Instrucciones Específicas:

Parte 1: Conteste las preguntas a continuación para este trimestre

1. Número de empleados que recibieron salarios, propinas u otras remuneraciones durante este trimestre

Anote el número de empleados en su nómina a los cuales les pagó remuneraciones durante el período de pago que incluye el 12 de marzo, el 12 de junio, el 12 de septiembre o el 12 de diciembre del trimestre indicado en la parte superior del Formulario 941-PR. No incluya a:

  • Empleados domésticos,

  • Empleados no remunerados durante el período de pago,

  • Empleados agrícolas,

  • Pensionistas o

  • Miembros activos de las Fuerzas Armadas.

Si anota “250” o más en la línea 1, tiene que radicar los Formularios 499R-2/W-2PR por medios electrónicos. Para más detalles, llame a la SSA al 1-800-772-6270 o visite el sitio web “Employer W-2 Filing Instructions & Information” (Instrucciones e información sobre la radicación de Formularios W-2 hecha por patronos) de la SSA, en inglés, 
www.socialsecurity.gov/employer.

4. Si los salarios, propinas y otras remuneraciones no están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare

Si los salarios, propinas y otras remuneraciones no están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, marque el encasillado en la línea 4. Si esta pregunta no le corresponde, deje en blanco el encasillado. Para mayor información sobre los salarios exentos de la contribución, vea el apartado 15 de la Pub. 179 (Circular PR), en español, y el apartado 4 de la Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria del patrono), en inglés.

Si es patrono gubernamental, los salarios que paga no están exentos automáticamente de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Sus empleados podrían estar amparados por la ley o por un acuerdo voluntario con la SSA conforme a la sección 218. Para mayor información, vea la Pub. 963, Federal-State Reference Guide (Guía de consulta federal y estatal), en inglés.

5a–5e. Salarios y propinas sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare

5a. Salarios sujetos a la contribución al Seguro Social.

Anote aquí el total de los salarios, compensación por enfermedad y beneficios marginales sujetos a la contribución al Seguro Social que pagó a sus empleados durante el trimestre. Para este propósito, la compensación por enfermedad incluye los pagos hechos a sus empleados por una compañía de seguros y por los cuales usted fue notificado oportunamente por dicha compañía de seguros. Vea el apartado 6 de la Pub. 15-A, en inglés, para mayor información sobre la declaración de la compensación por enfermedad.

Anote la cantidad total antes de descontar toda deducción. No incluya propinas en esta línea. Para mayor información sobre los tipos de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social, vea el apartado 5 de la Pub. 179 (Circular PR).

La tasa para 2014 de la contribución al Seguro Social sobre los salarios sujetos a contribución es 6.2% (.062) correspondiente tanto al patrono como al empleado, o sea, 12.4% (.124) para los dos. Deje de pagar y de declarar la contribución al Seguro Social sobre los salarios de un empleado en la línea 5a cuando los salarios sujetos a contribución (incluyendo las propinas) del empleado alcancen $117,000 para el año. Sin embargo, siga reteniéndole la contribución al Medicare para todo el año sobre los salarios y propinas aun cuando se haya alcanzado la base salarial para la contribución al Seguro Social de $117,000.

línea 5a (columna 1)
x.124  
línea 5a (columna 2)

5b. Propinas sujetas a la contribución al Seguro Social.

Anote el total de las propinas que sus empleados le hayan declarado durante el trimestre hasta que el total de los salarios y propinas para cada empleado alcance los $117,000 para el año. Incluya todas las propinas que sus empleados le hayan declarado aun cuando no haya podido retenerle la contribución correspondiente al empleado del 6.2%.

