Instrucciones específicas:

Table of Contents

Parte 1: Infórmenos sobre su planilla

1. Si tuvo que pagar la contribución estatal para el desempleo . . .

Identifique el (los) estado(s) donde tuvo que pagar la contribución estatal para el desempleo.

1a. Únicamente en Puerto Rico.

Si estuvo obligado a pagar la contribución estatal para el desempleo únicamente en Puerto Rico, anote “PR” en la línea 1a. Para una lista de las abreviaciones de cada estado, vea las Instrucciones para el Anexo A (Formulario 940-PR) o visite el sitio web del Servicio Postal de los EE.UU. en www.usps.com.

1b. En más de un estado (usted es patrono en múltiples estados).

Marque el encasillado en la línea 1b. Luego, complete el Anexo A (Formulario 940-PR) y adjúntelo a su Formulario 940-PR.

2. Si pagó salarios en un estado sujeto a la reducción en el crédito

Si pagó salarios que están sujetos a las leyes de la contribución para el desempleo de un estado clasificado como estado con reducción en el crédito, usted quizás tenga que pagar una contribución FUTA mayor al radicar su Formulario 940-PR.

Un estado que no ha reintegrado ingresos que pidió prestados al gobierno federal a fin de pagar beneficios para el desempleo se denomina un estado con reducción en el crédito. El Departamento del Trabajo de los EE.UU. determina cuáles estados se clasifican como estados con reducción en el crédito.

Para el año contributivo de 2013 hay estados clasificados como estados con reducción en el crédito. Si pagó salarios sujetos a las leyes de la contribución para el desempleo en estos estados, marque el encasillado en la línea 2 y complete el Anexo A (Formulario 940-PR). Vea las instrucciones para la línea 9 antes de completar el Anexo A (Formulario 940-PR).

Parte 2: Determine su contribución FUTA sin considerar ajustes para 2013

Si no le corresponde alguna línea en la Parte 2, déjela en blanco.

3. Total de pagos hechos a todos sus empleados

Declare en la línea 3 el total de los pagos hechos durante el año natural. Incluya los pagos por servicios prestados por todos sus empleados aun cuando dichos pagos no estén sujetos a la contribución FUTA. Su método de pago no figura al determinar si los pagos constituyen salarios. Pudo haber hecho los pagos por hora, día, semana, mes o por año. Pudo haber hecho los pagos a destajo o como un porcentaje de las ganancias netas del negocio. Incluya:

  • Remuneraciones, tales como:

    — Sueldos, salarios, comisiones, honorarios, bonificaciones, pagos de vacaciones y cantidades que haya pagado a sus empleados a jornada completa, parcial o temporal.

  • Beneficios marginales, tales como:

    — Compensación por enfermedad (incluyendo compensación por enfermedad pagada por un tercero, si la obligación se traspasa al patrono). Para más detalles sobre la compensación por enfermedad, vea la Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés.

    — El valor de mercancías, alojamiento, alimentos, ropa y otros beneficios marginales no en efectivo.

    — Beneficios de un plan "cafetería" conforme a la sección 125.

  • Retiro/Pensiones, tales como:

    — Aportaciones a un plan 401(k) hechas por patronos, pagos a una cuenta Archer MSA, pagos hechos de acuerdo con un programa de ayuda para adopciones y aportaciones a una cuenta de retiro de un plan SIMPLE (incluyendo aportaciones electivas que reducen el salario).

    — Cantidades diferidas de acuerdo con un plan no calificado de remuneraciones diferidas.

  • Otros pagos, tales como:

    — Propinas de $20 o más en un mes que han sido informadas por sus empleados a usted.

    — Pagos hechos por un patrono anterior a los empleados de un negocio que usted adquirió.

    — Pagos hechos a individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tal por el negociado de la contribución estatal para el desempleo.

Los salarios pueden estar sujetos a la contribución FUTA aunque estén excluidos de la contribución estatal para el desempleo.

Para más información sobre los salarios y otras clases de compensación, vea el apartado 5 de la Pub. 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, en español.

Ejemplo:

Usted tuvo tres empleados. Le pagó $44,000 al Empleado A, $8,000 al Empleado B y $16,000 al Empleado C.

  $44,000 Cantidad pagada al Empleado A
  8,000 Cantidad pagada al Empleado B
+ 16,000 Cantidad pagada al Empleado C
  $68,000 Total pagado a todos sus empleados. Anotaría esta cantidad en la línea 3.

