26.   Gastos de Automóvil y Otros Gastos de Negocio del Empleado

Qué Hay de Nuevo

Tarifa estándar por milla. Para el año 2007, la tarifa estándar por milla por el costo de operar su automóvil para uso comercial es 48.5/ centavos por milla. Los gastos de automóvil y el uso de la tarifa estándar por milla se explican bajo Gastos de Transporte, más adelante.

Introducción

Es posible que pueda deducir los gastos ordinarios y necesarios relacionados con los negocios en los que haya incurrido para:

  • Viajes,

  • Entretenimiento,

  • Donaciones o

  • Transporte.

Un gasto ordinario es aquél que es común y reconocido en el ámbito de su ocupación, negocio o profesión. Un gasto necesario es aquél que resulta útil y apropiado para su negocio. Para que un gasto se considere necesario, no tiene que ser obligatorio.

Este capítulo explica:

  • Qué gastos se pueden deducir.

  • Cómo se declaran los gastos en la declaración de impuestos.

  • Qué documentación necesita para demostrar sus gastos y

  • Cómo tratar los reembolsos de gastos que reciba.

Quién no necesita usar este capítulo.   Si usted es empleado, no necesitará leer este capítulo si se cumplen todos los siguientes puntos:
  • Rindió cuentas detalladas a su empleador por sus gastos relacionados con el trabajo.

  • Recibió un reembolso total de sus gastos.

  • Su empleador le exigió que devolviera todo reembolso en exceso y usted así lo hizo.

  • No hay ninguna cantidad que aparezca con un código “L” en el recuadro 12 de su Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de Salarios y de Retención), en inglés.

Si se cumplen todos estos requisitos, no hay necesidad de anotar los gastos o los reembolsos en la declaración. Vea Reembolsos, más adelante, si desea leer más información sobre reembolsos y cómo rendir cuentas a su empleador.

  
Consejo
Si reúne estas condiciones y su empleador incluyó reembolsos en su Formulario W-2 por error, pídale a su empleador un Formulario W-2 corregido.

Artículos de interés - A usted quizá le interese ver:

Publicación

  • 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos por Viajes, Entretenimiento, Donaciones y Automóviles), en inglés

  • 535 Business Expenses (Gastos de Negocio), en inglés

  • 1542 Per Diem Rates (Tarifas de Viáticos), en inglés

Formularios (e Instrucciones)

  • Anexo A (Formulario 1040)
    Itemized Deductions (Deducciones Detalladas), en inglés

  • Anexo C (Formulario 1040)
    Profit or Loss From Business (Pérdidas o Ganancias del Negocio), en inglés

  • Anexo C-EZ (Formulario 1040)
    Net Profit From Business (Utilidad Neta de Negocio), en inglés

  • Anexo F (Formulario 1040)
    Profit or Loss From Farming (Pérdidas o Ganancias de Actividades Agropecuarias), en inglés

  • Formulario 2106
    Employee Business Expenses (Gastos de Negocio del Empleado), en inglés

  • Formulario 2106-EZ
    Unreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de Negocio del Empleado no Reembolsados), en inglés

Gastos de Viaje

Si viaja temporalmente a un lugar fuera de su domicilio tributario, puede usar esta sección para determinar si tiene gastos de viaje deducibles. Esta sección trata de:

  • Viajes lejos de su domicilio,

  • Domicilio tributario,

  • Trabajo o asignación temporal y

  • Qué gastos de viaje se pueden deducir.

Además explica la asignación para comidas, las reglas con respecto a viajes dentro y fuera de los Estados Unidos y gastos de convenciones deducibles.

Definición de gastos de viaje.   Para propósitos tributarios, los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios (definidos anteriormente) en los que se ha incurrido al viajar lejos de su domicilio por negocios, por su profesión o trabajo.

  Encontrará ejemplos de gastos de viaje deducibles en la Tabla 26-1.

Viajes Lejos de Su Domicilio

Se consideran viajes lejos de su domicilio si:

  • A fin de cumplir con sus responsabilidades, tiene que alejarse del área general de su domicilio tributario (definido más adelante) durante un tiempo bastante más largo que un día normal de trabajo y

  • Necesita dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras está lejos de su domicilio.

Este requisito de descanso no se cumple con sólo dormir una siesta en el automóvil. No tiene que estar lejos de su domicilo tributario un día entero, ni del anochecer al amanecer, siempre que el alivio de sus responsabilidades dure lo bastante como para permitirle dormir o descansar lo necesario.

Ejemplo 26. .1. Ejemplo 1.

