Instrucciones Generales:Información para entender el Formulario 944-X (PR)

¿Cuál es el propósito del Formulario 944-X (PR)?

Utilice el Formulario 944-X (PR) para corregir errores en un Formulario 944-PR que radicó anteriormente. Utilice el Formulario 944-X (PR) para corregir:

  • Salarios, propinas y otra remuneración;

  • Salarios sujetos a la contribución al Seguro Social;

  • Propinas sujetas a la contribución al Seguro Social;

  • Salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare;

  • Créditos por pagos de asistencia para las primas de COBRA;

  • Crédito para patronos calificados por la parte correspondiente al patrono de las contribuciones al Seguro Social de salarios/propinas pagados a empleados del 19 de marzo de 2010 al 31 de marzo de 2010, y

  • La exención por la porción de la contribución al Seguro Social para patronos calificados sobre los salarios/propinas pagados a empleados calificados del 1 de abril de 2010 al 31 de diciembre de 2010.

Utilice el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de una reducción en la contribución), en inglés, para solicitar un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido gravados. No solicite una reducción de los intereses o multas que le han sido gravadas en el Formulario 944-PR ni en el Formulario 944-X (PR).

Los términos “corregir” y “correcciones” se usan en el Formulario 944-X (PR) y en estas instrucciones para incluir los ajustes libres de intereses conforme a las secciones 6205 y 6413 y las reclamaciones de reembolso y de reducción de contribuciones conforme a las secciones 6402, 6414 y 6404. Vea la Reglamentación del Tesoro 2009-39, 2009-52 I.R.B. 951, para ver ejemplos de cómo se aplican las reglas de ajustes libres de intereses y reclamación de reembolso en 10 situaciones distintas. Puede verse en inglés en el sitio web www.irs.gov/irb/2009-52_IRB/ar14.html.

Cuando halle un error en un Formulario 944-PR que radicó anteriormente, usted tiene que:

  • Corregir el error usando el Formulario 944-X (PR),

  • Radicar un Formulario 944-X (PR) por separado por cada Formulario 944-PR que corrija y

  • Radicar el Formulario 944-X (PR) por separado. No radique el Formulario 944-X (PR) junto con el Formulario 944-PR.

Si no radicó un Formulario 944-PR para uno o más años, no utilice el Formulario 944-X (PR). En vez de eso, radique el Formulario 944-PR por cada uno de esos años en los que debía haberlo radicado. Consulte también el tema titulado ¿Cuándo debe radicar el Formulario 944-X (PR)?, más adelante. Sin embargo, si no radicó el Formulario 944-PR debido a que trató (clasificó) incorrectamente a empleados como si fueran contratistas independientes o trabajadores que no son empleados (nonemployees) y ahora los reclasifica como empleados, consulte las instrucciones para la línea 21, más adelante.

Declare la corrección de las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso correspondientes al mismo año contributivo en un solo Formulario 944-X (PR), a menos que esté solicitando un reembolso o una reducción. Si solicita un reembolso o reducción y está corrigiendo las cantidades declaradas de menos y a la vez las declaradas en exceso, radique un Formulario 944-X (PR) que corrige sólo las cantidades declaradas de menos y un segundo Formulario 944-X (PR) que corrige las cantidades declaradas en exceso.

Usted utilizará el proceso para el ajuste si declaró contribuciones sobre la nómina insuficientes (de menos) y está haciendo un pago, o si declaró en exceso dichas contribuciones y estará aplicando el crédito al período del Formulario 944-PR (anual) o Formulario 941-PR (trimestral) durante el cual radica el Formulario 944-X (PR). Sin embargo, vea la Precaución más adelante bajo, ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 944-X (PR)?, si está corrigiendo cantidades declaradas en exceso durante los últimos 90 días del plazo de prescripción.

Usted utilizará el proceso de reclamación si declaró las contribuciones sobre la nómina en exceso y está solicitando el reembolso o la reducción de la cantidad declarada en exceso. Siga la tabla al dorso del Formulario 944-X (PR) para obtener ayuda para determinar si debe usar el proceso de ajuste o el proceso de reclamación. Asegúrese de dar una explicación detallada en la línea 22 para cada corrección que indique en el Formulario 944-X (PR).

Usted tiene requisitos adicionales con los que tiene que cumplir cuando radica el Formulario 944-X (PR), tal como la certificación de que ha radicado (o radicará) todos los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR que le correspondan a su caso. Para las correcciones de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare declaradas en exceso, tiene que hacer toda certificación que le corresponda a su caso.

