Instrucciones Generales

Propósito del Formulario 943-PR

Estas instrucciones le darán información de trasfondo sobre el Formulario 943-PR. Podrá saber quién tiene que radicar el Formulario 943-PR, cómo debe completarse (se le darán instrucciones para cada línea) y dónde y cuándo debe radicarlo.

Si desea obtener información más a fondo sobre las contribuciones sobre la nómina relacionadas con el Formulario 943-PR, consulte la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, la Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos agrícolas), en inglés, o visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/businesses, y pulse sobre el enlace Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina), en inglés, el cual se encuentra localizado bajo el título Businesses Topics (Temas relacionados con los negocios).

La ley federal requiere que usted, como patrono, les retenga las contribuciones a los cheques de salario de sus empleados. Cada vez que paga salarios, tiene que retener —es decir, descontar de los cheques de salario de sus empleados— ciertas cantidades para pagar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. También tiene que retener la Contribución Adicional al Medicare de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. De acuerdo con el sistema de retención, las contribuciones que se les retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas del Seguro Social para pagar sus obligaciones contributivas correspondientes.

La ley federal también requiere que sólo el patrono pague toda obligación resultante de la contribución al Seguro Social y la contribución al Medicare correspondientes al patrono. No se les retiene esta porción de la contribución al Seguro Social ni de la contribución al Medicare a los empleados.

Si tiene empleados domésticos que trabajan en su residencia privada, ubicada en su granja o finca la cual opera con fines de lucro, estos empleados no se consideran empleados agrícolas. Para declarar las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y la Contribución Adicional al Medicare retenidas de empleados domésticos, puede:

  • Radicar el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Si tiene que radicar el Formulario 1040-PR, Planilla para la Declaración de la Contribución Federal sobre el Trabajo por Cuenta Propia, adjunte al mismo el Anexo H-PR. Si no tiene que radicar el Formulario 1040-PR, radique solamente el Anexo H-PR o

  • Incluir en el Formulario 943-PR los salarios de los empleados domésticos junto con los salarios de los otros empleados agrícolas.

Si le pagó salarios a un trabajador en una residencia que no está ubicada en una finca que se opera con fines de lucro, tiene que declarar las contribuciones correspondientes en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Si les pagó salarios a otros trabajadores que no son agrícolas, no los declare en el Formulario 943-PR. Declare las contribuciones sobre los salarios pagados a trabajadores no agrícolas en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, o en el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. Vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés.

Quién tiene que radicar el Formulario 943-PR

Radique el Formulario 943-PR si pagó salarios a uno o más empleados agrícolas y dichos salarios estaban sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare de acuerdo con las condiciones descritas a continuación. Para más información sobre los trabajadores agrícolas y los salarios, vea la Pub. 179 (Circular PR).

El requisito de $150 o $2,500

Todos los salarios en efectivo que le paga a empleados agrícolas están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare cada año natural por el cual cumpla con alguna de las condiciones enumeradas abajo:

  • Paga $150 o más de salarios en efectivo a un empleado durante un año natural por labores agrícolas.

  • El total (en efectivo y en especie) que usted le paga a todos sus empleados agrícolas por concepto de trabajo agrícola es $2,500 o más.

Si el requisito de los $2,500 o más no se cumple para el grupo, el requisito de los $150 o más para un individuo aún le corresponde.

Excepciones.

Existen ciertas reglas especiales que les corresponden a ciertos trabajadores que desempeñan labores manuales de cosecha que reciben menos de $150 anualmente en salarios en efectivo. Para más información, vea la sección 7 de la Pub. 179 (Circular PR).

Plazo para radicar la planilla

Para el año 2013, radique el Formulario 943-PR a más tardar el 31 de enero de 2014. No obstante, si depositó a tiempo todas las contribuciones adeudadas para el año, podrá radicar la planilla a más tardar el 10 de febrero de 2014.

