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Tema 753, Formulario W-4(SP) - Certificado de Exención de Retenciones del Empleado

Tax Topic 753

Información general

Cuando contrata a un empleado, tiene que pedirle que complete el Formulario W-4(SP), Certificado de Exención de Retenciones del Empleado (o el Formulario W-4, en inglés). El Formulario W-4(SP) le indica a usted, como empleador, el estado civil, la cantidad de descuentos en la retención y toda cantidad adicional que debe utilizar al deducir el impuesto federal sobre el ingreso de la paga del empleado. Si el empleado no le provee a usted un Formulario W-4(SP) debidamente completado, usted le tiene que retener impuestos federales sobre el ingreso de sus salarios como si él o ella fuera soltero y no reclama ningún descuento en la retención.

Un empleado quizás desee cambiar la cantidad de descuentos en su tasa de retención (estado civil) en el Formulario W-4(SP) por un sinnúmero de razones, tales como, matrimonio, un cambio en la cantidad de dependientes o un cambio en la cantidad de las deducciones detalladas o créditos tributarios anticipados para el año tributario. Si usted recibe un Formulario W-4(SP) con cambios de parte de un empleado, usted tiene que hacerlo vigente a más tardar el comienzo del primer período de nómina que termina a 30 días o después de la fecha en la que usted recibió el Formulario W-4(SP) con cambios. Tiene que cumplir la solicitud excepto si se dan las situaciones descritas en las secciones Formulario W-4(SP) no válido y Carta de retención fija, a continuación.

Puede descargar e imprimir el Formulario W-4(SP) en IRS.gov. Para encargar varios Formularios W-4 en línea, consulte Online Ordering for Information Returns and Employer Returns (Pedidos en línea para declaraciones de información y declaraciones del empleador), en inglés, también en IRS.gov. Además, puede pedir Formularios W-4(SP) llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676) o al 800-829-4059 para usuarios de TTY/TDD.  También puede utilizar Formularios W-4(SP) sustitutos creados por usted mismo, si también provee las tablas, instrucciones y las hojas de cálculo incluidas en el Formulario W-4(SP) que está vigente al momento. El Formulario W-4(SP) sustituto tiene que contener texto idéntico al del Formulario W-4(SP) oficial y tiene que cumplir las reglas actuales del IRS para declaraciones de impuestos sustitutas. No puede aceptar un formulario sustituto creado por el empleado, y se considerará que algún empleado que use tal formulario no ha presentado un Formulario W-4(SP).

El Formulario W-4(SP) incluye hojas de cálculo detalladas para ayudar al empleado a calcular la cantidad correcta de descuentos en la retención. Los empleados pueden utilizar IRS Withholding Calculator  (Calculadora de retenciones del IRS) en inglés, en IRS.gov, para ayudarse a completar el Formulario W-4(SP). Los extranjeros no residentes tienen que seguir instrucciones especiales para completar el Formulario W-4. Dirija a todo empleado extranjero no residente a que consulte el Aviso 1392, Supplemental Form W-4 Instructions for Nonresident Aliens (Instrucciones suplementarias del Formulario W-4 para extranjeros no residentes) y las instrucciones para el Formulario 8233 (en formato pdf), Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services of a Nonresident Alien Individual (Exención de retenciones sobre la compensación para servicios personales independientes (y ciertos dependientes) prestados por un extranjero no residente), en inglés, antes de completar el Formulario W-4(SP).

Usted puede establecer un sistema para recibir electrónicamente el Formulario W-4(SP) de parte de sus empleados. Un empleador debe poner a la disposición una opción impresa si así lo solicita algún empleado que tenga una seria objeción de utilizar el sistema electrónico o a quien el acceso, o su habilidad para utilizarlo sea limitada (por ejemplo, como resultado de una discapacidad). Consulte la sección 31.3402(f)(5)-1(c) de Employment Tax Regulations (Reglamentos tributarios sobre el empleo) disponible en GPO.gov para obtener más información.

Usted le puede proveer el Formulario W-4(SP), Certificado de Exención de Retenciones del Empleado, en lugar del Formulario W-4, a sus empleados que hablen español.

Usted deberá informarles a sus empleados sobre la importancia de presentar un Formulario W-4(SP) preciso. Un empleado podría estar sujeto a una multa de $500 si este presenta un Formulario W-4(SP) que provoca que se retenga menos impuesto de lo que se necesita, sin tener un motivo razonable.  Consulte el Capítulo 4 de la Publicación 17(SP), El Impuesto Federal sobre los Ingresos.

Para obtener más información, consulte la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), la Publicación 505, Tax Withholding and Estimated Tax (Retención de impuestos e impuesto estimado), y las preguntas y respuestas acerca del cumplimiento de la retención, todas disponibles en inglés, en  IRS.gov. Para información acerca de los procedimientos para la retención de impuestos sobre el ingreso de los salarios de empleados extranjeros no residentes, consulte el Aviso 2005-76 y el artículo titulado Aliens Employed in the U.S.” (Extranjeros empleados en los Estados Unidos), ambos en inglés, en IRS.gov.

