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Tema 758, Formulario 941 y 944 - Declaración Federal TRIMESTRAL de Impuestos del Patrono o Empleador

Tax Topic 758

Por lo general, usted tiene que presentar el Formulario 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return (Declaración federal TRIMESTRAL de impuestos del empleador), o el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador (o el Formulario 944, en inglés) para declarar todo salario que haya pagado y las propinas que sus empleados le hayan informado a usted, así como los impuestos sobre la nómina (la retención del impuesto federal sobre los ingresos, la retención de los impuestos al Seguro Social y Medicare, y la parte que le corresponde a usted de los impuestos al Seguro Social y Medicare). 

Sólo los empleadores de pequeñas empresas que hayan sido notificados por el IRS pueden utilizar el Formulario 944(SP) y presentar dicho formulario. Para declarar salarios e impuestos de empleados agropecuarios, tiene que presentar el Formulario 943, Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees (Declaración federal anual de impuestos del empleador de empleados agrícolas), en inglés. 

Véase el Tema 760 que contiene los requisitos de declaración y depósito para los empleadores agrícolas.

En cada trimestre se requiere presentar un Formulario 941 por separado. El primer trimestre abarca de enero a marzo. El segundo, de abril a junio. El tercer trimestre, de julio a septiembre. El cuarto, de octubre a diciembre. El Formulario 941 debe presentarse, por lo general, el último día del mes que sigue al final del trimestre. Por ejemplo, los salarios que pague durante el primer trimestre, de enero a marzo, se declaran en el Formulario 941 que se requiere presentar para el 30 de abril.

Si la fecha de presentación de la declaración es un sábado, domingo, o día feriado oficial, puede presentar la declaración el siguiente día laborable. El término “día feriado oficial” significa cualquier día festivo oficial en el Distrito de Columbia. Para ver una lista de los días feriados oficiales, consulte la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide (Chapter 11) ((Circular E), Guía tributaria para empleadores (Capítulo 11)), en inglés, o visite IRS.gov e ingrese las palabras "legal holidays" (días feriados) en la casilla de búsqueda.

Algunos empleadores que tienen nóminas pequeñas, incluidos los empleadores de organismos del gobierno, pueden presentar el Formulario 944(SP) anual, en vez de presentar el Formulario 941 cada trimestre. Por lo general, se debe presentar el Formulario 944(SP) para el 31 de enero del siguiente año. El propósito del Formulario 944(SP) es disminuir la carga a los empleadores pequeños, permitiéndoles presentar una declaración al año y en la mayoría de los casos pagar los impuestos sobre la nómina junto con la declaración.  El Formulario 944(SP) está diseñado para empleadores con una obligación tributaria anual de impuestos sobre la nómina de $1,000 o menos.

Los empleadores que podrían reunir los requisitos para presentar el Formulario 944(SP), debido a que su obligación tributaria anual estimada del impuesto sobre la nómina es de $1,000 o menos, y que quieren presentar este formulario tienen que comunicarse con el IRS para solicitar presentar el Formulario 944(SP). No se les permite a los empleadores que presenten el Formulario 944(SP) salvo que el IRS les notifique que puedan hacerlo.

Esos empleadores a quienes se les requiere presentar el Formulario 944(SP) que prefieran presentar los Formularios 941 deben avisarle al IRS para solicitar presentar los Formularios 941 trimestrales. Para obtener más información, consulte el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Tributario 2009-51), en inglés, y las instrucciones para el Formulario 944(SP).

Los empleadores notificados que tienen que presentar el Formulario 944(SP), cuyos negocios crezcan durante el año y cuya obligación tributaria del impuesto sobre la nómina exceda de $1,000, igual tendrán que presentar el Formulario 944(SP) para el año. Los empleadores que excedan de dicho límite no pueden presentar el Formulario 941 hasta que el IRS les notifique que los requisitos para presentar la declaración se han cambiado al Formulario 941.

Por lo general, a los empleadores se les requiere depositar los impuestos sobre la nómina en lugar de pagar los impuestos cuando se presenta el Formulario 941 o el Formulario 944(SP). Consulte la Publicación 15 o el Tema 757 para obtener información acerca de las reglas sobre cómo hacer los depósitos. Si ha depositado todos sus impuestos a tiempo, tendrá 10 días más después de la fecha límite para presentar su declaración.

En algunos casos, las cantidades informadas como impuestos al Seguro Social y a Medicare tienen que ajustarse para llegar a la cantidad correcta de la responsabilidad de impuestos que le corresponde a usted.  Por ejemplo, el total de impuestos al Seguro Social y Medicare que aparece en el Formulario 941 o el Formulario 944(SP) puede variar en una pequeña cantidad del total que aparece en sus registros de nómina, debido a fracciones de centavos que haya ganado o perdido al redondear las cifras cada vez que hizo los cálculos de la nómina para cada empleado individualmente. 