Planilla final

Si deja de pagar salarios durante el año y no espera pagarlos en el futuro, radique una planilla final para 2013. Asegúrese de marcar el encasillado encima de la línea 1 del formulario, indicando que no tiene que radicar planillas de contribución en el futuro. Si posteriormente se le hace responsable de dichas contribuciones, notifique al IRS.

Número de Identificación Patronal (EIN)

Si usted no tiene un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés), puede solicitarlo en Internet. Visite IRS.gov y pulse sobre el enlace “ Apply for an EIN Online ” (Solicite un EIN por Internet) bajo “ Tools ” (Herramientas). También puede solicitar un EIN llamando al 1-800-829-4933, o puede enviar el Formulario SS-4(PR), Solicitud de Número de Identificación Patronal, por correo o fax al IRS. Si usted no ha recibido su EIN antes de la fecha de vencimiento del Formulario 943-PR, escriba “ Applied For ” (Solicitado) y la fecha en que solicitó el EIN en el espacio correspondiente.

Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR

Para el 31 de enero de 2014, entregue las Copias B y C del Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención, a cada empleado que trabajaba para usted al finalizar el año 2013. Si un empleado deja de trabajar para usted antes de concluir el año, entréguele las Copias B y C en cualquier momento después de haber terminado el empleo, pero a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Si el empleado le solicita el Formulario 499R-2/W-2PR, entréguele el formulario debidamente completado dentro de los 30 días a partir de la solicitud o de la fecha del último pago de su salario, lo que ocurra más tarde.

Compensación pagada a poseedores de una visa H-2A.   La compensación pagada a los trabajadores que poseen una visa H-2A por un trabajo agrícola realizado en relación con este tipo de visa no está sujeta a las contribuciones al Seguro Social ni al Medicare y, por lo tanto, no deberá ser declarada como salarios sujetos a la contribución al Seguro Social (línea 2), salarios sujetos a la contribución al Medicare (línea 4) ni la retención de la Contribución Adicional al Medicare (línea 6) del Formulario 943-PR. Tampoco deberá ser declarada bajo “Total Sueldos Seguro Social” (encasillado 17) o “Total Sueldos y Pro. Medicare ” (encasillado 19) del Formulario 499R-2/W-2PR. Para averiguar si tiene que cumplir con otros requisitos locales, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.

Declaración hecha en un formulario en papel.   Para el 28 de febrero de 2014, envíe el Original de todos los Formularios 499R-2/W-2PR, incluyendo el Formulario W-3PR, a la Social Security Administration (Administración del Seguro Social o SSA, por sus siglas en inglés) si está radicando menos de 250 formularios en papel. La dirección postal a donde debe enviar sus formularios se puede encontrar en el Formulario W-3PR, bajo Dónde Radicar Formularios en Papel. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR, tiene que radicarlos usando medios electrónicos a menos que el IRS lo haya eximido de este requisito. Es preferible que radique los formularios por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR.

  Puede obtener el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario 499 R-3, Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida, en el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Vea Cómo se pueden obtener formularios y publicaciones, anteriormente, para obtener el Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención.

Declaración hecha por medios electrónicos.   Puede visitar el sitio Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información sobre la radicación del Formulario W-2 hecha por patronos), en inglés, de la SSA en la página web www.socialsecurity.gov/employer para obtener información sobre cómo se radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electrónicos. Si radica usando medios electrónicos, el plazo para radicar la planilla se extiende hasta el 31 de marzo de 2014. La SSA no acepta la radicación por medios magnéticos para declarar salarios.

Radicación de Formularios 499R-2/W-2PR ante el Departamento de Hacienda.   Si desea información sobre cómo radicar los Formularios 499R-2/W-2PR ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, además de las fechas de vencimiento que le podrían corresponder, visite www.hacienda.gobierno.pr o llame al (787) 722-0216.

