Instrucciones Generales

La ley federal requiere que usted, como patrono, les retenga las contribuciones a los cheques de salario de sus empleados. Cada vez que paga salarios, tiene que retener —es decir, descontar de los cheques de salario de sus empleados— ciertas cantidades para pagar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. De acuerdo con el sistema de la retención de contribuciones, éstas mismas que se les retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas del Seguro Social para pagar sus obligaciones contributivas correspondientes.

La ley federal también requiere que sólo el patrono pague toda obligación resultante de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare correspondientes al patrono. No se les retiene esta porción de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare a los empleados.

¿Cuál es el propósito del Formulario 944-PR?

El Formulario 944-PR ha sido diseñado para que los patronos de los negocios más pequeños (por regla general, los que suelen tener una obligación contributiva anual para las contribuciones al Seguro Social y al Medicare de $1,000 o menos) radiquen y paguen dichas contribuciones solamente una vez al año, en vez de tener que hacerlo cada trimestre. Estas instrucciones le darán algunos datos de fondo sobre quién tiene que radicar el Formulario 944-PR, cómo se debe llenar línea por línea y cuándo y dónde se debe enviar.

Para más información sobre la radicación anual de la contribución sobre la nómina y los requisitos de depósito de la contribución, vea la Treasury Decision 9440 (Decisión del Tesoro 9440). Puede ver dicha decisión en la página 409 del Internal Revenue Bulletin 2009-05 (Boletín de Rentas Internas 2009-05), en inglés, en www.irs.gov/pub/irs-irs-ult/irb09-05.pdf.

El Formulario 944-PR ya no se emitirá por el IRS después del 2011. A partir del año 2012, los contribuyentes que previamente radicaron el Formulario 944-PR anualmente tendrán que radicar el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. Para más información vea El Formulario 944-PR ya no se emitirá bajo Que Hay de Nuevo.

Si desea recibir más información aun más detallada acerca de los temas relacionados con las contribuciones sobre la nómina, consulte la Pub. 179 (Circular PR) o visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/businesses y pulse sobre el enlace Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina).

¿Quién tiene que radicar el Formulario 944-PR?

Por regla general, si el IRS le ha notificado que tiene que radicar el Formulario 944-PR, tiene que entonces radicarlo para declarar todas las siguientes cantidades:

  • Salarios que usted haya pagado.

  • Propinas que sus empleados hayan recibido.

  • Contribuciones al Seguro Social y al Medicare correspondientes tanto al patrono como al empleado.

  • Ajustes a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare del año en curso debido a fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo a término.

  • Crédito por pagos de asistencia para las primas de COBRA.

Si recibe una notificación para que radique el Formulario 944-PR, tiene que radicar el Formulario 944-PR para declarar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para el año natural 2011, a no ser que usted se haya comunicado con el IRS antes del 1 de abril de 2011 para solicitar radicar Formularios 941-PR trimestralmente en vez del Formulario 944-PR y recibió una notificación por escrito que le confirma que sus requisitos para radicar cambiaron. Tiene que radicar el Formulario 944-PR aun cuando no tenga ninguna contribución que debe declararse (o si debe declarar contribuciones superiores a $1,000) o a menos que haya radicado una planilla final. También vea ¿Qué ocurre si quiere radicar Formularios 941-PR en lugar del Formulario 944(SP)?, más adelante.

Si no ha recibido notificación para que radique el Formulario 944-PR o 944(SP) pero usted anticipa que su obligación contributiva anual por concepto de las contribuciones sobre la nómina serán de $1,000 o menos para el año natural 2012 y desea radicar el Formulario 944(SP) en vez de los Formularios 941-PR, usted puede comunicarse con el IRS y solicitar la radicación del Formulario 944(SP). Tiene que comunicarse con el IRS por teléfono llamando al 1-800-829-4933 para el 2 de abril de 2012, o enviar una solicitud por escrito en un sobre cuyo matasellos está fechado a más tardar el 15 de marzo de 2012. La dirección a la cual debe enviar su carta aparece en ¿Qué ocurre si quiere radicar Formularios 941-PR en lugar del Formulario 944(SP)?, más adelante. El IRS le enviará una notificación por escrito indicando que su requisito de radicación ha cambiado al Formulario 944(SP). Si no recibe dicha notificación, tiene que radicar Formularios 941-PR para el año natural 2012.

