Instrucciones generales:Información para entender el Formulario 940-PR

¿Por qué se usa el Formulario 940-PR?

Estas instrucciones le dan información fundamental sobre el Formulario 940-PR. Éstas le explican quién tiene que radicar la planilla, cómo llenarla línea por línea y cuándo y adónde debe enviarla.

Use el Formulario 940-PR para declarar anualmente su contribución de la Ley Federal de la Contribución para el Desempleo (FUTA). Junto con los sistemas estatales de la contribución para el desempleo, la contribución FUTA provee fondos para el pago de compensación para el desempleo de los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos pagan contribuciones tanto federales como estatales para el desempleo. Únicamente los patronos pagan la contribución FUTA. No la cobre ni la descuente de los salarios de sus empleados.

La contribución FUTA se aplica a los primeros $7,000 que pague a cada empleado durante un año natural luego de restar todo pago exento de la contribución FUTA.

¿Quién tiene que radicar el Formulario 940-PR?

A excepción de lo que se indica más abajo, si contesta "Sí" a cualquiera de las preguntas siguientes, tiene que radicar el Formulario 940-PR:

  • ¿Pagó salarios de $1,500 o más a sus empleados en cualquier trimestre natural durante 2012 ó 2013?

  • ¿Tuvo uno o más empleados durante al menos alguna porción de un día en cualesquier 20 o más semanas distintas en 2012 ó 20 o más semanas distintas en 2013? En este cómputo, cuente a todos sus empleados regulares, a jornada parcial y temporeros. Sin embargo, si su negocio es una sociedad colectiva (partnership), no incluya a los socios del negocio en el cómputo.

Si vendió o cedió (transfirió) su negocio durante el año, cada patrono que contestó "Sí" a por lo menos una de las dos preguntas anteriores tiene que radicar el Formulario 940-PR. No obstante, no incluya ningún salario pagado por el patrono anterior en el Formulario 940-PR de usted a menos que sea un patrono sucesor. Para más información al respecto, vea Patrono sucesor, bajo Clase de planilla.

Si no tiene que pagar la contribución FUTA para 2013 porque no pagó salarios a ningún empleado en ese año, marque el encasillado c en la parte superior de la planilla. Luego, pase a la Parte 7, firme la planilla y radíquela ante el IRS.

Si no tendrá que radicar un Formulario 940-PR en el futuro porque se cerró su negocio o dejó de pagar salarios, marque el encasillado d en la parte superior derecha de la planilla. Vea Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios, bajo Clase de planilla, para más información.

Para los patronos de empleados domésticos . . .

Si es patrono de empleados domésticos, tiene que pagar la contribución FUTA sobre los salarios que paga a sus empleados domésticos únicamente si pagó salarios en efectivo de $1,000 o más durante cualquier trimestre natural en 2012 ó 2013.

Un empleado doméstico presta servicios de tipo doméstico en una:

  • Residencia privada,

  • Club local de una institución de enseñanza universitaria o

  • Capítulo local de una fraternidad o hermandad femenina de una institución de enseñanza universitaria.

Por regla general, los patronos de empleados domésticos tienen que radicar el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, en lugar del Formulario 940-PR.

Sin embargo, si tiene otra clase de empleados además de empleados domésticos, puede elegir incluir las contribuciones FUTA de sus empleados domésticos en el Formulario 940-PR en vez de declararlas en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Si elige incluir las contribuciones FUTA de sus empleados domésticos en un Formulario 940-PR, tiene que radicar además un Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas, Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador (o el Formulario 944, en inglés), para declarar la contribución al Seguro Social y toda contribución al Medicare de sus empleados domésticos.

Vea el apartado 8 y 10 de la Pub. 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, en español, y la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés, para más información.

Para los patronos de empleados agrícolas . . .

Radique el Formulario 940-PR si contesta "Sí" a cualquiera de las preguntas a continuación:

  • ¿Pagó $20,000 o más por concepto de salarios en efectivo a sus empleados agrícolas durante cualquier trimestre natural en 2012 ó 2013?

