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Cómo Reconstruir sus Registros

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FS-2006-7(SP), enero de 2006

El reconstruir los registros luego de un desastre podría ser esencial para propósitos tributarios, así como para recibir ayuda federal o un reembolso de seguros. Los registros que usted necesita para demostrar su pérdida pudieron haber sido dañados o destruidos por un hecho fortuito. Aunque quizá no sea fácil, el reconstruir sus registros podría ser esencial para:

  • Propósitos tributarios – Quizá tenga la necesidad de reconstruir sus registros para demostrar que tiene una pérdida por hecho fortuito y la cantidad de la pérdida. Para calcular su pérdida por hecho fortuito, y la cantidad de la pérdida necesita determinar: 1) la disminución en el valor de la propiedad como resultado del hecho fortuito y 2) la base ajustada de la propiedad (normalmente, el costo de la propiedad y las mejoras). Puede deducir la menor de estas dos cantidades, menos el reembolso del seguro u otro reembolso. Vea la Publicación 547(SP) para más información sobre cómo calcular la deducción de una pérdida por un hecho fortuito.

Si usted repara los daños causados por el hecho fortuito, o si gasta dinero en la limpieza de la propiedad, mantenga las facturas de las reparaciones y todo otro registro de los trabajos realizados y el costo de los mismos.  Usted no puede deducir estos costos, pero puede usarlos para medir la disminución del valor normal en el mercado causada por el hecho fortuito, si se hacen las reparaciones, no son excesivas, son necesarias para devolver la propiedad a su estado antes del hecho fortuito, son únicamente para reparar los daños y no hacen que el valor de la propiedad sea mayor que el valor de la propiedad antes del hecho fortuito.

  • Reembolso de seguros.
  • La Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés) y la ayuda de la Agencia Federal para el Desarrollo de Pequeñas Empresas  – Mientras más precisamente calcule su pérdida, más cuantiosos serán los préstamos y las subvenciones que podría obtener.

Los siguientes consejos quizá le puedan ayudar a reconstruir sus registros para poder demostrar la pérdida de propiedad de uso personal o de negocio:

Residencia Personal/Propiedad Inmueble

  • Asegúrese de tomar fotografías tan pronto como sea posible luego del hecho fortuito para establecer la severidad del daño.
  • Comuníquese con la compañía de títulos, la compañía de depósito en garantía (plica o escrow, en inglés) o el banco que se encargó de la compra para obtener copias de los documentos de plica.  Su corredor de bienes raíces quizá pueda ayudarle.
  • Use el estado de cuenta actual del impuesto sobre la propiedad inmueble, si está disponible, para saber qué proporcion de su propiedad consta de terreno y que proporción consta de edificios.  Si no está disponible, obtenga copias de la oficina del tasador del condado.
  • Verifique con compañías de tasaciones para localizar una biblioteca que tenga libros con listas de propiedades ofrecidas en venta anteriormente.  Éstos se pueden usar para buscar “propiedades comparables” para establecer la base o el valor normal en el mercado de la suya.  Las “propiedades comparables” son aquéllas cuyo precio de venta se puede comparar dentro del mismo vecindario.
  • Verifique con su compañía hipotecaria para obtener copias de toda tasación u otra información que pueda tener sobre el costo o el valor normal en el mercado.
  • Registros tributarios – Inmediatamente luego del hecho fortuito, presente el Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud para una copia fiel de su declaración de impuestos), en inglés, para solicitar copias de los últimos cuatro años de declaraciones de impuestos sobre el ingreso.  Para obtener copias de trasuntos de los últimos cuatro años, puede presentar el Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (Solicitud para un trasunto o un informe de la declaración de impuestos), en inglés.  Escriba la designación correcta del desastre, tal como, “HURRICANE KATRINA” (Huracán Katrina), en letras rojas en la parte superior de los formularios para agilizar la tramitación y para eximirse del pago de las cuotas de usuario.
  • Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud para una copia fiel de su declaración de impuestos), en inglés
  • Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (Solicitud para un trasunto o un informe de la declaración de impuestos), en inglés
  • Póliza de Seguro – La mayoría de las pólizas indican el valor del edificio a fin de establecer la cantidad base a efectos del seguro por valor de reposición.
    o si usted no está seguro de cómo comunicarse con su compañía de seguros, indague con el departamento estatal de seguros de la Asociación Nacional de Comisionados de Seguros (en inglés).
  • Mejoras – Llame al (a los) contratista(s) para saber si hay registros disponibles.  Si es posible, obtenga documentos de los contratistas que verifiquen su trabajo y el costo.
  • Obtenga declaraciones de amigos y familiares que vieron su casa antes y después realizarse mejoras.  Verifique si alguno de ellos tiene fotografías tomadas en fiestas o reuniones.
  • Si obtuvo un préstamo para mejoras en la vivienda, obtenga la documentación de la institución que le otorgó el préstamo.  La cantidad del préstamo le podría ayudar a establecer el costo de las mejoras.
  • Propiedad Heredada – Verifique los expedientes judiciales para ver los valores de la propiedad que pasa por el juzgado de sucesiones.  Si existió un fideicomiso o un caudal hereditario, comuníquese con el abogado que administró el caudal hereditario o el fideicomiso.
  • Si no hay otros registros disponibles – indague con la oficina del tasador del condado sobre expedientes de años anteriores relacionados con la propiedad.  Busque el valor tasado y pregunte por el porcentaje de tasación correspondiente al valor de la propiedad en el momento de la compra.  Ésta es una estimación aproximada, pero es mejor que no tener expediente alguno. algunos.