Su empleado tiene que declararle para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibió dichas propinas en efectivo. El informe debe incluir propinas cargadas (por ejemplo, cargos de las tarjetas de crédito y débito) que usted le pagó a los empleados por pagos provenientes de tarjetas de crédito de los clientes, propinas que el empleado recibió directamente de los clientes y propinas que recibió de otros empleados bajo cualquier acuerdo de propinas compartidas. Los empleados que reciben propinas directamente e indirectamente tienen que declararle las propinas al patrono. No se requiere declarar las propinas para meses en que las propinas sumen menos de $20. Los empleados pueden usar el Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el Empleado (disponible solamente en la Pub. 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el(la) Empleado(a) e Informe al Patrono), o cualquier declaración por escrito o informe electrónico de propinas recibidas.

No incluya las propinas asignadas en esta línea. En vez de incluirlas aquí, declárelas en el Formulario 8027, Employer's Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaración informativa anual del patrono de ingreso de propinas y de propinas asignadas), en inglés. Las propinas asignadas no se deben declarar en el Formulario 941-PR y no están sujetas a la retención de las contribuciones al Seguro Social o al Medicare.

línea 5b (columna 1)
x.124  
línea 5b (columna 2)

5c. Salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.

Anote todos los salarios, propinas, compensación por enfermedad y beneficios marginales tributables sujetos a la contribución al Medicare. A diferencia de los salarios sujetos al Seguro Social, no hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos a la contribución al Medicare.

La tasa de la contribución al Medicare es 1.45% (.145) tanto para la parte del patrono como la del empleado o 2.9% (.029) para las dos partes. Incluya todas las propinas que sus empleados le hayan declarado durante el trimestre, aun cuando no haya podido retenerles la porción de la contribución correspondiente a los empleados del 1.45%.

línea 5c (columna 1)
x.029  
línea 5c (columna 2)

Para mayor información, vea los apartados 5, 6 y 9 de la Pub. 179 (Circular PR).

5d. Salarios y propinas sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare.

Anote el total de los salarios, propinas, pagos por enfermedad y beneficios marginales sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare. Se le requiere que comience la retención de la Contribución Adicional al Medicare en el período de pago en el que le paga a un empleado un salario de más de $200,000 y después continuar la retención en cada período de pago hasta el final del año natural. La Contribución Adicional al Medicare sólo le corresponde al empleado. No hay ninguna Contribución Adicional al Medicare que le corresponda a la parte del patrono. Todos los salarios que están sujetos a la contribución al Medicare están sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000.

Para más información sobre qué salarios están sujetos a la contribución al Medicare, vea la tabla titulada Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos, en el apartado 15 de la Pub.179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños. Para más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, por favor visite el sitio web IRS.gov e ingrese Additional Medicare Tax (Contribución Adicional al Medicare), en el encasillado Search (Buscar). Dicha información está disponible en inglés.

Cuando los salarios y propinas exceden el límite superior de la retención de $200,000, tiene que incluir todas las propinas que sus empleados le hayan declarado durante el trimestre, aun cuando no haya podido retenerles la porción de la contribución correspondiente a los empleados del 0.9%.

línea 5d (columna 1)
x.009  
línea 5d (columna 2)

5e. Total de contribuciones al Seguro Social y al Medicare.

Sume las cantidades de la columna 2 de las líneas 5a a 5d y anote el resultado en la línea 5e.

5f. Notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q): Contribución adeudada por propinas no declaradas

Anote el saldo de contribución adeudado que aparece en el Notice and Demand under Section 3121(q) (Notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q)), en inglés, en la línea 5f. El IRS emite esta notificación para informarle a un patrono de la cantidad de propinas recibidas por empleados que no fueron declaradas o que fueron declaradas de menos al patrono. El patrono no es responsable de pagar la parte correspondiente del patrono de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare por las propinas no declaradas hasta que el IRS le emite una notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q) a dicho patrono. La contribución adeudada pudo haber sido determinada calculando las propinas declaradas al IRS en el Formulario 4137, Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income (Contribuciones al Seguro Social y al Medicare sobre el ingreso de propinas no declaradas), en inglés, del empleado, u otras propinas que el IRS determinó que no fueron declaradas al patrono después de una revisión. Para obtener más información, vea el Revenue Ruling 2012-18 (Resolución administrativa tributaria 2012-18) que aparece en la página 1032 del I.R.B. 2012-26, disponible en www.irs.gov/irb/2012-26_IRB/ar07.html.

