Publication 179 - Introductory Material


Acontecimientos futuros

Si desea obtener la información más reciente sobre todo acontecimiento relacionado con la Publicación 179, tal como legislación promulgada después de que ésta fue publicada, acceda a www.irs.gov/pub179.

Qué hay de nuevo

Contribuciones al Seguro Social y al Medicare para el 2014. La tasa de contribución para el Seguro Social permanece en 6.2% tanto para el empleado como para el patrono. La base límite de salario para el Seguro Social es $117,000.La tasa de la contribución al Medicare es 1.45% tanto para la parte del empleado como la del patrono, la misma tasa que correspondió para el año 2013. No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos a la contribución al Medicare.Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare se aplican a los salarios de empleados domésticos a quienes usted les paga $1,900 o más en efectivo o de una forma equivalente de remuneración. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare se aplican a los trabajadores electorales a quienes se les paga $1,600 o más en efectivo o una remuneración equivalente.

Cambio de parte responsable. Comenzando el 1 de enero del 2014, toda entidad jurídica que tiene asignado un número patronal tiene que presentar el Formulario 8822-B Change of Address or Responsible Party—Business (Cambio de dirección o Parte Responsable— de negocios), en inglés, para informar si ha cambiado la parte responsable del negocio. El Formulario 8822-B tiene que presentarse dentro de los 60 días que cambió la parte responsable. Si el cambio de la parte responsable ocurrió antes del año 2014 y no se ha notificado el cambio anteriormente al IRS presente el Formulario 8822-B antes del 1 de marzo del 2014 e informe solamente el cambio más reciente. Para la definición de “parte reponsable” vea las Instrucciones del Formulario SS-4PR Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN).

Matrimonio entre personas del mismo sexo. . Para propósitos de las contribuciones federales, las personas del mismo sexo se consideran casados legalmente ​​si se casaron en un estado (o país extranjero) cuyas leyes autorizan el matrimonio de personas del mismo sexo, aunque el estado (o país extranjero) en el que ahora viven no reconozca el matrimonio entre personas del mismo sexo. Para obtener más información, consulte el Revenue Ruling 2013-17 (Reglamento de Rentas Internas 2013–17) disponible en www.irs.gov/irb/2013-38_IRB/ar07.html. El Notice 2013-61 (Aviso 2013-61) establece los procedimientos administrativos especiales para los patronos hacer reclamaciones para el reembolso o los ajustes de los pagos en exceso al Seguro Social y al Medicare con respecto a ciertos beneficios entre cónyuges del mismo sexo antes de la expiración del periodo de prescripción. El Aviso 2013-61 que aparece en la página 432 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas 2013-44), en inglés, está disponible en www.irs.gov/irb/2013-44_IRB/ar10.html.

Recordatorios

Retención de la Contribución Adicional al MedicareAdemás de la retención de la contribución Medicare de 1.45%, usted tiene que retener la Contribución Adicional al Medicare de 0.9% de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. Se le requiere a usted que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual usted le paga salarios en exceso de $200,000 a un empleado. Continúe reteniendo esta Contribución Adicional al Medicare en todo período de paga hasta que finalice el año natural. La Contribución Adicional al Medicare sólo se le impone al empleado. No hay una porción correspondiente al patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todos los salarios que están sujetos a la contribución Medicare, están sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si éstos exceden el límite de $200,000. Si desea más información sobre cuáles salarios están sujetos a la Contribución Adicional al Medicare, vea la tabla Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos , en el apartado 15 de esta publicación. Para más información, sobre la Contribución Adicional al Medicare visite IRS.gov y escriba “ Additional Medicare Tax ” en inglés, en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