  • ¿Empleó a 10 o más empleados agrícolas (sin importar si fue al mismo tiempo) durante al menos una porción de un día durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2012 o durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2013?

Incluya los sueldos pagados a los extranjeros admitidos a Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (trabajadores con visa “H-2A”) para determinar si reúne cualesquiera de las condiciones señaladas anteriormente. Sin embargo, los salarios pagados a dichos extranjeros no están sujetos a la contribución FUTA.

Vea el apartado 7 y 10 de la Pub. 179, (Circular PR), en español, y la Pub. 51, (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide ((Circular A), Guía contributiva para patronos de empleados agrícolas), en inglés, para más información.

Para las organizaciones exentas de contribución . . .

Las organizaciones religiosas, educativas, científicas, caritativas y otras organizaciones que se describen en la sección 501(c)(3) y que se eximen de pagar contribuciones bajo la sección 501(a), no están sujetas a pagar la contribución FUTA y no tienen que radicar el Formulario 940-PR.

Para los patronos de empleados del gobierno estatal o local . . .

Los servicios prestados por los empleados de un gobierno estatal o local o de una subdivisión política o entidad del estado no están sujetos a la contribución FUTA y los patronos de éstos no tienen que radicar el Formulario 940-PR.

¿Cuándo tiene que radicar el Formulario 940-PR?

La fecha límite para radicar el Formulario 940-PR de 2013 es el 31 de enero de 2014. Sin embargo, si depositó todas sus contribuciones FUTA cuando vencían, tendrá hasta el 10 de febrero de 2014 para radicar el Formulario 940-PR.

Si recibimos su planilla después de la fecha límite para radicarla, la consideraremos radicada a su debido tiempo si el sobre que contiene su planilla lleva la dirección correcta, contiene el franqueo suficiente y lleva impresa la marca del Servicio Postal de los EE.UU. fechada a más tardar en la fecha límite (de vencimiento) o si fue enviado por un servicio de entrega aprobado por el IRS, también a más tardar en la fecha límite. Sin embargo, si no sigue estas pautas, consideraremos que la planilla se radicó en la fecha en que de hecho la recibimos. Para una lista de servicios de entrega aprobados por el IRS, vea la Pub. 179, (Circular PR).

¿Adónde debe enviar la planilla?

La dirección a la cual usted enviará el Formulario 940-PR depende de si incluye o no incluye un pago (cheque o giro postal) con la planilla. Sin embargo, envíe su planilla enmendada a la dirección donde se envían las planillas sin pago incluido, aun cuando las planillas enmendadas sean radicadas con un pago.

Los patronos que tienen su negocio principal en Puerto Rico deben enviar sus planillas tal como se indica a continuación: 
 

Si está enviando el  
Formulario 940-PR. . .
Sin un pago. . . Con un pago. . .
EXCEPCIÓN: Si es una organización exenta; entidad gubernamental federal, estatal y local; entidad gubernamental de tribu india estadounidense, sin considerar su ubicación. . . Department of the Treasury 
Internal Revenue Service  
Ogden, UT 84201-0046
Internal Revenue Service 
P.O. Box 37940 
Hartford, CT 06176-7940
Desde Puerto Rico o las Islas Vírgenes de los EE.UU. . . Internal Revenue Service  
P.O. Box 409101  
Ogden, UT 84409
Internal Revenue Service 
P.O. Box 37940 
Hartford, CT 06176-7940

Los servicios de entrega privados no pueden entregar correspondencia a los apartados postales. Tiene que usar el U.S. Postal Service (Servicio Postal de los EE.UU.) si envía correspondencia a una dirección que contiene un apartado postal.

Crédito por contribución estatal para el desempleo pagada a un fondo estatal para el desempleo

Puede reclamar un crédito por aportaciones pagadas a un fondo estatal para el desempleo (incluyendo el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos) a más tardar el 31 de enero de 2014 (o el 10 de febrero de 2014, si ésta es la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR). Su contribución FUTA será mayor si no paga la contribución estatal a su debido tiempo. Vea las instrucciones para la línea 10 si no pagó la totalidad de su contribución estatal para el desempleo de Puerto Rico a más tardar en la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR.