Los patronos nuevos también pueden radicar el Formulario 944(SP) si reúnen los requisitos necesarios. Los patronos nuevos que radican el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), tienen que llenar la línea 13 del Formulario SS-4PR indicando el número máximo de empleados que esperan tener en los 12 meses siguientes y tienen que marcar el encasillado en la línea 14 para indicar si esperan tener una obligación de contribuciones sobre la nómina de $1,000 o menos en el año natural y desean radicar el Formulario 944(SP). Por lo general, si paga $6,536 o menos por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, es probable que pague $1,000 o menos por concepto de contribuciones sobre la nómina. Se les informará a los patronos nuevos de su requisito de radicación patronal cuando se les expida su EIN. Para el año 2012 y más adelante, los patronos que reúnen los requisitos para radicar el Formulario 944-PR radicarán el Formulario 944(SP).

Si el IRS le notificó para que radique el Formulario 944-PR para 2011 (y no el Formulario 941-PR), radíquelo aun si su obligación contributiva para 2011 excede de $1,000.

¿Qué ocurre si quiere radicar Formularios 941-PR en lugar del Formulario 944(SP)?

Tiene que radicar el Formulario 944-PR para el año natural de 2011 si se le ha notificado que tiene que hacerlo. Usted tendrá que radicar el Formulario 944(SP) para el año natural de 2012 a menos que usted se comunique con el IRS para solicitar radicar Formularios 941-PR trimestrales en vez del Formulario 944(SP), o el IRS le notifica que usted no reune los requisitos para poder radicar el Formulario 944(SP) y tiene que radicar los Formularios 941-PR. Para solicitar la radicación de los Formularios 941-PR trimestrales para declarar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare del año natural 2012, tiene que comunicarse con el IRS llamando al 1-800-829-4933 para el 2 de abril de 2012, o enviando una solicitud por escrito fechada a más tardar el 15 de marzo de 2012, a no ser que usted sea un patrono nuevo. Vea Los patronos nuevos, anteriormente. Las solicitudes por escrito deben ser enviadas al IRS a la dirección a la cual usted enviaría su Formulario 944(SP) "sin incluir un pago" que aparece en las instrucciones del Formulario 944(SP) bajo ¿Adónde deberá enviar la declaración? Después de comunicarse con el IRS, el mismo le enviará una notificación por escrito de que se ha cambiado su requisito de radicar la declaración de contribuciones. Si no recibe dicha notificación, usted tiene que radicar el Formulario 944(SP) para el año natural 2012. Vea el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Tributario 2009-51). Puede encontrar dicho procedimiento en la página 625 de Internal Revenue Bulletin 2009-45 (Boletín de Rentas Internas 2009-45) en la página web www.irs.gov/irb/2009-45_IRB/index.html.

¿Quién no puede radicar el Formulario 944-PR?

Los siguientes patronos no pueden radicar el Formulario 944-PR:

  • Los patronos que no han sido notificados. Si el IRS no le notifica que radique el Formulario 944-PR, no radique dicho formulario.

  • Patronos de empleados domésticos. Si emplea solamente a empleados domésticos, no radique el Formulario 944-PR. Para mayor información, vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos o empleadores de empleados domésticos), en inglés, y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos.

  • Patronos de empleados agrícolas. Si emplea solamente a empleados agrícolas, no radique el Formulario 944-PR. Para mayor información, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños y el Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas.

¿Qué pasa si reorganiza o cierra su negocio?

Si vende o transfiere su negocio . . .

Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el nuevo dueño deben cada uno radicar un Formulario 944-PR o Formularios 941-PR, lo que corresponda a su caso, para el año en el cual ocurrió la transferencia. Declare únicamente los salarios que usted mismo pagó.

Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor tiene que radicar una planilla para el año en el cual ocurrió la fusión y la otra empresa tiene que radicar una planilla final.

Cuando la clasificación de un negocio cambia a otra, tal como un negocio de un solo dueño que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una corporación (sociedad anónima), se considera este tipo de cambio una transferencia. Si ocurre una transferencia, puede que necesite un número de identificación patronal (EIN) nuevo. Vea el apartado 1 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés, para más detalles. Asegúrese de incluir una declaración que incluya lo siguiente:

  • Nombre del dueño nuevo (o el nombre de la empresa nueva).

  • Si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad colectiva (partnership) o corporación (sociedad anónima).

  • La clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia).

  • La fecha en la cual se efectuó el cambio.

  • El nombre del individuo que lleva los récords de la nómina y la dirección donde se guardarán tales récords.

Si cierra su negocio . . .

Si cierra su negocio o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene que radicar una planilla final. Para informarle al IRS que el Formulario 944-PR para cierto año va a ser su planilla final, marque el encasillado de la Parte 3 en la página 2 del Formulario 944-PR y anote la última fecha en la cual pagó salarios. Adjunte además a su planilla una declaración en la cual se indica el nombre del individuo que conservará los récords para la nómina y la dirección donde se guardarán dichos récords.

¿Cuándo se tiene que radicar la planilla?

Radique su Formulario 944-PR a más tardar el 31 de enero después del final del año natural. Radique su primer Formulario 944-PR para el año en que pagó salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare si el IRS le ha notificado que tiene que radicar el Formulario 944-PR para ese año. Si hizo depósitos para liquidar el saldo de su contribución total adeudada a más tardar el 31 de enero, tendrá 10 días naturales adicionales a partir de dicha fecha para radicar su Formulario 944-PR.

Si recibimos su Formulario 944-PR después de la fecha de vencimiento, trataremos su planilla como si la hubiese radicado a tiempo si el sobre en el cual envió su planilla está rotulado con la dirección correcta, contiene suficiente franqueo y la fecha en el matasellos del Servicio Postal estadounidense es, a más tardar, la fecha de vencimiento, o la planilla fue enviada por medio de un servicio de entregas privado aprobado por el IRS a más tardar en la fecha de vencimiento de la planilla. Si no sigue estas pautas, consideraremos a su Formulario 944-PR como radicado en la fecha en que en verdad lo recibimos. Vea la Pub. 179 (Circular PR), para más información sobre los servicios de entregas privados aprobados por el IRS.

Si la fecha de vencimiento es un sábado, domingo o día festivo legal, puede radicar su planilla el próximo día laborable.

¿Cómo deberá completar el Formulario 944-PR?

Anote su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y EIN aquí y en la parte superior de la segunda página. No use su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés). Por lo general, anotará el nombre comercial (legal) que usó al solicitar su EIN. Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.

Si le paga a un profesional (preparador) de planillas de contribución para que éste le llene el Formulario 944-PR, asegúrese de que dicha persona use el nombre y EIN correcto del negocio de usted.

Número de identificación patronal.   Para asegurar que los negocios cumplan con las leyes federales de la contribución, el IRS se ocupa de controlar los pagos de contribución mediante el uso de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número especial y singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las corporaciones y sociedades colectivas, así como a algunos negocios con un solo dueño. Todo negocio que tiene que obtener un EIN debe solicitar este número y anotarlo en toda planilla, pago o declaración de contribución mientras que siga en operación.

  Su negocio debe tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, escríbale a la oficina del IRS donde suele radicar sus planillas de contribución (la dirección que usa cuando envía el “Formulario 944-PR enviado sin un pago”, la cual aparece más adelante) o llame al IRS al 1-800-829-4933. Las personas que usan el sistema TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059.

  Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea. Acceda al sitio web IRS.gov, en inglés, y pulse sobre el enlace Apply for an Employer Identification Number (EIN) Online (Solicitud de un número de identificación patronal (EIN) en línea), en inglés. También puede solicitar un EIN llamando al 1-800-829-4933, o puede enviar el Formulario SS-4PR al IRS por fax o por teléfono. Si no tiene su EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, anote “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número.