El crédito contributivo por oportunidad de trabajo para organizaciones calificadas exentas de contribución que contratan a veteranos calificados ha sido extendido. . El crédito contributivo por oportunidad de trabajo está disponible para veteranos desempleados que reúnan los requisitos que comiencen a trabajar antes del 1 de enero de 2014. Anteriormente, el crédito estaba disponible para veteranos desempleados quienes comenzaron a trabajar a partir del 22 de noviembre de 2011, y antes del 1 de enero de 2013. Las organizaciones exentas de contribuciones calificadas que contratan veteranos desempleados que reúnan los requisitos pueden reclamar el crédito contributivo por oportunidad de trabajo contra su contribución sobre la nómina utilizando el Formulario 5884-C, Work Opportunity Credit for Qualified Tax-Exempt Organizations Hiring Qualified Veterans (Crédito por oportunidad de trabajo para organizaciones exentas de contribuciones calificadas que contratan a veteranos calificados), en inglés. Si desea más información, visite IRS.gov y escriba work opportunity tax credit (crédito contributivo por oportunidad de trabajo), en inglés, en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Externalización de las obligaciones de la nómina. . Los patronos son responsables de asegurar que las planillas de contribución se radiquen y que los depósitos y pagos se hagan, aun si el patrono contrata los servicios de un tercero para hacerlo. El patrono sigue siendo el responsable aun si el tercero no cumple con la acción requerida. Si opta por externalizar cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con las contribuciones (es decir, retención, declarar y pagar las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y FUTA) a un tercero pagador, tal como un proveedor de servicios de nómina o agente de reportación, visite el sitio web IRS.gov y escriba outsourcing payroll duties (externalización de las obligaciones de nómina) en la casilla Search (Buscar), para información útil sobre este tema. Dicha información está disponible en inglés.

El crédito de asistencia para las primas COBRAEl crédito por asistencia en los pagos de las primas COBRA se aplica a las primas pagadas por un máximo de 15 meses para los empleados que fueron despedidos entre el 1 de septiembre de 2008 y el 31 de mayo de 2010. Vea COBRA premium assistance credit (Crédito de asistencia para las primas COBRA) en inglés, en la Publicación 15. Vea la sección Crédito de asistencia para las primas de COBRA para detalles sobre el crédito.

El Formulario 944-PR está descontinuado. El Formulario 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono, ya no estará disponible después de 2011. A partir del año contributivo 2012, los patronos que anteriormente presentaban el Formulario 944-PR presentarán anualmente el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. Por otra parte, los contribuyentes pueden solicitar que se les permita la radicación trimestral con el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, en vez del Formulario 944(SP) (o el Formulario 944, en inglés). Para más información, consulte las Instrucciones para el Formulario 944(SP).Para solicitar que se le permita radicar los formularios trimestrales 941-PR para informar sus contribuciones al Seguro Social y Medicare del año 2014, debe llamar al IRS al 1-800-829-4933 o al 267-941-1000 (llamada con cargos) a más tardar el 1 de abril de 2014. O, puede enviar una solicitud por escrito (el matasellos debe estar fechado en o antes del 15 de marzo de 2014). Después de comunicarse con el IRS, el IRS le enviará una notificación por escrito indicándole que su requisito de presentación ha cambiado. Si usted no recibe este aviso, debe presentar el Formulario 944(SP) para el año natural 2014. Para más información, consulte ¿Qué ocurre si quiere presentar Formularios 941, 941-SS o 941-PR en lugar del Formulario 944 (en inglés) o 944(SP)?, en las Instrucciones para el Formulario 944(SP) de 2013.

Usted tiene que recibir un aviso escrito del IRS para poder radicar el Formulario 944(SP). Si usted ha estado radicando los Formularios 941-PR y cree que sus contribuciones sobre la nómina para el año natural serán $1,000 o menos y desea radicar el Formulario 944(SP) (o el Formulario 944, en inglés) en vez de los Formularios 941-PR, tiene que comunicarse con el IRS para solicitar el permiso para poder radicar el Formulario 944(SP). Antes de que pueda radicar este formulario, tiene que recibir un aviso escrito de parte del IRS que le otorgue el permiso para poder radicar el Formulario 944(SP) en vez de los Formularios 941-PR. Si desea más información sobre cómo solicitar el permiso para radicar el Formulario 944(SP) o el Formulario 944, en vez de los Formularios 941-PR, vea el tema titulado ¿Qué ocurre si quiere presentar Formularios 941, 941-SS o 941-PR en lugar del Formulario 944 (en inglés) o 944(SP)?, en las Instrucciones para el Formulario 944(SP).

Cambio de dirección. . Utilice el Formulario 8822-B, Change of Address or Responsible Party-Business (Cambio de dirección— o Parte Responsable— de negocios), en inglés, para notificarle al IRS sobre un cambio a su dirección. No envíe el Formulario 8822-B junto con su planilla de contribuciones sobre la nómina.