Deposite la contribución dentro del período requerido que le corresponde a su itinerario de depósito para evitar cualquier multa. La contribución se tratará como acumulada por el patrono en la parte titulada Date of Notice and Demand (Fecha de notificación y solicitud), en inglés, la cual está impresa en la notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q). El patrono tiene que incluir esta cantidad en la línea apropiada del formulario que corresponde a la obligación contributiva federal (la Parte 2 del Formulario 941-PR para un depositante de itinerario mensual o en el Anexo B del Formulario 941-PR para un depositante de itinerario bisemanal).

6. Total de contribuciones antes de ajustes

Sume el total de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare antes de tomar en cuenta los ajustes (línea 5e) y toda contribución adeudada de la notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q) declarada en la línea 5f. Anote el resultado en la línea 6.

7–9. Ajustes a la contribución

Anote en las líneas 7 a 9 las cantidades de contribución que resultaron por un ajuste del trimestre en curso. Use el signo de menos (si es posible) para indicar un ajuste que disminuya las contribuciones totales anotadas en la línea 6 en vez de usar paréntesis. El hacer eso mejora la veracidad de los programas de computadoras para escanear que utiliza el IRS. Por ejemplo, declare “-10.59” en vez de “(10.59)”. Sin embargo, si su programa para la computadora sólo permite el uso de los paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlos.

Ajustes del trimestre en curso.   En ciertos casos, tendrá que ajustar las cantidades declaradas como contribuciones al Seguro Social y al Medicare en la columna 2 de las líneas 5a a 5d para poder determinar su obligación contributiva correcta en el Formulario 941-PR para este trimestre. Vea el apartado 12 de la Pub. 179 (Circular PR).

7. Ajustes por fracciones de centavos del trimestre actual.

Anote los ajustes por fracciones de centavos (debido al redondeo de las cifras) que tienen que ver con la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare retenidas. La porción correspondiente al empleado de las cantidades indicadas en la columna 2 de las líneas 5a a 5d puede diferir un poco de las cantidades retenidas realmente de los pagos de sus empleados debido al redondeo de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare que ocurrió al aplicar las tasas estatutarias.

8. Ajustes por compensación por enfermedad del trimestre actual.

Anote el ajuste por la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare retenidas y pagadas por su tercero pagador de compensación por enfermedad con respecto a toda la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador. Estos salarios deben ser incluidos en la línea 5a y la línea 5c y, si cumple con la cantidad del límite superior, en la línea 5d. Si usted es el tercero pagador de compensación por enfermedad, anote el ajuste de la parte correspondiente al patrono de estas contribuciones que se requiere ser pagado por el patrono.

9. Ajustes por propinas y por seguro temporal de vida colectivo a término fijo del trimestre actual.

Anote todo ajuste por:

  • La parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare no retenidas sobre las propinas y

  • La parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare no retenidas sobre las primas del seguro de vida colectivo a término fijo pagadas para sus 
    ex empleados.

Ajustes de trimestres anteriores.   Si necesita corregir un ajuste declarado en un Formulario 941-PR radicado previamente, complete y radique el Formulario 941-X (PR). El Formulario 
941-X (PR) se utiliza para hacer ajustes y se radica por separado del Formulario 941-PR. Vea el apartado 12 de la Pub. 179 (Circular PR).

10. Total de contribuciones después de considerar los ajustes

Combine las cantidades que aparecen en las líneas 6 a 9 y anote el resultado en la línea 10.

