IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Tại sao phải lưu giữ hồ sơ?

English

Mọi người kinh doanh đều phải lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ sổ sách rõ ràng tiện dụng là điều rất quan trọng đối với doanh thương của quý vị. Hồ sơ tiện dụng sẽ giúp quý vị dễ thực hiện những điều sau đây:

Theo dõi tiến triển của doanh nghiệp (Monitor the progress of your business)

Quý vị cần có hồ sơ tiện dụng để theo dõi tiến triển trong doanh thương của mình. Hồ sơ có thể cho thấy công việc thương mại tăng tiến thêm hay không, vật phẩm nào bán chạy, hoặc cần thực hiện những thay đổi gì. Hồ sơ tiện dụng có thể làm tăng cơ may thành công của doanh nghiệp.

Chuẩn bị viết báo cáo tài chánh (Prepare your financial statements)

Quý vị cần có hồ sơ tiện dụng để chuẩn bị và viết các bản báo cáo tài chánh chính xác, trong đó gồm cả khai trình lợi tức (lợi nhuận và thua lỗ) và bản cân bằng chi thu. Những khai trình này có thể hỗ trợ quý vị thương thuyết với ngân hàng hoặc chủ nợ, và giúp dễ điều quản doanh nghiệp.

  • Bản khai trình lợi tức cho thấy lợi tức và phí tổn của doanh thương trong một khoảng thời gian đã định.
  • Bản cân bằng chi thu cho thấy tài sản, nợ nần và giá trị thật sự của doanh thương vào ngày đã định.

Ðịnh rõ nguồn thu nhập (Identify source of receipts)

Quý vị sẽ nhận tiền hay tài sản từ nhiều nguồn khác nhau. Hồ sơ lưu trữ có thể chỉ rõ nguồn thu nhập đó. Quý vị cần có thông tin này để tách riêng thu nhập thương mại với thu nhập phi thương mại và lợi tức chịu thuế với lợi tức không chịu thuế.

Theo dõi những phí tổn được khấu trừ (Keep track of deductible expenses)

Có thể quý vị sẽ quên một số phí tổn lúc điền tờ khai thuế, trừ khi đã ghi lại thời điểm xảy ra.

Ðiền tờ khai thuế (Prepare your tax return)

Quý vị cần có hồ sơ tiện dụng để chuẩn bị và điền tờ khai thuế. Hồ sơ này phải chứng minh các khoản lợi tức, phí tổn và tín thuế quý vị đã trình báo. Nói chung đó cũng là những hồ sơ quý vị sử dụng để theo dõi hoạt động thương mại và chuẩn bị bản báo cáo tài chánh.

Chứng minh các mục đã trình báo trên tờ khai thuế (Support items reported on tax returns)

Quý vị phải luôn luôn lưu giữ và để sẵn hồ sơ kinh doanh để IRS dễ thanh tra. Nếu IRS kiểm xét bất cứ tờ khai thuế nào của quý vị, thì quý vị có thể phải giải thích những mục đã trình báo. Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp kiểm xét nhanh hơn.

 


Phải lưu giữ loại hồ sơ nào? (What kind of records should I keep?)

English

Quý vị có thể chọn bất cứ cơ chế ghi sổ sách nào phù hợp với doanh nghiệp của mình và cho thấy rõ các khoản lợi tức và phí tổn. Luật pháp không đòi hỏi bất cứ loại hồ sơ đặc biệt nào, ngoại trừ một vài trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, dạng doanh thương sẽ ảnh hưởng lên loại hồ sơ quý vị cần lưu giữ để khai và nộp thuế liên bang. Cơ chế ghi sổ sách cũng phải có cả bản tóm lược các giao dịch thương mại. Tóm lược này thường được ghi trong sổ sách kinh doanh (thí dụ: nhật ký và sổ cái kế toán). Sổ sách phải cho biết tổng lợi tức cũng như các khoản khấu giảm và tín thuế. Ðối với đa số doanh nghiệp nhỏ, quyển chi phiếu thương mại là nguồn dữ liệu chánh cho sổ sách kinh doanh.