Los depósitos de las contribuciones federales tienen que llevarse a cabo mediante transferencia electrónica de fondos. Usted tiene que depositar toda contribución mediante transferencia electrónica de fondos. Generalmente, la transferencia electrónica de fondos se lleva a cabo usando el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrónico de pagos de la contribución federal o EFTPS, por sus siglas en inglés). Si no desea utilizar el EFTPS, puede hacer los arreglos para que su preparador, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero de su confianza efectúe depósitos electrónicos en nombre suyo. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Los servicios provistos por su preparador profesional, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero podría conllevar en un cargo.Si desea más información sobre cómo efectuar depósitos de la contribución federal, vea Cómo hacer los depósitos , en el apartado 11.Si desea más información sobre EFTPS o si desea inscribirse, visite el sitio web de EFTPS en www.eftps.gov o llame al 1-800-244-4829 (1-800-733-4829, si es usuario de equipo TDD). Puede encontrar información adicional sobre EFTPS en la Publicación 966 (SP), Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal: La Manera Segura de pagar los Impuestos Federales.

Radicación y pago por medios electrónicos. El uso de las opciones electrónicas puede hacer más fácil la radicación de una planilla y el pago de la contribución federal. Utilice el EFTPS para efectuar depósitos o pagar la contribución en su totalidad, independientemente de si utiliza a un preparador o si prepara sus propias planillas. Puede usar el sistema electrónico e-file del IRS para radicar ciertas planillas. Si hay una suma por pagar en la planilla, puede radicarla con el sistema e-file y pagar electrónicamente (e-pay) en un solo paso al autorizar un retiro electrónico de fondos de su cuenta bancaria mientras está radicando electrónicamente. No utilice el retiro electrónico de fondos para pagar contribuciones que se requiere que se depositen. Visite el sitio web del IRS www.irs.gov/efile , en inglés, para más información sobre cómo radicar una planilla electrónicamente. Si desea más información sobre cómo pagar sus contribuciones utilizando el retiro electrónico de fondos, visite la página del IRS en www.irs.gov/e-pay. Se le podría cobrar un cargo por radicar electrónicamente.

  • Para EFTPS, visite www.eftps.gov o llame a la línea de servicio al cliente de EFTPS al 1-800-244-4829 o 1-800-733-4829, si es usuario de equipo TDD.

  • Para la radicación electrónica de los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2/W-2cPR ante la Administración del Seguro Social, visite la página web www.hacienda.gobierno.pr.

Si usted está radicando su planilla de contribuciones o si está pagando sus contribuciones federales electrónicamente, se necesita que provea un EIN válido. Si no provee un EIN válido, la planilla o pago no se tramitará. Esto podría resultarle en multas y demoras en la tramitación de su planilla o pago.

Pagos con tarjeta de crédito o débito. Para mayor información sobre cómo se pagan las contribuciones con tarjetas de crédito o débito, visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/e-pay. No obstante, no use una tarjeta de crédito o débito para pagar contribuciones que deben ser depositadas.

Contratación de empleados nuevos. Mantenga un registro con el nombre y número de cada uno de sus empleados nuevos según aparece en su tarjeta de Seguro Social. Todo empleado que no tenga una tarjeta de Seguro Social deberá solicitarla usando el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, en español. Vea el apartado 4 .

Cómo informar las discrepancias entre los Formularios 941-PR (o 944(SP)) y los Formularios 499R-2/W-2PR. . Utilice el Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o consolidaciones), en inglés. En este anexo se explicarán las discrepancias en los salarios, contribuciones y pagos que han surgido entre los Formularios 941-PR (o el Formulario 944(SP)) debido a adquisiciones, fusiones o consolidaciones. Si desea más información, vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941), disponibles en inglés.

Solicitud de un número de identificación patronal en línea (EIN). Usted puede solicitar un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) en línea al visitar el sitio web IRS.gov, en inglés, y pulsar sobre el enlace Apply for an EIN Online (Solicitud de un número de identificación patronal en línea (EIN)), que se encuentra bajo Tools (Herramientas). La información está provista en inglés.

