Use el Formulario W-3c PR para corregir el original de uno o varios Formulario(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante
de Retención, a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), aun cuando radique el Formulario 499R-2c/W-2cPR únicamente para corregir el nombre o número de
Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado.
Radique un solo Formulario W-3c PR para corregir el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) reportado en un Formulario W-3PR anteriormente radicado. Si el EIN es el único cambio que necesita hacer, complete únicamente los encasillados a, b, d, e y h. Luego firme la planilla.
Reportación usando medios electrónicos.
Si se le requiere radicar 250 o más Formularios 499R-2c/W-2cPR durante un año natural, deberá radicarlos por medios
electrónicos a menos que el
IRS le conceda una renuncia. Puede solicitar una renuncia llenando el Formulario 8508,
Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la renuncia de radicar planillas informativas por medios electrónicos), en inglés. Radique el Formulario
8508 ante el
IRS por lo menos 45 días antes de que radique los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Vea el Formulario 8508 para información sobre la
radicación. Se le podría cargar una multa si no radica por medios electrónicos cuando se requiere.
Para propósitos del requisito electrónico, sólo los Formularios 499R-2/W-2PR del año anterior se toman en cuenta.
También, por ejemplo, si un patrono tiene que radicar 200 Formularios 499R-2c/W-2cPR para el año anterior en marzo y luego
descubre que otros 100 Formularios 499R-2c/W-2cPR para el
mismo año se deben radicar electrónicamente en agosto, sólo los 100 Formularios 499R-2c/W-2cPR que se radican en agosto deben radicarse
electrónicamente.
Las especificaciones para radicar los Formularios 499R-2c/W-2cPR electrónicamente se encuentran en la
EFW2C, Specifications for Filing Forms W-2c Electronically (Especificaciones para la radicación electrónica del Formulario W-2c), de la
SSA (anteriormente denominada
MMREF-2), en inglés. Puede descargar la
EFW2C en el sitio web
www.socialsecurity.gov/employer de la
SSA. También puede ordenar una copia de la
EFW2C llamando al
Employer Reporting Branch (Sucursal de Reportación del Patrono) de la
SSA al 1-800-772-6270. Puede obtener información sobre la radicación electrónica comunicándose con el
Employer Service Liaison Officer (Oficial de Enlace para los Servicios de Empleadores o Patronos,
ESLO, por sus siglas en inglés) de la
SSA para Puerto Rico, llamando al 212-264-1117.
Para obtener información adicional sobre estos temas, consulte al Departamento de Hacienda de Puerto Rico visitando
su sitio web,
www.hacienda.gobierno.pr, comunicándose por correo electrónico a
w2info@hacienda.gobierno.pr, cuando se baja el menú de “
Patronos” y oprime “
Programa W-2 e Informativas” o llamando al (787) 722-0216.
Si radica menos de 250 Formularios 499R-2c/W-2cPR, no se requiere que se radiquen electrónicamente; sin embargo, el
hacerlo mejorará la puntualidad y precisión del procesamiento de formularios. Para más información, vea
Reportación de los salarios por computadora, más adelante.
Adónde enviar los formularios.
Si usa el Servicio Postal de los EE.UU., envíe todos los Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR a la dirección siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Si usa una agencia portadora que no sea el Servicio Postal de los EE.UU., envíe sus Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c
PR a la dirección siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención, a ninguna de estas direcciones. Vea las instrucciones para
el Formulario 499R-2/W-2PR para dicha información.
Cuándo se debe radicar la planilla.
Radique la Planilla
W-3c PR lo antes posible después de haber descubierto un error. Además, déle a sus empleados las copias apropiadas del Formulario
499R-2c/W-2cPR cuanto antes.
Cómo se puede radicar la planilla.
Usted puede radicar el Formulario W-3c PR en papel. Si es posible, use una maquinilla para escribir todas las anotaciones
y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente legibles.
Si alguna entrada indica un cambio de dólares y una de las cantidades en cuestión es cero, anote “
-0-”. No deje en blanco dicho encasillado. Escriba en paréntesis las cantidades negativas (disminuciones) de la tercera columna
del Formulario W-3c PR.