Usted es conductor de trenes. Sale de su terminal de origen en un viaje de ida y vuelta normalmente programado entre dos ciudades y regresa a casa 16 horas más tarde. Durante el transcurso, tiene 6 horas libres en el punto de destino y consume dos comidas y alquila una habitación de hotel para dormir lo necesario antes de iniciar el viaje de regreso. En este caso, se considera que usted ha estado fuera de su domicilio.

Ejemplo 26. .2. Ejemplo 2.

Usted es camionero. Sale de su terminal y regresa más tarde el mismo día. En el punto de destino, tiene una hora libre para comer. Debido a que dicha hora libre no le permite dormir lo necesario y este corto período de tiempo libre no sirve para descansar lo suficiente, se considera que no viaja lejos de su domicilio.

Miembros de las Fuerzas Armadas.   Si es miembro de las Fuerzas Armadas estadounidenses y está de servicio permanente en el extranjero, no se considera que viaje lejos de su domicilio. No puede deducir sus gastos por comida y alojamiento. No puede deducir estos gastos aunque tenga que mantener una vivienda en los Estados Unidos para sus familiares, a los que no se les permite viajar al extranjero. Si se le traslada de un puesto de servicio permanente a otro, quizás pueda deducir gastos de mudanza, los cuales se explican en la Publicación 521, Moving Expenses (Gastos de Mudanza), en inglés.

   Un oficial de la marina asignado a un puesto de servicio permanente a bordo de un buque con instalaciones normales para vivir y comer tiene un domicilio tributario a bordo del buque para propósitos de gastos de viaje.

Domicilio Tributario

Para determinar si se considera que viaja lejos de su domicilio, primero debe determinar la ubicación de su domicilio tributario.

Por regla general, su domicilio tributario es su lugar de negocios o puesto de servicio normal, independientemente de dónde mantenga su domicilio familiar. Abarca toda la ciudad o área general en la cual está ubicado su negocio o trabajo.

Si tiene más de un solo lugar de negocios, su domicilio tributario es su lugar de negocios principal. Vea Lugar principal de negocios o trabajo, más adelante.

Si no tiene un lugar de negocios principal o normal debido a la naturaleza de su trabajo, es posible que su domicilio tributario sea el lugar donde vive normalmente. Vea Ningún lugar principal de negocios o trabajo, más adelante.

Si no tiene un lugar de negocios o puesto de servicio normal y no vive en un lugar fijo, a usted se le considera empleado itinerante (transitorio) y su domicilio tributario es dondequiera que trabaje. Como empleado itinerante, no puede reclamar una deducción por gastos de viaje ya que a usted nunca se le considera estar de viaje lejos de casa.

Lugar principal de negocios o trabajo.   Si tiene más de un solo lugar de negocios o trabajo, tenga en cuenta lo siguiente al determinar cuál de los dos es su lugar principal de negocios o trabajo.
  • El tiempo total que suele trabajar en cada lugar.

  • El nivel de su actividad comercial en cada lugar.

  • Si el ingreso procedente de sus actividades en cada lugar es considerable o no.

Ejemplo 26. .3. Ejemplo.

Usted vive en Cincinnati donde tiene un trabajo de temporada 8 meses al año y gana $40,000. Trabaja en Miami durante los 4 meses que quedan del año, también como empleado de temporada, y gana $15,000. Puesto que usted dedica la mayor parte de su tiempo a trabajar en Cincinnati y gana la mayor parte de sus ingresos allí, Cincinnati es su lugar principal de trabajo.

Ningún lugar principal de negocios o trabajo.   Es posible que tenga un domicilio tributario aunque no tenga un lugar principal o normal de negocios o trabajo. Su domicilio tributario puede ser el domicilio donde vive normalmente.

Factores usados para determinar el domicilio tributario.   Si no tiene un lugar principal o normal de negocios o trabajo, use los tres factores siguientes para determinar dónde está ubicado su domicilio tributario.
  1. Realiza parte de sus actividades comerciales en el área de su domicilio principal y se aloja en dicho domicilio mientras hace negocios en el área.

  2. Tiene gastos de vida en su domicilio principal y los duplica debido a que tiene que ausentarse de dicho domicilio por motivos de su negocio.

  3. No ha abandonado el área en la cual tanto su lugar de alojamiento típico como su domicilio principal reclamado se encuentran; hay un miembro o miembros de su familia viviendo en su domicilio principal; o usted se aloja a menudo en dicho domicilio.

  Si se cumplen los tres factores, su domicilio tributario es el domicilio donde vive normalmente. Si se cumplen sólo dos factores, es posible que tenga un domicilio tributario dependiendo de todos los hechos y circunstancias. Si se cumple sólo un factor, usted es itinerante; su domicilio tributario es dondequiera que trabaje y no puede deducir gastos de viaje.

Ejemplo 26. .4. Ejemplo.