Las contribuciones hechas a un fondo estatal para el desempleo a veces se denominan “aportaciones”. Dichas aportaciones son pagos que un estado requiere que haga un patrono a su fondo para el desempleo a fin de pagar compensación por desempleo. En estas aportaciones no se incluyen:

  • Todo pago deducido o deducible de la paga de un empleado;

  • Multas, intereses o contribuciones administrativas especiales ni

  • Aportaciones voluntarias que usted hizo para obtener una tasa de experiencia estatal asignada inferior.

Crédito adicional.   Puede recibir un crédito adicional si tiene una tasa de experiencia estatal inferior al 5.4% (.054). Esto rige aun cuando la tasa varíe durante el año. Este crédito adicional es la diferencia entre las aportaciones pagadas realmente al fondo estatal para el desempleo y la cantidad que usted hubiera tenido que pagar a la tasa del 5.4%.

Crédito especial para patronos sucesores.   Usted puede tener derecho a un crédito basado en la cantidad de contribuciones estatales para el desempleo que pagó el patrono anterior. Puede reclamar este crédito si es un patrono sucesor que adquirió un negocio en 2013 de un patrono anterior que no se consideraba patrono para propósitos de la contribución FUTA y, por lo tanto, no estuvo obligado a radicar el Formulario 940-PR para 2013. Vea la sección 3302(e). Puede incluir en la hoja de trabajo de las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, las cantidades pagadas por el patrono anterior como si usted hubiese pagado dichas cantidades. Para más información sobre los patronos sucesores, vea Patrono sucesor, bajo Clase de planilla, en estas instrucciones. Si el patrono anterior estuvo obligado a radicar el Formulario 940-PR, vea las instrucciones para la línea 5.

¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?

Aunque el Formulario 940-PR abarca un año natural, quizás tendrá que depositar su contribución FUTA antes de radicar su planilla. Si su contribución FUTA excede de $500 para un año natural, tiene que depositar al menos un pago de contribución trimestralmente.

Tiene que determinar cuándo tiene que depositar su contribución, basado en la cuantía de su obligación contributiva para un trimestre. Si su contribución FUTA es de $500 o menos durante un trimestre, transfiérala al trimestre siguiente. Siga transfiriendo su obligación contributiva hasta que se acumule una cantidad de contribución por pagar de más de $500. Al llegar a ese punto, tiene que depositar su contribución para el trimestre en cuestión. Deposite su contribución FUTA a más tardar el último día del mes después de terminar el trimestre. Si su contribución FUTA es de $500 o menos durante el próximo trimestre, no está obligado a depositarla nuevamente hasta que la cantidad acumulada sea mayor de $500.

Obligaciones contributivas para el cuarto trimestre.   Si su contribución FUTA para el cuarto trimestre (más toda cantidad no depositada de los trimestres anteriores) excede de $500, deposite la cantidad entera a más tardar el 31 de enero de 2014. Si es de $500 o menos, puede optar por depositarla o pagarla al radicar su Formulario 940-PR para el 31 de enero de 2014.

   En años cuando sí hay estados con una reducción en el crédito, usted tiene que incluir toda obligación resultante de una reducción en el crédito, junto con su depósito para el cuarto trimestre.

  

Cuándo depositar la contribución FUTA

Si la contribución FUTA sin  
depositar es más de $500 el . . .*
Deposítela a más  
tardar el . . .
31 de marzo 30 de abril
30 de junio 31 de julio
30 de septiembre 31 de octubre
31 de diciembre 31 de enero
*Vea también las instrucciones para la línea 16.

  
Si cualquier fecha de vencimiento para hacer un depósito es un sábado, domingo o día feriado oficial, puede hacer el depósito durante el próximo día laborable. Vea Puntualidad de los depósitos de las contribuciones federales, más adelante.