Asegúrese de dar una explicación detallada en la línea 22 para cada corrección que indique en el Formulario 944-X (PR).

No utilice el Formulario 944-X (PR) para corregir los Formularios 941-PR, 943-PR o 944(SP). En vez de eso, use la versión “X” que le corresponde a cada planilla que está corrigiendo (Formulario 941-X (PR), 943-X (PR) o 944-X (SP)).

¿Dónde puede obtener ayuda?

Para obtener ayuda para la radicación del Formulario  
944-X (PR) o para obtener respuestas a sus preguntas sobre las contribuciones federales sobre la nómina y las correcciones relacionadas con las contribuciones, puede:

  • Llamar gratuitamente a la IRS Business and Specialty Tax Line (Línea para asuntos relacionados con las contribuciones de negocios y contribuciones especiales del IRS) al 1-800-829-4933 (los usuarios con impedimentos auditivos o del habla deben usar el sistema TTY/TDD y llamar al 1-800-829-4059), de lunes a viernes, desde las 8 a.m. a 7 p.m., huso horario local;

  • Visitar el sitio web www.irs.gov/businesses del IRS y pulsar sobre el enlace Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina) u

  • Obtener un ejemplar de la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva para Patronos Puertorriqueños, en español.

Vea también Cómo obtener formularios y publicaciones del IRS, más adelante.

¿Cuándo debe radicar el Formulario 944-X (PR)?

Radique el Formulario 944-X (PR) cuando descubra un error en un Formulario 944-PR que radicó anteriormente.

Sin embargo, si los únicos errores del Formulario 944-PR están relacionados con el número de empleados que recibieron salarios o con las obligaciones contributivas federales declaradas en la Parte 2 del Formulario 944-PR o en el Formulario 943A-PR (Registro de la Obligación Contributiva Federal del Patrono Agrícola), no radique el Formulario 
944-X (PR). Para más información sobre la corrección de las obligaciones contributivas federales declaradas en la Parte 2 del Formulario 944-PR o en el Formulario 943A-PR, consulte las instrucciones para el Formulario 943A-PR.

Fechas de vencimiento.   La fecha de vencimiento para radicar el Formulario 944-X (PR) depende de cuándo se descubrió el error y si se declararon las contribuciones de menos o en exceso. Si declaró contribuciones de menos, consulte el tema Contribución declarada de menos, más adelante. Para las contribuciones declaradas en exceso, puede optar por hacer un ajuste libre de intereses o por radicar una reclamación de reembolso o de reducción de contribuciones. Si está corrigiendo cantidades declaradas en exceso, consulte el tema Crédito por contribución declarada en exceso y el tema Reclamación de contribuciones declaradas en exceso, más adelante.

  Si la fecha de vencimiento es un sábado, domingo o día feriado legal, puede radicar el Formulario 944-X (PR) el próximo día laborable. Si recibimos el Formulario 944-X (PR) después de la fecha de vencimiento, se tratará dicho formulario como si hubiera sido radicado a tiempo si el sobre que contiene el formulario está debidamente rotulado, tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio Postal de los Estados Unidos está fechado en, o antes de, la fecha de vencimiento, o se envió por medio de un servicio de entregas privado aceptado por el IRS en, o antes de, la fecha de vencimiento. Si no sigue estas pautas, consideramos que el Formulario 
944-X (PR) fue radicado en la fecha en que realmente se recibió. Consulte la Pub. 179 (Circular PR) para obtener más información acerca de los servicios de entregas privados aceptados por el IRS.

Contribución declarada de menos.   Si está corrigiendo contribuciones declaradas de menos, tiene que radicar el Formulario 944-X (PR) a más tardar en la fecha de vencimiento de la planilla para el período de la planilla en el que descubrió el error (o a más tardar el 31 de enero del año siguiente) y pague la cantidad que adeuda para la fecha en que radica la planilla. Al hacer eso, por lo general, asegurará que la corrección que haga esté libre de intereses y que no esté sujeta a multas por no pagar o por no depositar. Para saber los detalles de cómo efectuar un pago, consulte las instrucciones para la línea 19, más adelante.