4. Pagos exentos de la contribución FUTA

Si anota una cantidad en la línea 4, marque el encasillado (o encasillados) apropiado(s) en las líneas 4a a 4e, inclusive, para indicar las clases de pagos exentos de la contribución FUTA. Usted sólo informa una cantidad como exenta de la contribución FUTA en la línea 4 si incluyó el pago en la línea 3.

Algunos pagos están exentos de la contribución FUTA porque dichos pagos no se incluyen en la definición de salarios o los servicios prestados no se incluyen en la definición de empleo. En los pagos exentos de la contribución FUTA se pueden incluir:

  • Beneficios marginales, tales como:

    — El valor de ciertos alimentos y alojamiento.

    — Aportaciones a planes para accidentes o de salud para sus empleados, incluyendo ciertos pagos hechos por patronos a una Health Savings Account o a una Archer MSA.

    — Reembolsos hechos por patronos (incluyendo pagos hechos a un tercero) por gastos de mudanza calificados, hasta el punto en que estos gastos de otra manera serían deducibles por el empleado.

    — Pagos por beneficios de un plan "cafetería" excluidos, conforme a la sección 125.

  • Seguro de vida colectivo a término.

    Para información sobre éstos y otros pagos por beneficios marginales que pueden estar exentos de la contribución FUTA, vea la Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva del patrono para beneficios marginales), en inglés.

  • Retiro/Pensión, tales como aportaciones por patronos a un plan calificado, incluyendo a una cuenta de retiro de un plan SIMPLE (que no sean aportaciones electivas que reducen el salario) y un plan 401(k).

  • Cuidado para dependientes, tales como pagos (de hasta $5,000 por cada empleado o hasta $2,500 en el caso de una planilla radicada por una persona casada que radica por separado) por el cuidado de una persona calificada si el cuidado provisto permite que sus empleados trabajen y este cuidado sería excluible del ingreso por sus empleados conforme a la sección 129.

  • Otros pagos, tales como:

    — Todo pago que no sea en efectivo, ciertos pagos en efectivo por labor agrícola y todos los pagos hechos a los trabajadores con visa “H-2A”. Vea Para los patronos de empleados agrícolas, anteriormente, o vea la Pub. 51, (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide ((Circular A), Guía contributiva para patronos agrícolas), en inglés.

    — Pagos hechos de acuerdo con una ley de compensación obrera debido a una lesión sufrida en el trabajo o enfermedad. Vea el apartado 6 de la Pub. 15-A, en inglés.

    — Pagos por servicios domésticos, si usted no pagó salarios en efectivo de $1,000 o más (para todos sus empleados domésticos) en cualquier trimestre natural en 2012 ó 2013, o si usted radicó el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Vea Para los patronos de empleados domésticos, anteriormente, o la Pub. 926, en inglés.

    — Pagos por servicios prestados para usted por su padre o madre, cónyuge o hijo menor de 21 años. Vea el apartado 3 de la Pub. 15, (Circular E), en inglés.

    — Pagos por ciertas actividades pesqueras. Vea el apartado 15 de la Pub. 179, (Circular PR), en español. También, vea la Pub. 334, Tax Guide for Small Business (Guía contributiva para las pequeñas empresas), en inglés.

    — Pagos hechos a ciertos empleados estatutarios. Vea el apartado 2 de la Pub. 179, (Circular PR).

    — Pagos hechos a individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tal por el negociado de la contribución estatal para el desempleo.

Vea la sección 3306 y su reglamentación pertinente para más información sobre las aportaciones a planes de retiro, pagos de cuidado de dependientes y otros pagos relativos a la contribución FUTA.

Para más información sobre los pagos exentos de la contribución FUTA, vea el apartado 14 de la Pub. 15, (Circular E), o el apartado 10 de la Pub. 51, (Circular A), ambas en inglés.

Ejemplo:

Usted tenía tres empleados. Pagó $44,000 al Empleado A, incluyendo $2,000 por concepto de beneficios del seguro de salud. Pagó $8,000 al Empleado B, incluyendo $500 por concepto de beneficios de retiro. Pagó $16,000 al Empleado C, incluyendo $2,000 por concepto de beneficios del seguro de salud y beneficios de retiro.
  $ 2,000 Beneficios del seguro de salud para el Empleado A
  500 Beneficios de retiro para el Empleado B
  + 2,000 Beneficios del seguro de salud y
    beneficios de retiro para el Empleado C
  $4,500 Total de los pagos exentos de la contribución FUTA. Usted anotaría esta cantidad en la línea 4 y marcaría los encasillados 4a y 4c.

