Table of Contents
- ¿Cuál es el propósito del Formulario 944(SP)?
- ¿Quién tiene que presentar el Formulario 944(SP)?
- ¿Cuándo tiene que presentar la declaración?
- ¿Cómo deberá completar el Formulario 944(SP)?
- ¿Tiene que depositar sus impuestos?
- ¿Qué hay que saber sobre las multas e intereses?
- ¿Adónde deberá enviar la declaración?
La ley federal requiere que usted, como patrono o empleador, les retenga los impuestos a los cheques de nómina de sus empleados. Cada vez que paga salarios, tiene que retener, es decir, descontar de los cheques de nómina de sus empleados, ciertas cantidades para pagar el impuesto federal sobre los ingresos y los impuestos del Seguro Social y del Medicare. De acuerdo con el sistema de la retención de impuestos, estos mismos que se les retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas tributarias para pagar sus obligaciones tributarias correspondientes.
La ley federal también requiere que sólo el patrono o empleador pague toda obligación resultante de los impuestos del Seguro Social y del Medicare correspondientes al patrono o empleador. No se les retiene esta porción de los impuestos del Seguro Social y del Medicare a los empleados.
Se ha diseñado el Formulario 944(SP) para que los patronos o empleadores de los negocios más pequeños (aquellos cuya obligación tributaria anual correspondiente a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del impuesto federal sobre el ingreso retenido suman a $1,000 o menos) presenten y paguen dichos impuestos solamente una vez al año, en vez de tener que hacerlo cada trimestre. Estas instrucciones le ofrecen algunos datos de fondo sobre el Formulario 944(SP). Le informan sobre quién tiene que presentar el Formulario 944(SP), cómo completarlo línea por línea y cuándo y adónde se debe enviar.
Para más información acerca de los temas relacionados con los impuestos sobre la nómina anuales y los requisitos para el depósito de los impuestos, vea la Treasury Decision 9566 (Decisión del Tesoro 9566), en la página 389 del Internal Revenue Bulletin 2012-8 (Boletín de Impuestos Internos 2012-8) en www.irs.gov/irb/2012-08_IRB/ar09.html, en inglés.
Si desea ver más información aun más detallada acerca de los temas relacionados con los impuestos sobre la nómina, consulte la Pub. 15, (Circular E), la Pub. 80, (Circular SS), en inglés, la Pub. 179, (Circular PR), o visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/businesses, y pulse sobre el enlace Employment Taxes (Impuestos sobre la nómina), en inglés, el cual se encuentra localizado bajo el título Businesses Topics (Temas relacionados con los negocios).
Por regla general, si el IRS le ha informado que tiene que presentar el Formulario 944(SP), tiene que entonces presentar el Formulario 944(SP) en lugar del Formulario 941, 941-SS, en inglés, o 941-PR, para declarar las siguientes cantidades:
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Salarios que haya pagado.
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Propinas que sus empleados hayan recibido.
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Impuestos federales sobre el ingreso que haya retenido.
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Impuestos al Seguro Social y al Medicare correspondientes tanto al patrono o empleador como al empleado.
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Ajustes a los impuestos del Seguro Social y del Medicare del año en curso por fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo a término fijo.
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Crédito por pagos de asistencia para las primas de COBRA.
Si recibió una notificación que le informa que tiene que presentar el Formulario 944(SP), usted tiene que presentar el Formulario 944(SP) para declarar sus impuestos del Seguro Social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido del año natural 2012, a menos que usted se haya comunicado con el IRS para el 2 de abril de 2012 para solicitar la presentación trimestral del Formulario 941, 941-SS o 941-PR en vez de presentar el Formulario 944(SP); y luego recibió una notificación por escrito que le confirma que su requisito de presentación de la declaración de impuestos ha cambiado. Tiene que presentar el Formulario 944(SP) aun si no tiene impuestos que declarar (o si debe declarar impuestos superiores a $1,000), a no ser que haya presentado una declaración final. Vea Si cierra su negocio..., más adelante. Vea además ¿Qué ocurre si quiere presentar Formularios 941, 941-SS o 941-PR en lugar del Formulario 944 (en inglés) o 944(SP)?, más adelante.