Quién puede firmar el Formulario W-3c PR.
Por lo general, los patronos deben firmar el Formulario W-3c PR. Sin embargo, el transmisor o remitente (incluyendo
una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario
W-3c PR (o usar su número de identificación personal,
PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) por el patrono o el pagador sólo si el remitente:
-
Está autorizado a firmar bajo un acuerdo de agencia (un acuerdo oral, por escrito o implícito) que sea válido conforme a la
ley estatal y
-
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma.
Aunque un remitente autorizado firme por el pagador, el pagador aún tiene la responsabilidad de asegurarse de que
el Formulario W-3c PR y los documentos adjuntos sean debidamente radicados a tiempo. El pagador estará sujeto a cualquier
multa que resulte por no cumplir con estos requisitos.
Si desea información sobre cómo obtener formularios y publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal
Para Patronos Puertorriqueños.
Reportación de los salarios por computadora.
Usando una computadora personal y un módem, usted puede tener acceso al
Business Services Online (BSO) (Servicios Comerciales en Línea,
BSO, por sus siglas en inglés) de la
SSA para reportar electrónicamente datos relacionados con los sueldos o salarios. Para obtener información sobre cómo reportar
datos referentes a los salarios electrónicamente a la
SSA o para tener acceso al
BSO, visite el sitio web
Employer Reporting Instructions and Information (Instrucciones e información sobre la reportación por patronos), en inglés, de la
SSA en Internet en la dirección
www.socialsecurity.gov/employer. Si tiene alguna dificultad con cualesquiera de los servicios del
BSO, llame a la
SSA al 1-888-772-2970.
El sitio web incluye información sobre la radicación electrónica, ciertas publicaciones del Servicio Federal de Rentas
Internas
(IRS) y de la
SSA y temas generales acerca de la reportación de sueldos y salarios. Puede usar el
BSO también si tiene alguna duda sobre la reportación de los salarios.
Sueldos y propinas pagados a empleados calificados conforme a la Ley de Incentivos para la Contratación y la Recuperación
del Empleo (HIRE).
Los patronos que contrataron a un empleado calificado conforme a la Ley
HIRE tienen que declarar los salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social y pagados después del 18 de marzo de 2010,
por los cuales el patrono reclamó la exención de la contribución sobre la nómina. Un
empleado calificado es uno que:
-
Fue contratado después del 3 de febrero de 2010 y antes del 1 de enero de 2011;
-
No se contrató para remplazar a otro empleado a menos que el otro empleado haya cesado su empleo voluntariamente o por causa
propia (que incluye la reducción de personal);
-
No ser pariente del patrono;
-
Certifica por medio de una declaración jurada firmada (Formulario W-11(SP), Declaración Jurada del Empleado Conforme a la
Ley de Incentivos para la Contratación y la Recuperación del Empleo HIRE, o una declaración similar) bajo pena de perjurio, que él o ella no ha estado empleado durante más de 40 horas durante el
plazo de 60 días que termina en la fecha en que comienza el empleo con dicho patrono calificado.
Declare todas las correcciones del monto de salarios y propinas pagados a un empleado calificado por el cual el patrono
reclamó la exención de la contribución sobre la nómina en el formulario del año 2010. Esto incluye los salarios y propinas
pagados a empleados calificados desde el 1 de abril de 2010 hasta el 31 de diciembre de 2010 por los cuales el patrono reclamó
la exención de la contribución sobre la nómina, además de los salarios y propinas pagados a empleados calificados desde el
19 marzo de 2010 hasta el 31 de marzo de 2010, por los cuales el patrono reclamó un crédito en el segundo trimestre de 2010.
La cantidad no puede exceder de $106,800 (la cantidad máxima de la base de salarios del Seguro Social para 2010). Para más
información, visite el sitio web del
IRS, en
IRS.gov e ingrese las palabras clave
“HIRE Act”
en el encasillado
“Search ”
(Buscar), en inglés. Dicha información está disponible en inglés.
Cómo corregir más de una clase de formulario.