5. Total de pagos hechos a cada empleado en exceso de $7,000

Sólo los primeros $7,000 de remuneraciones que paga a cada empleado durante un año natural están sujetos a la contribución FUTA. Estos $7,000 constituyen la base salarial para la contribución FUTA.

Anote en la línea 5 el total de los pagos en exceso de $7,000 que le pagó a cada empleado durante el año 2013 después de restar todo pago exento de la contribución FUTA que aparece en la línea 4.

Continuamos con el ejemplo:

Usted tenía tres empleados. Pagó $44,000 al Empleado A, $8,000 al Empleado B y $16,000 al Empleado C, incluyendo un total de $4,500 a los tres empleados en total por concepto de pagos exentos de la contribución FUTA. Para determinar el total de los pagos hechos a cada empleado que exceden de la base salarial para la contribución FUTA, los pagos exentos de la contribución FUTA y la base salarial FUTA tienen que ser restados del total de los pagos hechos. Se indican tales cantidades en paréntesis.
Empleados A B C
Total de los pagos hechos a los empleados $44,000 $8,000 $16,000
Pagos exentos de la contribución FUTA (2,000) (500) (2,000)
Base salarial para la contribución FUTA (7,000) (7,000) (7,000)
      $35,000 $500 $7,000
Total de los pagos en exceso de $7,000 hechos a cada empleado. Usted anotaría esta cantidad en la línea 5. $42,500

Si es un patrono sucesor . . .   Cuando calcula los pagos hechos a cada empleado en exceso de $7,000, puede incluir los pagos que el patrono anterior hizo a los empleados que siguen trabajando para usted únicamente si el patrono anterior era un patrono para propósitos de la contribución FUTA y, por lo tanto, dicho patrono anterior estaba obligado a radicar el Formulario 940-PR.

Ejemplo para patronos sucesores:

Durante el año natural, el patrono anterior pagó $5,000 al Empleado A. Usted adquirió el negocio del patrono anterior. Después de adquirir el negocio, mantuvo al Empleado A y le pagó $3,000 adicionales en salarios. Ninguno de los pagos hechos al Empleado A estuvo exento de la contribución FUTA.
  $5,000 Salarios pagados por el patrono anterior
  + 3,000 Salarios pagados por usted
  $8,000 Total de los pagos hechos al Empleado A. Usted anotaría esta cantidad en la línea 3.
     
     
  $8,000 Total de los pagos hechos al Empleado A
  – 7,000 Base salarial para la contribución FUTA
  $1,000 Pagos hechos al Empleado A en exceso de $7,000.
     
     
  $1,000 Pagos hechos al Empleado A en exceso de $7,000.
  + 5,000 Salarios sujetos a la contribución FUTA pagados por el
    patrono anterior
  $6,000 Usted incluiría esta cantidad en la línea 5.

6. Subtotal

Para calcular su subtotal, sume las cantidades de la línea 4 y de la línea 5 y anote el resultado en la línea 6.

    línea 4  
  + línea 5  
    línea 6  

7. Total de salarios sujetos a la contribución FUTA

Para calcular el total de sus salarios sujetos a la contribución FUTA, reste la cantidad de la línea 6 de la cantidad de la línea 3 y anote el resultado en la línea 7.

    línea 3  
  línea 6  
    línea 7  

8. Total de la contribución FUTA antes de considerar los ajustes

Para calcular el total de su contribución FUTA antes de considerar los ajustes, multiplique la cantidad de la línea 7 por 
.006 y anote el resultado en la línea 8.

    línea 7  
    x .006  
    línea 8  

Parte 3: Determine sus ajustes

Si cualquier línea de la Parte 3 no le corresponde, déjela en blanco.

9. Si el TOTAL de los salarios sujetos a la contribución FUTA que pagó fue excluido de la contribución estatal para el desempleo . . .