Usted es soltero y vive en un apartamento que alquila en Boston. Trabaja para su empleador en Boston desde hace varios años. Su empleador lo inscribe en un programa de capacitación ejecutiva de 12 meses de duración. No espera regresar a Boston después de terminar el programa de capacitación.

Durante la capacitación, usted no trabaja en Boston. En lugar de ello, recibe formación en aulas o en el trabajo en diferentes lugares de los Estados Unidos. Mantiene su apartamento en Boston y regresa a vivir al mismo a menudo. Usa su apartamento para llevar a cabo sus asuntos personales. Además, se mantiene en contacto con sus conocidos en la comunidad de Boston. Después de haber terminado su programa de capacitación, lo trasladan a Los Angeles.

Usted no cumple con el factor (1) porque no trabajó en Boston. Sí cumple con el factor (2) porque tuvo gastos de vida duplicados. También cumple con el factor (3) porque no abandonó su apartamento en Boston como su domicilio principal, mantuvo el contacto con sus conocidos en la comunidad y regresó varias veces a vivir en su apartamento. Usted tiene un domicilio tributario en Boston.

Domicilio tributario distinto al hogar familiar.   Si usted (y su familia) no vive en su domicilio tributario (definido anteriormente), no puede deducir el costo de viajes entre su domicilio tributario y su hogar familiar. Tampoco puede deducir el costo de comida y alojamiento mientras está en su domicilio tributario. Vea el Ejemplo 1 más adelante.

  Si trabaja temporalmente en la misma ciudad donde viven usted y su familia, tal vez se considere que usted haya viajado lejos de su domicilio. Vea el Ejemplo 2, más adelante.

Ejemplo 26. .5. Ejemplo 1.

Usted es camionero y vive con su familia en Tucson. Trabaja para una compañía de transporte de camiones cuya terminal está ubicada en Phoenix. Después de viajes largos, vuelve a su terminal de origen en Phoenix y pasa la noche allí antes de regresar a casa. No puede deducir gastos algunos en los que haya incurrido por comida y alojamiento en Phoenix ni el costo de viajar de Phoenix a Tucson. Esto se debe a que Phoenix es su domicilio tributario.

Ejemplo 26. .6. Ejemplo 2.

Su domicilio familiar está en Pittsburgh, donde trabaja 12 semanas al año. El resto del año trabaja para el mismo empleador en Baltimore. En Baltimore, come en restaurantes y duerme en una pensión. Su sueldo sigue igual independientemente de si está en Pittsburgh o en Baltimore.

Debido a que pasa la mayor parte de sus horas de trabajo y gana la mayor parte de su salario en Baltimore, esa ciudad es su domicilio tributario. No puede deducir gasto alguno en el que haya incurrido por comida y alojamiento en ese lugar. No obstante, cuando regrese a trabajar a Pittsburgh, está fuera de su domicilio tributario aunque se quede en su domicilio familiar. Puede deducir el costo de su viaje de ida y vuelta entre Baltimore y Pittsburgh. Además, puede deducir sus gastos de comida y alojamiento como gastos de vida de su familia mientras usted viva y trabaje en Pittsburgh.

Trabajo o Asignación Temporal

Puede ser que trabaje normalmente en su domicilio tributario y, además, trabaje en otro sitio. Tal vez no le resulte práctico regresar a su domicilio tributario de ese otro sitio al fin de cada día de trabajo.

Asignación temporal versus asignación por un tiempo indeterminado.   Si su asignación o trabajo fuera de su lugar principal de trabajo es temporal, su domicilio tributario no cambia. Se considera que está lejos de su domicilio durante todo el período en que esté fuera de su lugar principal de trabajo. Puede deducir sus gastos de viaje si, por lo demás, reúnen los requisitos de la deducción. Normalmente, una asignación temporal en un solo sitio es aquélla que se puede esperar que dure (y de hecho dura) un año o menos.

  No obstante, si su asignación o trabajo es por un tiempo indeterminado, el sitio de la asignación o trabajo se convierte en su nuevo domicilio tributario y no puede deducir sus gastos de viaje mientras esté allí. Una asignación o trabajo en un solo sitio se considera por un tiempo indeterminado si en realidad se espera que dure más de un año, independientemente de si de manera realista dura más de un año o no.

  Si su asignación es por un tiempo indeterminado, debe incluir en su ingreso todas las cantidades que reciba de su empleador por gastos de vida, aun si se llaman asignaciones para gastos de viaje y le rinde cuentas a su empleador de tales gastos. Es posible que pueda deducir el costo de trasladarse a su nuevo domicilio tributario como gastos de mudanza. Vea la Publicación 521, en inglés, para más información.