Usted tiene que usar un Formulario W-3c PR individual para cada clase de formulario (Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante
de Retención o Formulario 499R-2c/W-2c, Corrección al Comprobante de Retención o Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes
de Retención) que va a corregir. Además, usted tiene que usar un Formulario
W-3c PR individual para cada clase de pagador que marque en el encasillado
f. Si desea corregir más de una clase de patrono, debe agrupar todos los comprobantes según sus respectivas clases y enviar
cada grupo por separado.
Instrucciones Específicas
Envíe el Formulario W-3c PR con la copia original de los Formularios 499R-2c/W-2cPR. No una estos últimos formularios con
grapas o con cinta adhesiva al Formulario W-3c PR ni el uno con el otro, ni los doble tampoco. Radique un Formulario W-3c
PR separado por cada año contributivo, por cada clase de formulario y por cada clase de pagador en cuestión. (El recuadro
Comp. por enferm. de 3ro pagador no indica que hay una clase aparte de pagador o patrono). Asegúrese de hacer una copia del Formulario W-3c PR para sus archivos.
El Formulario W-3c PR puede radicarse solo (es decir, sin los Formularios 499R-2c/W-2cPR) a fin de corregir un EIN de un Formulario W-3PR radicado anteriormente. Si el único cambio que tiene que hacer es cambiar el EIN, llene únicamente los encasillados a, b, d, e y h. Luego firme la planilla.
En la sección llamada Cambios del Formulario W-3c PR, sume las cantidades de cada encasillado y columna de los Formularios 499R-2c/W-2cPR que usted envía.
Encasillado a: Año contributivo a corregirse.
Anote
todos los cuatro dígitos del año contributivo del(de los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR o W-3PR que desea corregir. Por ejemplo, anotar
“
2010”, quiere decir que corrige los Formularios 499R-2/W-2PR de 2010. Si anotó “
-0-” en el encasillado
c (vea más adelante), la
SSA supone que corrige únicamente un Formulario W-3PR.
Encasillado b: Nombre, dirección y código postal (ZIP) del patrono.
Deben ser anotados según aparecen en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR, Formulario 944-PR o en el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR). Incluya el número de oficina, habitación u otro tipo de numeración después de la dirección física. Si
el Servicio Postal no entrega correspondencia a tal dirección y usa un apartado postal, incluya el número del mismo en lugar
de la dirección física.
El IRS no usará el Formulario W-3c PR para poner al día la dirección de usted en el registro de direcciones. Para cambiar
su dirección, complete el Formulario 8822, Change of Address (Cambio de dirección), en inglés. Para obtener el Formulario
8822 o cualquier otro formulario del IRS, llame al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visite el sitio web del IRS.gov.
Encasillado c: Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR.
Anote el número de Formularios 499R-2c/W-2cPR individuales que radica con este Formulario W-3c PR, o anote “
-0-” si corrige únicamente un solo Formulario W-3PR radicado anteriormente.
Encasillado d: Número del establecimiento.
Usted puede llenar este encasillado para identificar individualmente los establecimientos que tiene en su negocio.
Puede radicar un Formulario W-3c PR por separado con el Formulario 499R-2c/W-2cPR para cada establecimiento en cuestión. O
puede usar un solo Formulario W-3c PR para todos los Formularios 499R-2c/W-2cPR. No tiene que llenar este encasillado; es
completamente opcional.
Encasillado e: Número federal de identificación patronal (EIN).
Anote el número correcto que le asignó el
IRS en el formato siguiente: 00-0000000. Si va a corregir su
EIN, anote el
EIN incorrecto en el encasillado
h.
Encasillado f: Clase de patrono.
Marque el recuadro correspondiente. Si su Formulario W-3PR previo estaba marcado incorrectamente, reporte su clase
de patrono incorrecto en el espacio para anotaciones en el encasillado
8, “
Explique aquí toda reducción”.
Comp. por enferm. de 3ro pagador.
Marque este recuadro si es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o un patrono que reporta pagos de compensación
por enfermedad hechos por un tercero) y corrige los Formularios 499R-2/W-2PR. Radique un Formulario W-3c PR por separado por
cada informe de un pagador/patrono combinado de “Compensación por enfermedad de tercero pagador”.
Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR.
Marque este recuadro si es patrono de empleados domésticos y va a corregir unos Formularios 499R-2/W-2PR que pertenecen a
empleados domésticos (Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)). Si también tiene que corregir Formularios 499R-2c/W-2cPR de empleados
no domésticos, complete otro Formulario W-3c PR.
Marque este recuadro si radica el Formulario 943-PR y los comprobantes corregidos pertenecen a empleados agrícolas. Para corregir
Formularios 499R-2c/W-2cPR de empleados no agrícolas, envíe otro formulario W-3c PR por separado, marcando con una “X” el recuadro para el Formulario 941-PR (en la mayoría de los casos).
Marque este recuadro si radica el Formulario 944-PR.
Empleados del gobierno de Medicare.
Marque este recuadro si usted es una agencia gubernamental de EE.UU. o de Puerto Rico que tiene empleados que están sujetos
únicamente a la contribución para el seguro Medicare.
Marque este recuadro si es un patrono gubernamental de Puerto Rico o local y va a corregir unos Formularios 499R-2/W-2PR de
1986, o un año anterior a éste, de empleados amparados por la sección 218 de la Ley del Seguro Social. El número patronal
de Seguro Social y PRU (anteriormente anotado en el encasillado g) ya no tiene que anotarse. El empleo conforme a la sección 218 de la Ley del Seguro Social ahora se reporta usando el EIN federal.
Encasillado g:
Este encasillado ha sido reservado solamente para uso interno.
Encasillados “h” e “i”:
Haga anotaciones en estos encasillados solamente si el número que anotó en el formulario original no es el correcto.
Los números correctos deben aparecer en los encasillados
d y
e. El encasillado
j ha sido reservado solamente para uso interno debido a los cambios explicados anteriormente en el
Encasillado g y en la
Sección 218.
Encasillados 1 al 7: Cambios.
Anote los totales de estos encasillados con las mismas partidas de los Formularios 499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes.
Los números de los encasillados de este formulario no coinciden con los del Formulario 499R-2c/W-2cPR. Para todo cambio bajo la Ley
HIRE de 2010, vea el encasillado
3b del Formulario W-3c PR. Deberá completar
solamente los encasillados que va a corregir. Deje los demás en blanco. Fíjese en el encasillado
3a, que ahora significaTotal salarios y propinas
Medicare, y el encasillado
3b, que representa el sitio donde se reclama la cantidad total de la exención de
Sueldos y propinas pagados a empleados calificados conforme a la Ley de Incentivos para la Contratación y la Recuperación
del Empleo (HIRE). Dicha información se reporta como “
según se informó originalmente” e “
información correcta” de los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Si en alguna línea hay un cambio en las cantidades y una de ellas es cero, anote “
-0-”. No deje la línea en blanco. Vea
Sueldos y propinas pagados a empleados calificados conforme a la Ley de Incentivos para la Contratación y la Recuperación
del Empleo (HIRE)
, anteriormente.
Encasillado 8: Explique aquí toda reducción.
Anote las razones por todas las reducciones que aparecen en la tercera columna. También reporte aquí toda anotación
previa
incorrecta del encasillado
f, “
Clase de patrono”. Incluya (pero no adjunte al Formulario W-3c PR) hojas adicionales para explicar las reducciones, si corresponde.
Firma.
Firme y feche esta planilla. Incluya también su cargo, número de teléfono y el nombre de una persona con quien nos
podemos comunicar. Si usted tiene un número de fax y/o una dirección para recibir correspondencia electrónica
(email), inclúyalos también. Si usted no es el patrono, vea
Quién puede firmar el Formulario W-3c PR, anteriormente.
Aviso sobre la Ley de Reducción de Trámites.
Solicitamos la información requerida en este formulario para cumplir con las leyes de los impuestos internos de los Estados
Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribuciones. La sección 6051 del Código Federal de
Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted facilite comprobantes de ingresos y retención a sus
empleados, a la SSA y al Servicio de Rentas Internas. La sección 6109 del Código requiere que usted incluya su número de identificación patronal
(EIN). Si no nos provee esta información o nos provee información errónea o falsa, podría estar sujeto a multas.
Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en una planilla sujeta a la Ley de Reducción de Trámites a menos
que la misma muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto, OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a una planilla o sus instrucciones deberán ser conservados mientras
su contenido pueda ser utilizado en la administración de toda ley contributiva federal.
Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección
6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar información contributiva
al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y/o penal y a las ciudades, estados, posesiones, estados libres asociados
con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a fin de ayudarlos en administrar sus leyes contributivas respectivas. También, podemos
divulgar esta información a algunos gobiernos extranjeros conforme a los tratados tributarios que tengan con los Estados Unidos,
a agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes federales penales que no tienen que ver con la contribución
o a agencias federales encargadas de la ejecución de las leyes y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta planilla variará dependiendo de las circunstancias individuales. El promedio
de tiempo que se estima necesario para completar esta planilla es de 31 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de
la exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que esta planilla sea más sencilla, envíenoslo. Puede
enviar sus comentarios y sugerencias al Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:M:S, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington,
DC 20224. No envíe este formulario a esta dirección. En su lugar, vea Adónde enviar los formularios, anteriormente.
Use Form W-3c PR to transmit the original page of one or more Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención
— Corrected Withholding Statement, to the Social Security Administration (SSA) even if you are only filing Form 499R-2c/W-2cPR
to correct an employee's name or Social Security number (SSN).
File Form W-3c PR by itself to correct an employer identification number (EIN) on a previously filed Form W-3PR. If the EIN
is the only change you need to make, complete only boxes a, b, d, e and h; then sign the form.
Electronic reporting.
If you are required to file 250 or more Forms 499R-2c/W-2cPR during a calendar year, you must now file them electronically
unless the IRS grants you a waiver. You may request a waiver on Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns
Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before you file Forms 499R-2c/W-2cPR. See Form 8508 for filing
information. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required.
For purposes of the electronic requirement, only Forms 499R-2/W-2PR for the immediate prior year are taken into account.
Also, if an employer must file 200 Forms 499R-2c/W-2cPR for the immediate prior year in March and then discovers that another
100 Forms 499R-2c/W-2cPR for the
same year must be filed in August, only the 100 Forms 499R-2c/W-2cPR that are filed in August must be filed electronically.
Specifications for filing Form 499R-2c/W-2cPR electronically are contained in SSA's EFW2C, Specifications for Filing
Forms W-2c Electronically (formerly MMREF-2). You can download EFW2C by visiting the SSA website at
www.socialsecurity.gov/employer. You can also order a copy of EFW2C by calling SSA's Employer Reporting Branch at 1-800-772-6270. You may obtain electronic
filing information by calling SSA's Employer Service Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1117.
To obtain additional information about these topics, consider visiting the Treasury Department of Puerto Rico at the
website,
www.hacienda.gobierno.pr, sending an e-mail to
w2info@hacienda.gobierno.pr, clicking on the menu for
“Patronos”
and
“Programa W-2 e Informativas”
, or calling (787) 722-0216.
If you file fewer than 250 Forms 499R-2c/W-2cPR, they are not required to be filed electronically; however, doing
so will enhance the timeliness and accuracy of forms processing. For more information, see
Online wage reporting later on.
Where to file.
If you use the U.S. Postal Service, send all Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
If you use a carrier other than the U.S. Postal Service, send Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Do not send Form 499R-2/W-2PR, Wage and Tax Statement, to either of these addresses. Instead, see the instructions for Form
499R-2/W-2PR.
When to file.
File Form W-3c PR as soon as possible after you discover an error. Also, provide the appropriate copies of Form 499R-2c/W-2cPR
to your employees as soon as possible.
How to file.
You may file Form W-3c PR on paper. Please type all entries, if possible, and make sure all copies are legible.
If any item shows a dollar change and one of the amounts is zero, enter “
-0-.” Do not leave the box blank. Show negative amounts (decreases) in the third column of Form W-3c PR in parentheses.
Who may sign Form W-3c PR.