  Si radica el Formulario 944-X (PR) tarde (después de la fecha de vencimiento de la planilla para el período de la planilla en el cual usted descubrió el error), tiene que adjuntar el Formulario 943A-PR al Formulario 944-X (PR). De lo contrario, el IRS le podrá imponer una multa “promediada” por no depositar. El total de la obligación contributiva para el año, declarada en la línea M del Formulario 943A-PR tiene que ser igual a la cantidad total de contribuciones corregida (línea 7 del Formulario 944-PR combinado con toda corrección declarada en la línea 19 del Formulario 944-X (PR)) para el año en curso, menos cualquier reducción en la contribución gravada libre de intereses.

Ejemplo: Usted adeuda contribuciones.

El 10 de febrero de 2012, descubre que declaró $1,000 de menos por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en su Formulario 944-PR del año 2011. Radique el Formulario 944-X (PR) y pague la cantidad que adeuda para el 31 de enero de 2013 porque descubrió el error en el 2012 y el 31 de enero de 2013 es la fecha de vencimiento para ese año. Si radica el Formulario 944-X (PR) antes del 31 de enero de 2013, pague la cantidad que adeuda cuando radique.

Crédito por contribución declarada en exceso.    Si declaró contribuciones en exceso y optó por aplicar el crédito en el Formulario 944-PR, 944(SP) después del año 2011 o 941-PR, radique el Formulario 944-X (PR) poco después de que descubra el error pero más de 90 días antes de que venza el plazo de prescripción para créditos o reembolsos del Formulario 944-PR. Consulte el tema titulado ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 944-X (PR)?, más adelante.

Ejemplo: Usted quiere que se le aplique su crédito al Formulario 944-PR.

El 31 de enero de 2012, radicó su Formulario 944-PR del año 2011 y pagó las contribuciones correspondientes. El 1 de mayo de 2012, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 944-PR del año 2011. Usted radica su Formulario 944-X (PR) el 1 de junio de 2012. El IRS tramitará su crédito como si fuera un depósito contributivo efectuado el 1 de enero de 2012. Cuando radique el Formulario 944(SP) correspondiente al año 2012, incluya la cantidad de la línea 19 del Formulario 944-X (PR) en la línea “ Total de depósitos... ” de su Formulario 944(SP) para el año 2012.

Reclamación de contribuciones declaradas en exceso.   Si declaró contribuciones en exceso puede optar por radicar una reclamación de reembolso o reducción de contribución en el Formulario 944-X (PR) en cualquier momento antes de que venza el período de prescripción para el crédito o reembolso. Si necesita corregir cantidad alguna declarada de menos, tiene que radicar otro Formulario 944-X (PR) donde declara sólo las correcciones hechas por cantidades declaradas de menos. Consulte el tema ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 944-X (PR)?, más adelante.

  
Si descubrió un error el 31 de diciembre de 2008 o antes, pero no lo declaró como ajuste a una línea en el Formulario 944-PR de un año que termine antes de 2009 y no radicó una reclamación de reembolso (Formulario 843, en inglés), puede usar el Formulario 944-X (PR) para corregir el error. Radique el Formulario 944-X (PR) para el año en que cometió el error.

¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 944-X (PR)?

Por lo general, puede corregir las contribuciones declaradas en exceso en un Formulario 944-PR que radicó anteriormente si radica el Formulario 944-X (PR) dentro de un plazo de 3 años a partir de la fecha en que radicó el Formulario 944-PR o 2 años a partir de la fecha en la que pagó la contribución declarada en el Formulario 944-PR, lo que ocurra por último. Puede corregir contribuciones declaradas de menos en un Formulario 944-PR radicado anteriormente si radica el Formulario 944-X (PR) dentro de 3 años de la fecha en que el Formulario 944-PR fue radicado. A cada uno de estos plazos se le llama “plazo de prescripción”. Para propósitos del plazo de prescripción, los Formularios 944-PR que usted radicó se consideran radicados el 15 de abril del próximo año si se radican antes de esa fecha.

Ejemplo.

Usted radicó el Formulario 944-PR del año 2010 el 27 de enero de 2011 y los pagos fueron hechos a tiempo. El IRS tramita su planilla como si hubiera sido radicada el 15 de abril de 2011. El 22 de enero de 2014, usted descubre que declaró $350 en exceso por concepto de salarios sujetos a las contribuciones del Seguro Social y del Medicare en ese formulario. Para corregir el error, tiene que radicar el Formulario 944-X (PR) para el 15 de abril de 2014, fecha en que finaliza el plazo de prescripción, y usa el proceso de reclamación.