Si el total de los salarios sujetos a la contribución FUTA que pagó fue excluido de la contribución estatal para el desempleo, multiplique la línea 7 por .054 y anote el resultado en la  
línea 9.

    línea 7  
    x .054  
    línea 9  

Si no tuvo que pagar salarios sujetos a la contribución estatal para el desempleo porque todos los salarios que pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo, debe entonces pagar la contribución FUTA a la tasa de 6.0% (.060). Por ejemplo, si la ley estatal de la contribución para el desempleo excluye de la contribución los salarios pagados a los ejecutivos corporativos o a los empleados que tienen ciertas ocupaciones específicas y los únicos salarios que pagó fueron hechos a ejecutivos de la corporación o a unos empleados que tienen tales ocupaciones, tiene que pagar la contribución FUTA a la tasa máxima de 6.0% (.060). Cuando usted calculó la contribución FUTA antes de considerar los ajustes de la línea 8, basó el cálculo en el crédito máximo permisible (5.4%) de los pagos de la contribución estatal para el desempleo. Debido a que no pagó ninguna contribución estatal para el desempleo, no tiene un crédito y entonces tiene que calcular este ajuste.

Si la línea 9 le corresponde a usted, entonces las líneas 10 y 11 no le corresponden.   Deje en blanco las líneas 10 y 11. No complete la hoja de trabajo en las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés. Complete el Anexo A (Formulario 940-PR) sólo si usted es un patrono en múltiples estados.

10. Si ALGUNOS salarios sujetos a la contribución FUTA que pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo O si pagó tarde ALGUNA PORCIÓN de la contribución estatal para el desempleo . . .

Tiene que completar la hoja de trabajo en las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, si:

  • Algunos salarios sujetos a la contribución FUTA que usted pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo o

  • Pagó tarde un pago de la contribución estatal para el desempleo.

La hoja de trabajo le llevará, paso por paso, por el proceso de cómo se calcula su crédito. En las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, hallará un ejemplo que ilustra cómo se usa la hoja. No complete la hoja de trabajo si la línea 9 le corresponde a usted (vea las instrucciones anteriores).

Antes de completar la hoja de trabajo, debe juntar la información siguiente:   
  • Los salarios sujetos a la contribución FUTA (de la línea 7 de su Formulario 940-PR).

  • Los salarios sujetos a la contribución estatal (o sea, de Puerto Rico) para el desempleo (la base salarial de Puerto Rico y la federal pueden diferir).

  • Las tasas de experiencia designadas a usted por los estados donde pagó salarios.

  • La cantidad de las contribuciones estatales para el desempleo pagadas a su debido tiempo (es decir, pagó las contribuciones estatales para el desempleo a más tardar en la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR).

  • La cantidad de las contribuciones estatales para el desempleo pagadas fuera de plazo (es decir, pagó las contribuciones estatales para el desempleo después de la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR).

No incluya multas, intereses ni contribuciones para el desempleo deducidas de la paga de sus empleados en la cantidad de las contribuciones estatales para el desempleo. Tampoco incluya en las contribuciones estatales para el desempleo toda contribución administrativa especial ni contribuciones voluntarias que usted haya hecho para obtener una tasa de experiencia asignada más baja ni cualesquier recargos, contribuciones sobre artículos de uso y consumo ni contribuciones sobre la nómina o sobre la formación (training taxes). (Dichas partidas suelen aparecer como partidas por separado en el informe estatal sobre los salarios pagados trimestralmente).

Para completar la línea 3 de la hoja de trabajo:   
  • Si las tasas de experiencia designadas a usted fueron menos de 5.4% para cualquier parte del año natural, tiene que anotar cada tasa de experiencia designada por separado en la hoja de trabajo.

  • Si se le designaron seis o más tasas de experiencia que fueron menos de 5.4% para cualquier parte del año natural, tiene que usar otra hoja de trabajo para calcular los créditos adicionales. Luego, incluya dichos créditos adicionales en el total para la línea 3.

Una vez completada la hoja de trabajo, anote la cantidad de la línea 7 de la hoja de trabajo en la línea 10 de su Formulario 940-PR. No incluya la hoja de trabajo al radicar su Formulario 940-PR. Consérvela en su archivo.

11. Si corresponde la reducción en el crédito . . .

Si pagó salarios sujetos a la contribución FUTA que también estaban sujetos a las contribuciones estatales sobre el desempleo en cualquier estado sujeto a la reducción en el crédito, anote la cantidad total del Anexo A (Formulario 940-PR) en la línea 11 del Formulario 940-PR. Sin embargo, si anotó una cantidad en la línea 9 porque todos los salarios sujetos a la contribución FUTA que usted pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo, omita la línea 11 y pase a la línea 12.