Tài Liệu Chứng Minh Hoạt Ðộng Thương Mại (Supporting Business documents)

Hoạt động mua, bán, trả lương - và các giao dịch khác trong công việc kinh doanh - sẽ tạo ra nhiều tài liệu chứng minh, chẳng hạn như hóa đơn và biên lai. Tài liệu chứng minh bao gồm phiếu bán hàng, giấy tính tiền đã trả đủ, hóa đơn, biên lai, phiếu nộp tiền, và chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh). Những tài liệu này chứa thông tin cần được ghi vào sổ sách. Phải giữ kỹ các tài liệu này, vì đó là giấy tờ chứng minh cho dữ liệu ghi trong sổ sách và trên tờ khai thuế. Quý vị phải lưu giữ chúng theo thứ tự thích hợp và tại nơi an toàn, thí dụ như sắp xếp theo năm và dạng lợi tức hoặc phí tổn. Muốn biết thêm thông tin chi tiết thì nên tham khảo Ấn Phẩm 583, Khai Trương Doanh Nghiệp và Lưu Giữ Hồ Sơ (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records).

Sau đây là một vài dạng hồ sơ quý vị phải lưu giữ:

  • Tổng thu nhập (Gross receipts) là lợi tức quý vị có được từ doanh thương. Quý vị phải lưu giữ tài liệu chứng minh rõ ràng số tiền và nguồn của tổng thu nhập. Tài liệu ghi nhận tổng thu nhập bao gồm những mục sau đây:
    • Băng ghi của máy tính tiền
    • Phiếu gởi tiền vào ngân hàng
    • Sổ biên lai/ghi thu nhập
    • Hóa đơn
    • Phiếu thu tiền theo thẻ tín dụng
    • Các Mẫu 1099-MISC
  • Tậu mua (Purchases) là những mục quý vị mua vào rồi bán lại cho khách hàng. Nếu quý vị là nhà chế tạo hay sản xuất, trong đó bao gồm chi phí của mọi nguyên liệu hoặc bộ phận đã mua để làm ra thành phẩm. Tài liệu chứng minh phải cho thấy số tiền đã trả để tậu mua hàng hóa. Tài liệu mua bán bao gồm những mục sau đây:
    • Chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh)
    • Biên lai theo băng ghi của máy tính tiền
    • Phiếu bán hàng theo thẻ tín dụng
    • Hóa đơn
  • Phí tổn (Expenses) là chi phí đã trang trải (không phải là tậu mua) để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Tài liệu chứng minh phải cho thấy số tiền đã trả, và đó đúng là doanh phí. Tài liệu về chi tiêu bao gồm những mục sau đây:
    • Chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh)
    • Băng ghi của máy tính tiền
    • Bản chứng nhận trương mục
    • Phiếu bán hàng theo thẻ tín dụng
    • Hóa đơn
    • Phiếu chi lặt vặt để trả các khoản tiền mặt nho nhỏ
  • Phí Tổn Ði Công Tác, Vận Chuyển, Chiêu Ðãi, và Biếu Tặng (Travel, Transportation, Entertainment, and Gift Expenses)
    Nếu quý vị khấu trừ phí tổn đi công tác, chiêu đãi, biếu tặng hoặc vận chuyển, thì phải chứng minh (chứng tỏ) được một số yếu tố của phí tổn đó. Muốn biết thông tin phụ trội về cách chứng minh một vài loại doanh phí thì nên tham khảo Ấn Phẩm 463, Phí Tổn Ði Công Tác, Chiêu Ðãi, Biếu Tặng, và Xe Cộ (Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses).
  • Tài sản (Assets) là những của cải - chẳng hạn như máy móc và đồ đạc - do quý vị làm chủ và sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Quý vị phải lưu giữ hồ sơ để kiểm chứng một số thông tin về tài sản của doanh thương. Quý vị cần có hồ sơ để tính toán khoản khấu hao hàng năm và món lời hoặc lỗ khi bán tài sản. Tài liệu về tài sản bao gồm những mục sau đây:
    • Thời điểm và cách thức sử dụng để có được tài sản.
    • Giá mua
    • Chi phí của mọi lần tu bổ.
    • Khấu giảm đã khai theo Ðoạn 179.
    • Khấu giảm khai theo khoản khấu hao.
    • Khấu giảm khai theo mất mát thiệt hại rủi ro, chẳng hạn như lỗ lã vì hỏa hoạn hay bão lụt.
    • Cách sử dụng tài sản.
      Thời điểm và cách thức phát mãi tài sản.
    • Giá bán.
    • Phí tổn bán hàng.

Những tài liệu sau đây có thể cho thấy thông tin này.

  • Hóa đơn mua bán.
  • Tường trình kết sổ về địa ốc.
  • Chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh).

