IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Почему я должен вести отчетную документацию?

English

Каждое предприятие должно вести отчетную документацию. Правильное ведение документации крайне важно для вашего предприятия и позволяет вам выполнять следующее:

Контроль текущего состояния вашего предприятия (Monitor the progress of your business)

Правильное ведение документации необходимо для контроля текущего состояния вашего предприятия. Документация может показывать, происходит ли усовершенствование предприятия, какая продукция продается или какие изменения необходимо вводить. Правильное ведение документации повышает шансы предприятия на успех.

Подготовка финансовой отчетности (Prepare your financial statements)

Правильное ведение документации необходимо для точного составления финансовой отчетности, включая отчеты о доходах (доходах и убытках), а также балансовые отчеты. Это отчеты могут помочь вам в ведении дел со своим банком или кредитором, а также в управлении вашим предприятием.

  • В отчете о доходах указаны доход и расходы предприятия за заданный период времени.
  • В балансовом отчете указаны активы, задолженности и ваша доля в предприятии на заданный момент.

Oпределить источник полученных средств (Identify source of receipts)

Вы будете получать деньги или собственность из многих источников. В вашей документации может указываться источник ваших доходов. Эта информация нужна вам для того, чтобы отделить средства, полученные предприятием, от полученных личных средств, а также облагаемый налогом доход от не облагаемого налогом.

Следите за расходами, вычитаемыми из налогооблагаемой базы (Keep track of deductible expenses)

Вы можете позабыть о некоторых расходах при подготовке налоговой декларации, если вы не зарегистрируете их в тот момент, когда понесете их.

Подготовка налоговой декларации (Prepare your tax return)

Правильное ведение документации необходимо для подготовки налоговой декларации. Эта документация должна обосновывать доход, расходы и налоговые зачеты, указанные вами в декларации. Обычно в этом качестве используется та же документация, которую вы используете для контроля своего предприятия и подготовки финансового отчета.

Обоснование данных указанных в налоговых декларациях (Support items reported on tax returns)

Вы должны держать свою деловую документацию готовой для предъявления аудитору Налогового управления США (IRS). Если Налоговое управление США (IRS) проверяет ваши налоговые декларации, оно может попросить вас объяснить содержание отчетной документации. При наличии полного комплекта документации ускоряется проведение проверки.

Какие документы мне следует хранить? (What kind of records should I keep?)

English

Вы можете избрать любую систему ведения документации, подходящую вашему предприятию и четко показывающую ваш доход и расходы. За несколькими исключениями закон не требует ведения специальной документации. Однако тип документации, которую вы должны вести для целей налогообложения, зависит от того вида коммерческой деятельности, которой вы занимаетесь. Ваша система ведения документации должна включать сводки ваших операций. Эта сводка должна вестись обычно в журналах вашего предприятия (например, в бухгалтерских журналах и учетных книгах). В этих журналах должен быть показан ваш валовой доход, а также все вычеты и зачеты. Для большинства малых предприятий основным источником записей в журналах является чековая книжка предприятия.

Вспомогательная коммерческая документация (Supporting Business Documents)

При покупках, продажах, выплате заработной плате и прочих операциях вашего предприятия возникает дополнительная вспомогательная документация вашего предприятия, например, счета и чеки. Вспомогательная документация включает корешки счетов, оплаченные счета, счета, чеки, корешки депозитов и погашенные чеки. Эти документы содержат информацию, которую вы должны регистрировать в своих журналах. Важно хранить эти документы, поскольку они обосновывают записи в ваших журналах и налоговой декларации. Вы должны держать их в порядке и хранить в надежном месте. Например, храните их по годам и типам доходов или расходов. Дополнительная информация имеется в публикации 583, «Как создать предприятие и вести документацию» (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records).

Ниже приведены некоторые виды документации, которую вы обязаны вести:

  • Валовые поступления представляют доход, получаемый вами от своего предприятия. Вы должны хранить вспомогательные документы, подтверждающие количество ваших валовых поступлений и их источник. В число документов о валовых поступлениях входят следующие:
    • Ленты кассовых аппаратов
    • Корешки вкладов в банки
    • Книги поступлений
    • Счета
    • Корешки счетов по кредитным картам
    • Формы (Forms) 1099-MISC
  • Покупки означают предметы, которые вы покупаете и перепродаете потребителям. Если вы являетесь изготовителем или производителем, в число покупок входят стоимость сырья или деталей, закупленных для изготовления готовой продукции. В вашей вспомогательной документации должны указываться выплаченная сумма, а также тот факт, что она была выплачена за покупки. В число документов о покупках входят следующие:
    • Погашенные чеки
    • Чеки с лент кассовых аппаратов
    • Корешки чеков по кредитным картам
    • Счета
  • Расходами называются средства, затраченные вами (на прочие цели помимо покупок) для ведения работы своего предприятия. В вашей вспомогательной документации должны указываться выплаченная сумма, а также тот факт, что она была расходом на коммерческую деятельность. В число документов о расходах входят следующие:
    • Погашенные чеки
    • Чеки с лент кассовых аппаратов
    • Отчеты по счетам
    • Корешки чеков по кредитным картам
    • Счета
    • Корешки квитанций за мелкие расходы, оплаченные наличными
  • Расходы на командировки, проезд, культурно-массовые мероприятия и подарки.
    Если вы вычитаете из налогооблагаемой суммы расходы на командировки, культурно-массовые мероприятия, подарки или проезд, вы должны доказать (обосновать) некоторые составляющие этих расходов. Дополнительная информация о том, как доказывать некоторые расходы на ведение коммерческой деятельности, приведена в публикации 463, «Расходы на командировки, проезд, культурно-массовые мероприятия и подарки» (Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses).
  • Активы – это собственность, например, машины и мебель, принадлежащая вам и используемая в коммерческой деятельности. Вы должны вести документацию, подтверждающую определенную информацию о ваших коммерческих активах. Вам необходима документация для подсчета ежегодной амортизации, а также доходов и потерь от продажи ваших активов. Документация об активах включает следующее:
    • Когда и как вы приобрели активы.
    • Цена покупки.
    • Стоимость любой модернизации.
    • Вычитания из налогооблагаемой базы согласно разделу (Section) 179.
    • Вычитания из налогооблагаемой базы за амортизацию.
    • Вычитания из налогооблагаемой базы за потери в результате несчастных случаев, например, из-за пожара или шторма.
    • Как вы использовали свой актив.
      Где и как вы ликвидировали свой актив.
    • Продажная цена.
    • Расходы на продажу.

Эта документация может быть указана в следующих документах.

  • Счета на продажу и покупку.
  • Отчеты о совершении сделок купли-продажи недвижимости.
  • Погашенные чеки.

В течение какого периода времени я должен хранить документацию? (How long should I keep records?)

English

Продолжительность того периода времени, в течение которого вы должны хранить документацию, зависит от ее содержания и регистрируемых ею расходов и событий. Обычно вы должны хранить свою документацию, обосновывающую статью дохода или вычитания из налогооблагаемой базы, указанную в налоговой декларации, в течение всего того периода, когда сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию.

Период, в течение которого сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию, – это тот период, в течение которого вы можете внести изменения в свою налоговую декларацию, чтобы указать налоговый зачет или возврат, а Налоговое управление США (IRS) может начислить дополнительный налог. Ниже приведена информация о периодах, в течение которых сохраняются ограничения, наложенные на налоговые декларации. Если не указано обратное, продолжительность в годах отсчитывается с момента подачи налоговой декларации. Налоговые декларации, поданные до срока их подачи, рассматриваются как поданные в срок.

Примечание (Note): храните копии поданных налоговых деклараций. Это помогает готовить налоговые декларации в будущем и выполнять расчеты при подаче налоговых деклараций с поправками

  1. Если вы должны уплатить дополнительный налог и ситуации, указанные ниже в пунктах (2), (3) и (4), на вас не распространяются, храните документацию в течение 3 лет.
  2. Если вы не указали в своей налоговой декларации доход, который были обязаны указать, и размер этого неуказанного дохода превышает 25% вашего валового дохода, указанного в налоговой декларации, храните документацию в течение 6 лет.
  3. Если вы подали налоговую декларацию, содержащую заведомый обман, храните документацию без ограничения срока давности.
  4. Если вы не подали налоговую декларацию, храните документацию без ограничения срока давности.
  5. Если вы указали налоговый зачет или возврат переплаченных налогов после подачи налоговой декларации, храните документацию в течение 3 лет с даты подачи налоговой декларации, а если к этому моменту еще не истекут 2 года с даты уплаты вами налога, храните документацию до тех пор, пока не истечет последний срок.
  6. Если вы указали потерю от обесценившихся ценных бумаг или вычитание из налогооблагаемый базы в счет долга, не подлежащего возврату, храните документацию в течение 7 лет.
  7. Храните все данные о налогах, удержанных работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, в течение 4 лет после установленного срока выплаты налогов или даты их фактической выплаты, если она была выполнена позднее установленного срока.

Задавайте себе приведенный ниже вопрос каждый раз, когда вы решаете, уничтожить ли или сохранить тот или иной документ.

Связаны ли эти документы с активами? (Are the records connected to assets?)