Employers generally must sign Form W-3c PR. However, the transmitter or sender (including a service bureau, reporting
agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3c PR (or use its PIN on electronic filings) for the employer or
payer only if the sender:
-
Is authorized to sign by an agency agreement (either oral, written, or implied) that is valid under state law, and
-
Writes "For (name of payer)" next to the signature.
Even though an authorized sender signs for the payer, the payer still has the responsibility for making sure the Form
W-3c PR and attachments are filed correctly and timely. The payer is subject to any penalties that result from not complying
with these requirements.
HIRE wages and tips paid to qualified employees.
Employers who hired a qualified employee under the HIRE Act must report the amount of social security wages and tips
paid after March 18, 2010, for which the employer claimed the payroll tax exemption. A
qualified employee is one who:
-
Was hired after February 3, 2010, and before January 1, 2011;
-
Was not hired to replace another employee unless the other employee separated from employment voluntarily or for cause (including
downsizing);
-
Was not a family member or other related individual of the employer;
-
Signed Form W-11, Hiring Incentives to Restore Employment (HIRE) Act Employee Affidavit, or other similar statement under
penalties of perjury, certifying under penalties of perjury that he or she had not worked more than 40 hours during the 60
day period prior to beginning employment.
Report any corrections to the amount of wages and tips paid to the qualified employee for which you claimed the payroll
tax exemption in the 2010 form. This will include wages and tips paid to the qualified employee from April 1, 2010, through
December 31, 2010, for which the employer claimed a credit on wages and tips paid to the qualified employee from March 19,
2010, through March 31, 2010, in the second quarter of 2010 plus the payroll tax exemption. The amount may not exceed $106,800
(2010 maximum social security wage base). For more information, visit
IRS.gov and enter the keywords
HIRE Act payroll tax exemption.
Correcting more than one kind of form.
You must use a separate Form W-3c PR for each type of form (Form 499R-2/W-2PR, Withholding Statement for the Treasury
Department of the Commonwealth of Puerto Rico; Form 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement for the Treasury Department
of the Commonwealth of Puerto Rico and Form W-3PR, Transmittal of Withholding Statements, Internal Revenue Service, Department
of the Treasury) being corrected. You must also use a separate Form
W-3c PR for each kind of payer in box f. If you are correcting more than one kind of payer, please group forms of the same
kind and send them in separate groups.
Specific Instructions for FormW-3c PR
Send Form W-3c PR with the original copy of Form(s) 499R-2c/W-2cPR. Please do not staple or tape Forms 499R-2c/W-2cPR to Form
W-3c PR or to each other, nor fold Form W-3c PR. File a separate Form W-3c PR for each tax year, for each type of form and
for each kind of payer. (The “Third-party sick pay” indicator box does not designate a separate kind of payer or employer.) Make a copy of Form W-3c PR for your records.
Form W-3c PR can be filed alone (without Forms 499R-2c/W-2cPR) to correct your EIN on a previously filed Form W-3PR. If the EIN is the only change you need
to make, complete only boxes a, b, d, e and h; then sign the form.
In the Changes section of Form W-3c PR, total the amounts from each box and column on the Forms 499R-2c/W-2cPR that you are sending.
Box a—Tax year being corrected.
Enter
all four digits of the year of Form(s) 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR or W-3PR that you are correcting. For example, entering “
2010” indicates that you are correcting 2010 Forms 499R-2/W-2PR. If you entered “
-0-” in box c (see below), SSA assumes that you are only correcting Form W-3PR.
Box b—Employer's name, address, and ZIP code.
This should be the same as shown on your Form 941-PR, Form 943-PR, Form 944-PR or Anexo H-PR (Form 1040-PR). Include
the suite, room, or other unit number after the street address. If the Post Office does not deliver mail to the street address
and you use a P.O. box, show the P.O. box instead of the street address.
The IRS will not use Form W-3c PR to update your address of record. To change your address, complete Form 8822, Change of
Address. To get Form 8822, or any other IRS form, call 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) or visit IRS.gov.
Box c—Total number of Forms 499R-2c/W-2cPR.
Enter the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with this Form W-3c PR; enter “
-0-” if you are correcting only a previously filed Form W-3PR.