Excepción para investigaciones o enjuiciamientos federales penales.   Si es empleado federal y toma parte en una investigación o enjuiciamiento penal llevado a cabo por el gobierno federal, no está sujeto a la regla de un año. Esto significa que tal vez pueda deducir gastos de viaje aun si está lejos de su domicilio tributario por más de un año, siempre y cuando cumpla con los demás requisitos relativos a la deducción de dichos gastos.

  Para reunir los requisitos, el Procurador General (o su representante) debe confirmar que usted viaja:
  • Como parte del gobierno federal,

  • En situación de servicio temporal y

  • Para investigar, procesar judicialmente o proveer servicios de apoyo para la investigación o enjuiciamiento de un delito federal.

Cómo determinar si su asignación es temporal o por un tiempo indeterminado.   Debe determinar si su asignación es temporal o por un tiempo indeterminado cuando comience un trabajo. Si espera que un trabajo o asignación dure un año o menos, entonces es temporal, a menos que existan hechos o circunstancias que indiquen lo contrario. Una asignación o trabajo temporal en un principio se puede convertir en indeterminado debido a circunstancias que hayan cambiado. Una serie de asignaciones al mismo sitio, todas por cortos períodos de tiempo pero que juntas abarcan un largo período de tiempo, se podrían considerar una asignación por un tiempo indeterminado.

Regreso a casa en días libres.   Si regresa a su domicilio tributario de una asignación temporal en sus días libres, a usted no se le considera que está lejos de su domicilio mientras está en la ciudad donde reside. No puede deducir el costo de sus comidas y alojamiento allí. Sin embargo, sí puede deducir sus gastos de viaje, incluyendo comidas y alojamiento, mientras viaja entre su lugar de trabajo temporal y su domicilio tributario. Puede reclamar dichos gastos hasta la cantidad que le habría costado si se hubiera quedado en su lugar de trabajo temporal.

  Si mantiene su habitación de hotel mientras regresa a su ciudad de residencia, puede deducir el costo de la habitación. Además, puede deducir los gastos de regresar a su ciudad de residencia hasta la cantidad que habría gastado en comida si se hubiera quedado en su lugar de trabajo temporal.

Período condicional de trabajo.   Si acepta un trabajo que le obliga a mudarse, con el acuerdo de que seguirá en el puesto si cumple con sus deberes de modo satisfactorio durante un período condicional, entonces el trabajo es por un tiempo indeterminado. No puede deducir ninguno de sus gastos por concepto de comida y alojamiento durante el período condicional.

¿Qué Gastos de Viaje se Pueden Deducir?

Una vez que haya determinado que está viajando fuera de su domicilio tributario, puede determinar qué gastos de viaje son deducibles.

Puede deducir gastos ordinarios y necesarios en los que incurra cuando haga viajes de negocios lejos de su domicilio. Puede deducir ciertos tipos de gastos según los hechos y sus circunstancias.

La Tabla 26-1 resume los gastos de viaje que tal vez pueda deducir. Es posible que tenga otros gastos de viaje deducibles que no se encuentren en esa tabla, según los hechos y sus circunstancias.

Documentación que debería guardar
Cuando viaje lejos de su domicilio por motivos de negocio, debería mantener documentación de todos sus gastos y todos los adelantos que reciba de su empleador. Puede usar una libreta, diario, cuaderno o cualquier otro registro escrito para tomar nota de sus gastos. Los tipos de gastos que necesita apuntar, junto con documentos comprobantes, se describen en la Tabla 26-2, más adelante.

Separación de costos.   Si tiene un solo gasto que incluye los costos de comida, entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte), debe repartir ese gasto entre el costo de comidas y entretenimiento y el costo de otros servicios. Debe tener una base razonable para repartir los gastos de esta manera. Por ejemplo, debe repartir sus gastos si el cargo de habitación de un hotel incluye una o más comidas.

Gastos de viaje para otra persona.   Si un cónyuge, dependiente u otra persona lo acompaña (o su empleado) en un viaje de negocios o a una convención comercial, normalmente no puede deducir los gastos de viaje de aquella persona.

Empleado.   Puede deducir los gastos de viaje de alguien que lo acompañe si dicha persona:
  1. Es su empleado,

  2. Tiene un propósito comercial de buena fe para el viaje y

  3. Por lo demás, podría deducir los gastos de viaje.

Socio.   Si un socio viaja con usted y cumple con los requisitos de los puntos anteriores (2) y (3), puede deducir los gastos de viaje que corresponden a dicha persona. Un socio es una persona con quien usted podría esperar razonablemente llevar a cabo negocios de manera activa. Un socio puede ser un cliente, proveedor, empleado, agente, asociado o asesor profesional actual o posible (que probablemente se convertirá en socio).