 


Phải lưu giữ hồ sơ trong bao lâu? (How long should I keep records?)

English

Quãng thời gian phải lưu giữ tài liệu còn tùy vào hành động, phí tổn hay sự kiện được ghi trong tài liệu đó. Nói chung quý vị phải giữ kỹ những hồ sơ chứng minh cho lợi tức hoặc khoản khấu giảm trên tờ khai thuế cho tới khi thời kỳ hạn định đối với tờ khai đó không còn hiệu lực nữa.

Thời kỳ hạn định là khoảng thời gian quý vị có thể tu chỉnh tờ khai thuế của mình để xin tín thuế hay đòi hoàn tiền, hoặc khoảng thời gian IRS có thể đánh thuế phụ trội. Thông tin dưới đây chỉ rõ các thời kỳ hạn định áp dụng cho tờ khai thuế lợi tức. Các năm nơi đây nhắc đến thời kỳ sau khi nộp tờ khai thuế, trừ khi có quy định khác. Tờ khai đã nộp trước ngày đáo hạn được xem như đệ nộp vào ngày đáo hạn.

Lưu ý: Hãy giữ kỹ bản sao của những tờ khai thuế đã nộp, từ đó quý vị sẽ dễ tính toán và điền các tờ khai thuế về sau này nếu muốn nộp tờ khai có tu chỉnh.

  1. Quý vị còn nợ thuế phụ trội, và các trường hợp (2), (3), (4) ở dưới không áp dụng cho quý vị; lưu giữ hồ sơ trong 3 năm.
  2. Quý vị không báo cáo phần lợi tức mình phải tường trình, và giá trị này lớn hơn 25% tổng lợi tức ghi trên tờ khai của quý vị; lưu giữ hồ sơ trong 6 năm.
  3. Quý vị nộp tờ khai gian dối; lưu giữ hồ sơ vô hạn định.
  4. Quý vị không khai thuế; lưu giữ hồ sơ vô hạn định.
  5. Quý vị đệ đơn xin tín thuế hay đòi hoàn tiền* sau khi nộp tờ khai; lưu giữ hồ sơ trong 3 năm kể từ ngày nộp tờ khai thuế ban đầu, hoặc 2 năm tính từ ngày đã trả tiền thuế, tùy vào điều nào trễ hơn.
  6. Quý vị khai khoản thua lỗ do chứng khoán bị mất giá trị hoặc khoản khấu giảm nợ khó đòi; lưu giữ hồ sơ trong 7 năm.
  7. Hãy lưu giữ mọi hồ sơ thuế việc làm trong ít nhất 4 năm sau ngày đáo hạn khai thuế hoặc ngày nộp thuế, tùy vào điều nào trễ hơn.

Phải nêu những câu hỏi sau đây cho mỗi hồ sơ khi quý vị suy xét nên lưu giữ hay dẹp bỏ tài liệu.

Hồ sơ này có liên quan tới tài sản không? (Are the records connected to assets?)

Hãy lưu giữ hồ sơ liên quan đến tài sản cho tới khi thời kỳ hạn định không còn hiệu lực trong năm quý vị phát mãi tài sản theo giải pháp chịu thuế. Quý vị phải giữ kỹ những hồ sơ này để tính mọi khoản khấu hao, trừ dần hoặc chiết khấu hư mòn, và tính tiền lời hay lỗ khi bán hoặc phát mãi tài sản theo cách khác.

Nói chung, nếu quý vị nhận tài sản theo phương thức trao đổi không bị đánh thuế, thì giá căn bản của tài sản đó cũng giống y như giá căn bản của tài sản đã trao đi, cộng với bất cứ món tiền nào quý vị trả. Quý vị phải giữ kỹ hồ sơ về tài sản cũ - cũng như tài sản mới - cho tới khi thời kỳ hạn định không còn hiệu lực trong năm quý vị phát mãi tài sản mới theo giải pháp chịu thuế.

