Instrucciones Generales:Información para entender el Formulario 941-X (PR)

¿Cuál es el propósito del Formulario 941-X (PR)?

Use el Formulario 941-X (PR) para corregir errores en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente. Use el Formulario 941-X (PR) para corregir:

  • Salarios, propinas y otra remuneración;

  • Salarios sujetos a la contribución al Seguro Social;

  • Propinas sujetas a la contribución al Seguro Social;

  • Salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare;

  • Salarios y propinas sujetos a la retención adicional a la contribución al Medicare;

  • Créditos por pagos de asistencia para las primas de COBRA;

  • Créditos para patronos calificados por la parte correspondiente al patrono de las contribuciones al Seguro Social de salarios/propinas pagadas a empleados del 19 al 31 de marzo de 2010 (sólo se aplica al segundo trimestre de 2010); y

  • Exenciones por la porción de la contribución al Seguro Social para patronos calificados sobre los salarios/propinas pagados a empleados calificados (para los trimestres terminados después del 31 de marzo de 2010 y antes del 1 de enero de 2011).

Use el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de una reducción en la contribución), en inglés, para solicitar un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido tasados. No solicite la reducción de multas o intereses en los Formularios 941-PR ni 941-X (PR).

Los términos “corregir” y “correcciones” se usan en el Formulario 941-X (PR) y en estas instrucciones para incluir los ajustes libres de intereses conforme a las secciones 6205 y 6413 y las reclamaciones de reembolso y de reducción de contribuciones conforme a las secciones 6402, 6414 y 6404. Vea la reglamentación del Tesoro 2009-39 para ejemplos de cómo se aplican las reglas de ajustes libres de intereses y reclamación de reembolso en 10 diferentes situaciones. Puede ver la reglamentación del Tesoro 2009-39 en la página 951 del I.R.B. 2009-52, en inglés, en el sitio web www.irs.gov/irb/2009-52_IRB/ar14.html.

Cuando descubra un error en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente, usted tiene que:

  • Corregir el error por medio del Formulario 941-X (PR),

  • Radicar un Formulario 941-X (PR) por separado por cada Formulario 941-PR que está corrigiendo y

  • Radicar el Formulario 941-X (PR) por separado. No radique el Formulario 941-X (PR) junto con el Formulario 941-PR.

Si no radicó un Formulario 941-PR para uno o más trimestres, no use el Formulario 941-X (PR). En vez, radique el Formulario 941-PR por cada uno de esos trimestres. Consulte también el tema titulado ¿Cuándo debe radicar el Formulario 941-X (PR)?, más adelante. Sin embargo, si no radicó el Formulario 941-PR debido a que trató (clasificó) incorrectamente a empleados como si fueran contratistas independientes o trabajadores que no son empleados (nonemployees) y ahora los reclasifica como empleados, consulte las instrucciones para la línea 24, más adelante.

Declare la corrección de las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso correspondientes al mismo período contributivo en un solo Formulario 
941-X (PR), a menos que esté solicitando un reembolso o una reducción. Si solicita un reembolso o reducción y está corrigiendo las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso, radique un Formulario 941-X (PR) que corrige sólo las cantidades declaradas de menos y un segundo Formulario 941-X (PR) que corrige las cantidades declaradas en exceso.

Usted usará el proceso para hacer ajustes si declaró contribuciones sobre la nómina insuficientes (de menos) y está haciendo un pago, o si declaró en exceso dichas contribuciones y estará aplicando el crédito al período del Formulario 941-PR durante el cual radica el Formulario 941-X (PR). No obstante, vea la Precaución bajo el tema titulado ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)?, más adelante, si está corrigiendo cantidades declaradas en exceso durante los últimos 90 días del plazo de prescripción. Usará el proceso de reclamación si declaró contribuciones sobre la nómina en exceso y está solicitando el reembolso o la reducción de la cantidad declarada en exceso. Consulte la tabla en el dorso del Formulario 941-X (PR) para obtener información que le ayudará a determinar si debe utilizar el proceso de ajuste o el proceso de reclamación. Asegúrese de proveer una explicación detallada en la línea 25 para cada corrección que usted indique en el Formulario 941-X (PR).

Continúe declarando los ajustes trimestrales actuales para fracciones de centavos, compensación por enfermedad pagada por terceros, propinas y seguro de vida colectivo a término fijo en el Formulario 941-PR, en las líneas 7 a 9.