Pagos rechazados. Cualquier forma de pago que ha sido rechazado y es devuelto por la institución financiera está sujeto a una penalidad. Esta penalidad es $25 o el 2% de la cantidad del pago, lo mayor entre ambos. Sin embargo, la penalidad en pagos rechazados de $24.99 o menos es igual a la cantidad del pago. Por ejemplo, un pago por $18 que fue rechazado, la penalidad es $18 (la cantidad rechazada).

Remuneración pagada a trabajadores agrícolas con visa H-2A. La remuneración que le paga a trabajadores agrícolas por trabajo realizado con una visa H-2A no está sujeta a las contribuciones al Seguro Social, al Medicare o la Contribución Adicional al Medicare. Por lo tanto, no debe informarla como remuneración sujeta a dichas contribuciones. Verifique con las agencias del gobierno de Puerto Rico para verificar si tiene algún requisito estatal.

Servicios de entrega privados. Puede usar ciertos servicios de entrega privados designados por el IRS para enviar sus planillas o pagos de la contribución. La lista incluye sólo los servicios siguientes:

  • DHL Express (DHL): DHL Same Day Service.

  • Federal Express (FedEx): FedEx Priority Overnight, FedEx Standard Overnight, FedEx 2Day, FedEx International Priority y FedEx International First.

  • United Parcel Service (UPS): UPS Next Day Air, UPS Next Day Air Saver, UPS 2nd Day Air, UPS 2nd Day Air A.M., UPS Worldwide Express Plus y UPS Worldwide Express.

Si desea obtener la dirección a dónde enviar la planilla o pago si utilizara un servicio de entrega privado, acceda a IRS.gov y escriba private delivery service en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.El proveedor de servicio de entrega privado que escoja puede informarle de cómo se obtiene verificación por escrito de la fecha de envío.

Los servicios de entrega privados no pueden entregar artículos de correo a los apartados postales. Usted tiene que utilizar el Servicio Postal de los EE.UU. para enviar todo artículo de correo a una dirección que incluya un apartado postal del IRS.

Mantenimiento de récords. Conserve todos los récords de sus contribuciones sobre la nómina durante 4 años. Los mismos deben estar disponibles para ser inspeccionados por funcionarios del IRS. No se ha establecido ninguna manera especial de llevar estos récords. Sin embargo, los mismos deberán incluir su EIN, las cantidades y fechas de todos los pagos de salarios (incluyendo beneficios marginales) y las propinas declaradas, así como los nombres, direcciones y ocupaciones de todos los empleados que reciban tales pagos, las fechas de empleo, además de los números de Seguro Social y los duplicados de las planillas de contribución radicadas anteriormente, incluyendo las fechas y cantidades de depósitos hechos según se explica en el apartado 11 .Todo patrono agrícola tiene que llevar un registro en el cual consten el nombre, dirección permanente y el EIN de cada líder de cuadrilla. Vea Líder de cuadrilla, en el apartado 1 .

Comentarios y sugerencias. Le agradecemos sus comentarios sobre esta publicación y sugerencias para ediciones futuras de la misma. Puede escribirnos a la siguiente dirección:

Internal Revenue Service 
Tax Forms and Publications Division 
1111 Constitution Ave. NW, IR-6526 
Washington, DC 20224

Nosotros contestamos muchas cartas a través de llamadas telefónicas. Por lo tanto, sería de ayuda si en su correspondencia incluye su número telefónico, junto con el código de área telefónico, en donde nos podamos comunicar con usted durante el día. También, puede enviarnos comentarios a través de la página www.irs.gov/formspubs. Pulse sobre el enlace titulado More Information (Más información) y luego pulse sobre el enlace titulado Give us Feedback (Proveer comentarios), en inglés.Aunque no podemos contestar a cada comentario que recibimos, sí agradecemos sus sugerencias y las consideraremos al revisar nuestros productos contributivos.

Fotografías de niños desaparecidos. El Servicio de Rentas Internas siente orgullo en colaborar con el National Center for Missing and Exploited Children (Centro Nacional de Niños Desaparecidos y Explotados). Las fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparecer en esta publicación en páginas que de otra manera estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares si al mirar sus fotografías los puede identificar y entonces llama libre de cargos al 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678).

