Anote el número de empleados en su nómina a los cuales les pagó remuneraciones durante el período de pago que incluye el 12 de marzo, el 12 de junio, el 12 de septiembre o el 12 de diciembre del trimestre indicado en la parte superior de la planilla. No incluya a:

Si anota “250” o más en la línea 1, tiene que radicar los Formularios 499R-2/W-2PR por medios electrónicos. Para más detalles, llame a la al 1-800-772-6270 o visite el sitio web (Instrucciones e información sobre la radicación de Formularios W-2 hecha por patronos) de la , en inglés,
www.socialsecurity.gov/employer.

Si los salarios, propinas y otras remuneraciones no están sujetas a las contribuciones al seguro social y al Medicare, marque el encasillado en la línea 4. Si esta pregunta no le corresponde, deje en blanco el encasillado. Para mayor información sobre los salarios exentos de la contribución, vea el apartado 15 de la Pub. 179 (Circular PR) o el apartado 4 de la Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria del patrono), ambas en inglés.

Si es patrono gubernamental, los salarios que paga no están automáticamente exentos de las contribuciones al seguro social y al . Sus empleados podrían estar amparados por la ley o por un acuerdo voluntario con la conforme a la sección 218. Para mayor información, vea la Pub. 963, (Guía de consulta federal y estatal), en inglés.

Anote en las líneas 7a, 7b y 7c las cantidades de contribución que resultó por un ajuste solamente del período de contribución en curso. Use el signo de menos (si es posible) para indicar un ajuste que disminuya las contribuciones totales anotadas en la línea 5d en vez de usar paréntesis. El hacer eso mejora la veracidad de los programas de computadoras para escanear del IRS. Por ejemplo, declare “-10.59” en vez de “(10.59)”. Sin embargo, si sus programas para la computadora sólo permiten el uso de las paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlas.

Combine las cantidades que aparecen en las líneas 5d y 7d y anote el resultado aquí.

Si es depositante de itinerario bisemanal, tiene que completar el Anexo B (Formulario 941-PR). Si no completa ni radica el Anexo B (Formulario 941-PR), el le impondrá multas basadas en toda la información que esté disponible.

Anote sus depósitos para este trimestre, incluyendo toda cantidad pagada en exceso que usted aplicó como resultado de la radicación del Formulario 941-X (PR) o el Formulario 944-X (PR) del trimestre actual. Incluya también en esta cantidad toda cantidad pagada en exceso de un trimestre anterior que aplicó a esta planilla.

Declare en esta línea el 65% de los pagos de asistencia para las primas de COBRA a favor de los individuos que cumplen los requisitos para la asistencia. Tome el crédito por pagos de asistencia para las primas de COBRA en esta línea sólo después de que el 35% de dicha prima, que es la parte que le corresponde al individuo que reúne los requisitos de asistencia, haya sido pagada. Para la cobertura de COBRA provista conforme a un plan de auto-asegurados, la asistencia para las primas de COBRA es tratada como si hubiera sido hecha para cada individuo que reúne los requisitos para dicha asistencia que paga el 35% de la prima. No incluya en esta línea el 35% de la prima (que le corresponde a los individuos que cumplen los requisitos para la asistencia) que ha sido pagada.

Anote el número total de individuos que cumplen los requisitos para la asistencia a los cuales les pagó las primas de COBRA declaradas en la línea 12a. Cuente a cada individuo elegible para la asistencia que pagó una prima reducida de COBRA para el trimestre como un individuo, sin tomar en cuenta si las primas reducidas eran para un seguro que ofrece cobertura a más de un individuo que reúne los requisitos de asistencia. Por ejemplo, si la prima reducida era para la cobertura de COBRA de un
ex empleado, su cónyuge y dos hijos, usted incluiría a un individuo en el número anotado en línea 12b para la asistencia para las primas. Además, cada individuo es declarado sólo una vez por trimestre. Por ejemplo, un individuo que reúne los requisitos de asistencia que hizo pagos mensuales de las primas durante el trimestre sólo sería declarado como un individuo.

Sume las líneas 11 y 12a.

Si la cantidad de la línea 8 es mayor que la cantidad de la línea 13, anote la diferencia en la línea 14. De lo contrario, vea Contribución pagada en exceso, más adelante. No tiene que pagar si la cantidad de la línea 14 es menos de $1.

Por lo general, tendrá un saldo pendiente de pago de contribución únicamente si su obligación contributiva total para el trimestre (línea 8) es menos de $2,500. Sin embargo, vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) referente a los pagos efectuados de acuerdo a la Regla de la exactitud de los depósitos.

Puede pagar la cantidad indicada en la línea 14 mediante el sistema EFTPS, retiro electrónico de fondos (EFW, por sus siglas en inglés), tarjeta de crédito, cheque o giro. No use una tarjeta de crédito o el retiro electrónico de fondos para pagar las contribuciones que le hayan obligado a depositar. Para mayor información sobre cómo se pagan las contribuciones con tarjeta de crédito, visite el sitio web del IRS en inglés, www.irs.gov y pulse sobre el enlace “Online Services” (Servicios por Internet).

