The Data Mining Screening tolerance and/or a refund amount tolerance determines which returns need screening. When the return meets the two tolerances, it is assigned a value. AMTAP management selects chunks of work using filters. The tax examiner (TE) selects the work for reviewing and makes one of the following dispositions on the return:

Screening Paper Returns - When screening a paper return and the return disposition is changed to Verify, Research or add to Scheme. All IDOC(s) attached to the return must be added to EFDS, see IRM 21.9.1.2, Screening. When adding IDOC(s) to EFDS for married filed jointly returns, delete the name that does not appear on the IDOC. If one IDOC is sent to verification, then all IDOC(s) must be sent to verify. After a paper return has been screened and properly stamped, the Return Charge Out (RCO) should be placed in the “Classified Waste Bin” and the return sent to files. Close the IDRS Control base.

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Data Mining Screening Tree

The Return Verification Table using CC IRPTR: The table can be used for the return verification ONLY if the IRPTR data for the tax year of the return is available.

AMTAP and CI will use "CC IRPTR" to verify IDOC(s) for current and prior year returns before dispositioning to verify.

Any returns filed for the current processing year will not be dispositioned to "BAD" based solely on "CC IRPTR" until the majority of "CC IRPTR" return data is available.

Generally returns with IDOC(s) dispositioned to “Verify” before the refund stop date will follow an automatic EFDS process to stop the refund. Returns that require manual verification or have unsupported withholding, etc., will require the TE to manually stop the refund.

To manually stop a refund the TE will input TC 971 AC 134. If there is insufficient time for the TC 971/134 to post and stop the refund, the TE "must" , also input the appropriate NOREF or NOREFE see IRM 2.4.37 , Command Code NOREF Overview.

If it is determined that a manually stopped refund can be released, release the refund using CC REQ54 with a TC 290 for .00.

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Take the following actions:

For deceased taxpayers complete the following:

Actions will be needed by AMTAP to either substantiate the income by sending the 4115C letter or treat as ID theft if the taxpayer is deceased and without the ability to substantiate the wages/withholding.

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When a preliminary determination is made to verify the income document, view EFDS to determine if additional returns are "behind the buttons" . These buttons are:

Access the information by selecting the highlighted button. A spreadsheet showing all returns with similar information per the "button" will be displayed.

First sort the preliminary data by disposition code. If a disposition code is present, then no further action is needed. See IRM 21.9.1.2, Screening.

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If a pattern is detected, prioritize your pattern and input in the return notes the dup buttons that applied to your pattern (e.g Dup. WW, Dup zip code, Dup IP, etc.) and disposition the returns that match your pattern.

For paper returns found behind the buttons, if the "Resequence Indicator" is set to 1, take no action to disposition the return. The return will be worked by the site assigned to the RCO. If selecting a paper return for verification, research AMS for a CIS image, to see if the return is available to print. If the return is available to print, continue with your screening process. If the return is not available to print, take the following actions:

Questionable Returns are set aside by the business units for further review. Some areas refer to these as Funny box returns. The return data may or may not be present in EFDS (data mining may have already selected the return). Screen these returns to determine if the income documents need to be verified.

Returns may be identified as questionable by other business functions including pipeline (Submission Processing) and non-pipeline (Accounts Management, TAS, etc.).

AMTAP will verify the questionable returns and provide feedback to the business units and coordinate the timing of the review of questionable returns. Review time frames may change based on volumes and program completion dates.

Any return identified as Operation Mass Mailing (OMM) scheme needs special handling. For the OMM Funny box criteria see Exhibit 21.9.1-11, OMM MATRIX. These returns are to be treated as nullities and therefore should not be processed. All unprocessed OMM returns will be stored at each site by date order, See IRM 1.15.4.6, Retiring Tax Related Records Protected by Internal Revenue Code Section 6103 or Classified Records. Also see IRM 3.5.61.5.3, Retirement of Internal Revenue Records to the Federal Records Center. Following procedures are OMM processing guidelines:

To ensure all actions have been taken on “OMM and Non-OMM Returns” complete the following:

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Research the prisoners account using the following command codes:

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If return is not in a known scheme and the prisoner has not been in prison all of the appropriate tax year, do not recall the check. Return the Confidential Information Memo Requesting Check Validation to the prison with the appropriate information concerning the status of the check on the form.

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Keep a copy of the memo and fax sheet in the required "≡ ≡ ≡ ≡ ≡ ≡ ≡ " ≡

On the return associated with the refund check, update EFDS notes to reflect changes, order return and open a IDRS control base and leave a history Item as follows:

Once the refund has posted to the account, push the return to STARS.

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CASE Attention TE Queue will not populate in Attention TE area. A return query will need to be performed.

The Workload Management System (WMS) is used to access the application Contact Employer (CE). CE is used to manage the income verification process at both a National and Local level. The employee will log into WMS and access Contact Employer application from the main menu bar.

Documentation in EFDS is essential. When entering remarks in the return notes section caution needs to be used. If the return note being entered applies to the IDOC attached to the return, then the return note is required to start with the EIN of the IDOC. Information placed in the Permanent Instructions field may be used for queries and should contain only pertinent information or as directed by the IRM (example, no employees).

If valid contact information is found, contact the employer by the mode of contact (MOC) indicated. The MOC may be:

If the employer (EIN) only wants to speak to one particular AMTAP person for all future calls, the TE should notify their manager who will submit the EIN assignment request to headquarters.

If the MOC is Call OK, phone contact is made. If MOC is No Selection, research is required to locate the employer's phone number. The employer must be called to establish a preferred MOC. If the MOC is Fax Only, the fax will automatically generate in the batch fax. See IRM 21.9.1.8.3, Batch Fax.

Update CE if the employer chooses to receive all future verification by a different mode of contact. If they want a one time fax or call, do not update the MOC.

If contact information (phone or fax number) is not found in Contact Employer, perform additional research using IDRS and internet sources. See Exhibit 21.9.1-1., Internet Research Sources, for some available internet sources.

If contact information cannot be found and contact with this employer has never been made in the past and all research has been completed update CE as follows:

Some EIN(s) may need assignment of Hold, reason: Other. These include:

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During the verification process, employees are authorized to initiate third party contacts with employers or payers for the purpose of verifying income or withholding information submitted with tax returns. See IRM 21.9.1.8.8.3, Updating ITIN IDOC(s), for additional information.

If the employer refuses to verify the information over the telephone, provide them other options (such as faxing us the information) to assist in the verification. You should ask if they will:

If the taxpayer or employer does not respond or agree to respond within the set time frame, follow guidance in IRM 21.9.1.8.7, Unable to Verify (UTV) procedures.

Do not disposition an IDOC until you have completed all phone research. Research includes:

See Exhibit 21.9.1-4, Research Checklist, for research information.

All phone voice-mail messages must be retrieved on a daily basis.

If the call cannot be completed or information cannot be obtained from the employer, take the appropriate action based on the table below:

Faxes are systemically generated in EFDS. There are several situations where an automatic fax cannot be used. These must be manually printed to extract them from the batch fax process. Some cases which require manual faxing include:

After the fax is transmitted successfully, file them in date order by either EIN or alphabetical order.

If a fax is unsuccessful (example - failed fax) it will be given to an employee and updated to Hold, reason: Other.

When the response is received from the employer, update Contact Employer (CE) in EFDS.

All successful faxes will be maintained for six months. Faxes can be purged six months after the fax was received from employer..