Si radica el Formulario 944-X (PR) para corregir cantidades declaradas en exceso en los últimos 90 días del plazo de prescripción (después del 15 de enero de 2014, en el caso del Ejemplo anterior), tiene que usar el proceso de reclamación. No puede usar el proceso de ajuste. Si también corrige cantidades declaradas de menos, tiene que radicar otro Formulario 944-X (PR) y usar el proceso de ajuste para corregir las cantidades declaradas de menos y pagar toda contribución adeudada.

¿Adónde deberá enviar la planilla?

Complete y envíe su Formulario 944-X (PR) al Centro del Servicio Federal de Rentas Internas que se le indica a continuación:

Si envía el  
Formulario 944-X (PR)
ENTONCES use esta  
dirección
Dirección especial para la radicación por parte de organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales y locales; entidades gubernamentales  
tribales estadounidenses; sin consideración  
de su ubicación. . . .
Department of the Treasury 
Internal Revenue Service  
Ogden, UT 84201-0044
Desde Puerto Rico. . . . Internal Revenue Service  
P.O. Box 409101  
Ogden, UT 84409

¿Cómo se debe completar el Formulario 944-X (PR)?

Use un Formulario 944-X (PR) para cada año que corrija

Use un Formulario 944-X (PR) por separado para cada Formulario 944-PR que corrija. Por ejemplo, si encontró errores en sus Formularios 944-PR para los años 2010 y 2011, radique el Formulario 944-X (PR) para corregir el Formulario 944-PR del año 2010. Radique un segundo Formulario 944-X (PR) para corregir el Formulario 944-PR del año 2011.

Número de identificación patronal, nombre y dirección

Anote su número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés), nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y EIN en la parte superior de las páginas 2 y 3, y en todo documento adjunto. Si su dirección ha cambiado desde que radicó el Formulario 944-PR, anote la información corregida y el IRS actualizará su dirección en sus registros. Asegúrese de escribir su nombre, EIN y el año natural en la parte superior de todo documento que adjunta a su declaración.

Planilla que está corrigiendo

Marque la casilla para el Formulario 944-PR que aparece en el encasillado en la parte derecha superior de la página 1 del Formulario 944-X (PR). Anote el año natural que le corresponde al Formulario 944-PR que está corrigiendo. Anote el año natural en las páginas 2 y 3, en el encasillado marcado Año natural corregido y en todo documento adjunto.

Anote la fecha en que descubrió errores

Usted tiene que anotar la fecha en que descubrió errores. Se considera que usted descubrió un error en el momento en que tenga suficiente información para corregir el error. Si está declarando varios errores que descubrió en momentos distintos, anote la fecha más temprana en que los descubrió. Declare en la línea 22 las fechas subsiguientes y los errores correspondientes.

¿Tiene que hacer una anotación en cada línea?

Tiene que facilitar toda la información solicitada en la parte superior de la página 1 del Formulario 944-X (PR). Tiene que marcar una casilla (pero no ambas) en la Parte 1. Tiene que marcar la casilla en la línea 3 y toda casilla que le corresponda en las líneas 4 y 5. En la Parte 3, si no le corresponde alguna línea, déjela en blanco. Complete las Partes 4 y 5 tal como se le indica.

¿Cómo debe declarar una cantidad negativa?

El Formulario 944-X (PR) usa números negativos para indicar las reducciones en contribuciones (créditos) y números positivos para indicar contribuciones adicionales (cantidades que usted adeuda).

Al declarar una cantidad negativa en las columnas 3 y 4, use un signo de menos en vez de usar paréntesis. Por ejemplo, anote “-10.59” en vez de “(10.59)”. Sin embargo, si está completando la planilla en su computadora y el programa de software sólo le permite usar paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlos.

¿Cómo se deben hacer anotaciones en el Formulario 944-X (PR)?

Usted puede ayudar al IRS a tramitar el Formulario 944-X (PR) con mayor diligencia y exactitud si sigue las siguientes pautas:

  • Escriba a maquinilla o en letra de molde.

  • Use la fuente Courier (si es posible) para toda anotación hecha a maquinilla o por computadora.

  • Omita los signos de dólar. Puede usar comas y decimales, si así lo prefiere. Anote las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que aparece impreso y la cantidad de centavos a la derecha de dicho punto.

  • Siempre anote la cantidad de centavos. No redondee las cifras (cantidades) a dólares enteros.

  • Complete las tres páginas y firme el Formulario 944-X (PR) en la página 3.

  • Engrape las páginas en conjunto en la esquina superior izquierda.

¿Y las multas e intereses?