Parte 4: Determine su contribución FUTA para 2013

Si no le corresponde una línea de la Parte 4, déjela en blanco.

12. Total de su contribución FUTA después de considerar los ajustes

Sume las líneas 8, 9, 10 y 11 y anote el resultado en la línea 12.

    línea 8  
    línea 9  
    línea 10  
    +línea 11  
    línea 12  

Si la línea 9 es mayor de cero, las líneas 10 y 11 tienen que ser cero porque no le corresponden.

13. Contribución FUTA depositada para el año

Anote aquí la cantidad de la contribución FUTA que depositó para el año, incluyendo toda contribución pagada en exceso que aplicó de un año anterior.

14. Saldo adeudado

Si la cantidad de la línea 13 es menos de la línea 12, anote la diferencia en la línea 14.

    línea 12  
    − línea 13  
    línea 14  

Si la cantidad de la línea 14 es:

  • Más de $500, tiene que depositar su contribución. Vea ¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?

  • De $500 o menos, puede optar por depositar su contribución, pagar su contribución con una tarjeta de crédito o débito o pagar su contribución con un cheque o giro al radicar su planilla.

  • Menos de $1, no tiene que pagarla.

Si no hace depósitos como se le requiere y, en su lugar, paga todo saldo pendiente con el Formulario 940-PR, puede estar sujeto a una multa.

Cómo se puede depositar o pagar el saldo adeudado.   Puede pagar la cantidad indicada en la línea 14 usando el sistema EFTPS, con una tarjeta de crédito o débito o por medio de un retiro electrónico de fondos (conocido por sus siglas en inglés, EFW). No use una tarjeta de crédito o débito ni un EFW para pagar las contribuciones que requieren ser depositadas. Para más información sobre el pago de contribuciones por medio de una tarjeta de crédito o débito o por medio del EFW, visite el sitio web www.irs.gov/e-pay.

  Si paga por medio del EFTPS, con una tarjeta de crédito o débito, radique su planilla usando la dirección a la cual se envían las planillas Sin un pago, bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?. No radique el Formulario 940-V(PR), Comprobante de Pago.

15. Cantidad pagada en exceso

Si la cantidad de la línea 13 es mayor de la línea 12, anote la diferencia en la línea 15.

  línea 13  
  − línea 12  
  línea 15  

Si depositó más de la contribución FUTA adeudada para el año, puede optar por:

  • Aplicar la cantidad pagada en exceso a su próxima planilla o

  • Recibirla como reembolso.

Marque el encasillado apropiado de la línea 15 para informarnos de la opción que haya escogido. Si no marcó ninguno de los encasillados, le reembolsaremos la cantidad pagada en exceso automáticamente. Podríamos aplicar la cantidad pagada en exceso a cualquier deuda contributiva que tenga que esté pendiente de pago.

Si la cantidad de la línea 15 es menos de $1, le enviaremos un reembolso únicamente si así lo solicita por escrito.

Parte 5: Informe su obligación contributiva para la contribución FUTA por trimestre sólo si la cantidad de la línea 12 es mayor que $500

Complete la Parte 5 únicamente si la cantidad de la línea 12 es mayor de $500. Si la cantidad de la línea 12 es de $500 o menos, deje la Parte 5 en blanco y pase a la Parte 6.

16. Informe su obligación contributiva para la contribución FUTA por cada trimestre

Anote en las líneas 16a a 16d la cantidad de su obligación contributiva para la contribución FUTA de cada trimestre. No anote la cantidad que ha depositado. Si no adeudó ninguna contribución para cualquier trimestre, deje la línea en blanco.

16a.   1er trimestre (desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo).

16b.   2do trimestre (desde el 1 de abril hasta el 30 de junio).

16c.   3er trimestre (desde el 1 de julio hasta el 30 de septiembre).

16d.   4to trimestre (desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre).

  Para calcular su obligación contributiva para la contribución FUTA del 4to trimestre, complete el Formulario 940-PR hasta la línea 12, inclusive. Luego, copie la cantidad de la línea 12 en la línea 17. Por último, reste la suma de las líneas 16a a la 16c de la línea 17 y anote el resultado en la línea 16d.

