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Tema 757, Formularios 941 y 944(SP) – Requisitos para depósitos

Tax Topic 757

La obligación tributaria en el Formulario 941, Employer’s QUARTERLY Federal Tax Return (Declaración federal TRIMESTRAL de impuestos del empleador), en inglés, y en el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, en español, incluye la retención hecha a sus empleados del impuesto federal sobre el ingreso, de los impuestos del Seguro Social y de Medicare y la parte correspondiente a usted de los impuestos del Seguro Social y de Medicare (que se denominan colectivamente como “impuestos sobre la nómina”). 

Los impuestos sobre la nómina se suman en su Formulario 941 o su Formulario 944(SP), con el propósito de determinar sus requisitos de depósito. Para saber las reglas sobre los requisitos de presentación, consulte el Tema 758.

Obligación de menos de $2,500: Si se le requiere que presente el Formulario 941 y acumula una obligación por estos impuestos de menos de $2,500 por trimestre, puede pagar sus impuestos adeudados con su declaración presentada a tiempo.

Asimismo, si se requiere que presente el Formulario 944(SP) y acumula una obligación tributaria de menos de $2,500 al año, puede pagar los impuestos adeudados con su declaración presentada a tiempo.

Obligación de más de $2,500: Si acumula una obligación por estos impuestos de $2,500 o más por trimestre y se requiere que presente el Formulario 941, generalmente tiene que depositar sus impuestos de acuerdo con su plan de depósitos (por ejemplo, mensual o bisemanalmente). Tiene que hacer depósitos tributarios de la misma forma si se le requiere presentar el Formulario 944(SP) anual y acumula una obligación tributaria de $2,500 o más por año.

Aún cuando su obligación tributaria sea de $2,500 o más por trimestre (para quienes presentan el Formulario 941) o por año (para quienes presentan el Formulario 944(SP)), puede efectuar un pago con la declaración si deposita como parte de un plan de depósito mensual y hace pagos conforme a la Regla de Exactitud de Depósitos que se encuentra en la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), disponible en inglés.

Además, si presenta el Formulario 941, usted puede pagar la cantidad adeudada en su totalidad, en vez de depositarla, con su declaración de impuestos para el trimestre actual presentada a tiempo, sin incurrir en una multa, si su obligación tributaria acumulada para el trimestre anterior es menos de $2,500 y usted no incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual.

Asimismo, si presenta el Formulario 944(SP), y su obligación tributaria total en el Formulario 944(SP) es de $2,500 o más en el año calendario, pero menos de $2,500 en el trimestre, puede depositar a más tardar el último día del mes después del final del trimestre. Si presenta el Formulario 944(SP) y tiene una obligación de impuestos sobre la nómina de $2,500 o más en el año natural, usted puede pagar la obligación de impuestos sobre la nómina del cuarto trimestre con su declaración si esta es menos de $2,500.  Tiene que haber depositado toda obligación tributaria adeudada en el primer, segundo y tercer trimestre de conformidad con las reglas de depósito para evitar las multas por no haber depositado con respecto a los depósitos durante esos trimestres.

Si usted hizo pagos de ayuda con las primas de COBRA, puede reducir sus depósitos de impuestos sobre la nómina durante el período en la cantidad del subsidio de COBRA provisto en el período.  Esos pagos se consideran como si se hubieran depositado el primer día del período y se aplican a los requisitos de depósito del empleador.  Para más información sobre el subsidio a las primas de COBRA, visite el sitio web del IRS en www.irs.gov y escriba la palabra clave COBRA.

Si se requiere que deposite sus impuestos sobre la nómina, tiene que depositarlos según uno de dos planes de depósito: mensual o bisemanal. El plan que usted utilice para el año natural en curso dependerá de la cantidad de impuestos que haya informado durante los cuatro trimestres (para quienes presentan el Formulario 941) o el año (para quienes presentan el Formulario 944(SP)) en su período retroactivo. Para obtener detalles sobre los períodos retroactivos, consulte el capítulo 11 de la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), disponible en inglés.

Si declaró impuestos de $50,000 o menos durante el período retroactivo, usted es depositante de plan mensual y, por lo general, tiene que depositar los impuestos sobre la nómina acumulados de cada mes a más tardar el día 15 del siguiente mes. Por ejemplo, los impuestos de enero se tienen que depositar para el 15 de febrero.

Si declaró impuestos de más de $50,000 para el período retroactivo, usted es depositante de plan bisemanal, y, por lo general, tiene que depositar sus impuestos sobre la nómina según el plan siguiente:

  1. Los impuestos sobre la nómina de pagos efectuados a sus empleados el miércoles, jueves y/o viernes tienen que ser depositados para el siguiente miércoles.
  2. Los impuestos sobre la nómina de pagos efectuados a sus empleados el sábado, domingo, lunes y/o martes tienen que ser depositados para el siguiente viernes.