Vehículos
Kelley’s Blue Book, NADA y Edmunds están disponibles, en inglés, en Internet y en la mayoría de las bibliotecas.  Son buenas fuentes de información sobre el valor normal en el mercado actual de la mayoría de los vehículos en las carreteras.

  • Llame al concesionario y pida una copia del contrato.  Si no está disponible, provéale al concesionario todos los hechos y detalles y pida un precio comparable.
  • Use anuncios del periódico del período en el cual el vehículo fue comprado para determinar la base del costo.  Para determinar el valor normal en el mercado del vehículo, use los anuncios del período en el cual fue destruido.  Asegúrese de mantener copias de los anuncios.
  • Si todavía está haciendo pagos, comuníquese con el tenedor del gravamen.


Propiedad de Uso Personal
La cantidad y las clases de propiedad de uso personal podrían hacer difícil el reconstruir registros.  Uno de los mejores métodos es dibujar ilustraciones de cada habitación.  Dibuje un plano de planta que demuestre donde cada mueble se colocó.  Luego, haga dibujos de la habitación mostrando claramente todos los estantes mesas.  Éstos no tienen que ser dibujados de manera profesional, sólo tienen que estar lo suficientemente bien hechos para servir este propósito.  Tómese el tiempo y dibuje estantes con objetos conmemorativos encima.  Haga lo mismo con las cocinas y los dormitorios.  Reconstruya lo que estaba allí, especialmente los muebles que hubieran contenido artículos — gavetas, tocadores y estantes.  Asegúrese de incluir garajes, áticos o desvanes y sótanos.

  • Obtenga catálogos de años anteriores.  Estos catálogos son una buena manera de establecer la base de costo y el valor normal en el mercado.
  • Verifique los precios de artículos similares en las tiendas de segunda mano de donde vive para establecer el valor normal en el mercado.  Pase por los pasillos de las tiendas y observe artículos comparables, particularmente, aparatos de cocina.  Busque artículos diversos que usted podría haber tenido, pero que ha olvidado por haberlos usado sólo de vez en cuando.
  • Utilice su guía de anuncios local como fuente para determinar el valor normal en el mercado.  Tenga ejemplares de esta publicación a mano y copie las páginas correspondientes a artículos específicos para incluirlas en el archivo de sus registros tributarios relacionados con el desastre.
  • Verifique los anuncios que solicitan artículos similares en el periódico local.  Una vez más, guarde con el archivo tributario una copia de todo anuncio que utilice para propósitos de comparación.
  • Si compró artículos usando una tarjeta de crédito, comuníquese con su compañía de tarjetas de crédito.
  • Comuníquese con su biblioteca local y pregunte si tienen números atrasados de periódicos.  La mayoría de las bibliotecas mantienen ediciones antiguas en microfichas.  Las secciones de venta de estas ediciones previas le podrían ayudar a establecer los costos originales de artículos, tales como enseres.
  • Vaya a una librería de libros usados con una cinta de medir y el diagrama de la propiedad destruida.  Mida algunas filas de libros usados y cuente el número de libros en cada estante. Sume los precios de esos libros y determine el costo promedio por cada estante.  Luego, cuente el número de estantes que tuvo en su hogar y multiplíquelo por el costo promedio por estante.  Esto le ayudará a determinar el valor de sus libros antes de la pérdida.