  
Asegúrese siempre de que el EIN que aparece en el formulario que usted radique sea exactamente igual al EIN que el IRS le concedió a su negocio. No use su número de Seguro Social en ningún formulario que pida un EIN. La radicación del Formulario 944-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en la tramitación de su planilla.

Si cambia su nombre o dirección . . .   Notifique al IRS inmediatamente si cambia el nombre o dirección de su negocio.
  • Cambio de nombre. Escriba a la oficina del IRS (a la dirección donde normalmente radicaría su Formulario 944-PR al no incluir un pago) para informarle al IRS sobre todo cambio a su nombre. Obtenga la Pub. 1635, Understanding Your EIN, Employer Identification Number (Información para entender su EIN, Número de identificación patronal), en inglés, para determinar si debe solicitar otro EIN.

  • Cambio de dirección. Llene y envíe el Formulario 8822, Change of Address (Cambio de dirección), en inglés, para informar todo cambio a su dirección. A partir del 2012, los patronos tienen que utilizar el nuevo Formulario 8822-B, Change of Address—Business (Cambio de dirección de — negocios), en inglés, para informar de todo cambio a su dirección.

Cómo completar y radicar el Formulario 944-PR

Anote las partidas en el Formulario 944-PR tal como se muestra a continuación para evitar problemas durante la tramitación:

  • Use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación que haga a maquinilla o con computadora para llenar el Formulario 944-PR.

  • Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.

  • Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tengan un valor de cero (excepto la línea 7).

  • Anote las cantidades negativas con un signo de menos (si es posible). De otra manera, use paréntesis.

  • Anote su nombre y EIN en todas las páginas y anexos.

Conciliación del Formulario 944-PR con el Formulario W-3PR

El IRS concilia las cantidades declaradas en su Formulario 944-PR con las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y totalizadas en su Formulario W-3PR, Transmisión de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS o la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) se comuniquen con usted. Las cantidades que se concilian son:

  • Salarios sujetos a la contribución al Seguro Social.

  • Propinas sujetas a la contribución al Seguro Social.

  • Salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.

¿Tiene que depositar sus contribuciones?

Si su obligación (cantidad que se debe pagar) para las contribuciones al Seguro Social y al Medicare es menos de $2,500 para el año, puede pagarla cuando radica su planilla a su debido tiempo. No tiene que depositar dichas contribuciones. No obstante esto, puede elegir hacer depósitos de dichas contribuciones aun cuando su contribución por pagar sea menos de $2,500. Si su obligación para dichas contribuciones es de $2,500 o más, por lo general usted tiene que depositar sus contribuciones en vez de pagarlas cuando radique el Formulario 944-PR. Vea el diagrama Requisitos para los Contribuyentes que Radican el Formulario 944-PR que Deben Hacer Depósitos de Contribuciones Federales, más adelante. Si no deposita las contribuciones cuando se le requiere hacerlo, puede estar sujeto a multas e intereses.

El límite de $2,500 por el cual se tienen que hacer los depósitos de contribuciones federales es distinto a la cantidad de la obligación contributiva anual ($1,000 o menos) que permite al patrono radicar el Formulario 944-PR. Los contribuyentes designados que radican el Formulario 944-PR bajo este programa cuyos negocios crecen durante el año quizás estarán obligados a hacer depósitos de las contribuciones federales (vea el diagrama, a continuación), pero aún radicarán el Formulario 944-PR para el año.

