Tema 760, Requisitos de presentación y depósito para los empleadores agrícolas

Los empleadores que les pagan salarios a los trabajadores agrícolas que están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso, el Seguro Social o Medicare tienen que presentar el Formulario 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Declaración anual del empleador sobre impuestos federales para empleados agrícolas), en inglés, para declarar esos salarios.

Además, tiene la obligación de retener impuestos sobre los salarios si:

Usted le paga a un empleado $150 o más durante el año por trabajo agrícola, o

• El total de los salarios (en efectivo y no efectivo) que usted le paga a todos los trabajadores agrícolas en el año es de $2,500.

Existen ciertas excepciones para los trabajadores de cultivo manual a quienes se les pagan menos de $150 durante el año, las cuales se detallan en la Publicación 51, (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía de impuestos para empleadores agrícolas), en inglés.

Generalmente, tiene que presentar su Formulario 943 a más tardar el 31 de enero del año después que usted haya pagado los salarios, salvo que haya hecho depósitos oportunos durante el año que cubran completamente su obligación. En ese caso, tiene que presentar el formulario a más tardar el 10 de febrero. También tiene que presentar los Formularios W-2, Wage and Tax Statement (Declaración de salarios e impuestos), en inglés, a más tardar el 28 de febrero (el 31 de marzo si presenta la declaración electrónicamente).  Tiene que proveerle una copia del Formulario W-2 al empleado a más tardar el 31 de enero.

Si el total de sus impuestos sobre nómina excede de $2,500 en el año, tendrá que hacer depósitos electrónicos durante el año mensualmente o cada dos semanas.  Al depositar los impuestos, normalmente mediante el sistema de pago electrónico del impuesto federal (EFTPS, por sus siglas en inglés), tiene que hacer el depósito a más tardar a las 8:00 p.m., hora del este, del día antes de la fecha límite para que se considere que lo ha hecho a tiempo.

Además, si usted acumula $100,000 de pasivo en algún período de depósito, tiene que depositar los impuestos mediante el EFTPS a más tardar a las 8:00p.m, hora del este, del día siguiente.

Usted usará su “período retroactivo” para determinar si tiene que pagar los impuestos mensualmente o cada dos semanas. Para el Formulario 943, el período retroactivo es el segundo año calendario antes del año calendario actual. Por ejemplo, el período retroactivo para 2012 es 2010. En caso que, durante el período retroactivo, usted declarara $50,000 o menos de impuestos en el Formulario 943, usted está en un programa mensual de depósito. Si tuvo más de $50,000 de pasivo en el Formulario 943, usted está en un programa de depósito de cada dos semanas.

Consulte la sección 7 de la Publicación 51, (Circular A), que contiene información y las reglas para determinar si sus depósitos son pagaderos mensualmente o cada dos semanas.

Información para empleadores de trabajadores con visas H-2A

Los trabajadores agrícolas extranjeros que son admitidos temporalmente a los Estados Unidos con visas H-2A están exentos de los impuestos del Seguro Social y del Medicare de EE.UU. en los pagos por servicios realizados bajo la visa H-2A. Su compensación no se considera “salario” para fines de la retención del impuesto federal sobre el ingreso, y no está sujeta a la retención obligatoria del impuesto sobre el ingreso, salvo que le corresponda la retención de reserva.

Usted puede retenerle voluntariamente de su salario al trabajador con visa H-2A el impuesto federal sobre el ingreso de EE.UU. si tanto usted como el trabajador así lo acuerdan.

Usted tiene que declarar los salarios pagados a un trabajador con visa H-2A en un Formulario W-2, si:

• El trabajador presenta un número de Seguro Social de EE.UU. o un Número de identificación de contribuyente individual (ITIN) emitido por el Servicio de Impuestos Internos
• Al trabajador se le pagaron $600 o más durante el año calendario

Usted no declara salarios para fines de Medicare o de Seguro Social ni impuestos retenidos para fines de Medicare o de Seguro Social en las casillas aplicables del Formulario W-2 del trabajador con visa H-2A.

Los salarios pueden estar sujetos a retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos a una tasa del 28 por ciento si el trabajador con visa H-2A no le presentó a usted un número de Seguro Social de EE.UU. o un ITIN emitido por el IRS, y el total anual de salarios que le pagó al trabajador con visa H-2A es al menos de $600. En caso que corresponda la retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos, entonces tiene que declarar los salarios sujetos a retención de reserva, así como el impuesto federal sobre el ingreso de EE.UU. retenido de dichos salarios, en el Formulario 1099-MISC, Miscellaneous Income (Ingresos misceláneos), en inglés, y el Formulario 945, Annual Return of Withheld Federal Tax (Declaración anual de impuesto federal retenido), en inglés.  En caso que un empleador no retenga debidamente de dichos pagos el impuesto a la tasa de 28 por ciento, es posible que el empleador sea responsable por la cantidad de impuestos que debió haberse retenido.

Recursos adicionales

●  Página sobre trabajadores agrícolas extranjeros, en inglés

● Instrucciones para el Formulario 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employers (Declaración anual de empleadores sobre  impuestos federales para empleados agrícolas), en inglés

● Aviso 931, Deposit Requirements for Employment Taxes (Requisitos de depósito para los impuestos laborales), en inglés

● Publicación 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities (Retención de impuestos a extranjeros no residentes y entidades extranjeras), en inglés

● Publicación 519, U.S. Tax Guide for Aliens (Guía sobre los impuestos federales estadounidenses para extranjeros), en inglés