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왜 기록을 유지해야 합니까?

English

사업을 하는 모든 사람들은 기록을 유지해야 합니다. 좋은 기록을 유지하는 것이 귀사를 위해 매우 중요합니다. 좋은 기록은 다음 사항에 도움이 됩니다.

비즈니스 진행 상황 모니터링(Monitor the progress of your business)
비즈니스 진행 상황을 모니터링 하려면 좋은 기록이 필요합니다. 기록은 비즈니스가 개선되고 있는지, 어떤 물건이 판매되고 있는지 또는 어떤 변화를 주어야 하는지를 보여줍니다. 좋은 기록은 비즈니스 성공 가능성을 높여줍니다.

재무제표 작성 (Prepare your financial statements)
정확한 재무제표를 작성하려면 좋은 기록이 필요합니다. 여기에는 손익계산서와 대차대조표가 포함됩니다. 이들 재무제표는 은행이나 채권자와 거래할 때 도움이 되고 사업 관리에 도움을 줍니다.

  • 손익계산서는 특정 기간 동안의 사업 소득과 비용을 표시합니다.
  • 대차대조표는 특정 시점의 자산과 부채 및 자본을 표시합니다.

자금 출처 파악 (Identify source of receipts)
여러분은 다양한 출처로부터 금전이나 자산을 받으므로 기록을 통하여 그 출처를 파악할 수 있습니다. 사업용 영수액과 비사업용 영수액을 구분하고, 과세 소득과 비과세 소득을 구분하기 위해서는 이 정보가 필요합니다.

공제가능 비용의 추적관리 (Keep track of deductible expenses)
비용이 발생할 때마다 기록하지 않으면 세금 보고서 작성할 때 비용을 누락할 가능성이 있습니다.

세금 보고서 작성 (Prepare your tax return)
세금 보고서를 작성하려면 좋은 기록이 필요합니다. 이들 기록은 보고하는 소득, 비용 및 세액공제를 입증해야 합니다. 일반적으로 이들 기록은 비즈니스 모니터링 및 재무제표 작성 시에 사용하는 것과 동일합니다.

세금 보고서에 기재된 항목 입증 (Support items reported on tax returns)
연방국세청 (IRS)의 조사에 대비하여 항상 비즈니스 기록을 준비하고 있어야 합니다. IRS가 귀하의 세금 보고서를 검사할 경우 보고된 항목에 대한 설명을 요구할 수도 있습니다. 모든 기록을 완전하게 유지하고 있으면 검사를 신속히 진행할 수 있습니다.

 


어떤 기록을 유지해야 합니까? (What kind of Records should I keep?)

English

귀하의 소득과 비용을 명확히 표시하고 귀하의 비즈니스에 적합한 기장 (recordkeeping) 시스템을 선택할 수 있습니다. 소수의 경우를 제외하고 법률이 특정 기록의 종류를 요구하지는 않습니다. 하지만 귀하의 사업 분야가 연방 세무 목적상 보관해야 할 기록의 유형에 영향을 줄 수는 있습니다. 또한 귀하의 기장 시스템에는 사업 거래 요약 내용도 포함되어야 합니다. 이 요약 자료는 일반적으로 사업 장부 (예: 분개장, 원장)에 작성합니다. 장부는 소득공제 및 세액공제뿐만 아니라 총 소득액을 표시해야 합니다. 대부분의 소기업에서는 사업 수표장 (business checkbook)이 사업 장부에 대한 기입항목의 주된 출처가 됩니다.

사업 증빙 문서(Supporting Business Documents)
비즈니스 과정에서 발생하는 구매, 판매, 급여지급 및 기타 거래를 통하여 송장이나 영수증과 같은 증빙 문서가 생성됩니다. 증빙 문서에는 매출 전표, 지급한 청구서, 송장, 영수증, 예금 전표, 지불 완료 수표 등이 포함되며, 이들 문서에는 장부 기장에 필요한 정보들이 포함되어 있습니다. 이들 문서가 장부와 세금 보고서의 입력 내용을 입증하기 때문에 잘 보관하는 것이 중요합니다. 따라서 잘 정리하여 안전한 곳에 보관해야 합니다. 예를 들어 연도별, 소득/비용 항목별로 정리하여 보관하십시오. 자세한 내용은 간행물 583, 사업 개시 및 기록 유지 (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records) 부분을 참고하십시오.

보관해야 할 기록 유형의 몇 가지 예를 들면 다음과 같습니다.