Calendario

 

Si alguna fecha indicada a continuación es un sábado, domingo o día festivo oficial, la fecha de vencimiento para radicar la planilla, presentar un formulario o depositar su contribución es el próximo día laborable. Un día festivo oficial en Puerto Rico o en un estado posterga una fecha de vencimiento únicamente si la oficina del IRS donde usted tiene que radicar su planilla de contribución está localizada en tal estado o territorio. Para propósitos de la fecha de vencimiento, se cumplen los requisitos para radicar la planilla si la misma se encuentra en un sobre que esté dirigido apropiadamente, que tenga suficiente franqueo y que el matasellos esté fechado a más tardar en la fecha de vencimiento. Si se envía mediante un servicio de entrega privado aprobado por el IRS, la misma se tiene que enviar a más tardar en la fecha de vencimiento. Vea el tema Servicios de entrega privados en Recordatorios.

A continuación encontrará una lista de las fechas y responsabilidades más importantes para usted. Además, vea la Publicación 509, Tax Calendars (Calendarios contributivos), en inglés, para más información.

Para el 31 de enero: 

  • Entregue a los empleados sus comprobantes de retención. Entréguele a cada empleado un Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención, debidamente completado. Vea el apartado 13 .

  • Radique el Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración ANUAL de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas, ante el IRS. Si depositó a tiempo la contribución correspondiente al Formulario 943-PR en su totalidad, tendrá hasta 10 días naturales adicionales a partir de la fecha de vencimiento indicada anteriormente para radicar su Formulario 943-PR.

  • Radique el Formulario 940-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono de la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA), ante el IRS. Pague o deposite todo saldo adeudado (si es más de $500). Si depositó el total de las contribuciones adeudadas a su debido tiempo, tendrá hasta 10 días naturales adicionales a partir de la fecha de vencimiento indicada anteriormente para radicar el Formulario 940-PR.

  • Si antes radicaba el Formulario 944-PR, radique ahora el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador (o el Formulario 944, en inglés), ante el IRS si el mismo le notificó que debe radicar el Formulario 944(SP) en lugar de los Formularios 941-PR trimestrales. Si depositó la cantidad total de contribuciones conforme a la fecha de vencimiento de éstas, tendrá 10 días naturales adicionales a partir de la fecha de vencimiento indicada anteriormente para radicar el Formulario 944(SP).

Para el 28 de febrero.  Radique los comprobantes de retención ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Radique el Original del Formulario 499R-2/W-2PR, junto con el Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención, ante la SSA. Para las planillas radicadas por vías electrónicas, vea el siguiente tema.

Para el 31 de marzo. Radique el Formulario 499R-2/W-2PR por vías electrónicas (y no por medios magnéticos o en papel) ante la SSA. Sin embargo, puede transmitir un archivo electrónico por medio de Internet. Vea Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para patronos sobre la radicación de Formularios W-2), en inglés, en el sitio web www.socialsecurity.gov/employer de la SSA para más información.

Para el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Radique el Formulario 941-PR trimestralmente ante el IRS. Si depositó el total de las contribuciones adeudadas a su debido tiempo, tendrá hasta 10 días naturales adicionales a partir de las fechas de vencimiento indicadas anteriormente para radicar el Formulario 941-PR. No radique los Formularios 941-PR para dichos trimestres si el IRS le ha informado que debe radicar el Formulario 944(SP).Deposite la contribución FUTA para el trimestre (incluyendo toda cantidad trasladada de un trimestre anterior) si la cantidad adeudada es más de $500. Si es de $500 o menos, traspásela al trimestre siguiente. Vea el apartado 10 , para más información.

Introduction

Esta publicación deberá ser usada por patronos cuyo negocio principal está ubicado en Puerto Rico o que tienen empleados cuyos ingresos están sujetos a retención de la contribución estatal sobre los ingresos de Puerto Rico. Generalmente, tanto los patronos como los empleados en Puerto Rico están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare, conforme a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de Contribuciones Federales al Seguro Social o FICA, por sus siglas en inglés). Esta publicación resume las responsabilidades que tiene el patrono en cuanto al cobro, pago y declaración de dichas contribuciones.

