Tema 903, Contribución federal sobre la nómina para patronos en Puerto Rico

Los patronos en Puerto Rico están sujetos a contribuciones establecidas por la Ley de Contribución Federal al Seguro Social (FICA, por sus siglas en inglés) (contribuciones al Seguro Social y Medicare) y a la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Un patrono es una persona u organización a la que un trabajador le presta servicios en calidad de empleado. Como patrono, a usted se le requiere retener, declarar y pagar las contribuciones sobre la nómina sobre los salarios pagados a sus empleados.

Para radicar las distintas planillas relacionadas con las contribuciones sobre la nómina, usted necesita un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés). Si usted no tiene un EIN, lo puede solicitar en línea en el sitio web del IRS en www.irs.gov, y pulse sobre el enlace “Apply for an Employer Identitication Number (EIN) Online” (Solicitar un número de identificación patronal en línea), en inglés. También, puede solicitar un EIN llamando al 1-800-829-4933 o completando y enviando el Formulario SS-4 PR por correo o fax.

Las contribuciones FICA se usan para financiar los sistemas de Seguro Social y Medicare. Las contribuciones FICA consisten en dos componentes: la contribución al Seguro Social y a Medicare. Usted tiene que retener la porción correspondiente al empleado de las contribuciones FICA del salario de sus empleados y pagar la parte del impuesto FICA que le corresponde a usted como patrono. La tasa vigente de la contribución al Seguro Social correspondiente al patrono es de 6.2% y la correspondiente al empleado es de 6.2%, lo que hace un total de 12.4%. La tasa vigente de Medicare es del 1.45% para el patrono y del 1.45% para el empleado, lo que hace un total de 2.9%.

Los formularios usados por los patronos en Puerto Rico para declarar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare son: el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR, Formulario 944-PR, y el Formulario 1040-PR (Anexo H-PR), para los patronos de empleados domésticos. Además, los formularios usados por los patronos en Puerto Rico para realizar correcciones en las contribuciones sobre la nómina son: Formulario 941-X(PR), Formulario 943-X (PR), Formulario 944-X(PR) y la corrección al Anexo H-PR (Formulario 1040-PR).

Si no es patrono agrícola y todos sus empleados son residentes bona fide de Puerto Rico, radique el Formulario 941-PR para declarar todos los salarios pagados, las propinas que sus empleados le informaron y otra remuneración, además de las contribuciones al Seguro Social y a Medicare. El Formulario 941-PR se radica trimestralmente y vence el último día del mes siguiente al mes en que termina el trimestre. Por ejemplo, para los salarios que usted pagó de enero a marzo (el primer trimestre del año), el Formulario 941-PR correspondiente se vence el 30 de abril.

Si la fecha de vencimiento para radicar la planilla es sábado, domingo o día de feriado oficial, usted puede radicar la planilla el próximo día laborable. El término “día feriado oficial” significa cualquier día feriado oficial en el Distrito de Columbia. Si desea ver una lista completa de los días feriados oficiales, vea la Publicación 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, o visite IRS.gov e ingrese las palabras “legal holidays” (días feriados oficiales), en inglés, en la caja de búsqueda.

Si no es patrono agrícola y todos sus empleados son residentes bona fide de Puerto Rico, puede que reúna los requisitos para radicar anualmente el Formulario 944-PR. Generalmente, este formulario vence el último día de enero siguiente al fin del año contributivo. Los patronos que tienen una contribución sobre la nómina estimada de $1,000 o menos para todo el año natural tienen derecho a radicar anualmente el Formulario 944-PR.

Los patronos no pueden presentar el Formulario 944-PR, excepto si han recibido previa notificación del IRS indicando que reúnen los requisitos para presentar este formulario. Los patronos que podrían reunir los requisitos para radicar el Formulario 944-PR debido a que su estimado anual de la obligación de las contribuciones sobre la nómina es de $1,000 o menos, tienen que comunicarse con el IRS para que opten por radicar anualmente (Formulario 944-PR).  Los patronos quienes tienen el requisito de radicar el Formulario 944-PR y que desean radicar el Formulario 941-PR, tienen que notificarle al IRS que optan por la radicación trimestral de los Formularios 941-PR en vez de la radicación del Formulario 944-PR. Si desea obtener más información, consulte el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Administrativo Tributario 2009-51), en inglés, y las Instrucciones para el Formulario 944-PR, en español.