  • 총 수입은 비즈니스에서 얻은 소득을 말합니다. 총 수입의 금액과 출처를 나타내는 증빙 문서를 보관해야 합니다. 총 수입 증빙 문서의 예를 들면 다음과 같습니다.
    • 현금 등록기 테이프
    • 은행 입금 전표
    • 수령 대장
    • 송장
    • 신용 카드 매출 전표
    • 양식 1099-MISC
  • 매입은 구매해서 고객에게 재판매한 품목들을 말합니다. 제조업체 또는 생산업자인 경우 여기에는 완제품 제조를 위해 구입한 모든 원자재나 부품 원가가 포함됩니다. 증빙 문서에는 지급 금액과 매입에 사용된 금액이 표시되어야 합니다. 매입 문서의 예를 들면 다음과 같습니다.
    • 지불 완료 수표
    • 현금 등록기 영수증
    • 신용 카드 판매 전표
    • 송장
  • 비용은 사업 수행을 위해 (매입 이외의 용도로) 발생한 비용 지출액입니다. 증빙 문서는 지급 금액과 사업 비용으로 지출된 금액을 표시해야 합니다. 비용 문서의 예를 들면 다음과 같습니다.
    • 지불 완료 수표
    • 현금 등록기 테이프
    • 계좌 명세서
    • 신용 카드 판매 전표
    • 송장
    • 소액 현금 지출 전표
  • 출장비, 운송비, 접대비, 선물비
    출장비, 접대비, 선물비 또는 운송비를 공제 받는 경우 특정 비용 요소를 입증할 수 있어야 합니다. 특정 사업 비용 입증에 관한 자세한 내용은 간행물 463, 출장비, 접대비, 선물비 및 차량비 (Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses) 를 참조하십시오.
  • 자산은 사업 용도로 소유하여 사용하고 있는 기계, 가구 등의 재산을 말합니다. 사업용 자산에 관한 특정 정보를 검증하기 위해 기록을 유지해야 합니다. 연간 감가상각비 및 자산 매각 시 이익/손실을 계산하기 위해 기록이 필요합니다. 자산 문서의 예를 들면 다음과 같습니다.
    • 자산 취득 시점 및 방법.
    • 매입 가격
    • 개량 원가.
    • 섹션 179에 의한 공제 실적.
    • 감가상각 공제액. 
    •  화재나 폭풍에 의한 손실 등 재해 손실에 의한 공제.
    • 자산 사용 방법.
      자산 처분 시기 및 방법.
    • 매각 가격.
    • 판매 비용.
      이러한 정보를 표시하는 문서는 다음과 같습니다.
    • 매입 및 판매 송장
    • 부동산 결산 내역서.
    • 지불 완료 수표.

 


기록을 얼마 동안 유지해야 합니까? (How long should I keep records)

English

문서 보관 기간은 문서에 기록된 활동, 비용 또는 행사 내용에 따라 결정됩니다. 일반적으로 세금 보고서의 소득 또는 공제 항목에 대한 증빙 자료는 해당 보고서의 시효 기간 종료 시점까지 보관해야 합니다.

시효 기간은 세액공제나 환급 청구를 위해 세금 보고서를 수정할 수 있는 기간 또는 IRS가 추가 세금을 부과할 수 있는 기간입니다. 아래에 소득세 보고서에 적용되는 시효 기간에 관한 정보가 포함되어 있습니다. 별도 명시가 없는 한, 연수는 보고서를 제출한 후의 기간을 지칭합니다. 기한 전에 제출된 보고서는 기한 일자에 제출한 것으로 간주합니다.

참고: 제출한 세금 보고서 사본을 보관하십시오. 나중에 세금 보고서 작성할 때 또는 수정 보고서를 제출할 경우 계산할 때에 도움이 됩니다.

  1. 납부할 추가 세금이 있고 아래 (2), (3), (4) 상황이 귀하에게 적용되지 않으면, 기록을 3년 동안 보관하십시오.
  2. 보고해야 하는 소득을 보고하지 않았는데 그 금액이 보고서에 표시된 총 소득의 25%를 초과할 경우에는 기록을 6년 동안 보관하십시오.
  3. 허위 보고서를 제출한 경우, 기록을 영구히 보관하십시오.
  4. 보고서를 제출하지 않은 경우, 기록을 영구히 보관하십시오.
  5. 보고서를 제출한 후 세액공제 또는 환급 신청을 할 경우, 원래 보고서 제출 일자로부터 3년 동안 또는 세금 납부일로부터 2년 동안 중, 더 나중의 시점까지 기록을 보관하십시오.
  6. 불량 증권 또는 악성 채무 공제 손실을 청구할 경우, 기록을 7년 동안 보관하십시오.
  7. 모든 고용세 기록은 세금 납부 기한 또는 납입 일자 중에서 더 늦은 시점부터 최소한 4년 동안 보관하십시오.