Si paga mediante el sistema EFTPS, EFW o con tarjeta de crédito, envíe su planilla de contribución a la dirección “sin un pago” indicada en la página 3 bajo Adónde deberá enviar la planilla y no complete el Formulario 941-V(PR), Comprobante de Pago.

Si paga mediante un cheque o giro, hágalo a la orden del “United States Treasury” (Tesoro de los EE.UU.). Anote su EIN, “Formulario 941-PR” y el período contributivo en su cheque o giro. Complete el Formulario 941-V(PR) y adjúntelo al Formulario 941-PR.

Si la línea 8 indica una cantidad de $2,500 o más y ha depositado todas las contribuciones adeudadas, la cantidad indicada en la línea 14 deberá ser cero.

Si no hace los depósitos requeridos y, en su lugar, paga las contribuciones con el Formulario 941-PR, puede estar sujeto a multas.

Si la cantidad de la línea 13 es mayor que la cantidad de la línea 8, anote la diferencia en la línea 15. Nunca anote una cantidad en la línea 14 y en la línea 15 a la misma vez.

Si depositó más de la cantidad correcta para el trimestre, puede optar por que el IRS le reembolse la cantidad pagada de más o por que ésta se le acredite a su próxima planilla. Marque el encasillado apropiado en la línea 15. Si no marca ninguno de los encasillados, le reembolsaremos automáticamente la cantidad pagada en exceso. Podemos, además, aplicar dicha cantidad a toda cuenta contributiva vencida (en mora) que aparezca en nuestros registros bajo su EIN.

Si la cantidad de la línea 15 es menos de $1, le enviaremos un reembolso o se la aplicaremos a su próxima planilla de contribución únicamente si lo solicita por escrito.

Tiene que completar ambas páginas del Formulario 941-PR y luego firmar la segunda página. Si no lo hace, podrá causar demoras en el procesamiento de su planilla.

Tiene que completar el Anexo B (Formulario 941-PR) y adjuntarlo al radicar el Formulario 941-PR. No use el Anexo B (Formulario 941-PR) si es depositante de itinerario mensual.

No cambie su obligación contributiva en el Anexo B (Formulario 941-PR) por ajustes declarados en todo Formulario 941-X (PR).

Si su negocio ha dejado de operar o si ha dejado de pagar salarios, tiene que radicar una planilla final. Para informarle al IRS de que un Formulario 941-PR es su planilla final, marque el encasillado de la línea 18 y anote la última fecha en la que pagó salarios en el espacio provisto. Para leer sobre otros requisitos de la radicación, consulte Planilla final en la página 2.

Si contrata a empleados estacionales –por ejemplo, sólo para el verano o el invierno– marque el encasillado de la línea 19. El marcar el encasillado le indica al IRS que no va a recibir los cuatro Formularios 941-PR de usted durante el año porque no ha pagado salarios con regularidad.

Por lo general, no le solicitaremos información sobre planillas no radicadas si radica al menos una planilla que indique un saldo de contribución adeudado cada año. Sin embargo, tiene que marcar este encasillado cada vez que radique el Formulario 941-PR.

Además, al llenar el Formulario 941-PR, asegúrese de marcar el encasillado de la parte superior de la planilla que corresponde al trimestre en que declara salarios.

•Empresa de un solo dueño:   El individuo que posee el negocio.

•Corporación (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una corporación):   El presidente, vice presidente u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a actuar en nombre de dicha corporación.

•Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad colectiva) u otra empresa no incorporada:   Un oficial u otro funcionario responsable y debidamente autorizado que tiene conocimiento de sus asuntos.

•Compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una entidad no considerada separada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos que tiene un solo socio:   El dueño de la compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a actuar en nombre de dicha compañía.

•Fideicomiso o caudal hereditario:   El fiduciario.

Método alterno para la firma.   Los ejecutivos de la corporación o agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario 941-PR por medio de un sello de goma, aparato mecánico o programa para computadoras (software). Para más detalles y la documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39 (Procedimiento Tributario 2005-39), en inglés. Puede ver dicho procedimiento en la página 82 del Internal Revenue Bulletin 2005-28 (Boletín de Rentas Internas 2005-28), en inglés, que se halla en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb05-28.pdf.

Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 941-PR y proporcionar la información solicitada en la sección titulada “Para uso exclusivo del preparador remunerado” en la Parte 5 si le pagó al preparador para preparar el Formulario 941-PR y dicho preparador no es empleado de la entidad que radica la planilla. Los preparadores remunerados tienen que firmar las planillas de papel de su puño y letra. El preparador tiene que darle una copia adicional de la planilla además de la copia que será radicada ante el IRS.

Si usted es preparador remunerado, anote su SSN o su número de identificación contributiva del preparador (PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección completa. Si trabaja para una firma o empresa, anote el nombre y el EIN de la firma. Puede solicitar un PTIN por medio del Formulario W-7P, Application for Preparer Tax Identification Number (Solicitud de número de identificación contributiva de preparador de planillas), en inglés. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la firma preparadora de contribuciones.

Por lo general, no complete esta sección si está radicando la planilla en su calidad de agente de reportación y tiene un Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para agentes de reportación), en inglés, vigente y archivada ante el IRS. Sin embargo, un agente de reportación tiene que completar esta sección si dicho agente le ofreció asesoría legal, por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de las contribuciones federales.