  • Si la cantidad de la línea 10 es menos de $2,500 para el trimestre en curso o el trimestre anterior, y usted no tuvo una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre en curso. Puede pagar la cantidad junto con el Formulario 941-PR o puede depositarla. Para evitar una multa, tiene que pagar la cantidad en su totalidad junto con una planilla radicada a su debido tiempo o tiene que depositar la cantidad oportunamente. Para más información sobre cómo pagar junto con una planilla radicada a tiempo, vea las instrucciones de la línea 12, a continuación.

  • Si la cantidad de la línea 10 es $2,500 o más para el trimestre en curso y el trimestre anterior, o si usted tuvo una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre en curso. Tiene que hacer depósitos conforme a su itinerario de depósito. La cantidad que aparece en la línea 10 tiene que ser igual al Total para el trimestre que aparece en la línea 14 del Formulario 941-PR o a la Obligación total para el trimestre que aparece en el Anexo B (Formulario 941-PR).

Para obtener más información y reglas sobre los depósitos de la contribución federal, vea Cómo hacer los depósitos, anteriormente, y en el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR).

Si es depositante de itinerario bisemanal, tiene que completar el Anexo B (Formulario 941-PR). Si no completa ni radica el Anexo B (Formulario 941-PR), el IRS le puede imponer multas basadas en toda la información que esté disponible.

11. Total de depósitos para este trimestre . . .

Anote sus depósitos para este trimestre, incluyendo toda cantidad pagada en exceso de un trimestre anterior que usted aplicó a esta planilla. Incluya también en esta cantidad toda cantidad pagada en exceso que usted aplicó proveniente de la radicación del Formulario 941-X (PR) o el Formulario 944-X (SP), Ajuste a la Declaración Federal ANUAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, en el trimestre actual.

12. Saldo adeudado

Si la cantidad de la línea 10 es mayor que la cantidad de la línea 11, anote la diferencia en la línea 12. De lo contrario, vea Contribución pagada en exceso, más adelante.

No tiene que pagar si la cantidad de la línea 12 es menos de $1. Por lo general, tendrá un saldo pendiente de pago de contribución únicamente si su obligación contributiva total para el trimestre en curso o el trimestre anterior (línea 10) es menos de $2,500 y usted no tuvo una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre en curso. Sin embargo, vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) referente a los pagos efectuados de acuerdo a la regla de la exactitud de los depósitos.

Puede pagar la cantidad indicada en la línea 12 mediante el sistema EFTPS, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque, giro o por retiro electrónico de fondos (EFW, por sus siglas en inglés). No use una tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque, giro ni un EFW para pagar las contribuciones que esté obligado a depositar. Para más información sobre cómo se pagan las contribuciones electrónicamente, visite el sitio web del IRS en www.irs.gov/e-pay.

Si paga mediante el sistema EFTPS, tarjeta de crédito o tarjeta de débito, envíe su planilla de contribución a la dirección en la cual se radican las planillas enviadas “Sin un pago”, indicada bajo Adónde deberá enviar la planilla, anteriormente, y no radique el Formulario 941-V(PR), Comprobante de Pago.

Si paga mediante un cheque o giro, hágalo a la orden de United States Treasury (Tesoro de los EE.UU.). Anote su EIN, “Formulario 941-PR” y el período contributivo en su cheque o giro. Complete el Formulario 941-V(PR) y adjúntelo al Formulario 941-PR.

Si la línea 10 indica una cantidad de $2,500 o más y ha depositado todas las contribuciones cuando éstas se debían, la cantidad indicada en la línea 12 deberá ser cero, a menos que haya reducido sus depósitos en anticipación de la radicación del Formulario 941-X (PR) para reclamar el crédito de asistencia para las primas de COBRA. Vea Cómo hacer los depósitos, anteriormente.

Si usted tiene la obligación de hacer los depósitos requeridos y, en su lugar, paga las contribuciones con el Formulario 941-PR, puede estar sujeto a multas. Vea la sección titulada ¿Tiene que depositar sus contribuciones?, anteriormente.

