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Tema 761, Propinas – retención y declaración

Tax Topic 761

Los empleados que reciben propinas en efectivo de $20 o más en un mes calendario mientras trabajan para usted están obligados a informarle la cantidad total de propinas que reciben. Deben proveerle informes escritos para el décimo día del mes siguiente. Los empleados que reciben propinas de menos de $20 en un mes calendario no están obligados a informarle las propinas que han recibido pero tienen que informar estas cantidades en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos y pagar impuestos, si corresponde.

Las propinas en efectivo incluyen las recibidas directamente de clientes, de otros bajo acuerdos de compartir las propinas, y las que se cargan (p.ej., los cargos en tarjetas de crédito y de débito) que usted le distribuye al empleado.  Tanto los empleados que reciban propinas directamente como los que las reciban indirectamente tienen que informarle las propinas recibidas a su empleador.

Los cargos por servicio que se agregan a una factura o establecidos por el empleador que el cliente tenga que pagar no se consideran propinas sino salarios sin propinas al pagarse al empleado que los recibe.  Esos salarios sin propinas están sujetos a retención del impuesto de Seguro Social, impuesto de Medicare e impuestos federales sobre los ingresos.  

Además, el empleador no puede utilizar estos salarios sin propinas cuando calcula el crédito disponible bajo la sección 45B del Código de Impuestos Internos, debido a que estas cantidades no son “propinas”. Ejemplos comunes de cargos de servicio (a los que a veces se hace referencia como “auto-propinas”) en las industrias de servicios:

  • Cargo por una celebración grande (restaurante),
  • Cargo por servicio de descorche (restaurante y club nocturno),
  • Cargo por servicio a habitaciones (hotel y complejo turístico),
  • Cargo previamente acordado por ayuda con equipaje (hotel y complejo turístico), y
  • Cargo obligatorio por entrega (pizza u otras entregas de ventas al por menor).

Los empleados pueden utilizar el Formulario 4070-A, Employee's Daily Record of Tips (Registro diario de propinas del empleado), en inglés, para mantener un registro diario de sus propinas, y el Formulario 4070, Employee's Report of Tips to Employer (Informe del empleado al empleador sobre las propinas), en inglés, para informar las propinas que reciben. Ambos formularios se encuentran en la Publicación 1244 (PDF), Employee's Daily Record of Tips and Report to Employer (Registro diario de propinas del empleado e informe al empleador), en inglés.  

También puede proveerles otros medios a sus empleados para que le informen a usted sobre las propinas recibidas por ellos como, por ejemplo, un sistema de emisión de informes electrónicos de propinas por parte de los empleados.

Cuando reciba el informe de propinas por parte de su empleado, utilícelo para calcular la cantidad de impuestos de seguro social, de Medicare y el impuesto sobre los ingresos que deberá retener por el período de nómina tanto del salario como de las propinas declaradas. Usted es responsable de pagar la porción de los impuestos del seguro social y de Medicare que le corresponde al empleador. 

Usted tiene que recaudar la porción de los impuestos del seguro social, de Medicare e impuestos federales sobre los ingresos que le corresponde al empleado.

 

A partir del 1 de enero de 2013, aplica un impuesto adicional de Medicare a los salarios de un individuo sujetos a Medicare que excedan de un monto límite basado en el estado civil del contribuyente para las declaraciones de impuestos. Los empleadores son responsables de retener el impuesto adicional de Medicare del 0.9% de los salarios que se le paguen a un individuo y que excedan de $200,000 en un año calendario, sin tener en cuenta su estado civil para las declaraciones de impuestos. Se requiere que el empleador comience a retener el impuesto adicional de Medicare en el período de cobro en que le pague a un empleado salarios que excedan de $200,000 y que continúe reteniéndolo en cada período de cobro hasta el final del año calendario. No existe un monto equivalente por parte del empleador al impuesto adicional de Medicare. Para más información sobre el impuesto adicional de Medicare, véanse nuestras preguntas y respuestas.

Tiene que recaudar estos impuestos del salario que le paga al empleado o de otros fondos que este le entregue a usted. Si no recauda suficiente dinero del salario del empleado y otros fondos que su empleado le entregue, haga la retención de impuestos en el orden siguiente:

1.   Impuestos del seguro social y Medicare sobre el salario del empleado,

2.   Impuestos federales sobre los ingresos sobre el salario del empleado,

3.   Impuestos estatales y locales sobre el salario del empleado,

4.   Impuestos del seguro social y Medicare sobre las propinas declaradas por el empleado, y

5.   Impuestos federales sobre los ingresos sobre las propinas declaradas por el empleado.

Para fines de estas reglas de orden, las reglas para retener la porción del impuesto de Medicare sobre las propinas correspondiente al empleado también aplican a la retención del impuesto adicional de Medicare sobre las propinas.

Retenga todo impuesto federal restante no pagado sobre los ingresos del próximo cheque de cobro del empleado, hasta el cierre del año calendario. Sin embargo, si no puede retener todos los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre las propinas del empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que este le informara de las propinas, no tiene que recaudar los impuestos.  

