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Tema 753, Formulario W-4(SP) - Certificado de Exención de Retenciones del Empleado

Tax Topic 753

Información general

Cuando contrata a un empleado, tiene que solicitarle a este que complete el Formulario W-4(SP), Certificado de Exención de Retenciones del Empleado (o el Formulario W-4, en inglés). El Formulario W-4(SP) le indica a usted, como empleador, el estado civil, la cantidad de descuentos en la retención y toda cantidad adicional que debe utilizar al deducir el impuesto federal sobre el ingreso de la paga del empleado. Si el empleado no le provee a usted un Formulario W-4(SP) debidamente completado, usted le tiene que retener impuestos federales sobre el ingreso de sus salarios como si él o ella fuera soltero y no reclama ningún descuento en la retención.

Un empleado quizás desee cambiar la cantidad de descuentos en su tasa de retención (estado civil) en el Formulario W-4(SP) por un sinnúmero de razones, tales como, matrimonio, un cambio en la cantidad de dependientes o un cambio en la cantidad de las deducciones detalladas o crédito tributarios anticipados para el año tributario. Si usted recibe un Formulario W-4(SP) con cambios de parte de un empleado, usted tiene que hacerlo vigente a más tardar el comienzo del primer período de nómina que termina el día 30, o después, de la fecha en la que usted recibió el Formulario W-4(SP) con cambios. 

Se hace una excepción cuando usted recibe un aviso (conocido como una “carta de retención fija” (o lock-in letter, en inglés)) de parte del IRS en la que se indica la tasa de retención (estado civil) y la cantidad máxima de descuentos en la retención permitida para el empleado. Usted tiene que cumplir con la carta de retención fija. Vea la sección sobre la carta de retención fija, a continuación, para información adicional. Además, vea la siguiente explicación sobre la Exención de la retención y Formulario W-4(SP) no válido.

El Formulario W-4(SP) incluye hojas de trabajo detalladas para ayudar al empleado a calcular la cantidad correcta de descuentos en la retención. Los empleados pueden utilizar la Calculadora de retenciones del IRS en el sitio web del IRS en www.irs.gov/espanol, para ayudarse a completar el Formulario W-4(SP). Los extranjeros no residentes tienen que seguir instrucciones especiales para completar el Formulario W-4. Dirija a todo empleado extranjero no residente a que consulte el Aviso 1392 y las instrucciones para el Formulario 8233, en inglés, antes de completar el Formulario W-4(SP).

Un empleador puede descargar e imprimir el Formulario W-4(SP) del sitio web del IRS en www.irs.gov/espanol o encargar varios Formularios W-4 en línea en www.irs.gov/businesses, y seleccionar “Online Ordering for Information Returns and Employer Returns” (Pedidos en línea para declaraciones de información y declaraciones del empleador), en inglés. Además, los empleadores pueden pedir Formularios W-4(SP) llamando al 1-800-829-3676. Los usuarios de equipo TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059 para pedir Formularios W-4(SP). 

Se pueden utilizar Formularios W-4(SP) sustitutos creados por el empleador, si éste provee las tablas, instrucciones y las hojas de trabajo incluidas en el Formulario W-4(SP) que está vigente al momento. Los empleadores no pueden aceptar Formularios W-4(SP) sustitutos que son creados por el empleado; los empleados que presenten tal formulario serán tratados como que no presentaron el Formulario W-4(SP).

Usted puede establecer un sistema para recibir electrónicamente el Formulario W-4(SP) de parte de sus empleados. Un empleador debe poner a la disposición la opción de papel según solicitada por cualquier empleado que tenga una seria objeción de utilizar el sistema electrónico o a quien el acceso, o su habilidad para utilizarlo sea limitada (por ejemplo, como resultado de una discapacidad). Consulte la sección 31.3402(f)(5)-1(c) del Reglamento si desea obtener más información.

Usted le puede proveer el Formulario W-4(SP), Certificado de Exención de Retenciones del Empleado, en lugar del Formulario W-4, a sus empleados que hablen español.

Usted deberá informarles a sus empleados sobre la importancia de presentar un Formulario W-4(SP) preciso. Un empleado podría estar sujeto a una multa de $500 si este presenta un Formulario W-4(SP) que provoca que se retenga menos impuesto de lo que se necesita, sin tener un motivo razonable.  Consulte el Capítulo 4 de la Publicación 17(S), El Impuesto Federal sobre los Ingresos.

Para obtener más información, consulte la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), la Publicación 505, Tax Withholding and Estimated Tax (Retención de impuestos e impuesto estimado), y las preguntas y respuestas acerca del cumplimiento de la retención, todas disponibles en inglés, en el sitio web del IRS. Para información acerca de los procedimientos para la retención de impuestos sobre el ingreso de los salarios de empleados extranjeros no residentes, consulte el Aviso 2005-76 y el artículo titulado Aliens Employed in the U.S.” (Extranjeros empleados en Estados Unidos), ambos en inglés, en el sitio web del IRS.