13. Contribución pagada en exceso

Si la cantidad de la línea 11 es mayor que la cantidad de la línea 10, anote la diferencia en la línea 13. Nunca anote una cantidad en la línea 12 y en la línea 13 a la misma vez.

Si depositó más de la cantidad correcta para el trimestre, puede optar para que el IRS le reembolse la cantidad pagada de más o que ésta se le acredite a su próxima planilla. Marque solamente un encasillado en la línea 13. Si no marca ninguno de los encasillados o si marca ambos encasillados, generalmente se le aplicará la cantidad pagada en exceso a su cuenta. Podemos, además, aplicar dicha cantidad a toda cuenta contributiva vencida (en mora) que aparezca en nuestros registros bajo su EIN.

Si la cantidad de la línea 13 es menos de $1, le enviaremos un reembolso o se la aplicaremos a su próxima planilla de contribución únicamente si lo solicita por escrito.

Complete ambas páginas

Tiene que completar ambas páginas del Formulario 941-PR y firmar la segunda página. Si no lo hace, podrá causar demoras en la tramitación de su planilla.

Parte 2: Infórmenos sobre su itinerario de depósitos y obligación contributiva para este trimestre

14. Obligación contributiva para el trimestre

  • Excepción De Minimis (Mínimo). Si la cantidad de la línea 10 para el trimestre en curso o para el trimestre anterior es menos de $2,500 y usted no tuvo una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre en curso, marque el encasillado correspondiente en la línea 14 y pase a la Parte 3.

    Si la excepción De Minimis (Mínimo) le aplica basado en el trimestre anterior y la línea 10 del trimestre actual es $100,000 o más, tiene que proporcionar un registro de su responsabilidad sobre las contribuciones federales. Si usted es un depositante de itinerario mensual, complete el resumen de su obligación contributiva mensual que se encuentra en la línea 14 del Formulario 941-PR. Si usted es un depositante de itinerario bisemanal, adjunte el Anexo B del Formulario 941-PR.

  • Si declaró $50,000 o menos por concepto de contribuciones durante el período retroactivo (ver a continuación), usted es depositante de itinerario mensual a menos que le corresponda la Regla de depositar $100,000 el próximo día, que se explica en el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR). Marque el encasillado correspondiente en la línea 14 y anote su obligación contributiva para cada mes del trimestre. Sume las cantidades para cada mes. Anote el resultado en el encasillado Total para el trimestre.

    Tenga presente que su obligación contributiva total para el trimestre tiene que ser igual al total de las contribuciones indicadas en la línea 10. Si no es así, se podría considerar que sus depósitos y pagos no fueron hechos oportunamente. No cambie su obligación contributiva en la línea 14 por ajustes declarados en todo Formulario 941-X (PR).

    Usted es depositante de itinerario mensual para el año natural si las contribuciones que aparecen en su Formulario 941-PR declaradas para el período retroactivo son $50,000 o menos. El período retroactivo consta de los 4 trimestres consecutivos que terminan el 30 de junio del año anterior. En el caso del año 2014, el período retroactivo comienza el 1 de julio de 2012 y termina el 30 de junio de 2013. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles sobre las reglas de depósito. Si radicó el Formulario 944(SP) en 2012 ó 2013, su período retroactivo es el año natural 2012.

    Las cantidades declaradas en la línea 14 son un resumen de su obligación contributiva mensual y no es un resumen o registro de los depósitos que efectuó. Si no declara correctamente sus obligaciones cuando se le requiere hacerlo o si es depositante de itinerario bisemanal y declara sus obligaciones en la línea 14 en lugar del Anexo B del Formulario 941-PR, se le podría imponer una multa “promediada” por no depositar (FTD, por sus siglas en inglés). Vea el tema titulado Multas relacionadas con los depósitos, en el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más información.

