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Tema 903, Contribución federal sobre la nómina para patronos en Puerto Rico

Tax Topic 903

Los patronos en Puerto Rico están sujetos a contribuciones establecidas por la Ley de Contribución Federal al Seguro Social (FICA, por sus siglas en inglés) (contribuciones al Seguro Social y Medicare) y a la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Un patrono es una persona u organización a la que un trabajador le presta servicios en calidad de empleado. Como patrono, a usted se le requiere retener, declarar y pagar las contribuciones sobre la nómina sobre los salarios pagados a sus empleados.

Para radicar las distintas planillas relacionadas con las contribuciones sobre la nómina, usted necesita un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés). Si usted no tiene un EIN, puede solicitarlo en línea en el enlace del sitio web del IRS (IRS.gov), “Apply for an Employer Identification Number (EIN) Online” (Solicitar un número de identificación patronal en línea), en inglés. También, puede solicitar un EIN llamando al 800-829-4933, o puede enviar el Formulario SS-4PR por correo o fax. (Use un solo método para cada entidad de manera que no reciba más de un EIN para una entidad).

Las contribuciones FICA se usan para financiar los sistemas de Seguro Social y Medicare. Las contribuciones FICA consisten en dos componentes: la contribución al seguro social y la contribución a Medicare. Usted tiene que retener la porción correspondiente al empleado de las contribuciones FICA del salario de sus empleados y pagar la parte del impuesto FICA que le corresponde a usted como patrono. La tasa vigente de la contribución al seguro social correspondiente al patrono es de 6.2% y la correspondiente al empleado es de 6.2%, lo que hace un total de 12.4%. La tasa vigente de Medicare es del 1.45% para el patrono y del 1.45% para el empleado, lo que hace un total de 2.9%.

A partir del 1 de enero de 2013, se aplica un impuesto adicional de Medicare a los salarios de un individuo sujetos a Medicare que excedan de un monto límite basado en el estado civil del contribuyente para las declaraciones de impuestos. Los empleadores son responsables de retener el impuesto adicional de Medicare del 0.9% de los salarios que se le paguen a un individuo y que excedan de $200,000 en un año calendario, sin tener en cuenta su estado civil para las declaraciones de impuestos. Se requiere que el empleador comience a retener el impuesto adicional de Medicare en el período de cobro en que le pague a un empleado salarios que excedan de $200,000 y que continúe reteniéndolo en cada período de cobro hasta el final del año calendario. No existe un monto equivalente por parte del empleador al impuesto adicional de Medicare. Para más información sobre el impuesto adicional de Medicare, véanse nuestras preguntas y respuestas.

Los formularios usados por los patronos en Puerto Rico para declarar las contribuciones al seguro social y al Medicare son: el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR, Formulario 944 o Formulario 944(SP), y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), para los patronos de empleados domésticos. Además, los formularios usados por los patronos en Puerto Rico para realizar correcciones en las contribuciones sobre la nómina son: el Formulario 941-X (PR), Formulario 943-X (PR), Formulario 944-X, Formulario 944-X (SP), Formulario 944-X (PR) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) enmendado.

Los patronos que radicaban el Formulario 944-PR antes del año tributario 2012 continuarán radicando anualmente el Formulario 944 (o el Formulario 944-(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, que es el equivalente en español del Formulario 944). Los patronos pueden solicitar radicar el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, en lugar del Formulario 944.

Si usted no es patrono agrícola y todos sus empleados son residentes bona fide de Puerto Rico, radique el Formulario 941-PR para declarar todos los salarios pagados, las propinas que sus empleados le hayan comunicado a usted, y toda otra compensación, así como las contribuciones al seguro social y a Medicare. El Formulario 941-PR se radica trimestralmente y su fecha de vencimiento es el último día del mes siguiente al final del trimestre. Por ejemplo, para los salarios que usted haya pagado de enero hasta marzo (el primer trimestre del año), el Formulario 941-PR vence el 30 de abril.

Si la fecha de vencimiento para radicar la planilla es sábado, domingo o día de feriado oficial, usted puede radicar la planilla el próximo día laborable. El término “día feriado oficial” significa todo día feriado oficial en el Distrito de Columbia. Si desea ver una lista completa de los días feriados oficiales, vea la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide (Guía Contributiva Federal del Empleador), en inglés, o visite IRS.gov e ingrese las palabras “legal holidays” (días feriados oficiales), en inglés, en la caja de búsqueda.

Si usted no es patrono agrícola, es posible que sea elegible para radicar anualmente el Formulario 944 (o el Formulario 944(SP), que es el equivalente en español del Formulario 944). El Formulario 944 se radica anualmente y debe radicarse antes del 31 de enero siguiente al final del año calendario. Los empleadores que tengan una obligación tributaria estimada sobre la nómina de $1,000 o menos para todo el año natural tienen derecho a radicar anualmente el Formulario 944.

