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Tema 802, Solicitudes, formularios e información

Tax Topic 802

Antes de presentar electrónicamente los Formularios 1042-S, 1097-BTC, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498, 8027, 8955-SSA, y W-2G, los declarantes tienen que obtener un permiso del Servicio de Impuestos Internos, División de Declaraciones Informativas (IRS/IRB por sus siglas en inglés), y se les tiene que asignar un Transmitter Control Code (Código de control de transmisor o TCC, por sus siglas en inglés). Una vez recibido el permiso para la presentación electrónica, no necesitan volver a solicitarlo cada año. Un declarante necesita solicitar un nuevo TCC si le corresponde cualquiera de las siguientes excepciones: (1) el TCC no ha sido utilizado por 2 años consecutivos o (2) los archivos fueron transmitidos previamente por una agencia de servicios usando el TCC de esa agencia y ahora el declarante tiene un equipo de informática que es compatible con el IRS-IRB y desea preparar sus propios archivos.

El Formulario 4419, Application for Filing Information Returns Electronically (Solicitud para presentar declaraciones informativas electrónicamente), en inglés, tiene que ser enviado por correo a: Internal Revenue Service, Information Returns Branch, 230 Murall Drive, Kearneysville, West Virginia, 25430, o por facsímile al 1-877-477-0572, por lo menos 30 días antes de la fecha límite para presentar las declaraciones. No lo envíe de las dos maneras (por correo y por facsímile).

Una vez aprobado, se le asignará un TCC de 5 caracteres alfa/numéricos que se incluirá en la carta de aprobación.  El TCC se utiliza para identificar a los pagadores/transmisores y mantener el rastro de los archivos electrónicamente. En los Formularios 1097-BTC, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498, 8935 y W-2G a nombre de múltiples pagadores solo se requiere un TCC para cada uno de los transmisores. Sin embargo, si presenta los Formularios 1042-S, 8027 o 8955-SSA, se requiere un TCC distinto para cada uno de estos tipos de declaraciones. Los declarantes y transmisores no pueden presentar declaraciones informativas electrónicamente hasta que la solicitud haya sido aprobada y el TCC asignado. Si alguna información cambia en el Formulario 4419, los declarantes tienen que notificar al IRS/IRB por escrito para así actualizar la base de datos. Asegúrese de incluir el TCC en toda correspondencia.

Algunas agencias de servicios transmitirán los archivos utilizando el TCC suyo, mientras que otras requieren  que los declarantes obtengan su propio TCC. Los pagadores deberán comunicarse con sus agencias de servicios para obtener más información.

Las personas que presentan el Formulario W-2 electrónicamente tienen que comunicarse con la Administración del Seguro Social para pedir información, publicaciones y formularios relacionados con la presentación del Formulario W-2.  Comuníquese con la Administración del Seguro Social al 1-800-772-6270.

Las personas que presentan declaraciones informativas pueden estar sujetas  a multas por no presentar la declaración a tiempo, no incluir la información correcta o por no presentar la declaración electrónicamente cuando es necesario. Para obtener información adicional acerca de las multas, consulte General Instructions for Certain Information Returns (Instrucciones generales para las declaraciones informativas), en inglés. Toda pregunta que usted tenga sobre avisos por multas deberá ser dirigida a la dirección o número de teléfono impreso en dicho aviso. 

Puede pedir formularios y publicaciones del IRS llamando gratuitamente al 1-800-829-3676 o descargarlos del sitio web del IRS en www.irs.gov.

Si tiene alguna pregunta sobre la presentación de declaraciones electrónicas, comuníquese con IRS/IRB, Sección de Servicio al Cliente llamando al número telefónico libre de cargos al 1-866-455-7438, entre las 8:30 a.m. hasta las 4:30 p.m., hora del Este o utilizando el equipo de telecomunicaciones para personas con dificultades auditivas, TDD, al 304-579-4827 (no es un número gratuito).

 

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Page Last Reviewed or Updated: 27-Jun-2014