     

  • Si declaró más de $50,000 por concepto de contribuciones para el período retroactivo (ver anteriormente), usted es depositante de itinerario bisemanal. Marque el encasillado correspondiente en la línea 14.

Tiene que completar el Anexo B (Formulario 941-PR) y adjuntarlo al radicar el Formulario 941-PR. No use el Anexo B (Formulario 941-PR) si es depositante de itinerario mensual.

No cambie su obligación contributiva en el Anexo B (Formulario 941-PR) por ajustes declarados en todo Formulario 941-X (PR).

Parte 3: Infórmenos sobre su negocio

En la Parte 3, conteste únicamente aquellas preguntas que le correspondan a su negocio. Si alguna pregunta no le corresponde, déjela en blanco y pase a la Parte 4.

15. Si su negocio ha dejado de operar . . .

Si su negocio ha dejado de operar o si ha dejado de pagar salarios, tiene que radicar una planilla final. Para informarle al IRS que un Formulario 941-PR es su planilla final, marque el encasillado de la línea 15 y anote la última fecha en la que pagó salarios en el espacio provisto. Para leer sobre otros requisitos de la radicación, consulte Planilla final y Si cierra su negocio..., anteriormente.

16. Si es patrono estacional . . .

Si contrata a empleados estacionales —por ejemplo, sólo para el verano o el invierno— marque el encasillado de la línea 16. El marcar el encasillado le indica al IRS que no anticipe recibir los cuatro Formularios 941-PR de usted durante el año porque no ha pagado salarios con regularidad.

Por lo general, no le solicitaremos información sobre planillas no radicadas si radica al menos una planilla que indique un saldo de contribución adeudado cada año. Sin embargo, tiene que marcar este encasillado cada vez que radique el Formulario 941-PR.

Además, al completar el Formulario 941-PR, asegúrese de marcar el encasillado de la parte superior de la planilla que corresponde al trimestre en que declara salarios.

Parte 4: ¿Podemos comunicarnos con su tercero autorizado?

Si desea autorizar a algún empleado suyo, a un preparador remunerado o a otro individuo para que éste hable sobre su Formulario 941-PR con el IRS, marque el encasillado en la Parte 4. Anote el nombre, número de teléfono y los cinco dígitos del número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) del individuo específico con quién podemos hablar —no el nombre de la empresa que preparó su planilla de contribución. La persona designada puede elegir cualesquier cinco dígitos para su PIN.

Al marcar el encasillado , usted le autoriza al IRS para que hable con el tercero designado a fin de hacerle preguntas que nos surjan al tramitar su planilla de contribución. Además, le permite a la persona designada que haga todo lo siguiente:

  • Facilitarnos toda información no incluida en su planilla.

  • Llamarnos para obtener información relacionada con la tramitación de su planilla.

  • Responder a ciertas notificaciones del IRS que usted haya compartido con su tercero designado relacionadas con errores matemáticos y con la preparación de su planilla. El IRS no le enviará notificaciones a su tercero designado.

Usted no le autoriza a su tercero designado a obligarle a ningún compromiso (por ejemplo, a pagar una obligación contributiva adicional), ni de otra manera representarlo a usted ante el IRS. Si desea ampliar la autorización de su tercero designado, vea la Pub. 947, Practice Before the IRS and Power of Attorney (Representación ante el IRS y poder legal), en inglés.

La autorización para un tercero designado vencerá automáticamente en un año a partir de la fecha de vencimiento (sin tener en cuenta las prórrogas) para radicar su Formulario 941-PR. Si usted o su tercero designado desea dar por finalizada la autorización, escriba al centro de servicio del IRS a la dirección donde se envían planillas “Sin un pago”, indicada bajo Adónde deberá enviar la planilla, anteriormente.