Si alguno de los 3 días de la semana después del final de un período bisemanal es un día feriado oficial, usted tendrá un día adicional por cada día que sea un día feriado oficial para hacer el depósito requerido.

Independientemente de si es depositante de plan mensual o bisemanal, si acumula impuestos de $100,000 o más en algún día durante un período de depósito, usted tiene que depositar el impuesto a más tardar el próximo día laborable. Si esto sucede, usted se convierte en depositante bisemanal durante al menos el resto de ese año natural y el siguiente año natural. Para obtener detalles sobre la regla de depósito del próximo día por obligación de $100,000, consulte la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide, ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), disponible en inglés.

Si usted es empleador nuevo, sus impuestos del período retroactivo se consideran “cero” para todo trimestre en el cual su empresa no haya existido. Por lo tanto, durante el primer año del negocio, usted es depositante de plan mensual, a menos que sea aplicable la regla de depósito del próximo día por obligación de $100,000.

Si se requiere que un depósito se haga en un día que resulta ser no laborable, el depósito se considera hecho a tiempo si se hace para el final del próximo día laborable.  Un día laborable es cualquier día que no sea sábado, domingo, o un día feriado oficial.  Por ejemplo, si se requiere hacer un depósito un viernes y el viernes es un día feriado oficial, el depósito se considera hecho a tiempo si se hace para el próximo lunes (si el lunes es un día laborable). El término “día feriado oficial” significa todo día feriado oficial en el Distrito de Columbia.  (Véase la Publicación 15 (Circular E) Employers Tax Guide (Chapter 11), ((Circular E), Guía tributaria para el empleador (Capítulo 11)), disponible en inglés, o visite IRS.gov e inserte las palabras “legal holidays” (días feriados oficiales) en la casilla de búsqueda.  Un día feriado oficial en el estado, que no se encuentre entre los allí enumerados, no pospone la fecha de vencimiento de los depósitos del impuesto federal.

Todos los depósitos tienen que efectuarse mediante trasferencia electrónica de fondos.  Por lo general, tales trasferencias se efectúan utilizando el Sistema Electrónico de Pagos de Impuestos Federales (EFTPS).

Para que los depósitos efectuados con el sistema EFTPS se consideren a tiempo, usted tiene que iniciar el depósito para las 8 de la noche, hora del Este, el día antes del día límite para el depósito.  Si un tercero le hace el depósito de parte suya, puede que el tercero tenga otras horas límite.  Si usted no inicia la transacción de depósito a través de EFTPS para las 8 de la noche, hora del Este, el día anterior al límite para el depósito, usted todavía puede efectuar su depósito a tiempo, utilizando la transferencia electrónica a través de un banco para el pago del impuesto federal (FTA, por sus siglas en inglés) para efectuar un pago ese mismo día.  

Si usted alguna vez necesita utilizar el método de pagos en el mismo día, usted tendrá que hacer los arreglos con su institución financiera de antemano.  Comuníquese con su institución financiera en cuanto a la disponibilidad, las fechas de vencimiento y los costos.  Es posible que su institución financiera le cobre una cuota por los pagos hechos de esta manera. Para aprender más sobre la información que tendrá que proveerle a la institución financiera para efectuar los pagos del mismo día, visite la página del Sistema Electrónico de Pagos de Impuestos Federales (EFTPS) para descargar el Same-Day Payment Worksheet (Hoja de trabajo para pagos del mismo día), en inglés.

Existen también multas por depositar después del plazo o por enviar pagos por correo directamente al IRS cuando se requiere específicamente que se depositen electrónicamente, a menos que tenga un motivo razonable que justifique lo anterior.

Los empleadores que estén por debajo del límite $2,500 pueden presentar sus impuestos sobre la nómina con el Formulario 941 o el Formulario 944(SP), pueden voluntariamente efectuar depósitos utilizando el EFTPS o pueden utilizar otros métodos de pagos según se indican en las instrucciones de su declaración.

Para inscribirse en EFTPS, llame al 1-800-244-4829 para las empresas, al 1-800-316-6541 para las personas físicas, o para inscribirse en línea, visite la página del sistema EFTPS.

Consulte la Publicación 966(SP) para informarse más sobre el Sistema Electrónico de Pagos de Impuestos Federales; si desea obtener información sobre los requisitos de depósito, consulte la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), en inglés.

 

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Page Last Reviewed or Updated: 25-Jun-2014