Usted tiene requisitos adicionales con los que tiene que cumplir cuando radica el Formulario 941-X (PR), tal como la certificación de que ha radicado (o radicará) todos los Formularios 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención y Formularios 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico y con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), que le correspondan a su caso. Para las correcciones de las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y las contribuciones adicionales al Medicare declaradas en exceso, tiene que hacer toda certificación que le corresponda a su caso.

No use el Formulario 941-X (PR) para corregir los Formularios 943-PR, 944-PR o 944(SP). En vez, use la versión “X” que le corresponde a cada planilla que está corrigiendo (Formulario 943-X (PR), 944-X (PR) o 944-X (SP)).

¿Dónde puede obtener ayuda?

Para obtener ayuda para la radicación del Formulario  
941-X (PR) o para obtener respuestas a sus preguntas sobre las contribuciones federales sobre la nómina y las correcciones relacionadas con las contribuciones, puede:

  • Llamar gratuitamente al IRS Business and Specialty Tax Line (Línea para asuntos relacionados con las contribuciones de los negocios y contribuciones especiales del IRS) al 1-800-829-4933 (1-800-829-4059 si es usuario del equipo TDD/TTY para personas que son sordas, tienen dificultades auditivas o tienen impedimento del habla), de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m., huso horario local (los contribuyentes que no estén en Puerto Rico pueden recibir ayuda de 8 a.m. a 8 p.m., huso horario local; los contribuyentes que estén en Alaska y Hawaii seguirán el huso horario del Pacífico),

  • Visitar el sitio web www.irs.gov/businesses del IRS y pulse sobre el enlace titulado "Employment Taxes" (Contribuciones sobre la nómina) bajo "Businesses Topics" (Temas de negocios), la información está disponible en inglés, o

  • Vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva para Patronos Puertorriqueños, en español.

Vea tambiénCómo obtener formularios, instrucciones y publicaciones del IRS, más adelante.

¿Cuándo debe radicar el Formulario941-X (PR)?

Radique el Formulario 941-X (PR) cuando descubra un error en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente.

Sin embargo, si los únicos errores del Formulario 941-PR están relacionados con el número de empleados que recibieron salarios o con las obligaciones contributivas federales declaradas en la Parte 2 del Formulario 941-PR o en el Anexo B (Formulario 941-PR), no radique el Formulario 941-X (PR). Para más información sobre la corrección de las obligaciones contributivas federales declaradas en la Parte 2 del Formulario 941-PR o en el Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal, consulte las Instrucciones para el Anexo B (Formulario 941-PR).

Fechas de vencimiento.   La fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR) depende de cuándo se descubrió el error y si se declararon las contribuciones de menos o en exceso. Si declaró contribuciones de menos, consulte el tema Contribución declarada de menos, más adelante. Para las contribuciones declaradas en exceso, puede optar por hacer un ajuste libre de intereses o por radicar una reclamación de reembolso o de reducción de contribuciones. Si está corrigiendo cantidades declaradas en exceso, consulte el tema Crédito por contribución declarada en exceso o el tema Reclamación de contribuciones declaradas en exceso, más adelante.

  Si la fecha de vencimiento es un sábado, domingo o día feriado legal, puede radicar el Formulario 941-X (PR) el próximo día laborable. Si recibimos el Formulario 
941-X (PR) después de la fecha de vencimiento, se tratará dicho formulario como si hubiera sido radicado a tiempo si el sobre que contiene el Formulario 941-X (PR) está debidamente rotulado, tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio Postal de los Estados Unidos está fechado en, o antes de, la fecha de vencimiento, o se envió por medio de un servicio de entregas privado aceptado por el IRS en, o antes de, la fecha de vencimiento. Si no sigue estas pautas, consideramos que el Formulario 941-X (PR) fue radicado en la fecha en que realmente se recibió. Consulte la Pub. 179 (Circular PR) para obtener más información acerca de los días feriados oficiales y los servicios de entregas privados aceptados por el IRS.

Contribución declarada de menos.   Si está corrigiendo contribuciones declaradas de menos, tiene que radicar el Formulario 941-X (PR) a más tardar en la fecha de vencimiento de la planilla para el período de la planilla en el que descubrió el error y pagar la cantidad que adeuda cuando la radica. Por lo general, si hace esto asegurará que su corrección sea libre de intereses y que no esté sujeto a multas por no pagar o no depositar. Consulte el tema ¿Y las multas e intereses?, más adelante. Para más detalles sobre cómo efectuar un pago, vea las instrucciones de las líneas 21-22, más adelante.