Registros de Negocio

  • Inventarios – Obtenga copias de facturas de los proveedores.  Cuando sea posible, la fecha de las facturas debe ser de al menos un año de calendario atrás.
  • Ingreso – Obtenga copias de los estados de cuenta bancarios.  Los depósitos deberán indicar con bastante exactitud lo que fueron las ventas para un período de tiempo dado.
  • Obtenga copias de las declaraciones de impuestos federales, estatales y locales del año pasado, incluyendo informes de impuestos sobre las ventas, declaraciones de impuestos sobre la nómina y licencias para negocios (de la ciudad o el condado). Éstos indicarán las ventas brutas para un período de tiempo dado.
  • Muebles y accesorios – Haga un boceto del interior y exterior del lugar de negocios.  Luego, comience a ponerles los detalles a los dibujos.  (Dentro del edificio — donde estuvieron los varios tipos de equipo; si es una tienda dónde estaban localizados los productos e inventario. Fuera del edificio — arbustos, estacionamiento, letreros, toldos, etc.).
  • Si compró un negocio existente, refiérase nuevamente al corredor para obtener una copia del contrato de compra.  Esto deberá explicar en detalle lo que se compró.
  • Si se construyó el edificio para usted, comuníquese con el contratista para obtener los planos del edificio o con la comisión de planificación del condado o de la ciudad para obtener copias de los planos.


Para recibir ayuda e información adicional, use estos recursos:

  • Línea Directa para Ayuda en caso de Desastres del IRS, al 1-866-562-5227 (lunes a viernes desde las 7:00 a.m. a las 10:00 p.m., hora local).
  • Publicación 584SP del IRS, Registro de Pérdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos (Propiedad de Uso Personal).  Ésta les puede ayudar a las personas a hacer una lista de las propiedades de uso personal robadas o dañadas y calcular la pérdida.  Incluye una lista de los artículos que podrían estar en las diferentes habitaciones para ayudarle a recrear el inventario y calcular las pérdidas en la vivienda, el contenido de la misma y los vehículos.
  • Publicación 2194 del IRS, Disaster Losses Kit for Individuals (Paquete sobre pérdidas en desastres para personas físicas), en inglés
  • Publicación 2194-B del IRS, Disaster Losses Kit for Businesses (Paquete sobre pérdidas en desastres para negocios), en inglés
  • Publicación 584-B del IRSBusiness Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook (Registro de pérdidas por hechos fortuitos, desastres y robos para negocios), en inglés – Ésta está disponible para ayudarles a los negocios a hacer una lista de propiedad de uso comercial o propiedad que produce ingresos, que haya sido robada o dañada y calcular la pérdida en la misma.
  • Su preparador profesional de impuestos.

Artículos Relacionados:

  • Publicación 584SP, Registro de Pérdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos (Propiedad de Uso Personal).
  • Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud para una copia fiel de su declaración de impuestos), en inglés
  • Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (Solicitud para un trasunto o un informe de la declaración de impuestos), en inglés
  • Publicación 2194, Disaster Losses Kit for Individuals (Paquete sobre pérdidas en desastres para personas físicas), en inglés
  • Publicación 2194-B, Disaster Losses Kit for Businesses (Paquete sobre pérdidas en desastres para negocios), en inglés.
  • Publicación 584-B, Business Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook (Registro de pérdidas por hechos fortuitos, desastres y robos para negocios), en inglés.
Page Last Reviewed or Updated: 17-Aug-2012