IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Tema 514, Gastos de negocio del empleado

Tax Topic 514

Si usted es empleado, es posible que pueda deducir gastos relacionados con el trabajo como deducción detallada (sujeta a limitaciones) en el Anexo A (Formulario 1040). Puede encontrar información adicional acerca de este tema en las instrucciones para el Anexo A (Formulario 1040). También, puede consultar el Tema 511 para obtener información adicional sobre gastos de viajes de negocios.

Aunque los gastos de desplazamiento diario al trabajo no son deducibles, algunos gastos de transporte local sí lo son. Los gastos de transporte local deducibles incluyen los gastos ordinarios y necesarios de ir de un lugar de trabajo a otro (fuera de su residencia). Si mantiene una oficina en su residencia que utiliza como lugar principal de negocio para su empleador, puede deducir el gasto de trasladarse entre la oficina en su hogar y los lugares de trabajo asociados con su empleo. Consulte el Tema 509 para información acerca del uso comercial del hogar. 

Puede deducir el costo de trasladarse entre su residencia y un lugar de trabajo temporal fuera de la zona metropolitana donde reside y trabaja normalmente. Si usted tiene uno o más lugares de trabajo regulares fuera de la zona de su residencia, también puede deducir el costo de desplazarse entre su residencia y un lugar temporal de trabajo en la misma ocupación o negocio dentro de su zona metropolitana. Para más información sobre gastos de transporte relacionados con el uso de su automóvil, consulte el Tema 510.

Es posible que pueda deducir los gastos comerciales de entretenimiento y de regalos, pero están sujetos a ciertos límites. Para obtener información sobre gastos de entretenimiento para fines de negocio, consulte el Tema 512. Para más información acerca de los gastos del negocio, consulte la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles), en inglés.

Usted tiene que mantener registros para corroborar los gastos que deduce. Para información general sobre cómo mantener registros, consulte el Tema 305.

Si su empleador le reembolsó o le dio un anticipo o asignación de sus gastos de negocio como empleado, el cual se considera pagado bajo un plan de rendición de cuentas, el pago no debe aparecer como paga en su Formulario W-2. No incluya el pago como parte de su ingreso; y no puede deducir ninguna cantidad reembolsada.

Para ser un plan con rendición de cuentas, el reembolso de su empleador o el acuerdo de asignaciones para gastos, tiene que incluir los tres siguientes requisitos:

  1. Usted tiene que haber pagado o incurrido en gastos que sean deducibles mientras desempeña servicios como empleado,
  2. Usted tiene que rendir cuentas a su empleador adecuadamente por estos gastos dentro de un plazo de tiempo razonable y
  3. Usted tiene que devolver todo reembolso o asignación en exceso dentro de un plazo de tiempo razonable.

Estas reglas se explican en detalle en la Publicación 463, Travel Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil) en inglés.

Si el acuerdo de reembolso con su empleador no cumple con los tres requisitos, los pagos que recibe deben incluirse como parte de su salario en su Formulario W-2. Usted tiene que informar los pagos como ingreso y tiene que completar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ y detallar sus deducciones, para poder deducir sus gastos.  Vea la Publicación 463, en inglés, para información detallada sobre el requisito referente a la declaración de los gastos de negocio por su empleador y para saber cómo usted debe declarar dichos gastos en la declaración de impuestos. 

Si se le reembolsaron gastos de viaje o transporte bajo un plan de rendición de cuentas, pero a una tasa de viáticos o millaje que excede de la tasa federal, el exceso debe incluirse como parte de su salario en el Formulario W-2.  La cantidad (hasta el máximo) de la asignación deberá ser informada en la casilla 12 del Formulario W-2. Si sus gastos reales exceden de la tasa federal, usted tiene que detallar sus deducciones para así deducir el exceso. Para información acerca de las tasas federales de viáticos, consulte las Tasas de Viáticos y para información sobre las tasas de millaje, consulte la Publicación 463, Travel Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil), ambas disponibles en inglés.

Por lo general, tiene que usar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ para calcular su deducción por los gastos de negocio como empleado y adjuntarlo al Formulario 1040. Sus gastos deducibles se anotan después en el Anexo A (Formulario 1040), como una deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2% del ingreso bruto ajustado. El Tema 508 y la Publicación 529, Miscellaneous Deductions (Deducciones misceláneas), en inglés, tratan sobre el límite del 2% y explican algunos de los otros gastos que son deducibles como gastos de negocio del empleado.

 

Regresar a la Página: Índice de Temas Tributarios

Regresar a la Página Principal: IRS en Español

Page Last Reviewed or Updated: 25-Jun-2014