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Tema 511, Gastos comerciales por viajes

Tax Topic 511

Los gastos por viajes son aquellos ordinarios y necesarios para trasladarse de su hogar por motivo de negocio, ocupación o trabajo. Por lo general, los empleados deducen estos gastos utilizando el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ y el Anexo A (Formulario 1040). No puede deducir gastos que sean lujosos o extravagantes o que sean para fines personales.

Usted viaja fuera del hogar si sus obligaciones requieren que esté fuera de la zona general de su domicilio tributario por un período considerablemente mayor que un día regular de trabajo y necesita dormir o descansar para cumplir con los deberes de su trabajo mientras se encuentra fuera.

Por lo general, su domicilio tributario es toda la ciudad o zona general donde se encuentra su lugar principal de negocio o trabajo, independientemente de dónde mantenga su hogar familiar. Por ejemplo, usted vive con su familia en Chicago, pero trabaja en Milwaukee, donde se hospeda en un hotel y come en restaurantes. Regresa a Chicago cada fin de semana. No puede deducir ninguno de sus gastos de viaje, comidas ni alojamiento en Milwaukee porque ese es su domicilio tributario. 

Los viajes de fin de semana a su residencia en Chicago no son por trabajo, por lo tanto estos gastos tampoco son deducibles. Si trabaja regularmente en más de un lugar, su domicilio tributario es la zona general del lugar principal donde está ubicado su negocio o trabajo.

Para determinar su lugar principal de negocio o trabajo, tome en cuenta el período de tiempo que normalmente debe estar presente en cada lugar para propósitos comerciales, el nivel de actividad comercial en cada lugar y la importancia del rendimiento financiero en cada lugar de negocio. No obstante, el aspecto más importante a tener en cuenta es la cantidad de tiempo que pasa en cada lugar.

Los gastos de viajes pagados o en los que haya incurrido en conexión con un puesto de trabajo temporal fuera del hogar son deducibles. Sin embargo, los gastos de viaje pagados en conexión con un puesto de trabajo indefinido no son deducibles. Todo puesto de trabajo en exceso de un año se considera como indefinido. Tampoco puede deducir gastos de viaje en un lugar de trabajo si se espera realmente que usted trabajará allí por más de un año, independientemente de si realmente trabaja ese tiempo. Si usted espera realmente trabajar en un lugar temporal durante un año o menos y las expectativas cambian y en algún momento usted espera realmente trabajar allí por más de un año, los gastos de viaje dejan de ser deducibles al cambiar sus expectativas.

Puede deducir gastos de viaje, incluyendo comidas y alojamiento, incurridos al buscar un nuevo empleo dentro de su ocupación o negocio actual. No puede deducir estos gastos si incurre en ellos al buscar trabajo en una nueva ocupación o negocio o mientras busca trabajo por primera vez. Si está desempleado y hay un intervalo considerable entre la fecha de su último trabajo y la fecha cuando empieza a buscar un trabajo nuevo, no puede deducir estos gastos aun cuando el trabajo nuevo sea en la misma ocupación o negocio que su trabajo anterior. Consulte la Publicación 529, Miscellaneous Deducations (Deducciones misceláneas), en inglés.

Los gastos de viaje para ir a convenciones son deducibles si puede mostrar que su asistencia es beneficiosa para su ocupación o negocio. Corresponden reglas especiales para las convenciones llevadas a cabo fuera del área de Norteamérica.

Los gastos de viaje deducibles mientras está fuera de su hogar incluyen, entre otros los costos de:

  1. Viajes por avión, tren, autobús, o automóvil entre su hogar y su destino de negocios. (Si recibe un boleto o está viajando gratis como resultado de un programa para viajeros frecuentes o un programa similar, su costo es cero.)
  2. Utilizar su automóvil mientras está en el destino de negocio. Puede deducir los gastos incurridos o la tasa estándar por milla, así como los peajes y cargos de estacionamiento relacionados con negocios. Si arrienda un automóvil, puede deducir solo la parte de los gastos que corresponda a los negocios.
  3. Tarifas de taxis u otro tipo de transporte entre el aeropuerto o estación de tren y su hotel, del hotel al lugar de trabajo, y de visitar a un cliente a otro o de un lugar de negocios a otro.
  4. Comidas y alojamiento.
  5. Propinas que paga por servicios relacionados con todos estos gastos.
  6. Servicios de lavandería y tintorería.
  7. Llamadas comerciales mientras está en viaje de negocios. Éstas incluyen comunicaciones comerciales por un sistema de fax u otros aparatos de comunicación.
  8. Otros gastos ordinarios y necesarios relacionados con su viaje de negocio.  (Estos gastos podrían incluir el transporte a comidas de negocio, honorarios a un taquígrafo público, cuotas de alquiler de computadoras y operación y mantenimiento de una casa-remolque.)
  9. Envío de equipaje y de materiales de muestra o exhibición entre su localidad regular de trabajo y la localidad temporal.

En lugar de mantener registros de sus gastos de comida y deducir el costo real, por lo general, puede utilizar una asignación para comidas, la cual varía según el lugar a donde viaje.

La deducción por comidas de negocios generalmente se limita al 50% del costo no reembolsado.

Si es un empleado, los gastos de viaje permitidos se calculan en el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ. Los gastos permitidos no reembolsados se transfieren del Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ al Anexo A (Formulario 1040) y están sujetos a un límite basado en el 2% de su ingreso bruto ajustado. Para obtener información sobre el límite del 2% consulte el Tema 508. Si no detalla sus deducciones, no puede deducir estos gastos. Si trabaja por cuenta propia, los gastos de viaje se deducen en el Anexo C (Formulario 1040) o el Anexo C-EZ (Formulario 1040) o, si es agricultor, en el Anexo F (Formulario 1040).

Si es miembro de la Guardia Nacional o de la reserva militar, es posible que pueda reclamar una deducción que reduce el ingreso bruto ajustado en vez de tomar una deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040), por gastos de viaje no reembolsados pagados por llevar a cabo servicios como reservista.  Para reunir los requisitos, el viaje tiene que ser de estancia en la noche y estar a más de 100 millas de su casa. Los gastos tienen que ser ordinarios y necesarios.  

Esta deducción se limita a la tarifa federal de viáticos (para hospedaje, comida y gastos imprevistos) y la tarifa estándar por milla (para gastos de automóvil), además de gastos de estacionamiento, transbordador (ferry) y peajes.  Estos gastos se reclaman en el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ y se transfieren a la línea correspondiente en el Formulario 1040. Los gastos en exceso del límite pueden reclamarse únicamente como una deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040).

Es esencial mantener buenos registros. Para obtener más información acerca de cómo mantener registros, consulte el Tema 305. Si desea más información sobre estos y otros gastos de viajes, consulte la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles), en inglés.

Page Last Reviewed or Updated: 31-Dec-2013