Dónde se radica el Formulario 943-PR

El lugar a donde debe enviar el formulario depende de si está o no incluyendo un pago. Asegúrese de usar la dirección postal correcta. El original del Formulario 943-PR debe enviarse tal como se le indica a continuación: 

 

Si está enviando el  
Formulario 943-PR. . .
sin un pago. con un pago.
Por parte de organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales y locales; entidades gubernamentales de tribus indias;  
sin tener en cuenta su ubicación...
Department of the Treasury 
Internal Revenue Service  
Ogden, UT 84201-0008
Internal Revenue Service  
P. O. Box 37943  
Hartford, CT 06176-7943
Desde Puerto Rico. . .   Internal Revenue Service  
P.O. Box 409101  
Ogden, UT 84409
Internal Revenue Service  
P.O. Box 37943 
Hartford, CT 06176-7943

Conciliación del Formulario 943-PR con los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR

Ciertas cantidades declaradas en el Formulario 943-PR de 2013 deberán concordar con los totales del Formulario 499R-2/W-2PR declarados en el Formulario W-3PR para 2013. Las cantidades provenientes del Formulario 943-PR que deberán conciliarse con los encasillados correspondientes en el Formulario W-3PR de 2013 son: salarios sujetos a la contribución al Seguro Social (la línea 2 versus el encasillado 10) y la cantidad de salarios sujetos al Medicare (la línea 4 versus el encasillado 12a). Si los totales no concuerdan, el IRS o la SSA se podría comunicar con usted. Para más información, vea el apartado 11 de la Pub. 51 (Circular A) o las instrucciones que acompañan a los formularios mencionados. Mantenga todos los documentos que demuestran por qué los totales no coinciden.

Cómo se depositan las contribuciones

Si su total de las contribuciones después de considerar los ajustes (línea 11) es menos de $2,500 para el año, puede pagar la contribución adeudada junto con su planilla si la radica a tiempo. Si el total de las contribuciones federales netas es $2,500 o más para el año, tendrá que depositar mediante el sistema electrónico de pagos durante el año de acuerdo con su itinerario de depósito. Hay dos itinerarios de depósitos —mensual o bisemanal— para determinar cuándo tiene que depositar. Antes del inicio de cada año natural, tiene que determinar cuál de los dos itinerarios de depósitos tiene que usar. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más información sobre las reglas de depósito de las contribuciones federales y sobre si usted se considera depositante de itinerario mensual o depositante de itinerario bisemanal.

Multas e intereses

Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo siguiente:

  • Deposita o paga las contribuciones cuando debe hacerlo.

  • Radica su Formulario 943-PR debidamente completado a su debido tiempo.

  • Declara correctamente su obligación contributiva.

  • Presenta cheques válidos para el pago de las contribuciones.

  • Entrega los Formularios 499R-2/W-2PR correctos a sus empleados.

  • Radica los originales de los Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA a su debido tiempo y sin errores.

Se cobran multas e intereses por las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles.

Si recibe una notificación de multas después de que haya radicado esta planilla, responda a la notificación con una explicación y determinaremos si cumple el criterio de lo que se considera ser causas razonables. No adjunte dicha explicación cuando radica su planilla.

Use el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de una reducción en la contribución), en inglés, para solicitar un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido tasados. No solicite la reducción de multas o intereses en el Formulario 943-PR o 943-X (PR).

Si las contribuciones al Seguro Social y al Medicare (es decir, las contribuciones sobre el fondo fiduciario) que el patrono tiene que retener no se retienen o no son pagadas al United States Treasury (Tesoro de los Estados Unidos), es posible que se le aplique la multa por recuperación del fondo fiduciario. La multa es del 100% de dichas contribuciones no pagadas. Esta multa se le puede imponer si esas contribuciones no pagadas no se le pueden cobrar inmediatamente al patrono o al negocio. La multa se puede imponer a todos los individuos que, según determine el IRS, sean responsables de recaudar, pagar y responder por esas contribuciones y que hayan dejado de hacerlo intencionalmente. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles.


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