¿Cómo calcula su obligación contributiva FUTA para cada trimestre?

Debe pagar una contribución FUTA sobre los primeros $7,000 de salarios que pagó a cada empleado suyo durante un año natural. La tasa de la contribución FUTA es 6.0% (.060) para el año 2013. La mayoría de los patronos reciben un crédito máximo de hasta 5.4% (.054) contra dicha contribución FUTA. Cada trimestre, tiene que calcular qué porción de los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada empleado fue pagada por usted durante este trimestre.

Determine su obligación contributiva

Antes de que pueda calcular la cantidad de su depósito, deberá primero calcular la cantidad de su obligación contributiva de la contribución FUTA para el trimestre. Para calcular su obligación contributiva, sume los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada uno de sus empleados que usted pagó durante el trimestre para salarios sujetos a la contribución de FUTA y multiplique la cantidad por .006.

Las tasas contributivas están basadas en el crédito máximo que usted pueda tener contra sus contribuciones FUTA. Tiene derecho al crédito máximo si pagó la contribución estatal para el desempleo en su totalidad para la fecha límite para radicar su Formulario 940-PR o si no estuvo obligado a pagar la contribución estatal para el desempleo durante un año natural debido a su tasa de experiencia estatal.

Ejemplo.

Durante el primer trimestre, usted tuvo tres empleados: Empleado A, B y C. Usted le pagó $11,000 al Empleado A, $2,000 al Empleado B y $4,000 al Empleado C.

Para determinar su obligación para el primer trimestre, sume los primeros $7,000 de los salarios de cada uno de sus empleados:
  $7,000 Los salarios del Empleado A sujetos a la contribución FUTA
  2,000 Los salarios del Empleado B sujetos a la contribución FUTA
    Los salarios del Empleado C sujetos
  + 4,000 a la contribución FUTA
  $13,000 Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para el primer trimestre
     
  $13,000 Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para el primer trimestre
  x .006 Tasa de la contribución (basada en el crédito
    máximo de 5.4%)
  $78 Total de su obligación contributiva para el primer trimestre
     
En este ejemplo, no tiene que hacer un depósito porque su obligación para el primer trimestre es de $500 o menos. Sin embargo, tiene que transferir esta obligación al segundo trimestre.

Si cualesquier salarios sujetos a la contribución FUTA no están sujetos a la contribución estatal para el desempleo, puede estar sujeto a la contribución FUTA a la tasa máxima de 6.0%. Por ejemplo, en ciertos estados, los salarios pagados a los ejecutivos de una corporación, ciertos pagos de compensación por enfermedad hechos por sindicatos y ciertos beneficios marginales son excluidos de la contribución estatal para el desempleo.

Ejemplo.

Los empleados A y B son ejecutivos de una corporación cuyos salarios son excluidos de la contribución estatal para el desempleo en su estado. Los salarios del Empleado C no son excluidos de la contribución estatal para el desempleo. Durante el primer trimestre, usted le pagó $11,000 al Empleado A, $2,000 al Empleado B y $4,000 al Empleado C.

  $ 9,000 Total de salarios sujetos a la contribución FUTA de los Empleados A y B para el primer trimestre
  x .060 Tasa de la contribución
  $540 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para los Empleados A y B
     
  $4,000 Total de salarios sujetos a la contribución estatal para el desempleo
  x .006 Tasa de la contribución (basada en el crédito
    máximo de 5.4%)
  $24 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para el Empleado C
     
  $540 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para los Empleados A y B
  + 24 Su obligación contributiva total para el primer trimestre
    para el Empleado C
  $564 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para los Empleados A, B y C
En este ejemplo, tiene que depositar los $564 a más tardar el 30 de abril porque su obligación contributiva para el primer trimestre es mayor de $500.

¿Cómo tiene que depositar su contribución FUTA?