Propósito comercial de buena fe.   Un propósito comercial de buena fe existe si puede demostrar un propósito comercial real que justifique la presencia de la persona. Servicios imprevistos, tales como tomar apuntes en computadora o participar en actividades de entretenimiento de clientes, no son suficientes para hacer que los gastos se puedan deducir.

Ejemplo 26. .7. Ejemplo.

Geraldo va a Chicago en auto por motivo de negocios y su esposa, Linda, lo acompaña. Linda no es la empleada de Geraldo. De vez en cuando, Linda toma apuntes, presta servicios similares y asiste a comidas de negocios con Geraldo. El hecho de haber prestado dichos servicios no establece que la presencia de Linda en el viaje sea necesaria para llevar a cabo los negocios de Geraldo. Los gastos de Linda no son deducibles.

Geraldo paga $199 al día por una habitación doble. El precio diario de una habitación individual es $149. Geraldo puede deducir el total del costo de ir en auto a Chicago y regresar, pero sólo puede deducir $149 al día por la habitación de hotel. Si usa transporte público, puede deducir únicamente la tarifa que pague por sí mismo.

Tabla 26-1. Gastos de Viaje que Puede Deducir Esta tabla resume los gastos que puede deducir cuando viaje lejos de su domicilio por motivo de negocios.

SI tiene gastos por... ENTONCES usted puede deducir el costo de...
transporte viajes en avión, tren, autobús o automóvil entre su domicilio y su destino de negocios. Si se le proveyó un boleto o si viaja sin pagar conforme a un programa de viajeros frecuentes u otro programa de esta índole, su costo es cero. Si viaja en barco, vea Luxury Water Travel (Viajes de Lujo en Barco) y Cruise ships (Cruceros) bajo Conventions (Convenciones) en la Publicación 463, en inglés, para obtener información acerca de reglas y límites adicionales.
taxi, autobús, transporte del aeropuerto tarifas para éstos y otros tipos de transporte para viajar ida y vuelta entre:
  • El aeropuerto o la estación y su hotel y

  • El hotel y el lugar de trabajo de sus clientes, el lugar de reuniones de negocios o el lugar de trabajo temporal.

equipaje y flete enviar equipaje y materiales de exposición o materiales de muestra entre sitios de trabajo normales y temporales.
automóvil operar y mantener su automóvil cuando viaje lejos de su domicilio por motivo de negocios. Puede deducir los gastos reales o la tarifa estándar por milla, además de peajes y estacionamiento relacionados con los negocios. Si alquila un automóvil mientras está lejos de su domicilio por motivo de negocios, puede deducir sólo la parte de los gastos que corresponde al uso comercial.
alojamiento y comidas su alojamiento y comidas si su viaje de negocios es de una noche o suficientemente largo para obligarlo a pararse a dormir o descansar a fin de poder prestar servicios de la manera debida. Las comidas incluyen cantidades gastadas en comida, bebidas, impuestos y propinas relacionados con dichos artículos. Vea Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos para información sobre reglas y límites adicionales.
limpieza limpieza en seco y lavado de ropa.
teléfono llamadas de negocios durante su viaje de negocios. Esto incluye comunicación de negocios por fax u otros medios de comunicación.
propinas propinas que pague por algún gasto de esta tabla.
otros otros gastos ordinarios y necesarios similares que estén relacionados con su viaje de negocios. Dichos gastos podrían incluir transporte hacia y desde una comida de negocios, honorarios de taquígrafo público, cargos por alquiler de computadora y por operar y mantener una casa remolque.

Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos

Puede deducir el costo de comidas en cualquiera de las siguientes situaciones:

  • Si es preciso que se detenga para dormir o descansar por un período sustancial para poder desempeñar sus funciones debidamente mientras viaja fuera de su domicilio por motivos de negocios.

  • Si la comida es entretenimiento relacionado con los negocios.

El entretenimiento relacionado con los negocios se explica bajo Gastos de Entretenimiento, más adelante. La siguiente explicación trata únicamente de comidas (y gastos imprevistos) que no están relacionadas con entretenimiento.

Gastos extravagantes.   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo.

Límite del 50% en comidas.   Puede calcular sus gastos de comida utilizando cualquiera de los siguientes métodos:
  • Costo real.

  • La asignación estándar para comidas.

Estos dos métodos se explican a continuación. Pero, cualquiera que sea el método que use, normalmente puede deducir sólo el 50% del costo no reembolsado de sus comidas.

  Si se le reembolsa el costo de sus comidas, la manera en que usa el límite del 50% puede variar según si el plan de reembolsos del empleador requería o no la rendición de cuentas. Si no se le reembolsa el costo, el límite del 50% corresponde independientemente de si el gasto de comida no reembolsado corresponde a viajes de negocio o entretenimiento de negocio. El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento. Los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y los planes de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos.

