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Ponga en Orden sus Registros de Impuestos Este Verano

Consejo Tributario de Verano del IRS 2013-23, 23 de agosto de 2013

Probablemente no piensa en sus impuestos durante el verano, pero tal vez debería. Al llegar la temporada de impuestos el próximo año, algunos de los gastos que ha pagado durante los últimos meses podrían calificar para créditos y deducciones. Si organiza sus documentos de impuestos ahora, el proceso de presentación de impuestos será más fácil y rápido el año entrante. También le ayudara a reducir la probabilidad de perder un recibo o documento necesario.

Aquí hay unos consejos del IRS sobre guardar sus registros de impuestos:

  • Debe guardar copias de sus declaraciones de impuestos presentadas como parte de sus registros de impuestos.  Esto podría ayudarle a preparar futuras declaraciones de impuestos. También las necesitara si tiene que enmendar una declaración ya presentada. 

  • Usted debe mantener registros para respaldar lo ya reportado en su declaración de impuestos.  Debe mantener registros básicos relacionados a su declaración de impuestos federal durante al menos tres años.  Registros básicos son los documentos que comprueben sus ingresos y gastos.  Esto incluye información de impuestos, tales como los formularios W-2 y 1099.  También incluye información que respalda los créditos o deducciones tributarias que solicitó.  Esto podría incluir recibos de venta,  de tarjetas de crédito y otros justificantes de pago, facturas, cheques cancelados, estados de cuentas bancarias y registros de millaje.     

  • Si es dueño de una casa o de una propiedad de inversión, deberá llevar un registro de sus compras y de todos sus documentos relacionados.  Por lo general, debe mantener los registros, incluyendo los de mejoras a la propiedad, por lo menos durante tres años después de haber vendido o entregado la propiedad. 

  • Si es dueño de negocio, deberá mantener los registros que muestran los ingresos totales, prueba de los gastos del negocio y activos. Estos pueden incluir cintas de recibo de la caja registradora, copia de hojas de depósito del banco, cuaderno de recibos, facturas de compra y venta. Asimismo, recibos de tarjetas de crédito, de ventas, cheques cancelados, estados de cuenta bancaria y recibos de caja chica. Registros electrónicos pueden incluir base de datos,  archivos guardados, correos electrónicos, mensajes instantáneos, faxes y mensajes de voz.

  • Si usted es dueño de un negocio con empleados, generalmente debe mantener todos los registros de impuestos relacionados por al menos cuatro años después de que la fecha de presentar los impuestos haya pasado, o luego de que sean pagados, cual quiera de las fechas que sea más tardía.  

  • El IRS no requiere ningún método especifico para mantener registros, pero es una buena idea mantenerlos organizados en un solo lugar.  Esto hará que sea mas fácil el presentar una declaración de impuestos completa y precisa.  También estará mejor preparado para responder cualquier duda acerca de su declaración de impuestos presentada. 

Usted podrá encontrar más información acerca del mantenimiento de registros para personas físicas en la Publicación 17SP, “El Impuesto Federal sobre los Ingresos.” Los dueños de negocio deben consultar la Publicación 583, Apertura de un Negocio y el Mantenimiento de Registros. (en inglés).  Ambos están disponibles en IRS.gov o llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676).  Archivos de video y audio explicando los requisitos de mantenimiento de registros también están disponibles en nuestro portal de videos del IRS en www.irsvideos.gov.

Recursos Adicionales del IRS:

(en inglés)

Videos del IRS YouTube:

Mantener Archivos 

Page Last Reviewed or Updated: 29-Nov-2013