  Si se radica el Formulario 941-X (PR) tarde (después de la fecha de vencimiento de la planilla para el período de la planilla en el cual usted descubrió el error), tiene que adjuntar un Anexo B (Formulario 941-PR) enmendado al Formulario 941-X (PR). De lo contrario, el IRS le podrá imponer una multa “promediada” por no depositar. El total de la obligación contributiva declarada en la línea “ Obligación total para el trimestre ” del Anexo B (Formulario 941-PR) tiene que ser igual a la cantidad total de contribuciones (línea 10 del Formulario 941-PR combinado con cualquier corrección declarada en la línea 18 del Formulario 941-X (PR)) para el trimestre, menos cualquier reducción en la contribución gravada libre de intereses.

Si descubre el error en   El Formulario  
941-X (PR) vence el
 
         
1. enero, febrero, marzo   30 de abril  
2. abril, mayo, junio   31 de julio  
3. julio, agosto, septiembre   31 de octubre  
4. octubre, noviembre, diciembre   31 de enero  
         
Las fechas indicadas en esta tabla corresponden sólo a las correcciones hechas debido a cantidades declaradas de menos. Si la fecha de vencimiento es un sábado, domingo o día feriado legal, puede radicar el Formulario 941-X (PR) el próximo día laborable.

Ejemplo: Usted adeuda contribuciones.

El 11 de febrero de 2013 descubre que declaró $10,000 de menos por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2012. Radique el Formulario 941-X (PR) y pague la cantidad que adeuda para el 30 de abril de 2013, porque descubrió el error en el primer trimestre de 2013 y el 30 de abril de 2013 es la fecha de vencimiento para ese trimestre. Si radica el Formulario 941-X (PR) antes del 30 de abril, pague la cantidad que adeuda en el momento que radica.

Crédito por contribución declarada en exceso.   Si declaró contribuciones en exceso en el Formulario 941-PR y optó por aplicar el crédito al Formulario 941-PR o 944(SP), radique el Formulario 941-X (PR) poco después de que descubra el error pero más de 90 días antes de que venza el plazo de prescripción para el crédito o reembolso del Formulario 941-PR. Consulte el tema titulado ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 
941-X (PR)?
, más adelante.

Reclamación de contribuciones declaradas en exceso.   Si declaró contribuciones en exceso en el Formulario 941-PR, puede optar por radicar una reclamación de reembolso o reducción de contribución en el Formulario 941-X (PR) en cualquier momento antes de que venza el período de prescripción para el crédito o reembolso del Formulario 941-PR. Si también necesita corregir cantidad alguna declarada de menos, tiene que radicar otro Formulario 941-X (PR) donde declara sólo las correcciones hechas por cantidades declaradas de menos. Consulte el tema ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)?, a continuación.

Usted no debe declarar una reclamación de reembolso para corregir la contribución adicional al Medicare realmente retenida de los empleados.

¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)?

Por lo general, puede corregir las contribuciones declaradas en exceso en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente si radica el Formulario 941-X (PR) dentro de un plazo de 3 años a partir de la fecha en que radicó el Formulario 941-PR o 2 años a partir de la fecha en la que pagó la contribución declarada en el Formulario 941-PR, lo que ocurra más tarde. Puede corregir contribuciones declaradas de menos en un Formulario 941-PR radicado anteriormente si radica el Formulario 941-X (PR) dentro de 3 años de la fecha en que el Formulario 941-PR fue radicado. A cada uno de estos plazos se le llama “plazo de prescripción”. Para propósitos del plazo de prescripción, los Formularios 941-PR que usted radicó para el año natural se consideran radicados el 15 de abril del próximo año natural si se radican antes de esa fecha.

Ejemplo.

Usted radicó el Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2010 el 27 de enero de 2011 y los pagos fueron hechos a tiempo. El IRS tramita su planilla como si hubiera sido radicada el 15 de abril de 2011. El 22 de enero de 2013, usted descubre que declaró $350 en exceso por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en ese formulario. Para corregir el error, tiene que radicar el Formulario 941-X (PR) para el 15 de abril de 2014, fecha en que finaliza el plazo de prescripción para el Formulario 941-PR, y usar el proceso de reclamación.

Si radica el Formulario 941-X (PR) para corregir cantidades declaradas en exceso en los últimos 90 días del plazo de prescripción (después del 15 de enero de 2014, en el caso del Ejemplo anterior), tiene que usar el proceso de reclamación. No puede usar el proceso de ajuste. Si también corrige cantidades declaradas de menos, tiene que radicar otro Formulario 941-X (PR) para corregir las cantidades declaradas de menos utilizando el proceso de ajuste y tiene que pagar toda contribución adeudada.