Costo real.   Puede usar el costo real de sus comidas para calcular la cantidad de su gasto antes del reembolso y de la aplicación del límite del 50%. Si utiliza este método, deberá mantener documentación del costo real.

Asignación estándar para comidas.   Normalmente, puede usar el método de “asignación estándar para comidas” como alternativa al método del costo real. Le permite fijar una cantidad para sus comidas diarias y gastos imprevistos (conocidos por sus siglas en inglés, M&IE) en vez de mantener documentación de sus costos reales. Esta cantidad fija varía según dónde y cuándo viaje. En este capítulo, la “asignación estándar para comida” se refiere a la tarifa federal correspondiente a comida y gastos imprevistos, explicada más adelante bajo Cantidad de asignación estándar para comidas. Aun si usa la asignación estándar para comidas, debe mantener documentación para comprobar la fecha, lugar y propósito comercial de su viaje. Vea Documentación, más adelante.

Gastos imprevistos.   El término “gastos imprevistos” significa:
  • Cargos y propinas a porteros, maleteros, botones, limpiadores de hotel, camareros o camareras y otras personas en barcos y sirvientes de hotel en países extranjeros,

  • Transporte entre lugares de alojamiento y negocios y lugares donde se consuman comidas, si se pueden conseguir comidas adecuadas en el sitio temporal de trabajo y

  • Costos de envío relacionados con la entrega de comprobantes de viaje y el pago de cargos hechos a tarjetas de crédito proporcionadas por su empleador.

Los gastos imprevistos no incluyen gastos por lavar, limpiar o planchar ropa, impuestos sobre alojamiento o costos de telegramas o llamadas telefónicas.

Método único de gastos imprevistos.   Puede utilizar un método opcional (en lugar del costo real) sólo para deducir gastos imprevistos. La cantidad de la deducción es de $3 al día por gastos imprevistos pagados o en los que se ha incurrido por viajes fuera de su domicilio en el año 2007. Puede utilizar este método sólo si no ha pagado, ni ha tenido, gastos algunos de comida. No puede utilizar este método para los días en que utilice la asignación estándar para comidas.

  
Precaución
Los empleados federales deberían consultar Federal Travel Regulations (Reglas para Viajes Federales) en www.gsa.gov. Haga clic en “Federal Travel Regulation (FTR) ” (Reglas para Viajes Federales (FTR), para saber más sobre cambios que afecten las reclamaciones de reembolso de estos gastos.

Es posible que corresponda el límite del 50%.   Si utiliza el método de la asignación estándar para comidas al calcular sus gastos de comida y no se los reembolsan o sí se los reembolsan conforme a un plan de deducción de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas, normalmente puede deducir sólo el 50% de la asignación estándar para comidas. Si se le reembolsa bajo un plan de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y usted deduce cantidades que son mayores que sus reembolsos, puede deducir sólo el 50% de la cantidad sobrante. El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento. Los planes de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y sobre los que no hay que rendir cuentas se explican en mayor detalle más adelante bajo Reembolsos.

Precaución
No hay una cantidad de alojamiento estándar opcional similar a la asignación estándar para comidas. La deducción permisible por gasto de alojamiento es el costo real.

Quién puede usar la asignación estándar para la comida.   Usted puede usar la asignación estándar para la comida independientemente de si es un empleado o trabaja por cuenta propia, e independientemente de si se le reembolsan o no sus gastos de viaje.

Uso de la asignación estándar para comidas en el caso de otros viajes.    Puede usar la asignación estándar para comidas para calcular los gastos de comida cuando haga viajes relacionados con propiedades de inversión u otra propiedad que genere ingresos. Además, la puede usar para calcular los gastos de comida cuando viaje para propósitos educativos calificados. No puede usar la asignación estándar para comidas para calcular el costo de comidas cuando viaje para propósitos médicos o caritativos.

Cantidad de asignación estándar para comidas.   La asignación estándar para comidas es la tarifa federal correspondiente a gastos de comidas y gastos imprevistos. Para viajes hechos en el año 2007, la tarifa para la mayoría de las localidades pequeñas en los Estados Unidos es $39 al día desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2007.

  La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades de los Estados Unidos son designadas zonas de alto costo y, por lo tanto, califican para asignaciones estándares para comidas más altas. Los lugares que reúnen los requisitos para estas tarifas aparecen en la Publicación 1542, la cual está disponible, en inglés, en Internet en www.irs.gov.