Los patronos no pueden presentar el Formulario 944, excepto si han recibido previa notificación del IRS indicando que reúnen los requisitos para presentar este formulario. Los patronos que podrían reunir los requisitos para radicar el Formulario 944 debido a que su estimación anual de la obligación de las contribuciones sobre la nómina es de $1,000 o menos, tienen que comunicarse con el IRS para que opten por radicar anualmente (Formulario 944).  Los patronos quienes tienen el requisito de radicar el Formulario 944 pero que desean radicar el Formulario 941-PR, tienen que notificarle al IRS que optan por la radicación trimestral de los Formularios 941-PR en vez de la radicación del Formulario 944. Si desea obtener más información, consulte el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Administrativo Tributario 2009-51), en inglés, y las Instrucciones para el Formulario 944, en español.

Los patronos notificados que tienen que radicar el Formulario 944 cuyos negocios crezcan durante el año y excedan del límite de elegibilidad de $1,000, igual deberán presentar el Formulario 944 para el año. Los patronos que excedan de dicho límite recibirán un aviso del IRS indicando que su requisito de radicación ha cambiado al Formulario 941-PR para un año en particular.

A la mayoría de los patronos se les requiere depositar las contribuciones FICA antes de radicar el Formulario 941-PR. Si usted está radicando el Formulario 944, posiblemente pueda pagar sus contribuciones FICA con su planilla. Para más información acerca del Formulario 941-PR, consulte el Tema 758 en inglés, o vea las instrucciones para el Formulario 941-PR, en español. Para más información acerca del Formulario 944, consulte el Tema 758 o las Instrucciones para el Formulario 944, en inglés. Para obtener información acerca de las reglas para hacer depósitos, consulte el Tema 757, en inglés. Si usted depositó todas sus contribuciones oportunamente, tiene 10 días adicionales para radicar.

Empleados domésticos

Si paga salarios en efectivo a sus empleados domésticos, podría estar obligado a retener y pagar las contribuciones FICA sobre todo el salario que le pague al empleado. Para verificar si se le requiere retener y pagar estas contribuciones, consulte la Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía Contributiva para Patrones con Empleados Domésticos), en inglés. Radique el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) para declarar y pagar las contribuciones al seguro social y a Medicare que les corresponden al patrono y al empleado por todos los empleados domésticos.

Los empleados domésticos incluyen amas de llave, criadas, niñeras, jardineros y otros que trabajan como empleados en su residencia o en sus alrededores. Normalmente, no se consideran empleados domésticos a reparadores, plomeros, contratistas y otros individuos que trabajan por cuenta propia y que tienen sus propios equipos y controlan la manera en que se realiza el trabajo.

Empleados agrícolas

Si usted es patrono agrícola en Puerto Rico, tiene que radicar el Formulario 943-PR para declarar las partes correspondientes al patrono y al empleado agrícola de las contribuciones FICA. Para confirmar si se le requiere retener y pagar la contribución FICA correspondiente a sus empleados agrícolas, consulte la Publicación 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía Contributiva para Patronos Agrícolas), en inglés. El Formulario 943-PR se radica anualmente y debe radicarse antes del 31 de enero siguiente al final del año calendario. La mayoría de los patronos están obligados a depositar ambas partes de las contribuciones FICA –la parte correspondiente al patrono y la parte correspondiente al empleado– antes de radicar el Formulario 943-PR.

La Publicación 15, en inglés, y la Publicación 179, en español, explican los requisitos para los depósitos.

Contribución federal para el desempleo (FUTA):

Si usted es patrono en Puerto Rico, quizá tenga que radicar una planilla relacionada con la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Para confirmar si se requiere que pague la contribución FUTA, consulte la Publicación 51, si es patrono agrícola o la Publicación 926, si es patrono con empleados domésticos, ambas en inglés. Todos los demás patronos deben consultar la Publicación 179 (Circular PR), en español, o la Publicación 15 (Circular E), en inglés.  A excepción de aquellos que usan el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) para los empleados domésticos, se requiere que los patronos en Puerto Rico que están sujetos a la contribución FUTA radiquen el Formulario 940-PR para declarar y pagar dicha contribución. El Formulario 940-PR se radica anualmente y debe radicarse antes del 31 de enero siguiente al final del año calendario. La mayoría de los patronos tiene la obligación de depositar la contribución FUTA. La contribución FUTA no se le retiene de los salarios de los empleados. La tasa de impuestos FUTA es del 6.0%.

Page Last Reviewed or Updated: 25-Mar-2014