Tiene que depositar su contribución FUTA usando la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT)

Usted tiene que depositar toda contribución de depósito mediante la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés). Por lo general, la transferencia electrónica de fondos se efectúa mediante el Sistema Electrónico de Pagos de la Contribución Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés). Para obtener información o para inscribirse en el EFTPS, visite el sitio web de EFTPS, www.eftps.gov, en inglés, o llame al 1-800-244-4829 ó 1-800-733-4829 (TDD). También puede obtener la Pub. 966 (SP).

Si tiene un negocio nuevo, el IRS de antemano le inscribirá automáticamente en el sistema EFTPS cuando solicite un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés). Siga las instrucciones de su juego de formularios del EIN para activar su inscripción.

Para hacer depósitos a su debido tiempo mediante el sistema EFTPS, tiene que iniciar el trámite a más tardar a las 8:00 p.m., hora del Este, el día antes de la fecha de vencimiento en la cual se tiene que hacer el depósito.

Opción de pago el mismo día.

Si usted no inicia una transacción de depósito en el sistema EFTPS para las 8:00 p.m. (hora del Este) el día antes de que venza el plazo para depositar, todavía puede hacer su depósito a tiempo utilizando la Aplicación de la Contribución Federal (conocido en inglés como Federal Tax Application o FTA, por sus siglas en inglés). Para utilizar el método de pago electrónico el mismo día, tendrá que hacer arreglos con su institución financiera con anticipación. Por favor, consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para obtener más información sobre qué necesita proveerle a su institución financiera para efectuar un pago electrónico el mismo día, visite www.eftps.gov para descargar la Same-Day Payment Worksheet (Hoja de cálculo para el pago el mismo día), en inglés.

Puntualidad de los depósitos de las contribuciones federales.

Si se requiere que efectúe un depósito en un día que no es un día laborable, se considerará que el depósito se hizo a tiempo si éste se efectúa para el cierre del próximo día laborable. Un día laborable es todo día que no sea sábado, domingo ni día feriado oficial. El término “día feriado oficial” para propósitos de los depósitos incluye únicamente aquellos días feriados oficiales en el Distrito de Columbia. Puede ver una lista de los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia en la Pub. 179, (Circular PR), o visite el sitio web IRS.gov.

¿Cómo puede evitar el pago de multas e intereses?

Se imponen multas e intereses a la tasa fijada por ley sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo, las planillas radicadas fuera de plazo o incorrectas, pagos incompletos y por no usar la transferencia electrónica de fondos.

Usted puede evitar el pago de multas e intereses si:

  • Deposita o paga la contribución a su debido tiempo,

  • Radica su Formulario 940-PR debidamente completado y correcto dentro del plazo para su radicación y

  • Asegura que sus cheques para pagos de la contribución sean válidos.

Si recibe un aviso sobre multas después de radicar esta planilla, envíenos una explicación escrita y determinaremos si la misma cumple con los requisitos para considerarse una causa razonable por la demora. No adjunte una explicación al radicar su Formulario 940-PR.

¿Puede enmendar una planilla?

Puede usar un Formulario 940-PR de 2013 para enmendar una planilla que había radicado anteriormente para 2013. Si desea enmendar una planilla de un año anterior, trate de usar la versión del Formulario 940-PR para tal año.

Siga las pautas a continuación para enmendar su planilla:

  • Use una planilla impresa en papel para enmendar un Formulario 940-PR radicado de acuerdo con un programa de radicación electrónica.

  • Marque el encasillado a (“Enmendada”) en la parte superior derecha de la página 1 del Formulario 940-PR.

  • Complete todas las cantidades que debieron haberse incluido en la planilla original.

  • Firme la planilla.

  • Adjunte una explicación de por qué desea enmendar su planilla. Por ejemplo, infórmenos si desea radicar para reclamar un crédito por la contribución pagada a su fondo estatal para el desempleo después de la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR.

  • Envíe su planilla enmendada a la dirección a la que se envían las planillas enviadas sin pagos (aun si está incluyendo un pago), que aparece en ¿Adónde debe enviar la planilla?