  
Acceso por computadora
También puede encontrar esta información (organizada según los estados) en Internet en www.gsa.gov. Haga clic en “Per Diem Rates” (Viáticos) y luego seleccione “2007” para el período desde el 1 de enero del año 2007 hasta el 30 de septiembre del año 2007 y seleccione “2008” para el período desde el 1 de octubre del año 2007 hasta el 31 de diciembre del año 2007. No obstante, puede aplicar las tarifas que estén en vigencia antes del 1 de octubre del año 2007, para gastos de viajes hechos dentro de los Estados Unidos para el año 2007 en vez de aplicar las tarifas actualizadas. Tiene que utilizar de manera uniforme o las tarifas para los primeros 9 meses de todo el año 2007 o las tarifas actualizadas para el período del 1 de octubre del año 2007 al 31 de diciembre del año 2007.

  Si viaja a más de un sitio durante el mismo día, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde se detenga a dormir o descansar. No obstante, si trabaja en la industria de transporte, vea Tarifa especial para trabajadores de transporte, más adelante.

Asignación estándar de comidas para zonas fuera de Estados Unidos continentales.    Las tarifas de la asignación estándar para comidas mencionadas anteriormente no corresponden a viajes en Alaska, Hawaii o cualquier otra zona fuera de los Estados Unidos continentales. El Departamento de Defensa es responsable de establecer las tarifas de viáticos de Alaska, Hawaii, Puerto Rico, la Samoa Estadounidense, Guam, Midway, las Islas de Mariana del Norte, las Islas Vírgenes Estadounidenses, la Isla Wake y otras zonas no extranjeras fuera de Estados Unidos continentales. El Departamento de Estado de los Estados Unidos es responsable de establecer las tarifas de viáticos para todas las demás zonas extranjeras.

  
Acceso por computadora
Puede obtener las tarifas de viáticos para zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos en: http://perdiem.hqda.pentagon.mil/perdiem/perdiemrates.html. Puede obtener todas las demás tarifas de viáticos para zonas extranjeras en: www.state.gov/travelandbusiness.

Tarifa especial para trabajadores de transporte.   Puede usar una asignación especial estándar para comidas si trabaja en la industria de transporte. Trabaja en la industria de transporte si su trabajo:
  • Involucra directamente el transporte de personas o bienes por avión, barcaza, autobús, barco, tren o camión y

  • Exige frecuentemente que viaje lejos de su hogar y, durante cualquier viaje en particular, suele conllevar viajes a zonas donde corresponden distintas asignaciones estándar para comidas.

Si éste es su caso, puede reclamar una asignación estándar para comidas de $52 al día ($58 para viajes fuera de los Estados Unidos continentales) del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2007.

  Al utilizar la tarifa especial para trabjadores de transporte, ya no necesita determinar la asignación estándar para comidas correspondiente a cada zona donde se detenga a dormir o descansar. Si escoge utilizar la tarifa especial para algún viaje, tiene que utilizar dicha tarifa especial (y no utilizar las tarifas regulares de asignación estándar para comidas) para todos los viajes que haga durante ese año.

Viaje para los días de salida y regreso.   Para el día de salida y para el día de regreso de su viaje por motivo de negocios, deberá prorratear la asignación estándar para comidas (calcular una cantidad disminuida para cada día). Puede hacer esto utilizando uno de dos métodos:
  • Método 1: Puede reclamar tres cuartos de la asignación estándar de comidas.

  • Método 2: Puede prorratear cualquier método que use de manera uniforme y que sea conforme a prácticas razonables de negocios.

Ejemplo 26. .8. Ejemplo.

Juana trabaja en New Orleans donde organiza conferencias. En marzo, su empleador la mandó a Washington, DC, por 3 días a fin de que asistiera a un seminario sobre planificación. Salió de su casa en New Orleans a las 10 de la mañana el miércoles y llegó a Washington, DC, a las 5:30 de la tarde. Después de pasar dos noches allí, regresó en avión a New Orleans el viernes y llegó a su casa a las 8 de la noche. El empleador de Juana le dio un monto fijo para cubrir sus gastos y lo incluyó en su sueldo.

Bajo el Método 1, Juana puede reclamar 2.5/ días de la asignación estándar de comidas para Washington, DC: tres cuartos de la tarifa diaria para el miércoles y viernes (los días de salida y regreso) y la tarifa diaria completa para el jueves.

Bajo el Método 2, Juana también podría utilizar cualquier método que aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con prácticas razonables de negocios. Por ejemplo, podría reclamar 3 días de la asignación estándar de comidas aunque un empleado federal tendría que utilizar el método 1 y limitarse a sólo 2.5/ días.

Viajes en los Estados Unidos

La siguiente sección corresponde a viajes dentro de los Estados Unidos. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen los 50 estados y el Distrito de Columbia. El trato que se les da a sus gastos de viaje dependerá de qué porción de su viaje estaba relacionada con los negocios y qué porción tuvo lugar dentro de los Estados Unidos. Vea Porción del Viaje Fuera de los Estados Unidos, más adelante.