Храните документы, связанные с собственностью, до тех пор, пока не истечет период ограничения за тот год, в течение которого вы ликвидировали собственность посредством операции, доход от которой облагается налогом. Вы должны хранить эти документы для того, чтобы вычислить вычитание из налогооблагаемой базы за снижение стоимости, амортизацию или исчерпание актива, а также для того, чтобы подсчитать доход или убыток при продаже собственности или ее ликвидации каким-либо иным образом.

Обычно, если вы получаете собственность при обмене, не подлежащем налогообложению, принадлежащая вам стоимость новой собственности равняется принадлежащей вам стоимости старой собственности плюс уплаченная вами при обмене сумма. Вы должны хранить документацию как о старой собственности, так и о новой собственности до тех пор, пока не истечет период действия ограничений для того налогового года, в течение которого вы ликвидируете новую собственность посредством операции, облагаемой налогом.

Ведение документации о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму (Employment Tax Recordkeeping)

English

Храните всю документацию о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, как минимум, в течение четырех лет после подачи налоговой декларации за 4-й квартал текущего года. Эта документация должна предоставляться Налоговому управлению США (IRS). В состав этой документации входят:

  • Ваш идентификационный номер работодателя.
  • Суммы и даты всех выплат заработной платы, бессрочныx облигаций
  • и пенсий.
  • Указанные размеры чаевых.
  • Справедливая рыночная стоимость заработной платы, выплаченной натурой.
  • Имена, фамилии, адреса, номера социального обеспечения и должности всех наемных работников и получателей платы.
  • Копии всех форм (Form) W-2, отправленных наемным работникам и возвращенные ввиду невозможности доставки.
  • Сведения о периоде работы по найму.
  • Периоды, в течение которых наемные работники и получатели получали плату, не находясь на работе из-за болезни или травмы, а также размер суммы, выплаченной им вами или сторонними организациями, и соответствующая еженедельная ставка.
  • Копии сертификатов о налоговых скидках наемных работников и получателей при начислении им платы (формы (Forms) W-4, W-4P, W-4S и W-4V).
  • Даты и суммы выплаченных вами налогов.
  • Копии поданных заявок на возврат переплаченных налогов.
  • Документация о выданных чаевых.
  • Документация о предоставленных льготах, в том числе обоснование.

Как я должен регистрировать свои коммерческие операции? (How should I record my business transactions?)

English

Хорошая система ведения документации включает сводные отчеты по вашим коммерческим операциям. Итоги коммерческих операций обычно приводятся в книгах, именуемых журналами или бухгалтерскими книгами. Вы можете приобрести их в магазине канцелярских товаров.

Журнал – это книга, куда вы заносите каждую коммерческую операцию, указанную в ваших вспомогательных документах. Вы возможно должны вести отдельные журналы для часто выполняемых операций.

Бухгалтерская книга – это книга, куда вы заносите суммы из всех своих журналов. Она организована с разбивкой по отдельным счетам.

Наличие у вас журналов и бухгалтерских книг и форма их ведения зависит от типа вашей коммерческой деятельности. Например, система ведения документации малого предприятия может включать следующее:

  • Чековую книжку предприятия
  • Ежедневную сводку о получении наличных средств
  • Ежемесячную сводку о получении наличных средств
  • Журнал регистрации выданных чеков
  • Таблицу амортизации
  • Документацию о компенсации для наемных работников

Примечание (Note): Система, используемая вами для регистрации коммерческих операций, будет более эффективна, если вы следуете правилам надлежащего ведения документации. Например, затраты следует регистрировать в тот момент, когда они несутся, а также указывается источник зарегистрированных поступлений. Обычно лучше всего вести записи ежедневно. Для дополнительной информации о том, как регистрировать свои коммерческие операции, обращайтесь к публикации 583 «Как создать предприятие и вести документацию» (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records).

Бремя доказательствa (Burden of Proof)

English

Ответственность за предоставление доказательств записей, вычитаний из налогооблагаемой базы и отчетов, включенных в вашу налоговую декларацию, называется бременем доказательства. Вы должны суметь доказать (обосновать) определенные элементы расходов для того, чтобы вычесть их из налогооблагаемой базы. Обычно налогоплательщики несут бремя доказывания, располагая информацией и чеками (в тех случаях, когда это необходимо) о расходах. Вы должны вести надлежащую документацию для того, чтобы доказать свои расходы или иметь доказательства, достаточные для обоснования вашего заявления. Обычно для доказательства своих расходов вы должны иметь документальные свидетельства, например, квитанции, погашенные банковские чеки или счета. Для командировочных расходов, расходов на культурно-массовые мероприятия, подарки и пользование автомобилем требуются дополнительные доказательства.

Page Last Reviewed or Updated: 15-Oct-2014