Muestre la cantidad no retenida como un ajuste en su declaración de impuestos sobre la nómina (por ejemplo, el Formulario 941, Employer's QUARTERLY Federal Tax Return (Declaración federal TRIMESTRAL de impuestos del empleador), en inglés). Además, cerciórese de declarar los impuestos no recaudados del seguro social y de Medicare en la casilla correspondiente del Formulario W-2 del empleado, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos), en inglés.

Puede que desee informar a los empleados que reciben propinas que, si todos los impuestos sobre los ingresos de sus salarios y propinas no se recaudan para el final del año, los empleados pueden estar sujetos a una multa por pago incompleto o insuficiente de sus impuestos estimados.

Al preparar el Formulario W-2 de un empleado, incluya salarios, propinas y otra remuneración en la casilla titulada “Wages, Tips, Other Compensation” (Salarios, propinas y otra remuneración). Incluya todo salario y propinas sujetos al impuesto de Medicare y de Seguro Social en las respectivas casillas. Al calcular la obligación tributaria federal por desempleo que tiene el empleador, agregue todas las propinas declaradas al salario del empleado.

Si administra un establecimiento grande de alimentos o bebidas, usted tiene que presentar cada año calendario el Formulario 8027, Employer's Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaración informativa anual del empleador sobre ingresos de propinas y propinas repartidas), en inglés, y es posible que se le requiera repartirles las propinas a sus empleados.  Usted administra un establecimiento grande de alimentos o bebidas si las propinas son habituales y se proveen alimentos o bebidas para el consumo en el local, y usted normalmente emplea a más de diez personas que trabajan más de 80 horas en un día típico de trabajo.  

Si opera más de un establecimiento grande de alimentos o bebidas, tiene que presentar un Formulario 8027 por separado para cada uno. La presentación del Formulario 8027 se vence el último día de febrero del año siguiente (o el 31 de marzo si presenta su declaración electrónicamente). Si reúne los requisitos para presentar el Formulario 8027, pero no presenta dicho formulario, la ley estipula que se carguen multas cada vez que no se presenta a tiempo una declaración informativa correcta; incluyendo dejar de presentar la declaración electrónicamente, si se requiere.

Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en su establecimiento grande de alimentos o bebidas es menos del 8% de sus ingresos brutos (o una tasa más baja aprobada por el IRS), tiene que repartir la diferencia entre los empleados que recibieron dichas propinas. La repartición puede basarse en la porción de cada empleado de los ingresos brutos o en su participación del total de horas trabajadas, o en un acuerdo por escrito entre usted y sus empleados. 

Se requiere que declare la cantidad repartida en la casilla titulada "Allocated Tips" (Propinas repartidas) del Formulario W-2 de cada empleado a quien se le hayan repartido propinas.  Pueden imponerse multas tanto por dejar de presentar como por dejar de proveer un Formulario W-2 correcto por cada formulario en el que usted deje de incluir esta información requerida.  No retenga impuestos sobre los ingresos, impuestos del Seguro Social o de Medicare de las propinas repartidas ya que estas cantidades no le han sido informadas a usted por sus empleados.

Si se requiere o no que usted reparta las propinas, sus empleados tienen que continuar informándole de todas las propinas que reciban y usted tiene que utilizar esas cantidades que le declaren para hacer el cálculo de los impuestos sobre la nómina.

Los empleadores pueden participar en el Tip Rate Determination and Education Program (Programa educativo para determinar las tasas de propinas), en inglés. El programa consiste principalmente en acuerdos voluntarios desarrollados para alentar a los contribuyentes a declarar correcta y oportunamente los ingresos provenientes de propinas, ayudando a los contribuyentes a entender y cumplir con estas responsabilidades. Estos acuerdos de cumplimiento voluntario ofrecen muchos beneficios al empleado y al empleador. 

Dos de esos acuerdos son el Tip Rate Determination Agreement (Acuerdo para determinar las tasas de propinas o TRDA, por sus siglas en inglés) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de declaración de propinas o TRAC, por sus siglas en inglés), ambos en inglés. El acuerdo de propinas, Gaming Industry Tip Compliance Agreement (Acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de juegos de azar, o GITCA, por sus siglas en inglés), está disponible para la industria de juegos de azar (casino).

Para obtener más información acerca de los acuerdos GITCA, TRDA o TRAC, acceda al sitio web del IRS en www.irs.gov y busque Market Segment Understanding agreements (Acuerdos sobre el entendimiento de los segmentos de mercado, o MSU, por sus siglas en inglés). Busque las palabras clave “MSU tips” (propinas MSU).

Para obtener más información sobre las responsabilidades del empleador, consulte la Publicación 15 (Circular E), Employer's Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador), en inglés. Para más información sobre las responsabilidades del empleado, consulte la Publicación 531, Reporting Tip Income (Cómo declarar el ingreso de propinas), en inglés.  Véase también la Resolución Administrativa Tributaria 2012-18, 2012-26 Boletín de Impuestos Internos 1032, en http://www.irs.gov/irb/2012-26_IRB/ar07.html.  Esta Resolución Administrativa Tributaria provee las guías para  empleadores y los empleados en un formato de preguntas y respuestas sobre los impuestos del Seguro Social y el Medicare sobre las propinas, incluyendo información sobre la diferencia entre las propinas y los cargos de servicio, los informes de la porción correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y el Medicare bajo la sección 3121(q), y el crédito bajo la sección 45B.

Page Last Reviewed or Updated: 01-Jan-2014