¿Adónde deberá enviar el Formulario 941-X (PR)?

Complete y envíe su Formulario 941-X (PR) a la dirección que se le indica a continuación:

SI envía el  
Formulario 941-X (PR)
ENTONCES use esta  
dirección
Dirección especial para la radicación por parte de organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales y locales; entidades de gobiernos tribales indios sin consideración de su ubicación. . . . Department of the Treasury 
Internal Revenue Service  
Ogden, UT 84201-0005
Desde Puerto Rico. . . . Internal Revenue Service  
P.O. Box 409101  
Ogden, UT 84409

¿Cómo se debe completar el Formulario 941-X (PR)?

Use un Formulario 941-X (PR) por separado para cada trimestre que corrija

Use un Formulario 941-X (PR) por separado para cada Formulario 941-PR que corrija. Por ejemplo, si encontró errores en sus Formularios 941-PR del tercer y cuarto trimestre de 2010, radique el Formulario 941-X (PR) para corregir el Formulario 941-PR del tercer trimestre de 2010. Radique un segundo Formulario 941-X (PR) para corregir el Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2010.

Número de identificación patronal, nombre y dirección

Anote su número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés), nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y EIN en la parte superior de las páginas 2 y 3, y en todo documento adjunto. Si su dirección ha cambiado desde que radicó el Formulario 941-PR, anote la información corregida y el IRS actualizará su dirección en sus registros.

Planilla que está corrigiendo

Marque la casilla para el Formulario 941-PR que aparece en el encasillado en la parte derecha superior de la página 1 del Formulario 941-X (PR). Luego marque la casilla para indicar el trimestre (sólo uno) que está corrigiendo. Anote el año natural que le corresponde al Formulario 941-PR que está corrigiendo. Anote el trimestre y el año natural en las páginas 2 y 3. Asegúrese de escribir su nombre, EIN, Formulario 941-X (PR), el trimestre y el año natural en la parte superior de todo documento que adjunte.

Anote la fecha en que descubrió errores

Usted tiene que anotar la fecha en que descubrió errores. Usted descubre un error cuando tiene suficiente información para poder corregirlo. Si está declarando varios errores que descubrió en momentos distintos, anote la fecha más temprana en que los descubrió. Declare en la línea 25 las fechas subsiguientes y los errores correspondientes.

¿Tiene que hacer una anotación en cada línea?

Tiene que facilitar toda la información solicitada en la parte superior de la página 1. Tiene que marcar una casilla (pero no ambas) en la Parte 1. En la Parte 2, tiene que marcar la casilla en la línea 3 y toda casilla que le corresponda en las líneas 4 y 5. En la Parte 3, si no le corresponde alguna línea, déjela en blanco. Complete las Partes 4 y 5 tal como se le indica.

¿Cómo debe declarar una cantidad negativa?

El Formulario 941-X (PR) usa cifras negativas para indicar las reducciones en contribuciones (créditos) y cifras positivas para indicar contribuciones adicionales (cantidades que usted adeuda).

Al declarar una cantidad negativa en las columnas 3 y 4, use un signo de menos en vez de usar paréntesis. Por ejemplo, anote “-10.59” en vez de “(10.59)”. Sin embargo, si está completando la planilla en su computadora y el programa de software sólo le permite usar paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlos.

¿Cómo se deben hacer anotaciones en el Formulario 941-X (PR)?

Usted puede ayudar al IRS a tramitar el Formulario  
941-X (PR) con mayor diligencia y exactitud si sigue las siguientes pautas:

  • Escriba a maquinilla o en letra de molde.

  • Use la fuente Courier (si es posible) para toda anotación hecha a maquinilla o por computadora.

  • Omita los signos de dólar. Puede usar comas y puntos decimales, si así lo prefiere. Anote las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que aparece impreso y la cantidad de centavos a la derecha de dicho punto.

  • Siempre anote la cantidad de centavos. No redondee las cifras (cantidades) a dólares enteros.

  • Complete las tres páginas y firme el Formulario  
    941-X (PR) en la página 3.

  • Engrape las páginas en conjunto en la esquina superior izquierda.

¿Y las multas e intereses?