Dondequiera que en esta publicación se use el término “Estados Unidos”, el mismo incluye a Puerto Rico, las Islas Vírgenes y los territorios autónomos y territorios no autónomos de los Estados Unidos. Las secciones a las cuales se hace referencia en esta publicación corresponden al Código Federal de Rentas Internas, a menos que se indique lo contrario.

Esta publicación también proporciona a dichos patronos un resumen de sus responsabilidades en relación con las contribuciones bajo la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés). Vea los apartados 9 y 10 .

Excepto por lo indicado en las tablas que se hallan en el apartado 15 , esas contribuciones corresponden a todo patrono que pague salarios tributables a empleados o que tenga empleados que declaran propinas.

En esta publicación no se incluye información relacionada con las contribuciones del trabajo por cuenta propia (Seguro Social y Medicare para personas que trabajan por cuenta propia). Si necesita información sobre estas contribuciones, comuníquese con la oficina del IRS en Guaynabo o vea la Publicación 570, Tax Guide for Individuals With Income From U.S. Possessions (Guía tributaria para individuos con ingresos de fuentes en los territorios estadounidenses), en inglés.

Contribuciones sobre los ingresos de Puerto Rico.   Esta publicación no incluye información relacionada con la retención de contribuciones federales sobre los ingresos. Ésta sólo trata las contribuciones sobre la nómina para patronos que están en Puerto Rico.

  Si desea obtener información acerca de la contribución sobre ingresos de Puerto Rico, consulte con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.

Las personas que trabajan amparadas bajo el programa del Seguro Social elijen un plan de protección para sus familias y para sí mismas.

Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs).   Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños (disregarded entities) que tienen un solo dueño y que cumplen los requisitos y las compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs, por sus siglas en inglés), son tratadas como si fueran entidades separadas de su dueño para propósitos de las contribuciones sobre la nómina. Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños que tienen un solo dueño y que cumplen los requisitos y no han optado por ser tratadas como corporación, tiene que declarar y pagar la contribución sobre la nómina correspondiente a los salarios de los empleados utilizando el nombre y EIN de dicha entidad. Vea la sección 1.1361-4(a)(7) y la sección 301.7701-2(c)(2)(iv) de los Reglamentos, en inglés.

Crédito de asistencia para las primas de COBRA.   La Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act of 1985 (Ley de Conciliación de Asignaciones del Presupuesto de 1985 o COBRA, por sus siglas en inglés) les provee a ciertos ex empleados, jubilados, cónyuges, ex cónyuges e hijos dependientes el derecho a recibir temporalmente cobertura de salud a tarifas especiales para grupos. La ley COBRA, por lo general, cubre los planes de salud que incluyen a múltiples patronos y planes de salud que son mantenidos por patronos de la empresa privada (que no son iglesias) que tengan 20 o más empleados a tiempo completo o parcial. A dichos planes les corresponden ciertos requisitos conforme a la Employee Retirement Income Security Act of 1974 (Ley para la Protección de los Ingresos de Jubilación para los Empleados de 1974 o ERISA, por sus siglas en inglés). Conforme a la Public Health Service Act (Ley sobre el Servicio de Salud Pública), los requisitos del programa COBRA también le corresponden a los planes de salud que cubren a los empleados gubernamentales estatales y municipales. Requisitos similares corresponden conforme al Federal Employees Health Benefits Program (Programa de Seguro Médico para los Empleados Federales (FEHBP, por sus siglas en inglés)) y ciertas leyes estatales. Para tratar a la asistencia (o subsidio) para las primas de COBRA que se explican a continuación, a todos estos requisitos se les refiere como “requisitos de COBRA ”.

  La ley American Recovery and Reinvestment Act of 2009 (Ley de Recuperación y Reinversión Económica Estadounidense de 2009 o ARRA, por sus siglas en inglés) permite un crédito contra las contribuciones sobre la paga (dichas contribuciones se denominan “contribuciones sobre la nómina” en esta publicación), para proveer asistencia para las primas de COBRA a individuos que cumplen con los requisitos para recibir dicha asistencia. Para los períodos de continuidad de cobertura COBRA que comienzan después del 16 de febrero de 2009, un plan de salud colectivo tiene que tratar a un individuo que reúne los requisitos para la asistencia como si hubiese pagado la prima de COBRA para la continuidad de cobertura requerida si el individuo optó por la cobertura COBRA y paga el 35% de la cantidad de la prima.