Los patronos o empleadores nuevos también podrán presentar el Formulario 944(SP) si reúnen los requisitos necesarios. Los patronos o empleadores nuevos que presentan el Formulario SS-4, Application for Employer Identification Number (Solicitud de número de identificación del empleador), en inglés, o Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), tienen que completar la línea 13 del Formulario SS-4 o SS-4PR para indicar el número máximo de empleados que esperan tener en los 12 meses siguientes y tienen que marcar el encasillado en la línea 14 para indicar si esperan tener una obligación tributaria de los impuestos sobre la nómina de $1,000 o menos y desean presentar el Formulario 944(SP). Por lo general, si paga $4,000 o menos por concepto de salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido, es probable que pague $1,000 o menos por concepto de los impuestos sobre la nómina. Por lo general, si usted es patrono o empleador en Puerto Rico, la Samoa Estadounidense, Guam, la Comunidad de las Islas Marianas del Norte o las Islas Vírgenes de los EE.UU. y paga $6,536 o menos por concepto de salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, es probable que pague $1,000 o menos por concepto de los impuestos sobre la nómina. A los patronos o empleadores nuevos se les indica su obligación de presentar su declaración de los impuestos sobre la nómina cuando se les expide su número de identificación del empleador.
Tiene que presentar el Formulario 944(SP) si el IRS le ha notificado que tiene que hacerlo, a menos que usted se haya comunicado con el IRS para solicitar la presentación trimestral con el Formulario 941, 941-SS o 941-PR en su lugar. Para solicitar dicha presentación del Formulario 941, 941-SS o 941-PR para declarar sus impuestos del Seguro Social, del Medicare y el impuesto federal sobre los ingresos retenido para el año natural 2013, comuníquese con el IRS llamando al 1-800-829-4933 ó 267-941-1000 (llamada con cargos) a más tardar el 1 de abril de 2013, o envíe una solicitud por escrito en un sobre cuyo matasellos esté fechado a más tardar el 15 de marzo de 2013. Las solicitudes por escrito deben ser enviadas a:
| Department of the Treasury | Department of the Treasury | |
| Internal Revenue Service | o | Internal Revenue Service |
| Ogden, UT 84201-0038 | Cincinnati, OH 45999-0038 |
Escoja una de estas direcciones basado en el estado en que vive y la dirección a la cual usted enviaría una declaración Sin un pago, que aparece bajo ¿Adónde deberá enviar la declaración?, más adelante. Después de comunicarse con el IRS, el mismo le enviará una notificación por escrito que le confirma que se ha cambiado su requisito de presentar la declaración de impuestos. Si no recibe dicha notificación, usted tiene que presentar el Formulario 944(SP) para el año natural 2013. Vea el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Tributario 2009-51). Puede encontrar dicho procedimiento en la página 625 del Internal Revenue Bulletin 2009-45 (Boletín de Impuestos Internos 2009-45) en el sitio web www.irs.gov/irb/2009-45_IRB/ar12.html.
Los siguientes patronos o empleadores no pueden presentar el Formulario 944(SP):
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Los patronos o empleadores que no han sido notificados. Si el IRS no le notifica que presente el Formulario 944(SP), no presente dicho formulario. Si desea presentar el Formulario 944 (en inglés) o 944(SP) en vez del Formulario 941, 941-SS, en inglés o 941-PR, vea el Consejo, bajo ¿Quién tiene que presentar el Formulario 944(SP)?, anteriormente.
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Patronos o empleadores de empleados domésticos. Si emplea solamente a empleados domésticos, no presente el Formulario 944(SP). Para mayor información, vea la Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía tributaria para patronos o empleadores de empleados domésticos), y el Anexo H (Formulario 1040), Household Employment Taxes (Impuestos sobre la nómina correspondientes a patronos o empleadores de empleados domésticos), ambos en inglés, o la Pub. 179, (Circular PR), y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos.
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Patronos o empleadores de empleados agrícolas. Si emplea solamente a empleados agrícolas, no presente el Formulario 944(SP). Para mayor información, vea la Pub. 51, (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide ((Circular A), Guía tributaria para patronos o empleadores agrícolas), y el Formulario 943, Employer's Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Declaración federal anual del patrono o empleador de empleados agrícolas), en inglés, o la Pub. 179, (Circular PR), y el Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas.
Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el nuevo dueño tienen que cada uno presentar el Formulario 944(SP) o Formulario 941, 941-SS o 941-PR, cualesquiera le sea requerido, para el año en el cual se celebró la transferencia. Declare únicamente los salarios que usted pagó.
Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor tiene que presentar una declaración para el año en el cual ocurrió la fusión y la otra empresa debe presentar una declaración final.
Cuando la clasificación de un negocio cambia a otra, tal como un negocio de un solo dueño que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una corporación (sociedad anónima), se considera este tipo de cambio una transferencia. Si ocurre una transferencia, quizás necesite un nuevo EIN. Vea el apartado 1 de la Pub. 15, (Circular E), en inglés, para más detalles. Adjunte una declaración que incluya todo lo siguiente:
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El nombre del dueño nuevo (o el nombre de la empresa nueva).
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Si la empresa actualmente es un negocio con un solo dueño (propietario único), sociedad colectiva (partnership) o corporación (sociedad anónima).
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La clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia).
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La fecha en la cual se efectuó el cambio.
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El nombre del individuo que lleva los registros de la nómina y la dirección donde se guardarán tales registros.
Si cierra su negocio o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene que presentar una declaración final. Para informarle al IRS que el Formulario 944(SP) para cierto año va a ser su declaración final, marque el encasillado de la Parte 3 en la página 2 del Formulario 944(SP) y anote la última fecha en la cual pagó salarios. Adjunte además a su declaración un informe en donde indique el nombre del individuo que mantiene los registros de la nómina y la dirección donde se guardarán dichos registros.
Si participó en una fusión estatutaria o consolidación, o si cumple con los requisitos para la clasificación de predecesor-sucesor debido a una adquisición, debería, por lo general, presentar el Schedule D (Anexo D) del Formulario 941, Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de diferencias causadas por adquisiciones, fusiones estatutarias o consolidaciones), en inglés. Vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941), disponible en inglés, a fin de determinar si debe presentar el Anexo D (Formulario 941) y cuándo debe presentarlo.
Presente su Formulario 944(SP) para el 31 de enero, después del final del año natural. Si hizo depósitos para liquidar el saldo de su impuesto total adeudado a más tardar el 31 de enero, tendrá 10 días naturales adicionales después de ese día para presentar su Formulario 944(SP).
Presente el Formulario 944(SP) solamente una vez para cada año natural. Si presentó el Formulario 944(SP) por medios electrónicos, no presente dicho formulario en papel. Para más información sobre la presentación electrónica del Formulario 944(SP), vea Presentación y pago por medios electrónicos, anteriormente.
Si recibimos su Formulario 944(SP) después de la fecha de vencimiento, lo trataremos como si lo hubiera presentado a su debido tiempo si el mismo fue enviado en un sobre que está rotulado con la dirección correcta, contiene suficiente franqueo y la fecha en el matasellos del Servicio Postal de los EE.UU. es, a más tardar, la fecha de vencimiento, o si fue enviado por medio de uno de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS a más tardar en la fecha de vencimiento para la presentación de la declaración. Si no cumple con estas pautas, consideraremos que el Formulario 944(SP) se presentó en la fecha en que realmente se recibió. Vea la Pub. 15, (Circular E), la Pub. 80, (Circular SS), en inglés, o la Pub. 179, (Circular PR), para más información sobre los servicios de entrega privados aprobados por el IRS.
Si la fecha para presentar una declaración es un sábado, domingo o día feriado oficial, puede presentar la declaración el próximo día laborable.
Escriba su número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), nombre y dirección en los espacios provistos. También, anote su nombre y número de identificación del empleador en la parte superior de la segunda página. No use su propio número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés). Por lo general, anote el nombre comercial (legal) que usó al solicitar su EIN. Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anote “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial” . Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al de la línea “Nombre” de usted.
Si le paga a un profesional de impuestos (preparador remunerado) para que éste complete el Formulario 944(SP), asegúrese que dicha persona anote correctamente el nombre y número de identificación del empleador del negocio de usted.
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Cambio de nombre. Escriba a la oficina del IRS donde normalmente presenta su declaración (la dirección Sin incluir un pago, bajo ¿Adónde deberá enviar la declaración?, más adelante) para informarle al IRS sobre todo cambio de nombre. Vea la Pub. 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación del empleador: información para entender su EIN), en inglés, para determinar si debe solicitar un nuevo EIN.