Parte 5: Firme aquí (Funciones aprobadas)

Complete toda la información en la Parte 5 y firme el Formulario 941-PR. Las siguientes personas están autorizadas a firmar la planilla conforme a cada clase de entidad comercial.  

•Empresa de un solo dueño:   El individuo que posee el negocio (el propietario o dueño).

•Corporación (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una corporación):   El presidente, vice presidente u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a firmar en nombre de dicha corporación.

•Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad colectiva) u otra empresa no incorporada:   Un miembro, socio u otro funcionario responsable y debidamente autorizado que tiene conocimiento de sus asuntos.

•Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo socio que se trata como una entidad no considerada como separada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos:   El dueño de la compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a firmar en nombre de dicha compañía.

•Fideicomiso o caudal hereditario:   El fiduciario.

El Formulario 941-PR puede ser firmado por un agente debidamente autorizado para representar al contribuyente si se ha radicado un poder legal válido ante el IRS.

Método alterno de firma.   Los ejecutivos de la corporación o agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario 941-PR por medio de un sello de goma, aparato mecánico o programa para computadoras (software). Para más detalles y la documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39 (Procedimiento Tributario 2005-39), en inglés. Puede ver dicho procedimiento en la página 82 del Internal Revenue Bulletin 2005-28 (Boletín de Rentas Internas 2005-28), en inglés, disponible en el sitio web www.irs.gov/irb/2005-28_IRB/ar16.html.

Para uso exclusivo del preparador remunerado

Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 941-PR y proporcionar la información solicitada en la sección titulada Para uso exclusivo del preparador remunerado, en la Parte 5, si le pagó al preparador para preparar el Formulario 941-PR y dicho preparador no es empleado de la entidad que radica la planilla. Los preparadores remunerados tienen que firmar las planillas de papel de su puño y letra. El preparador tiene que darle una copia adicional de la planilla además de la planilla que en sí será radicada ante el IRS.

Si usted es preparador remunerado, anote su número de identificación del preparador remunerado (PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección completa. Si trabaja para una firma o empresa, anote el nombre y el EIN de la firma. Puede solicitar un PTIN a través de la Internet o radicando el Formulario W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal (Solicitud y renovación de número de identificación contributiva del preparador de planillas remunerado expedido por el IRS), en inglés. Para más información sobre la solicitud de un PTIN en Internet, visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/ptin, en inglés. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la firma preparadora de contribuciones.

Por lo general, no complete esta sección si está radicando la planilla en su calidad de agente de reportación y tiene un Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para agentes de reportación), en inglés, vigente y archivado ante el IRS. Sin embargo, un agente de reportación tiene que completar esta sección si dicho agente le ofreció asesoría legal, por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de las contribuciones federales.

Cómo obtener formularios, instrucciones y publicaciones del IRS

Visite el sitio web del IRS en español, www.irs.gov/espanol. También puede obtenerlos del sitio web del IRS en inglés, www.irs.gov/formspubs.

Llame al 1-800-829-3676.

Otros Productos del IRS que le Pueden Ser Necesarios

Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN)
   
Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención
   
Formulario W-3c PR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos
   
Formulario 940-PR, Planilla para la Declaración Federal Anual del Patrono de la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA)
   
Formulario 941-X (PR), Ajuste a la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono o Reclamación de Reembolso
   
Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas
   
Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador
   
Formulario 944-X (SP), Ajuste a la Declaración Federal ANUAL del Empleador o Reclamación de Reembolso
   
Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el Empleado
   
Formulario 8027, Employer's Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaración informativa anual del patrono de ingresos de propinas y propinas asignadas), en inglés
   
Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para agentes de reportación), en inglés
   
Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide (Guía contributiva para el patrono), en inglés
   
Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria para el patrono), en inglés
   
Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva para el patrono que paga beneficios marginales), en inglés
   
Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños
   
Pub. 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el(la) Empleado(a) e Informe al Patrono
   
Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés
   
Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal
   
Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o consolidaciones), en inglés
   
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos


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