  Un individuo que reúne los requisitos para la asistencia es un beneficiario calificado que cumple con los requisitos para la continuidad de la cobertura COBRA durante el período que comienza el 1 de septiembre de 2008, y que termina el 31 de mayo de 2010, debido al cese involuntario de empleo de un empleado amparado por la cobertura durante el período y que opta por la continuidad de la cobertura de COBRA. La asistencia para mantener la cobertura puede durar hasta 15 meses.

  Los empleados que fueron despedidos durante el período que comienza el 1 septiembre de 2008 y que termina el 31 de mayo de 2010, y recibieron ofertas de indemnización que retrasaron el inicio de la continuación de cobertura COBRA, pueden ser elegibles para recibir asistencia con las primas para la continuación de cobertura COBRA. Para más información, vea Notice 2009-27 (Avisio 2009-27) que aparece en la página 838 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas 2009-16), en inglés, disponible en www.irs.gov/irb/2009-16_irb/ar09.html.

  Los administradores de planes de salud colectivos (u otras entidades) que proveen o administran la continuación de la cobertura COBRA, tienen que notificarle a los individuos que cumplen con los requisitos para la asistencia de las primas de COBRA de que tienen derecho a dicha cobertura.

  El 65% de la prima que no es pagada por las personas que reúnen los requisitos para la asistencia se le reembolsa a los patronos que mantienen el plan de salud colectivo. El reembolso se hace por medio de un crédito que se le aplica a las obligaciones de las contribuciones sobre la nómina del patrono. Para obtener información sobre cómo reclamar el crédito, vea las Instrucciones para el Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP). El crédito se le trata como un depósito hecho en el primer día del período de la planilla (trimestre o año). En el caso de un plan que cubre a múltiples patronos, el crédito es reclamado por el plan, en vez del patrono. En el caso de un plan asegurado que está sujeto a los requisitos estatales para la continuidad de cobertura, el crédito es reclamado por la compañía de seguros, en vez del patrono.

  Todo individuo o entidad que reclama el crédito por los pagos para la asistencia COBRA tiene que conservar la siguiente información para comprobar su reclamación:
  • Información sobre el recibo, incluyendo fechas y cantidades, de la parte del 35% de la prima que le corresponde a la persona que reúne los requisitos para la asistencia.

  • En el caso de un plan de seguro, una copia de la factura u otro documento comprobante emitido por la compañía aseguradora y prueba del pago a tiempo de la prima completa hecho a la compañía aseguradora que se requiere conforme los requisitos para la cobertura COBRA.

  • En el caso de un plan autoasegurado, documentos que comprueban la cantidad de la prima y la cobertura provista a las personas que reúnen los requisitos para la asistencia.

  • Atestiguación del cese involuntario, incluyendo la fecha de cesación (despido) involuntario para cada empleado amparado por la cobertura cuyo despido involuntario es la base para el derecho al subsidio.

  • Prueba de que cada persona reúne los requisitos para la asistencia de la cobertura COBRA y de que ha optado por dicha cobertura.

  • Un registro que tenga los números de Seguro Social de todos los empleados con cobertura, la cantidad del subsidio reembolsado con respecto a cada empleado con cobertura y que indique si el subsidio se debe a una persona o a dos o más personas.

  Para más información, visite IRS.gov y escriba COBRA en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Ayuda para radicar documentos ante la SSA.   Si necesita ayuda en español para radicar sus formularios contributivos ante la SSA (esto incluye la solicitud de un número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés)), llame a la SSA al 1-800-772-6270.

Elegibilidad para empleo.   Usted tiene que verificar que cada empleado nuevo tenga derecho a trabajar legalmente en los Estados Unidos. Esto incluye completar el Formulario I-9, Employment Eligibility Verification (Verificación de elegibilidad para empleo), disponible en español, del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés). Puede obtener el formulario llamando al USCIS al 1-800-870-3676. Si desea más información, comuníquese con el USCIS al 1-800-375-5283 o visite la página web de USCIS en www.uscis.gov/espanol.


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