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Recordatorios sobre la deducción de gastos de automóviles y camiones

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FS-2006-26, octubre 2006

El Servicio de Impuestos Internos les recomienda a los contribuyentes a que se familiaricen con la ley tributaria antes de deducir gastos comerciales relacionados con automóviles y camiones.

Según el IRS, los ajustes, las deducciones, las exenciones y los créditos de todo tipo sobre los cuales se declaran importes superiores a los reales suman más de $30 mil millones por año por concepto de impuestos impagos. A fin de educar a los contribuyentes sobre la obligación de presentar declaraciones de impuestos precisas, esta hoja de datos, la quinta de la serie, explica las reglas a seguir para deducir los gastos relacionados con automóviles y camiones.

Gastos deducibles relacionados con automóviles y camiones

Por lo general, los gastos relacionados con el uso de automóviles, furgonetas, camionetas o camiones con fines comerciales pueden deducirse como gastos de transporte. El uso de vehículos más grandes, tales como camiones con remolque, se consideran distintos y no son parte de este análisis. Para poder reclamar una deducción por el uso de un automóvil o camión con fines comerciales o de negocio, un contribuyente debe afrontar costos ordinarios y necesarios relacionados con uno o más de los siguientes aspectos:

• traslado de un lugar de trabajo a otro dentro del área de domicilio tributario del contribuyente (generalmente, el domicilio tributario abarca toda la ciudad o el área general en donde se encuentra el lugar de trabajo principal del contribuyente, independientemente de dónde resida)
• visitas a clientes
• desplazamiento a reuniones de negocios lejos del lugar de trabajo habitual
• traslado desde el hogar a un lugar de trabajo temporal, dentro o fuera del área de domicilio tributario del contribuyente, cuando éste tenga uno o más lugares habituales de trabajo.

Los gastos relacionados con el traslado o transporte lejos del hogar durante la noche se consideran gastos de viaje. Estos gastos se explican en el capítulo 1 de la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos, y automóvil), en inglés. Sin embargo, si un contribuyente utiliza un automóvil para desplazarse durante la noche lejos del hogar por motivos de negocio, las reglas para reclamar los gastos relacionados con automóviles y camiones son las mismas que se detallan más arriba.

Es importante tener en cuenta que los gastos relacionados con el traslado entre el hogar del contribuyente y su lugar de trabajo habitual son gastos de viaje diarios y no son deducibles.

Los contribuyentes pueden utilizar la tasa estándar por milla o los gastos reales para calcular la deducción comercial permitida. Quizás prefieran calcular esta deducción utilizando ambos métodos para ver cuál ofrece una deducción mayor.

Método de tasa estándar por milla

Se puede utilizar la tasa estándar por milla para calcular los gastos deducibles de un vehículo propio o arrendado. Si un contribuyente desea utilizar la tasa estándar por milla para un vehículo arrendado, debe aplicarse a la totalidad del período de arrendamiento. En otras palabras, el contribuyente debe usar la tasa estándar por milla durante el primer año de uso de un vehículo con fines comerciales para poder utilizar esta tasa estándar en los años subsiguientes.

El IRS ajusta anualmente la tasa estándar por milla para reflejar los cambios en los costos en que se incurre para operar un vehículo. En algunos casos se ajusta durante el año. La tasa estándar por milla de 44.5 centavos por milla en el 2006, al igual que las tasas de períodos anteriores, puede conseguirse en este enlace, en inglés.

La tasa estándar por milla se utiliza en lugar de los gastos reales. Los contribuyentes que elijan esta tasa no podrán deducir los gastos reales, tales como la depreciación, los pagos de arrendamiento, mantenimiento y reparaciones, los gastos de gasolina (incluyendo los impuestos sobre la gasolina), aceite y seguro, ni las tarifas de matriculación de vehículos. Las tarifas de estacionamiento y los peajes relacionados con la actividad de negocios son deducibles y pueden sumarse a la tasa estándar por milla. Las tarifas de estacionamiento del lugar de trabajo principal del contribuyente o los peajes relacionados con el traslado diario desde y hacia el lugar de trabajo principal son gastos personales, por lo que no son deducibles.

No se puede usar la tasa estándar por milla si el contribuyente:

• utiliza el automóvil para alquiler (por ejemplo, como un taxi)
• usa cinco o más automóviles al mismo tiempo (como en el caso de operaciones en flotas)
• reclama una depreciación o una de las deducciones de la sección 179 (capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés)
• es cartero en zonas rurales y recibe un reembolso calificado (capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés)

Método de gastos reales

Entre los gastos reales de automóviles y camiones se incluyen:

• la depreciación
• los pagos de arrendamiento
• las tarifas de matriculación
• las licencias
• la gasolina
• el seguro
• las reparaciones
• el aceite
• el alquiler de un garaje
• los neumáticos
• los peajes
• las tarifas de estacionamiento.

Estos y otros gastos se tratan en detalle al comienzo de la página 16 de la Publicación 463, en inglés. Si el vehículo no se utiliza exclusivamente con fines de negocio, los gastos deben distribuirse entre el uso personal y el comercial. Sólo es deducible el porcentaje del uso con fines comerciales de cada gasto.

Por ejemplo, si basado en los registros que mantiene el contribuyente, los gastos reales totales del vehículo para un año dado son de $2,500 y el vehículo se utiliza en un 75% con fines de negocio, la deducción permitida si se utiliza el método de gastos reales es de $1,875 ($2,500 x 75 por ciento).

Mantenimiento de Registros

Es importante llevar registros contables completos para comprobar las cantidades que incluya en la declaración de impuestos. En el caso de los gastos de automóviles o camiones, los tipos de registros requeridos dependen de si el contribuyente reclama la tasa estándar por milla o los gastos reales.

Para reclamar la tasa estándar por milla, el conjunto adecuado de registros debe incluir documentación que identifique al vehículo y que sirva de comprobante de titularidad o arrendamiento, y un registro diario de las millas recorridas, el destino y el motivo de negocio.

En el caso de los gastos reales, llevar un registro de las millas recorridas permite establecer el porcentaje de uso con fines de negocio. Los contribuyentes también deben guardar recibos, facturas y demás documentación como verificación de los costos y de la identidad del vehículo para el cual se incurrió en el gasto. Para calcular la depreciación amortizable del vehículo, es necesario presentar comprobante de su costo original, los gastos de mejoras y la fecha en que se puso en funcionamiento.

Enlaces:

Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos, y automóvil), en inglés solamente.
Publicación 587, Business Use of Your Home (Uso del hogar para fines de negocio), en inglés solamente.
Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo empezar un negocio y mantener registros), en inglés solamente.
• La Brecha Tributaria
Small Business and Self-Employed One-Stop Resource Center (Centro de recursos completo para empresas pequeñas y trabajadores por cuenta propia), en inglés
Online Learning and Educational Products (Enseñanza en línea y productos educativos), en inglés
• Abusive Home-Based Business Tax Schemes (Estrategias tributarias abusivas de negocios establecidos en el hogar), en inglés solamente.

Page Last Reviewed or Updated: 17-Aug-2012