문서의 보존 또는 파기 여부를 결정할 때에 각 기록에 대하여 아래 질문을 적용해야 합니다.

자산 관련 기록은요? (Are Records Connected to Assets)
자산 관련 기록은 과세 대상 자산 처분 연도에 대한 시효기간이 만료될 때까지 보관해야 합니다. 이들 기록은 감가상각비나 감모 공제액을 산정하거나 자산을 매각 또는 처분할 때에 손익을 계산하기 위해 보관해야 합니다.

일반적으로 비과세 교환 방식으로 자산을 취득하였으면 해당 자산에 대한 기준은 귀하가 포기한 또는 지급한 금액만큼 증가한 액수가 기준이 됩니다. 과세 처분 방식으로 신규 자산을 처분한 연도에 대한 시효시간이 만료될 때까지 신규 자산뿐만 아니라 기존 자산에 대한 기록도 유지해야 합니다.

 


고용세 기장 (Employment Tax Recordkeeping)

English

고용세에 관한 모든 기록은 해당 연도 4분기 자료 제출 후 최소한 4년 동안 보관해야 하며, 이들 자료는 IRS가 검토할 때에 제시해야 합니다. 해당 기록의 예를 들면 다음과 같습니다.

  • 고용주 식별 번호
  • 모든 임금과 연금 지급액 및 일자
  • 보고한 사례금 (tip) 금액.
  • 현물 임금 지급액의 공정시장 가치.
  • 종업원과 수령자의 성명, 주소, 사회복지 보장 번호 및 직업.
  • 전달 불가 때문에 반송된 양식 W-2의 종업원용 사본.
  • 고용 일자.
  • 종업원과 수령자에게 병가 또는 부상 동안에 급여를 지급한 기간, 그리고 귀하나 제삼의 지급자가 그들에게 지급한 금액과 주급 요율.
  • 종업원 및 수령자의 소득세 원천징수 정보 기입서 사본 (양식 W-4, W-4P, W-4S 및 W-4V).
  • 귀하의 세금 납입 일자 및 금액.
  • 제출한 보고서 사본.
  • 할당된 사례금 기록.
  • 제공된 복리후생 혜택 기록 - 증빙 포함.

사업 거래를 어떻게 기록해야 합니까? (How should I record my business transactions)

English

우수한 기장 시스템에는 사업 거래의 요약 내용이 포함됩니다. 사업 거래는 일반적으로 분개장 (journal) 및 원장 (ledger)이라고 하는 장부에 요약하여 기록하며, 이들 장부는 현지 문방구나 사무용품점에서 구입할 수 있습니다.

분개장은 증빙 문서에 표시된 각 사업 거래를 기록하는 장부입니다. 빈번히 발생하는 거래도 별도 분개장에 기록해야 할 수 있습니다.

원장은 분개장의 합산 내용을 기록한 장부로서 여러 계정으로 구성됩니다.

분개장과 원장을 기록할 것인지, 그리고 이들 장부 보관 방법은 사업 유형에 따라 결정됩니다. 예를 들어 소기업 기장 시스템에는 아래 항목들이 포함될 수 있습니다.

  • 사업 수표장
  • 일일 현금 출납 요약서
  • 월간 현금 출납 요약서
  • 수표 지출 분개장
  • 감가상각 계산표
  • 직원 보상 기록

참고: 우수한 기장 관행을 따르면 사업 거래를 기록하기 위해 사용하는 시스템이 보다 효율적으로 운영됩니다. 예를 들어 지출이 있을때 바로 기록을 하고 기록된 수입의 출처를 밝히십시요. 일반적으로 매일 거래를 기록하는 것이 최선의 방법입니다. 사업 거래 기록 방법에 관한 자세한 내용은 간행물 583, 사업 개시 및 기록 유지 (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records) 부분을 참고하십시오.

입증 책임(Burden of Proof)

English

세금 보고서의 입력항목, 공제 항목 및 기재사항을 입증할 책임을 입증 책임(burden of proof)이라고 합니다. 특정 비용 요소에 대한 공제를 받으려면 그 내용을 입증할 수 있어야 합니다. 일반적으로 납세자는 비용 정보와 영수증 (필요 시)을 통하여 입증 책임을 충족합니다. 비용을 입증하기 위해 적절한 기록을 유지하거나 내역서를 입증할 충분한 증거가 있어야 합니다. 일반적으로 영수증, 지불 완료 수표, 청구서 등 비용을 입증할 증빙 문서가 있어야 합니다. 출장, 접대, 선물, 차량 비용에 대해서는 추가적 증거가 필요합니다.

Page Last Reviewed or Updated: 18-Nov-2013