Box d—Establishment number.
You may use this box to identify separate establishments in your business. You may file a separate Form W-3c PR with
Forms 499R-2c/W-2cPR for each establishment, or you may use a single Form
W-3c PR for all Forms 499R-2c/W-2cPR. You do not have to complete this item; it is optional.
Box e—Employer's federal identification number (EIN).
Enter the correct number assigned to you by the IRS in the following format: 00-0000000. If you are correcting your
EIN, enter the incorrect EIN in box h.
Box f—Kind of payer.
Check the box that applies to you. If your previous Form W-3PR was checked incorrectly, report your prior incorrect
payer type in the entry space in box 8, “
Explain decreases here.”
Check this box if you are a third-party sick pay payer (or an employer reporting sick pay payments made by a third party)
and are correcting Forms 499R-2/W-2PR. File a separate Form W-3c PR for each payer/employer combination reporting “Third-party sick pay” on Form 499R-2c/W-2cPR.
Check this box if you file Form 941-PR.
Check this box if you are a household employer correcting Forms 499R-2/W-2PR for household employees (Anexo H-PR (Form 1040-PR)).
If you also have to correct forms of employees who are not household employees, complete a separate Form W-3c PR.
Check this box if you file Form 943-PR and are correcting forms for agricultural employees. For nonagricultural employees,
send Forms 499R-2c/W-2cPR with a separate Form W-3c PR, generally with the “941-PR” box checked.
Check this box if you file Form 944-PR.
Medicare Govt. Employees.
Check this box if you are an employer from the U.S. government or the government of Puerto Rico with employees subject only
to Medicare taxes.
Check this box if you are an employer from the government of Puerto Rico or a local government correcting 1986 or earlier
Forms 499R-2/W-2PR for employees covered under section 218 of the Social Security Act. The employer's SSA number and PRU (previously
entered in box g) no longer have to be entered. Section 218 employment is now reported under the federal EIN.
Box g.
This box has been reserved for internal use only.
Boxes h and i.
Make entries here only if the number on the original form is incorrect. Your correct numbers should appear in boxes
d and e. Box j has been reserved for internal use only due to the changes explained in
Section 218 and
Box g above.
Boxes 1 through 7—Changes.
Enter the totals from the same boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR.
The box numbers on this form do not match Form 499R-2c/W-2cPR. On all HIRE related changes see box 3b of Form W-3c PR. Complete
only those items that are being corrected. Otherwise, leave blank. Please note that box 3a is now Total Medicare wages and tips
and box 3b is the area to report the total amounts of
HIRE exempt wages and tips, as “
Previously reported” and “
Correct information” from Forms 499R-2c/W-2cPR. On any line that shows a dollar change, if one of the amounts is zero, enter “
-0-”. Do not leave blank. See
HIRE wages and tips paid to qualified employees earlier.
Box 8 —Explain decreases here.
Give all reasons for any decreases that appear in the third column. Also report here any previous
incorrect entry in box f, “
Kind of payer.” Enclose (but do not attach) additional sheets explaining your decreases, if necessary.
Signature.
Sign and date the form. Also, enter your title, phone number, and the name of a person to contact. If you have a fax
number and/or email address, also enter them. If you are not the employer, see
Who may sign Form
W-3c PR earlier.
Paperwork Reduction Act Notice.
We ask for the information on Form W-3c PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure
and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its regulations require you to furnish
wage and tax statements to employees, the Social Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 of
the Code requires you to provide your employer identification number (EIN). Failure to provide this information, or providing
false or fraudulent information, may subject you to penalties.
You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless
the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as
long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as required by section 6103. However, section 6103 allows
or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example,
we may disclose your tax information to the Department of Justice for civil and criminal litigation and to cities, states,
the District of Columbia and U.S. commonwealths and possessions to administer their tax laws. We may also disclose this information
to certain foreign governments under tax treaties they have with the United States, to federal and state agencies to enforce
federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time
is 31 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler,
we would be happy to hear from you. You can write to the Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:M:S,
1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not send this tax form to this address. Instead, see Where to file earlier.