Por lo general, la corrección que hace debido a una cantidad declarada de menos no estará sujeta a una multa por no pagar, multa por no depositar o intereses si usted:

  • Anota la fecha en que descubrió el error;

  • Explica en detalle las razones y los hechos en que se basa para hacer la corrección;

  • Radica a tiempo (para la fecha de vencimiento del Formulario 944-PR del año en que descubrió el error); y

  • Paga la cantidad indicada en la línea 19 cuando radica el Formulario 944-X (PR).

Ninguna corrección cumplirá los requisitos del trato libre de intereses si cualquiera de las siguientes situaciones le corresponde:

  • Las cantidades declaradas de menos están relacionadas con un tema que surgió durante una revisión de un período anterior.

  • Usted a sabiendas declaró de menos su obligación contributiva sobre la nómina.

  • Recibió una notificación y solicitud de pago.

  • Usted recibió una Carta 3523, Notice of Determination of Worker Classification (Determinación de la clasificación de un trabajador), en inglés.

Si recibe una notificación sobre multas e intereses después de que presente esta planilla, envíenos una explicación y determinaremos si usted cumple los requisitos de lo que se consideran causas razonables. No adjunte dicha explicación cuando presente su planilla.

Reseña del proceso

El proceso para hacer ajustes al Formulario 944-PR o para radicar una reclamación de reembolso se explica en términos generales a continuación.

Si declaró la contribución de menos.

Si declaró contribución de menos en un Formulario 944-PR que radicó anteriormente, marque la casilla en la línea 1 y pague toda cantidad adicional que adeuda cuando radique el Formulario 944-X (PR). Para más detalles sobre cómo efectuar un pago, vea las instrucciones para la línea 19, más adelante.

Ejemplo: Usted declaró contribuciones sobre la nómina de menos.

El 20 de junio de 2012, descubrió un error que resulta en contribuciones adicionales en su Formulario 944-PR para el año 2011. Radique el Formulario 944-X (PR) para el 31 de enero de 2013 y pague la cantidad que adeuda en el momento que radique. Consulte el tema ¿Cuándo debe radicar el Formulario 944-X (PR)?, anteriormente. No adjunte el Formulario 944-X (PR) a su Formulario 944(SP) del año 2012.

Si declaró contribuciones en exceso.

Si declaró contribuciones en exceso en un Formulario 944-PR que radicó anteriormente elija una de las siguientes opciones.

  • Usar el proceso de ajuste. Marque la casilla en la línea 1 para que se le aplique todo crédito (cantidad negativa) de la línea 19 al Formulario 944-PR para el año en que radica el Formulario 944-X (PR).

  • Usar el proceso de reclamación. Marque la casilla en la línea 2 para radicar una reclamación en el Formulario 944-X (PR) solicitando el reembolso o reducción de la cantidad indicada en la línea 19.

Para asegurar que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar un crédito por un ajuste hecho por declarar en exceso en el año en el cual radica el Formulario 944-X (PR), se le recomienda radicar en los 11 primeros meses del año un Formulario 944-X (PR) que corrige la cantidad declarada en exceso. Por ejemplo, si descubre una cantidad declarada en exceso en diciembre, quizás quiera radicar el Formulario 944-X (PR) en los 11 primeros meses del siguiente año. Esto debería asegurar que el IRS tenga suficiente tiempo para tramitar el Formulario 944-X (PR), de manera que el crédito sea registrado antes de que usted radique el Formulario 944-PR a fin de evitar que el IRS le envíe erróneamente una notificación de saldo adeudado. Lea el ejemplo a continuación. Si en la actualidad radica el Formulario 941-PR en vez del Formulario 944-PR y reclamará un crédito en el Formulario 941-PR, radique el Formulario 944-X (PR) en los 2 primeros meses del trimestre antes de que venza el período de prescripción del Formulario 944-PR. En el año en en el cual vence el período de prescripción para el Formulario 944-PR, radique el Formulario 944-X (PR) por lo menos 90 días antes de la fecha de vencimiento.

Ejemplo: Usted quiere que se le aplique la contribución pagada en exceso como crédito en el Formulario 944-PR (Formulario 944(SP) después del año 2011).

El 18 de diciembre de 2012, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 944-PR del año 2011 y quiere optar por el proceso de ajuste. Para permitir que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar el crédito, radique el Formulario 944-X (PR) el 2 de enero de 2013, y tome el crédito en su Formulario 944(SP) para el año 2013.


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