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Cambio de dirección. Complete y envíe el Formulario 8822-B, Change of Address—Business (Cambio de dirección — negocios), en inglés, para informarle al IRS de un cambio de dirección.
Haga las anotaciones en el Formulario 944(SP) tal como se le indica a continuación para evitar problemas durante la tramitación de su declaración:
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Use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación que escriba a máquina o con computadora para completar el Formulario 944(SP).
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Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.
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Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tenga un valor de cero (excepto la línea 7).
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Anote las cantidades negativas con un signo de menos (si es posible). De lo contrario, use paréntesis.
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Anote su nombre y EIN en todas las páginas y anexos.
Para notificarles a los empleados sobre el crédito por ingreso del trabajo (EIC, por sus siglas en inglés), los empleadores en los Estados Unidos tienen que proveerles uno de los siguientes:
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El Formulario W-2 del IRS, Wage and Tax Statement (Comprobante de ingresos y retención del impuesto), en inglés, que tiene la información requerida sobre el EIC en la parte posterior de la Copia B.
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Un Formulario W-2 sustitutivo con la misma información sobre el EIC en la parte posterior de la copia para el empleado que aparece en la parte posterior de la Copia B del Formulario W-2 que es expedido por el IRS.
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La Notificación 797, Possible Federal Tax Refund Due to the Earned Income Credit (EIC) (Posible reembolso de impuestos federales debido al crédito por ingreso del trabajo (EIC)), en inglés.
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Su declaración por escrito con la misma redacción que la Notificación 797.
Para mayor información, vea el apartado 10 de la Pub. 15, (Circular E), en inglés, y también la Pub. 596SP, Crédito por Ingreso del Trabajo, en español.
El IRS concilia las cantidades declaradas en su Formulario 944(SP) con las cantidades declaradas en los Formularios W-2, W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI o Formulario 499R-2/W-2PR y totalizadas en su Formulario W-3 o W-3SS, Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios y retención del impuesto), en inglés, o Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, el IRS puede comunicarse con usted para resolver tales discrepancias. Las cantidades que se concilian son:
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La retención del impuesto federal sobre el ingreso, si es aplicable.
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Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social.
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Las propinas sujetas al impuesto del Seguro Social.
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Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
Vea el apartado 12 de la Pub. 15, (Circular E), en inglés, para mayor información.
Si su obligación tributaria (impuesto que se debe pagar) para los impuestos del Seguro Social y del Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido es menos de $2,500 para el año, puede pagarlos con su declaración. Para evitar una multa, debe pagar la cantidad en su totalidad y a su debido tiempo. No tiene que depositar sus impuestos. No obstante, puede optar por hacer depósitos de dichos impuestos aun cuando su impuesto por pagar sea menos de $2,500. Si su obligación tributaria para dichos impuestos es $2,500 o más, por lo general, se le requiere depositar estos impuestos en vez de pagarlos cuando presenta su Formulario 944(SP). Vea el diagrama Requisitos para los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) que tienen que hacer depósitos de impuestos federales, a continuación. Si no deposita los impuestos cuando se le requiere hacerlo, puede estar sujeto a multas e intereses.
El límite de $2,500 por el cual se tienen que hacer los depósitos de impuestos federales es distinto a la cantidad de la obligación tributaria anual ($1,000 o menos) que permite al patrono o empleador cumplir los requisitos para presentar el Formulario 944(SP). Los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) y cuyos negocios crecen durante el año quizás pueden estar obligados a hacer depósitos de impuestos federales (vea el diagrama, a continuación), pero aún presentarán el Formulario 944(SP) para el año.