  • Si radica una declaración enmendada para un Formulario 940-PR agregado, asegúrese de adjuntar el Schedule R (Form 940), (Anexo R (Formulario 940)), en inglés. Complete el Schedule R (Form 940), (Anexo R (Formulario 940)), sólo para patronos que tienen ajustes en el Formulario 940-PR enmendado.

Cómo completar su Formulario 940-PR

Siga las pautas siguientes para llenar correctamente el formulario

Para ayudarnos a leer y tramitar su planilla con más exactitud, siga las pautas a continuación.

  • Asegúrese de incluir su nombre comercial y el EIN en cada página del formulario y todo anexo pertinente.

  • Si escribe a maquinilla o usa una computadora para llenar su planilla, use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación. Formularios en formato de documento portátil (PDF, por sus siglas en inglés) en IRS.gov tienen campos editables con especificaciones de fuentes aceptables.

  • Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.

  • Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional.

  • Puede elegir el redondear las cifras a dólares enteros, en lugar de declarar los centavos en su planilla. Si de hecho decide redondear a dólares completos (enteros), tendrá que redondear todas las cantidades. Para redondear, siga las pautas a continuación: Si la cifra es de $.49 o menos, elimine los centavos y no sume nada a la porción de la cantidad en dólares. Si la cifra es entre $.50 y $.99, auméntela al siguiente dólar entero y elimine los centavos. Por ejemplo, $1.49 sería $1.00 y $2.50 sería $3.00. Si usa dos o más cifras para calcular la cantidad por anotar en una línea de su planilla, incluya los centavos cuando sume las cantidades y redondee sólo el resultado.

  • Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tenga un valor de cero.

Número de identificación patronal (EIN), nombre, nombre comercial y dirección

Anote la información sobre su negocio en la parte superior de la planilla

Anote su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. Tiene que anotar su nombre y el EIN aquí y también en la parte superior de la segunda página. Anote el nombre comercial (legal) que utilizó al solicitar su EIN en el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN). Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.

Si le paga a un preparador de contribuciones profesional para que éste le llene el Formulario 940-PR, asegúrese que dicha persona use el nombre y el EIN del negocio de usted exactamente como apareció cuando usted solicitó su EIN.

Número de identificación patronal (EIN).   Para identificar a los contribuyentes y asegurarse que los negocios cumplan con las leyes federales para radicar planillas y pagar contribuciones, el IRS se ocupa de controlar los pagos del impuesto mediante el uso de un sistema numérico. El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las sociedades anónimas (corporaciones) y sociedades colectivas (partnerships), así como a algunos negocios de un solo dueño. Todo negocio que necesita obtener un EIN tiene que solicitar este número y anotarlo en toda planilla, pago o informe de contribución mientras siga en operación.

  Su negocio deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, llame al 1-800-829-4933 para verificar su EIN correcto.

  Si no tiene un EIN, solicite uno:
  • Visitando el sitio web IRS.gov y pulsando sobre el enlace Apply for an EIN Online (Solicitud de un EIN en línea), bajo Tools (Herramientas), en inglés,

  • Llamando al 1-800-829-4933 (la llamada es gratis) y solicitándolo por teléfono o

  • Completando el Formulario SS-4PR y enviándolo por correo a la dirección indicada en las Instrucciones para el Formulario SS-4PR o enviándolo por fax al número indicado en las instrucciones de dicho formulario.

  Si no ha recibido su EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, anote “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio correspondiente al EIN en las páginas 1 y 2 de su planilla.

  
Si radica su planilla electrónicamente, se necesita un EIN válido en el momento en que la radica. Si no proporciona un EIN válido, la planilla no será aceptada. Esto podría resultarle en multas.

  
Asegúrese siempre que el EIN que aparece en el formulario que radica es exactamente igual al EIN que el IRS le designó a su negocio. No use su número de Seguro Social ni su número de identificación del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés) en ninguna planilla que pida un EIN. La radicación de un Formulario 940-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en la tramitación de su planilla.