Requisitos para los Contribuyentes que Radican el Formulario 944-PR que Deben Hacer Depósitos de Contribuciones Federales
Si su Obligación Contributiva es: Su Requisito para Hacer Depósitos es:
Menos de $2,500 para el año No se requiere ningún depósito. Puede pagar la obligación al radicar su planilla. Si no está seguro si su obligación contributiva para el año va a ser menos de $2,500, haga sus depósitos según las reglas de depósito, explicadas después.
$2,500 o más para el año, pero menos de $2,500 para el trimestre Haga sus depósitos para el último día del mes después del fin de un trimestre. Sin embargo, si su obligación contributiva para el cuarto trimestre es menos de $2,500, puede pagarla al radicar el Formulario 944-PR.
$2,500 o más para el trimestre Tiene que hacer depósitos mensuales o bisemanales, dependiendo de su itinerario de depósitos. Sin embargo, si se le acumulan $100,000 o más por concepto de contribución en cualquier día, tiene que depositar la contribución para el siguiente día laborable. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR).

Nota:

Cuándo le corresponde hacer sus depósitos depende de su itinerario de depósitos, que es mensualmente o bisemanalmente, dependiendo de la cantidad de su obligación contributiva durante el período retroactivo. El período retroactivo para las personas que radican el Formulario 944-PR es diferente a dicho período para las personas que radican el Formulario 941-PR, por lo tanto su itinerario de depósitos puede haber cambiado. Para más información, vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR).

A partir del 1 de enero de 2011, el IRS utilizará días laborables para determinar si los depósitos se efectuaron a tiempo. Los días laborables no incluyen los sábados, domingos o los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia. El término “días feriados oficiales” se refiere a los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia. Los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia aparecen indicados en la Pub. 509, Tax Calendars (Calendario de fechas relacionadas con los impuestos), y en la Pub. 15 (Circular E). Para proveer un alivio temporal durante un período de tiempo transitorio para el año 2011, el IRS no impondrá sanciones sobre los depósitos que se hacen tarde solamente porque el depositante utilizó un día feriado local en vez de un día feriado oficial del Distrito de Columbia. Vea el Notice 2010-87 (Aviso 2010-87), que se encuentra en la página 908 del Internal Revenue Bulletin 2010-52 (Boletín de Impuestos Internos 2010-52), disponible en inglés, en el sitio web www.irs.gov/irb/2010-52_IRB/ar12.html.

¿Qué hay que saber sobre las multas e intereses?

Evite el pago de multas e intereses

Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo siguiente:

  • Deposita o paga las contribuciones cuando se requiere hacerlo.

  • Radica su Formulario 944-PR debidamente completado a su debido tiempo.

  • Declara correctamente su obligación contributiva en la Parte 2 del Formulario 944-PR.

  • Somete cheques válidos para pagar sus contribuciones.

  • Entrega los Formularios 499R-2/W-2PR correctos a sus empleados.

  • Radica los Originales de los mismos ante la SSA a su debido tiempo y sin errores.

Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR), para más detalles. Si recibe una notificación de multas o intereses después de que haya radicado esta declaración, envíele al IRS una explicación y determinaremos si cumple el criterio de lo que se considera ser causas razonables. No adjunte dicha explicación cuando presenta su declaración.

Use el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés, para solicitar una reducción o eliminación de multas e intereses impuestos sobre usted. No solicite una reducción o eliminación de multas e intereses mediante el Formulario 944-PR, 944-X (PR) o el Formulario 941-X (PR).

Le podrá corresponder una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan las contribuciones al Seguro Social y al Medicare que se debieron haber retenido o pagado. Esta multa es la cantidad íntegra de las contribuciones no pagadas al fondo fiduciario. Puede imponerse cuando las contribuciones no pagadas no se pueden recaudar o cobrar al patrono. La multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a toda persona que el IRS considere responsable de cobrar, tener cuenta de, y pagar esas contribuciones y que dejan de hacerlo intencionalmente. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más información.

¿Adónde deberá enviar la planilla?

Formulario 944-PR enviado  
con un pago
Formulario 944-PR enviado sin un pago
Internal Revenue Service 
P.O. Box 105273 
Atlanta, GA 30348-5273
Internal Revenue Service 
P.O. Box 409101 
Ogden, UT 84409

La dirección en la cual usted radicaba o pagaba la contribución en años anteriores puede haber cambiado. No envíe el Formulario 944-PR o ningún pago a la SSA. Los servicios de entregas privados no pueden entregar artículos de correo a los apartados postales.


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