Por lo general, la corrección que hace debido a una cantidad declarada de menos no estará sujeta a una multa por no pagar, multa por no depositar o intereses si usted:

  • Radica a tiempo (para la fecha de vencimiento del trimestre en que descubrió el error),

  • Paga la cantidad indicada en la línea 22 en el momento que radica el Formulario 941-X (PR),

  • Anota la fecha en que descubrió el error y

  • Explica en detalle las razones y los hechos en que se basa para hacer la corrección.

Ninguna corrección cumplirá con los requisitos del trato libre de intereses si alguno de los siguientes aplica:

  • Las cantidades declaradas de menos están relacionadas con un tema que surgió durante una revisión de un período anterior.

  • Usted a sabiendas declaró de menos su obligación contributiva sobre la nómina.

  • Recibió una notificación y solicitud de pago.

  • Recibió una carta titulada, Notice of Determination of Worker Classification (Determinación de la clasificación de un trabajador), en inglés.

Si recibe una notificación relacionada a una multa después de radicar esta planilla, responda a la notificación con una explicación y nosotros determinaremos si reúne los requisitos para el criterio de una causa razonable. No adjunte ninguna explicación cuando radique su planilla.

Reseña del proceso

El proceso para corregir errores en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente o para radicar una reclamación de reembolso se explica en términos generales a continuación.

Si declaró la contribución de menos.

Si declaró la contribución de menos en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente, marque la casilla en la línea 1 y pague toda cantidad adicional que adeuda en el momento que radica el Formulario 941-X (PR). Para más detalles sobre cómo efectuar un pago, vea las instrucciones para las líneas  
21-22, más adelante.

Ejemplo: Usted declaró contribuciones sobre la nómina de menos.

El 20 de junio de 2013, descubrió un error que resulta en contribuciones adicionales en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2012. Radique el Formulario 941-X (PR) para el 31 de julio de 2013 y pague la cantidad que adeuda en el momento que radique. Consulte el tema ¿Cuándo debe radicar el Formulario 941-X (PR)?, anteriormente. No adjunte el Formulario 941-X (PR) a su Formulario 941-PR del segundo trimestre de 2013.

Si declaró contribuciones en exceso.

Si declaró contribuciones en exceso en un Formulario 941-PR que radicó anteriormente puede optar por una de las siguientes opciones:

  • Usar el proceso de ajuste. Marque la casilla en la línea 1 para que se le aplique todo crédito (cantidad negativa) de la línea 22 al Formulario 941-PR para el trimestre en que radica el Formulario 941-X (PR).

  • Usar el proceso de reclamación. Marque la casilla en la línea 2 para radicar una reclamación en el Formulario  
    941-X (PR) solicitando el reembolso o reducción de la cantidad indicada en la línea 22.

Para asegurar que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar un crédito por un ajuste hecho por declarar en exceso en el trimestre en el cual radica el Formulario 941-X (PR), se le recomienda radicar en los 2 primeros meses del trimestre un Formulario 941-X (PR) que corrige la cantidad declarada en exceso. Por ejemplo, si descubre una cantidad declarada en exceso en marzo, junio, septiembre o diciembre, quizás quiera radicar el Formulario 941-X (PR) en los 2 primeros meses del siguiente trimestre. No obstante, tienen que quedar 90 días en el período de prescripción cuando radique el Formulario 941-X (PR). Vea la Precaución bajo el tema titulado ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-X (PR)?, anteriormente. Esto debería asegurar que el IRS tenga suficiente tiempo para tramitar el Formulario 941-X (PR), de manera que el crédito sea registrado antes de que usted radique el Formulario 941-PR a fin de evitar que el IRS le envíe erróneamente una notificación de saldo adeudado. Lea el ejemplo a continuación.

Si en la actualidad radica el Formulario 944(SP) en vez del Formulario 941-PR y reclamará un crédito en el Formulario 944(SP), radique el Formulario 941-X (PR) antes de diciembre en cualquier año antes del vencimiento del período de prescripción en el Formulario 941-PR. En el año de vencimiento del período de prescripción para el Formulario 941-PR, radique el Formulario 941-X (PR) por lo menos 90 días antes que venza el plazo de prescripción.

Ejemplo: Usted quiere que se le aplique la contribución pagada en exceso como crédito en el Formulario 941-PR.

El 21 de junio de 2013, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 941-PR del cuarto trimestre de 2012 y quiere optar por el proceso de ajuste. Para permitir que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar el crédito, radique el Formulario 941-X (PR) el 1 de julio de 2013 y tome el crédito en su Formulario 941-PR para el tercer trimestre de 2013.


More Online Instructions