Exención de la retención

Si el empleado reúne los requisitos, también puede utilizar el Formulario W-4(SP) para informarle a usted que no le deduzca ningunos impuestos federales sobre el ingreso de su salario. Para reunir los requisitos para ese estado de exención, el empleado no puede haber tenido ninguna obligación tributaria durante el año anterior, ni esperar tenerla en el año en curso. Sin embargo, si el empleado puede ser reclamado como dependiente en la declaración de impuestos de los padres o de otra persona, serán aplicables otras limitaciones adicionales; consulte las instrucciones para el Formulario W-4(SP).

Un Formulario W-4(SP) que reclama exención de retención, es válido únicamente para el año calendario en que se presenta ante el empleador. Para continuar exento de retención de impuestos el año siguiente, el empleado tiene que proporcionarle un nuevo Formulario W-4(SP) reclamando la condición de exento, para el 15 de febrero de ese año. Si el empleado no le entrega un nuevo Formulario W-4(SP), usted tiene que retenerle el impuesto como si fuera soltero, sin descuentos en la retención. Sin embargo, si tiene un Formulario W-4(SP) válido anterior de ese empleado (en el cual no reclama exención), retenga los impuestos como lo hizo anteriormente.     

Formulario W-4(SP) no válido

Todo cambio o adición no autorizados al Formulario W-4(SP) hace que el formulario pierda toda validez. Esto incluye el eliminar todo lenguaje redactado en el cual el empleado certifique que el formulario está correcto, alterar o dañar el formulario o toda escritura hecha al formulario aparte de las entradas solicitadas. El Formulario W-4(SP) también es inválido si, en la fecha que el empleado se lo entrega, éste indica de alguna manera que dicho formulario es falso. 

Cuando reciba un Formulario W-4(SP) que no tiene validez, no lo utilice para calcular la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Infórmele al empleado que dicho documento no tiene validez y solicítele otro. Si el empleado no le proporciona un formulario válido, retenga impuestos como si el empleado fuese soltero y no reclamase ningún descuento en la retención. No obstante, si tiene un Formulario W-4(SP) válido anterior de ese empleado, retenga los impuestos como lo hizo anteriormente.

Requisitos para mantener registros

Después que el empleado haya completado y firmado el Formulario W-4(SP), usted tiene que mantenerlo en sus registros durante al menos 4 años (véase la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide) ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), en inglés. Este formulario sirve de verificación de que usted está reteniendo el impuesto federal sobre el ingreso de acuerdo con lo indicado por el empleado y debe tenerlo disponible en caso de que el IRS alguna vez lo solicite para inspección. 

El Formulario W-4(SP) está sujeto a inspección. Se le podría pedir (por medio de un aviso por escrito o de guías publicadas en el futuro) que envíe ciertos Formularios W-4(SP) al IRS. Tiene que poder suministrar una copia impresa de un Formulario W-4(SP) electrónico.

Carta de retención fija

El IRS utiliza la información de los Formularios W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos), en inglés, para identificar a empleados con problemas de cumplimiento con la retención de impuestos. En algunos casos, en los cuales se descubren serios problemas de retención insuficiente para un empleado particular, el IRS podría enviar un aviso (el cual comúnmente se denomina “carta de retención fija” o “lock-in letter”, en inglés) a usted, especificando la tasa de retención y la cantidad máxima de descuentos en la retención que están permitidos para ese empleado particular, para propósitos de calcular la retención necesaria. El IRS le proveerá al empleado la oportunidad de expresar si está en desacuerdo con la decisión antes de que usted modifique la retención de impuestos conforme a la carta de retención fija.     

El IRS enviará una carta al empleado explicando que se le exigirá que usted le empiece a retener impuestos adicionales sobre el ingreso, a menos que el empleado se comunique con el IRS para explicar por qué no debería tener un aumento en la retención. En la carta se proporcionará un número de teléfono para llamadas gratuitas y la dirección de la unidad que administra este programa. Como protección adicional, usted también recibirá un aviso para que la entregue al empleado.

Después que la carta de retención fija entre en vigencia, usted tiene que hacer caso omiso de todo Formulario W-4(SP) que reclame menos retención del impuesto, hasta que el IRS le notifique a usted lo contrario. Sin embargo, usted tiene que cumplir todo Formulario W-4(SP) que resulte en una retención mayor que la tasa de retención y descuentos en la retención permitidos en la carta de retención fija. Los empleadores que utilizan el sistema electrónico del Formulario W-4(SP), tienen que asegurarse que el empleado no pueda pasar por alto la carta de retención fija para disminuir sus retenciones por medio del sistema electrónico del Formulario W-4(SP). Las disposiciones de la carta de retención fija también corresponden a los empleados que son contratados nuevamente dentro de 12 meses a partir de la fecha del aviso.

Después de que la carta de retención fija entre en vigencia, si el empleado desea reclamar una exención total de la retención o reclamar la tasa de retención, o descuentos en la retención, o una cantidad adicional que resulte en menos retención del impuesto sobre el ingreso que el de la carta de retención fija, el empleado tiene que comunicarse con el IRS. En la carta de retención fija se proporcionará un número de teléfono para llamadas gratuitas y la dirección de la unidad que maneja este programa.

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Page Last Reviewed or Updated: 17-Dec-2014