Ejemplo:
Usted pagó salarios el 28 de marzo y su contribución FUTA adeudada sobre dichos salarios fue $200. No se le requería hacer un depósito para el primer trimestre ya que sus contribuciones FUTA acumuladas fueron de $500 o menos. Usted pagó salarios adicionales el 28 de junio y su contribución FUTA adeudada sobre dichos salarios fue $400. Ya que su obligación contributiva acumulada para el primer trimestre y el segundo trimestre excedió de $500, estuvo obligado a depositar $600 a más tardar el 31 de julio.
Usted anotaría $200 en la línea 16a porque su obligación contributiva para el primer trimestre es $200. Además, anotaría $400 en la línea 16b para indicar su obligación contributiva para el segundo trimestre.

En años cuando hay estados de reducción en el crédito, tiene que incluir las obligaciones debidas para la reducción en el crédito con su depósito del cuarto trimestre. Puede depositar la obligación adicional anticipada durante todo el año, pero el plazo no se vence hasta la fecha de vencimiento para el depósito del cuarto trimestre, y la obligación asociada debe ser declarada como contraída en el cuarto trimestre.

17. Total de la obligación contributiva para el año

El total de su obligación contributiva para el año tiene que ser igual que la cantidad de la línea 12. Copie la cantidad de la línea 12 en la línea 17.

Parte 6: ¿Podemos hablar con su tercero autorizado?

Si desea que un empleado suyo, su preparador de contribuciones remunerado u otro individuo hable sobre su Formulario 940-PR con el IRS, marque el encasillado . Luego, escriba en el espacio provisto el nombre y el número de teléfono del individuo que escoge (su tercero designado). Asegúrese de proveernos el nombre específico de tal persona —no el nombre de la empresa que preparó su planilla de contribución.

Asegúrese que su tercero designado seleccione un Personal Identification Number (Número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés) de cinco dígitos. Su tercero designado tiene que usar este número para identificarse al hablar con el IRS acerca de su planilla.

Al marcar , nos autoriza a hablar con su tercero designado sobre cualesquier preguntas que tengamos al tramitar su planilla. Su autorización corresponde únicamente a esta planilla del año en curso; no corresponde a ninguna otra planilla ni a ningún otro año contributivo.

Usted le autoriza al tercero designado a:

  • Proveernos toda información que no esté incluida en su planilla,

  • Solicitarnos información sobre la tramitación de su planilla y

  • Responder a ciertos avisos del IRS que usted ha compartido con el tercero designado sobre errores matemáticos y sobre la preparación de su planilla. No le enviaremos avisos a su tercero designado.

Usted no le autoriza al tercero designado a:

  • Recibir ningún cheque de reembolso,

  • Obligarle a usted a ninguna otra circunstancia nueva (incluyendo una obligación contributiva adicional) ni

  • De otra manera, representarle a usted ante el IRS.

La autorización vencerá automáticamente un año después de la fecha límite para radicar su Formulario 940-PR (sin considerar prórrogas). Si usted o su tercero designado desea terminar la autorización antes que la misma venza, escriba a la oficina del IRS que le corresponda según su localización, utilizando la dirección a donde se envían las planillas Sin un pago, bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente.

Si desea ampliar la autorización de la persona designada o si desea que esa persona reciba automáticamente ejemplares de los avisos que le enviamos a usted, vea la Pub. 947, Practice Before the IRS and Power of Attorney (Autorización para ejercer ante el IRS y poder legal), en inglés.

Parte 7: Firme aquí (Funciones aprobadas)

TIENE que completar ambas páginas del formulario y luego FIRMARLO

Al no firmar el formulario, causará una demora en la tramitación del mismo.

En la página 2, Parte 7, firme su nombre y escriba en letra de molde su nombre y cargo. Luego, anote la fecha y el mejor número de teléfono donde nos podamos comunicar con usted durante el día, incluyendo el código de área telefónico, por si tenemos alguna duda.

¿Quién tiene que firmar el Formulario 940-PR?

El Formulario 940-PR tiene que ser firmado como se explica a continuación:

  • Empresa de un solo dueño — El individuo que es dueño del negocio.

  • Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) que se trata como una sociedad colectiva) u otra organización no incorporada — Un socio responsable y debidamente autorizado, miembro u otro funcionario que tiene conocimiento de sus asuntos.

  • Corporación (incluyendo una LLC que se trata como una corporación) — El presidente, vice presidente u otro funcionario principal debidamente autorizado para firmar en nombre de la corporación.

  • Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro tratada como entidad no considerada separada de su dueño ( disregarded entity ) para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos — El dueño de la compañía de responsabilidad limitada u otro funcionario principal debidamente autorizado a firmar.

  • Fideicomiso o caudal hereditario (relicto) — El fiduciario. 
    Si ha radicado un poder válido o autorización para agentes de reportación (Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para agentes de reportación), en inglés) ante el IRS, su agente debidamente autorizado también puede firmar su Formulario 940-PR.

Método alterno para la firma.   Los ejecutivos de la corporación o agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario 940-PR por medio de una estampilla de goma, aparato mecánico o programa para computadoras (software). Para obtener detalles y la documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39, 2005-28 I.R.B. 82 (Procedimiento Tributario 2005-39, 2005-28 I.R.B. 82), en inglés, que se halla en la página web www.irs.gov/irb/2005-28_IRB/ar16.html.

Preparadores remunerados.   Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 940-PR y proveer la información en la sección Para uso exclusivo del preparador remunerado en la Parte 7, si usted le pagó al preparador por prepararle el Formulario 940-PR y el preparador no es empleado de la entidad que presenta la declaración. Los preparadores remunerados tienen que firmar las planillas en papel de su puño y letra. El preparador tiene que entregarle una copia de la declaración además de la copia que se presenta ante el IRS.

  Si usted es preparador remunerado, anote su Preparer Tax Identification Number (Número de identificación del preparador remunerado o PTIN, por sus siglas en inglés) en los espacios provistos. Anote su dirección completa. Si trabaja para una empresa, escriba el nombre y el EIN de la misma. Puede solicitar un PTIN a través de la Internet o radicando el Formulario W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal (Solicitud y renovación de número de identificación contributivo del preparador de planillas remunerado expedido por el IRS), en inglés. Para más información sobre la solicitud de un PTIN en Internet, visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/ptin, en inglés. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la empresa preparadora de planillas.

  Por lo general, no complete la sección Para uso exclusivo del preparador remunerado si radica la planilla en su calidad de agente de reportación y tiene un Formulario 8655 (Reporting Agent Authorization), en inglés, vigente y archivado con el IRS. Sin embargo, un agente de reportación tiene que completar esta sección si dicho agente ha ofrecido asesoría legal, tal como, por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de las contribuciones federales.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario 940-PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos internos de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. El Subtítulo C, Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina), del Código Federal de Rentas Internas impone contribuciones sobre el desempleo conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el Desempleo), en inglés. El Formulario 940-PR se utiliza para calcular la cantidad de contribuciones que usted adeuda. La sección 6011 le requiere a usted que provea la información solicitada, si la contribución le corresponde. La sección 6109 le requiere que provea su número de identificación. Si no nos provee de manera oportuna la información que le solicitamos, o si nos provee información falsa o fraudulenta, puede estar sujeto a multas.

No está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción de Trámites) a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un formulario o sus instrucciones deberán ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de toda ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, conforme a la sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a terceros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar su información contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, posesiones y estados libres asociados con los Estados Unidos a fin de ayudarlos en la aplicación de sus respectivas leyes contributivas. Podemos también divulgar esta información a otros países si los mismos tienen un tratado contributivo con los EE.UU., a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir las leyes penales federales no contributivas o a las agencias federales encargadas de hacer cumplir la ley y a agencias de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para completar y radicar el Formulario 940-PR conjunto con el Formulario 940-V(PR) y el Anexo A (Formulario 940-PR) variará según las circunstancias individuales de cada contribuyente. El promedio de tiempo estimado es el siguiente: Formulario 940-PR y Formulario 940-V(PR), Mantener los récords 9 hrs, 19 min. Aprender acerca de la ley o sobre este formulario, 1 h, Preparar el formulario 1 h, 11 min. Anexo A (Formulario 940-PR), Mantener los récords 18 hrs, 24 min. Preparar el formulario 18 min.

Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de estos estimados de tiempo o si desea hacer alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, nos puede enviar comentarios desde la página web www.irs.gov/formspubs. Pulse sobre el enlace “ More information ” (Más información) y luego sobre el enlace “ Comment on Tax Forms and Publications ” (Comentarios sobre formularios y publicaciones tributarias) o puede enviar sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 940-PR a esta dirección. En vez de eso, vea la sección titulada ¿Adónde debe enviar la planilla?, en las Instrucciones para el Formulario 940-PR, anteriormente.


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