Exención de la retención

Si el empleado reúne los requisitos, también puede utilizar el Formulario W-4(SP) para informarle a usted que no le deduzca ningunos impuestos federales sobre el ingreso de su salario. Para reunir los requisitos para ese estado de exención, el empleado no puede haber tenido ninguna obligación tributaria durante el año anterior ni esperar tenerla en el año en curso. Sin embargo, si el empleado puede ser reclamado como dependiente en la declaración de impuestos de los padres o de otra persona, serán aplicables otras limitaciones adicionales. 

Consulte las instrucciones para el Formulario W-4(SP). Un Formulario W-4(SP) que reclama exención de retención es válido únicamente por un año natural. Para continuar exento de retención de impuestos el año siguiente, el empleado tiene que proporcionarle un nuevo Formulario W-4(SP) reclamando la condición de exento, para el 15 de febrero de ese año. Si el empleado no le entrega un nuevo Formulario W-4(SP), usted tiene que retenerle el impuesto como si fuera soltero, sin descuentos en la retención. Sin embargo, si tiene un Formulario W-4(SP) anterior válido de ese empleado (en el cual no reclama exención), retenga los impuestos como lo hizo anteriormente.     

Formulario W-4(SP) no válido

Todo cambio o adición no autorizados al Formulario W-4(SP) hace que el formulario pierda toda validez. Esto incluye el eliminar todo lenguaje redactado en el cual el empleado certifique que el formulario está correcto, alterar o dañar el formulario o toda escritura hecha al formulario aparte de las entradas solicitadas. El formulario W-4(SP) también es inválido si, en la fecha que el empleado se lo entrega, éste indica de alguna manera que dicho formulario es falso. 

Cuando reciba un Formulario W-4(SP) que no tiene validez, no lo utilice para calcular la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Infórmele al empleado que dicho documento no tiene validez y solicítele otro. Si el empleado no le proporciona un formulario válido, retenga impuestos como si el empleado fuese soltero y no reclamase ningún descuento en la retención. No obstante, si tiene un Formulario W-4(SP) válido anterior de ese empleado, retenga los impuestos como lo hizo anteriormente.

Requisitos para mantener registros

Después que el empleado haya completado y firmado el Formulario W-4(SP), usted tiene que mantenerlo en sus registros durante al menos 4 años (véase la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide) ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), en inglés. Este formulario sirve de verificación de que usted está reteniendo el impuesto federal sobre el ingreso de acuerdo con lo indicado por el empleado y debe tenerlo disponible en caso de que el IRS alguna vez lo solicite para inspección. 

El Formulario W-4(SP) está sujeto a inspección. A los empleadores se les podría solicitar (por medio de un aviso por escrito o de guías publicadas en el futuro) que envíen ciertos Formularios W-4(SP) al IRS. El empleador tiene que poder suministrar una copia impresa de un Formulario W-4(SP) electrónico.

Carta de retención fija

El IRS utiliza la información de los Formularios W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos), en inglés, para identificar a empleados con problemas de cumplimiento con la retención de impuestos. En algunos casos, en los cuales se descubren serios problemas de retención insuficiente para un empleado particular, el IRS podría enviar un aviso (el cual comúnmente se denomina “carta de retención fija” o “lock-in letter”, en inglés) a usted, especificando la tasa de retención (estado civil) y la cantidad máxima de descuentos en la retención que están permitidos para ese empleado particular, para propósitos de calcular la retención necesaria. El IRS le proveerá al empleado la oportunidad de expresar si está en desacuerdo con la decisión antes de que usted modifique la retención de impuestos conforme a la carta de retención fija.     

El IRS enviará una carta al empleado explicando que se le exigirá que usted le empiece a retener impuestos adicionales sobre el ingreso, a menos de que el empleado se comunique con el IRS para explicar por qué no debería tener un aumento en la retención. En la carta se proporcionará un número de teléfono para llamadas gratuitas y la dirección de la unidad que maneja este programa. Como protección adicional, usted también recibirá un aviso para que la entregue al empleado.

Después de que la carta de retención fija entre en vigencia, usted tiene que hacer caso omiso de todo Formulario W-4(SP) que reclame menos retención del impuesto, hasta que el IRS notifique a usted lo contrario. Sin embargo, usted tiene que cumplir todo Formulario W-4(SP) que resulte en una retención mayor que la tasa de retención (estado civil) y descuentos en la retención permitidos en la carta de retención fija. Los empleadores que utilizan el sistema electrónico del Formulario W-4(SP) tienen que asegurarse que el empleado no pueda pasar por alto la carta de retención fija para disminuir sus retenciones por medio del sistema electrónico del Formulario W-4(SP). Las disposiciones de la carta de retención fija también corresponden a los empleados que son contratados nuevamente dentro de 12 meses a partir de la fecha del aviso.

Después de que la carta de retención fija entre en vigencia, si el empleado desea reclamar una exención total de la retención o reclamar descuentos en la retención y una cantidad adicional que resulte en menos retención del impuesto sobre el ingreso que el de la carta de retención fija, el empleado tiene que comunicarse con el IRS. En la carta se proporcionará un número de teléfono para llamadas gratuitas y la dirección de la unidad que maneja este programa.

Page Last Reviewed or Updated: 18-Dec-2013