的所有資料記錄保存至少四年。國稅局查稅時,這些記錄應提供給國稅局審查。記錄應包含:

  • 您的雇主身份識別號碼。
  • 所有工資、年金、退休金付款的金額和日期。
  • 申報的小費金額。
  • 以實物支付工資的實物公平市價。
  • 雇員和收款人的姓名、地址、社會安全號碼和職業。
  • 因無法投遞而退回的任何雇員的W-2工資年結表。
  • 雇用日期。
  • 給因生病或受傷而未上班的雇員和收款人付款的期間,以及您或第三方付款人付給這些雇員的金額與每週的付款率。
  • 雇員和收款人的所得稅預扣優待證明書(income tax withholding allowance certificates )(W-4表、W-4P表、W-4S表和W-4V表)副本。
  • 您存繳稅金的日期和金額。
  • 申報的稅表副本。
  • 小費分配的記錄。
  • 提供的附帶福利的記錄,包括證明文件。

 


我應如何記錄我的業務交易?(How should I record my business transactions?)

English

一個好的記帳系統應包括一份您業務交易的總結。業務總結通常記錄在日記帳或分類帳裡。 這種帳本在文具店或辦公室用品店均有出售。

日記帳(journal)是一本記錄您的佐證文件上的每一筆業務交易的帳冊。對於常有的交易,您可能需要記在分類的日記帳裡。

分類帳(ledger)是一本包含您所有日記帳冊的匯總帳本。它以不同的帳目歸類。

您是否要用日記帳及分類帳,以及您如何記帳,都取決於您生意的類型。例如,小型企業的記帳系統可能會包含以下項目:

  • 商業支票簿
  • 每日現金收入的匯總
  • 每月現金收入的匯總
  • 支票支付日記帳
  • 折舊試算表
  • 員工酬勞記錄

備註:如果您遵循良好的記帳習慣,您的記帳系統就會更加有效。 例如,應隨時記錄費用的支出,並寫明所記收入的來源。 一般來說,每天都記錄業務交易是最佳的方式。 如需有關如何記錄您業務交易的更多資訊,請參閱 583號刊物 【創立企業並保存資料記錄】(Starting a Business and Keeping Records)。

 


舉證責任(Burden of Proof)

English

舉證責任就是證明您申報在稅表上的項目、扣除額和所做的聲明的真實性的責任。您必須要能證明(證實)支出的某些內容,才能扣除這些費用。一般而言,納稅人保存費用的資料和收據(需要時)就可履行其舉證責任。您應保存充足的資料記錄以證明您的開支,或有充分的證據來支持自己的聲明。通常您必須要有文件證明,像是收據、回籠支票或帳單等來佐證您的支出。差旅、娛樂招待、贈禮和車輛費用還需要額外的證據。

Page Last Reviewed or Updated: 18-Nov-2013