 


Ghi Thuế Việc Làm Vào Sổ Sách (Employment Tax Recordkeeping)

English

Hãy lưu giữ mọi hồ sơ thuế việc làm trong ít nhất bốn năm sau khi nộp tờ khai cho tam cá nguyệt thứ 4 của niên thuế. Phải để sẵn hồ sơ này để IRS dễ xem lại. Trong hồ sơ phải có:

  • Mã số hãng sở của quý vị.
  • Số lượng và ngày lãnh mọi khoản tiền lương, niên kim và hưu bổng.
  • Số tiền tip đã trình báo.
  • Giá trị thị trường hợp lý của lương bổng đã trả dưới dạng hiện vật.
  • Tên, địa chỉ, số an sinh xã hội và nghề nghiệp của các nhân viên và người nhận.
  • Mọi bản sao Mẫu W-2 (cho nhân viên) bị trả về quý vị vì không thể giao tận nơi.
  • Thời điểm thâu nhận vào làm.
  • Những thời kỳ trong đó nhân viên và người nhận vẫn hưởng lương tuy vắng mặt vì đau ốm hoặc thương tật, cùng với số tiền và giá biểu trang trải hàng tuần mà quý vị hay đệ tam nhân bao trả áp dụng cho họ.
  • Bản sao chứng thư cho phép tạm thu thuế lợi tức của nhân viên và người nhận (Mẫu W-4, W-4P, W-4S, và W-4V).
  • Ngày giờ và số tiền thuế quý vị đã trả.
  • Bản sao của những tờ khai đã nộp.
  • Hồ sơ về tiền tip đã phân chia.
  • Hồ sơ về phụ cấp đã trao, kể cả tài liệu chứng minh.

 


Phải ghi nhận các giao dịch thương mại theo cách nào? (How should I record my business transactions?)

English

Cơ chế ghi sổ sách tiện dụng sẽ gồm chứa bản tóm lược những giao dịch thương mại. Thường thì giao dịch thương mại được tóm tắt trong những sổ sách có tên gọi nhật ký và sổ cái. Quý vị có thể mua loại sổ này ở tiệm bán văn phòng phẩm hay tiếp liệu văn phòng tại địa phương.

Nhật ký là cuốn sổ dùng để ghi lại mỗi giao dịch thương mại đã nêu trong tài liệu chứng minh. Quý vị có thể phải dành quyển nhật ký riêng cho những giao dịch xảy ra thường xuyên.

Sổ cái là cuốn sổ ghi tổng giá trị từ tất cả các nhật ký. Tài liệu này được sắp xếp thành nhiều trương mục khác nhau.

Có nên lưu giữ nhật ký và sổ cái hay không, và lưu giữ như thế nào - tất cả còn tùy vào loại doanh thương của quý vị. Thí dụ: Cơ chế ghi sổ sách của doanh nghiệp nhỏ có thể bao gồm những mục sau đây.

  • Sổ chi phiếu thương mại
  • Tóm lược khoản tiền mặt thu vào hàng ngày
  • Tóm lược khoản tiền mặt thu vào hàng tháng
  • Nhật ký cấp phát chi phiếu
  • Tờ lược toán khấu hao
  • Hồ sơ về thù lao của nhân viên

Lưu ý: Hệ thống ghi nhận các giao dịch thương mại sẽ hiệu quả hơn nếu quý vị tuân hành lề lối lưu sổ sách tiện dụng. Thí dụ: Ghi lại phí tổn vào lúc chi tiêu, và định rõ nguồn của các khoản thu nhập đã lưu hồ sơ. Nói chung, tốt nhất nên ghi nhận giao dịch đều đặn hàng ngày. Muốn biết thông tin phụ trội về cách ghi giao dịch thương mại vào sổ, quý vị nên tham khảo Ấn Phẩm 583, Khai Trương Doanh Nghiệp và Lưu Giữ Hồ Sơ (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records).

 


Trách Nhiệm Dẫn Chứng (Burden of proof)

English

Trách nhiệm chứng minh dữ liệu, các khoản khấu giảm - và thông tin trình bày trên tờ khai thuế - còn được gọi là trách nhiệm dẫn chứng. Quý vị phải chứng minh (chứng tỏ) được một số yếu tố của phí tổn thì mới có thể khấu trừ. Nói chung, người đóng thuế sẽ giữ trọn trách nhiệm dẫn chứng khi có đủ thông tin và biên lai (nếu cần thiết) về phí tổn. Quý vị phải lưu giữ hồ sơ thỏa đáng để chứng minh phí tổn, hoặc có đủ bằng chứng để ủng hộ lời khai của mình. Nói chung quý vị phải có chứng từ - chẳng hạn như biên lai, chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh), hoặc giấy tính tiền - để xác nhận phí tổn. Phải có bằng chứng phụ trội đối với phí tổn đi công tác, chiêu đãi, biếu tặng, và xe cộ.

Page Last Reviewed or Updated: 18-Nov-2013