Notifíquenos si cambia su nombre o dirección

Notifique al IRS inmediatamente al cambiar su nombre o dirección.

  • Si el nombre de su negocio ha cambiado, escriba a la oficina del IRS usando la dirección a la cual se envían las planillas “Sin un pago”. Vea ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente. Obtenga la Pub. 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación patronal: información para entender su EIN), en inglés, para más información sobre los EIN.

  • Si su dirección ha cambiado, complete y envíe el Formulario 8822-B. No adjunte el Formulario 8822-B a su Formulario 940-PR. Envíe el Formulario 8822-B por separado a la dirección indicada en el mismo.

Clase de planilla

Repase el encasillado que está en la parte superior derecha del formulario. Si cualquiera de las clases indicadas le corresponde a usted, marque el encasillado apropiado para decirnos la clase de planilla que está radicando. Puede marcar más de un encasillado.

Enmendada.   Si ésta es una planilla enmendada que radica para corregir una planilla que radicó anteriormente, marque el encasillado a.

Patrono sucesor.   Marque el encasillado b si es patrono sucesor y:
  • Está declarando salarios pagados antes de que usted adquiriera el negocio por un patrono anterior a quien se le obligaba radicar el Formulario 940-PR porque el patrono anterior era un patrono para propósitos de la contribución FUTA o

  • Está reclamando un crédito especial por la contribución estatal de desempleo pagada antes de que usted adquiriera el negocio por un patrono anterior a quien no se le obligaba radicar el Formulario 940-PR porque el patrono anterior no era un patrono para propósitos de la contribución FUTA.

  Un patrono sucesor es un patrono que:
  • Adquiere casi toda la propiedad usada en un oficio, profesión o negocio de otra persona (un patrono anterior) o usada en una unidad separada de un oficio o negocio de un patrono anterior y

  • Emplea inmediatamente después de la adquisición a uno o más empleados que fueron empleados del patrono anterior.

Ningún pago hecho a los empleados en 2013.   Si no debe la contribución FUTA para 2013 porque no hizo ningún pago a sus empleados en 2013, marque el encasillado c. Luego, vaya directamente a la Parte 7, firme la planilla y radíquela ante el IRS.

Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios.   Si ésta es su planilla final porque cerró su negocio o dejó de pagar salarios y no tendrá la obligación de radicar un Formulario 940-PR en el futuro, marque el encasillado d. Complete todas las líneas que le correspondan de la planilla, fírmela en la Parte 7 y radíquela ante el IRS. Incluya una declaración por escrito que indique la dirección del lugar en donde sus registros (archivos) serán guardados y que indique también el nombre de la persona que los va a conservar.

Entidades no consideradas como separadas de sus dueños.   A las entidades no consideradas como separadas de sus dueños se les requiere radicar el Formulario 940-PR usando su nombre y su EIN, no el nombre ni el EIN del propietario. Una entidad que tiene un solo dueño y es considerada como separada de su dueño para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos es tratada como entidad separada de su dueño para propósitos de pagar y declarar las contribuciones federales sobre la nómina. Si actualmente la entidad no tiene un EIN, tiene que solicitar uno por medio de uno de los métodos explicados anteriormente. Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños que tienen un solo dueño incluyen compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) que no han optado por pagar contribuciones como si fueran una corporación para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos, compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S y algunas entidades extranjeras que se tratan como entidades separadas de sus dueños para efectos de las contribuciones federales estadounidenses. Aunque a las entidades separadas de sus dueños se les trata como entidad separada de su dueño para propósitos de las contribuciones sobre la nómina, no están sujetas a la contribución FUTA si la entidad es propiedad de una organización exenta de contribuciones conforme a la sección 501(c)(3) y no está obligada a radicar el Formulario 940-PR. Para más información, consulte el tema titulado Disregarded entities and qualified subchapter S subsidiaries (Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S), en la sección titulada Introduction (Introducción) de la Pub. 15, (Circular E), Employer's Tax Guide ((Circular E), Guía contributiva del patrono), en inglés.


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