Los patronos notificados que tienen que radicar el Formulario 944-PR cuyos negocios crezcan durante el año y excedan del límite de elegibilidad de $1,000, igual deberán presentar el Formulario 944-PR para el año. Los patronos que excedan de dicho límite recibirán un aviso del IRS indicando que su requisito de radicación ha cambiado al Formulario 941-PR para un año en particular.

A la mayoría de los patronos se les requiere depositar las contribuciones FICA antes de radicar el Formulario 941-PR. Si usted está radicando el Formulario 944-PR, posiblemente pueda pagar sus contribuciones FICA con su planilla. Para más información acerca del Formulario 941-PR, consulte el Tema 758 en inglés, o vea las instrucciones para el Formulario 941-PR, en español. Para más información acerca del Formulario 944-PR, consulte el Tema 758 o las Instrucciones para el Formulario 944-PR, en español. Para obtener información acerca de las reglas para hacer depósitos, consulte el Tema 757, en inglés. Si usted depositó todas sus contribuciones a tiempo, tiene 10 días adicionales para radicar.

Empleados domésticos

Si paga salarios en efectivo a sus empleados domésticos, podría estar obligado a retener y pagar las contribuciones FICA sobre el salario que paga al empleado. Para verificar si se le requiere retener y pagar estas contribuciones, consulte la Publicación 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños. Radique el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) para declarar y pagar las contribuciones al Seguro Social y a Medicare que les corresponden al patrono y al empleado de todos los empleados domésticos.

Los empleados domésticos incluyen amas de llave, criadas, niñeras, jardineros y otros que trabajan como empleados en su residencia o en sus alrededores. Normalmente, no se consideran empleados domésticos a reparadores, plomeros, contratistas y otros individuos que trabajan por cuenta propia y que tienen sus propios equipos y controlan la manera en que se realiza el trabajo.

Empleados agrícolas

Si es patrono agrícola en Puerto Rico, tiene que radicar el Formulario 943-PR para declarar las partes correspondientes al patrono y al empleado agrícola de las contribuciones FICA. Para confirmar si se le requiere retener y pagar la contribución FICA correspondiente a sus empleados agrícolas, consulte la Publicación 179, Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños. El Formulario 943-PR es una planilla anual que se radica al finalizar cada año natural y vence el 31 de enero. La mayoría de los patronos están obligados a depositar ambas partes de las contribuciones FICA –la parte correspondiente al patrono y la parte correspondiente al empleado– antes de radicar el Formulario 943-PR.

La Publicación 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, disponible en español, y la Publicación 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía contributiva para patronos), en inglés, explican los requisitos para los depósitos.

Contribución federal para el desempleo (FUTA):

Si usted es un patrono en Puerto Rico, quizá tenga que radicar una planilla relacionada con la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Para confirmar si se requiere que pague la contribución FUTA, consulte la Publicación 179 (o la Publicación 51, en inglés), si es patrono agrícola o la Publicación 179 (o la Publicación 926 (PDF), en inglés)), si es patrono con empleados domésticos, ambas en inglés. Todos los demás patronos deben consultar la Publicación 179 (Circular PR), en español, o la Publicación 15 (Circular E), en inglés.  A excepción de aquellos que usan el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) para los empleados domésticos, se requiere que los patronos en Puerto Rico que están sujetos a la contribución FUTA radiquen el Formulario 940-PR para declarar y pagar dicha contribución. El Formulario 940-PR por lo general vence el 31 de enero. La mayoría de los patronos tiene la obligación de depositar la contribución FUTA. La contribución FUTA no se le retiene de los salarios de los empleados. La tasa de impuestos FUTA era de 6.2% hasta el 30 de junio de 2011; ésta disminuyó a un 6.0% comenzando el 1° de julio de 2011.