| Requisitos para los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) que tienen que hacer depósitos de impuestos federales | |
| Si su obligación tributaria es: | Su requisito para hacer depósitos es: |
| Menos de $2,500 para el año | No se requiere ningún depósito. Puede pagar los impuestos al presentar su declaración. Si no está seguro si su obligación tributaria para el año va a ser menos de $2,500, haga sus depósitos según las reglas de depósito, explicadas a continuación. |
| $2,500 o más para el año, pero menos de $2,500 para el trimestre | Puede hacer sus depósitos para el último día del mes después del fin de un trimestre. Sin embargo, si su obligación tributaria para el cuarto trimestre es menos de $2,500, puede pagarla al presentar su Formulario 944(SP). |
| $2,500 o más para el trimestre | Tiene que hacer depósitos mensuales o bisemanales, dependiendo de su itinerario de depósitos. Sin embargo, si se le acumulan $100,000 o más por concepto de impuesto en cualquier día, tiene que depositar el impuesto para el siguiente día laborable. Vea el apartado 11 de la Pub. 15, (Circular E), en inglés, el apartado 8 de la Pub. 80, (Circular SS), en inglés, o el apartado 11 de la Pub. 179, (Circular PR). |
Nota:
La fecha en que haga sus depósitos depende de su itinerario de depósitos, el cual es mensual o bisemanal, dependiendo de la cantidad de su obligación tributaria durante el período retroactivo. El período retroactivo para los contribuyentes que presentan el Formulario 944(SP) es distinto a dicho período para los contribuyentes que presentan el Formulario 941, 941-SS y 941-PR; por lo tanto, su itinerario de depósitos puede haber cambiado. Para mayor información, vea el apartado 11 de la Pub. 15, (Circular E), el apartado 8 de la Pub. 80, (Circular SS), en inglés, o el apartado 11 de la Pub. 179, (Circular PR).
Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo siguiente:
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Deposita o paga los impuestos cuando se requiere hacerlo.
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Presenta su Formulario 944(SP) debidamente completado a su debido tiempo.
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Declara correctamente su obligación tributaria en la Parte 2 de su Formulario 944(SP).
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Entrega cheques válidos para pagar sus impuestos.
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Entrega Formularios W-2, W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI o Formulario 499R-2/W-2PR correctos a sus empleados.
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Presenta los Formularios W-3, W-3SS, W-3PR y las Copias A de los Formularios W-2, W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI o Formulario 499R-2/W-2PR ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) a su debido tiempo y sin errores.
Se cobran multas e intereses sobre los impuestos pagados fuera de plazo y sobre las declaraciones presentadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub. 15, (Circular E), en inglés, el apartado 8 de la Pub. 80, (Circular SS), en inglés, o el apartado 11 de la Pub. 179, (Circular PR), para más detalles. Utilice el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés, para solicitar una reducción de las multas e intereses que se le han tasado a usted. No solicite una reducción de las multas e intereses mediante el Formulario 944(SP), Formulario 944-X (SP), 944-X, 944-X (PR), 941-X o 941-X (PR).
Si recibe un aviso sobre una multa después que presenta su declaración, conteste el aviso con una explicación y nosotros determinaremos si usted cumple con los criterios de causa razonable. No incluya la explicación cuando presente su declaración.
La dirección a la cual enviará su declaración de impuestos depende de si se incluye o si no se incluye un pago al presentar su formulario.
| Si vive en . . . | Sin incluir un pago . . . |
Al incluir un pago . . . |
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|---|---|---|---|
| Dirección especial de envío para las organizaciones exentas; entidades de gobiernos federales, estatales y locales y entidades del gobierno de una tribu indígena; independientemente de su localidad | Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0044 |
Internal Revenue Service P.O. Box 37944 Hartford, CT 06176-7944 |
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| Connecticut Delaware District of Columbia Florida Georgia Illinois Indiana Kentucky Maine Maryland Massachusetts Michigan New Hampshire |
New Jersey New York North Carolina Ohio Pennsylvania Rhode Island South Carolina Tennessee Vermont Virginia West Virginia Wisconsin |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Cincinnati, OH 45999-0044 |
Internal Revenue Service P.O. Box 804522 Cincinnati, OH 45280-4522 |
| Alabama Alaska Arizona Arkansas California Colorado Hawaii Idaho Iowa Kansas Louisiana Minnesota Mississippi |
Missouri Montana Nebraska Nevada New Mexico North Dakota Oklahoma Oregon South Dakota Texas Utah Washington Wyoming |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0044 |
Internal Revenue Service P.O. Box 37944 Hartford, CT 06176-7944 |
| Sin residencia legal ni lugar principal de negocios en ningún estado | Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 |
Internal Revenue Service P.O. Box 37944 Hartford, CT 06176-7944 |
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