Puede sumar o restar esta diferencia en la línea de ajustes a las fracciones de centavos. También, puede utilizar una línea de ajustes para declarar los impuestos al Seguro Social y Medicare que no pudo recaudar de las propinas de sus empleados, o por compensaciones salariales por enfermedad, pero por las cuales un tercero haya retenido los impuestos al Seguro Social y Medicare, como por ejemplo, una compañía de seguros. 

Si desea corregir un error en un Formulario 941 o Formulario 944(SP) que ha sido presentado anteriormente, utilizará el Formulario 941-X, Adjusted Employer's QUARTERLY Federal Tax Return or Claim for Refund (Ajuste a la declaración federal TRIMESTRAL de impuestos federales del empleador o reclamación de reembolso), en inglés, o el Formulario 944-X(SP), Ajuste a la Declaración Federal ANUAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, respectivamente.

Las retenciones del impuesto federal sobre el ingreso y de los impuestos al Seguro Social y Medicare se suman en los Formularios 941 y 944(SP).

El impuesto neto resultante es la cantidad de impuestos sobre la nómina que adeuda para el trimestre (Formulario 941) o para el año (Formulario 944(SP)). Si esta cantidad es $2,500 o más, indique en la Parte 2 del Formulario 941 la cantidad de su obligación tributaria para cada mes, o indique en la Parte 2 del Formulario 944(SP), si es depositante de itinerario mensual. Si presenta el Formulario 941 y es depositante bisemanal, declare su obligación tributaria en el Anexo B (Formulario 941), Report of Tax Liability for Semiweekly Schedule Depositors (Declaración de la obligación tributaria de depositantes de itinerario bisemanal), en inglés. 

Si presenta el Formulario 944(SP) y es depositante bisemanal, declare su obligación tributaria en el Formulario 945-A, Annual Record of Federal Tax Liability (Registro anual de la obligación tributaria federal), en inglés. El propósito de la Parte 2 del Formulario 941, Parte 2 del Formulario 944(SP), Anexo B del Formulario 941 y Formulario 945-A es el de mostrarle al IRS cuándo le pagó a sus empleados y la responsabilidad tributaria para esa paga. El IRS utiliza esta información para determinar si depositó sus impuestos sobre la nómina a tiempo.

En la Parte 2 del Formulario 941 o en la Parte 2 del Formulario 944(SP), los depositantes mensuales tienen que indicar la cantidad combinada de impuestos al Seguro Social, Medicare y los impuestos federales sobre el ingreso retenidos que adeudan cada mes. Los depositantes bisemanales tienen que indicar en el Anexo B del Formulario 941 o en el Formulario 945-A, la cantidad combinada de impuestos al Seguro Social, Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido que adeudan cada día. 

Usted contrae la obligación tributaria sobre la nómina cuando les paga el salario a sus empleados, no cuando termina el período de nómina. Por ejemplo, si su período de nómina termina el 24 de septiembre, pero no le paga a sus empleados hasta el 1 de octubre, los salarios de éstos serían declarados en el cuarto trimestre, cuando usted realmente le pagó a los empleados sus salarios y asumió la obligación del impuesto, no en el tercer trimestre, cuando terminó el período de nómina.

Es muy importante que complete la Parte 2 del Formulario 941, la Parte 2 del Formulario 944(SP), el Anexo B del Formulario 941 o el Formulario 945-A correctamente, o podría parecer que no depositó sus impuestos a tiempo. Existe una multa por depósito tardío entre el 2% y el 15%, dependiendo del período de tiempo que tardó en hacer el depósito.

Por lo general, salvo que usted reúna los requisitos para pagar los impuestos con su declaración, usted deberá haber depositado sus impuestos y no deberá tener saldo por pagar en los Formularios 941 y 944(SP). Si paga los impuestos con su declaración de impuestos y éstos debieron haber sido depositados, se le podría aplicar una multa.  Véanse el Tema Tributario 757 y la Publicación 15 que contienen las reglas sobre los depósitos y el pago de los impuestos con su declaración. Asegúrese de firmar y fechar el Formulario 941 o el Formulario 944(SP) antes de enviarlos por correo.

Consulte la Publicación 15, (Circular E),Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), en inglés, para obtener más información sobre los requisitos para la presentación del Formulario 941 y el Formulario 944(SP).

 

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Page Last Reviewed or Updated: 25-Jun-2014