Viaje Principalmente por Motivo de Negocios

Puede deducir todos sus gastos de viaje si su viaje era absolutamente de negocios. Si hizo su viaje principalmente por motivos de negocios y, mientras estaba en su destino, se quedó más tiempo para tomarse unas vacaciones, viajó brevemente a otro lugar para fines personales o se dedicó a otras actividades personales, entonces puede deducir sus gastos de viaje relacionados con los negocios. Dichos gastos incluyen los gastos de transporte de ida y vuelta de su destino de negocios y cualquier otro gasto relacionado con negocios en los que ha incurrido mientras esté en su lugar de destino.

Ejemplo 26. .9. Ejemplo.

Usted trabaja en Atlanta y hace un viaje de negocios a New Orleans. En el camino de regreso, se hospeda en casa de sus padres en Mobile. Gasta $1,070 en transporte, comida, alojamiento y otros gastos de viaje durante los 9 días en que usted se halla lejos de su casa. Si no hubiera parado en Mobile, habría estado lejos de su hogar sólo 6 días y su costo total habría sido $920. Puede deducir $920 por su viaje, incluido el costo de transporte de ida y vuelta de New Orleans. La deducción por sus comidas está sujeta al límite del 50% sobre comidas, mencionado anteriormente.

Viaje Principalmente por Motivos Personales

Si su viaje fue principalmente por motivos personales, tales como vacaciones, el costo entero del viaje es un gasto personal no deducible. No obstante, puede deducir todos los gastos en los que incurra mientras esté en su destino, con tal de que estén directamente relacionados con su negocio.

Un viaje a un lugar turístico o en crucero se podría considerar vacaciones aun si la publicidad hecha por el organizador del mismo da a entender que es principalmente para fines de negocios. La programación de actividades de negocio secundarias durante un viaje, tal como ver videos o asistir a una conferencia sobre temas generales, no convertirá un viaje de vacaciones en un viaje de negocios.

Porción del Viaje Fuera de los Estados Unidos

Si una porción de su viaje ocurre fuera de los Estados Unidos, use las reglas descritas más adelante bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos para aquella parte del viaje. Para la porción de su viaje dentro de los Estados Unidos, use las reglas para viajes en los Estados Unidos. Los viajes fuera de los Estados Unidos no incluyen viajes de un punto a otro en los Estados Unidos. La siguiente explicación le puede ayudar a determinar si su viaje tuvo lugar en su totalidad dentro de los Estados Unidos.

Transporte público.   Si viaja por transporte público, cualquier lugar en los Estados Unidos en que ese vehículo haga una parada programada se considera un punto en los Estados Unidos. Una vez que el vehículo se vaya de la última parada programada en los Estados Unidos rumbo a un punto fuera del país, se aplican las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos.

Ejemplo 26. .10. Ejemplo.

Usted viaja en avión de Nueva York a Puerto Rico con una escala programada en Miami. Regresa a Nueva York sin hacer escala. El vuelo de Nueva York a Miami se realiza en los Estados Unidos, por lo tanto, sólo el vuelo de Miami a Puerto Rico se realiza fuera de los Estados Unidos. Debido a que no hay ninguna escala programada entre Puerto Rico y Nueva York, se considera que todo el viaje de regreso se ha realizado fuera de los Estados Unidos.

Automóvil privado.   Los viajes en automóvil privado en los Estados Unidos se consideran viajes entre puntos de los Estados Unidos, incluso cuando viaje rumbo a un destino fuera de los Estados Unidos.

Ejemplo 26. .11. Ejemplo.

Usted viaja en automóvil de Denver a la Ciudad de México y vuelve. El viaje de Denver hasta la frontera se considera viaje en los Estados Unidos y le corresponden las reglas de esta sección. Las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos le corresponden a su viaje de la frontera a la Ciudad de México y de regreso a la frontera.

Viajes Fuera de los Estados Unidos

Si alguna porción de su viaje por motivo de negocio se realiza fuera de los Estados Unidos, algunas de sus deducciones por el costo de ir a su destino y regresar podrían ser limitadas. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen los 50 estados y el Distrito de Columbia.

La cantidad de los gastos de viaje que se puede deducir depende en parte de qué parte de su viaje fuera de los Estados Unidos estaba relacionada con los negocios.

Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre viajes de lujo en barco.

Viajes Totalmente de Negocios o que se Consideran Como Tales

Puede deducir todos los gastos de viaje de negocios para ir a su destino y volver si el viaje es para propósitos de negocio en su totalidad o si se considera como tal.

Viajes totalmente de negocios.   Si viaja fuera de los Estados Unidos y pasa todo el tiempo dedicándose a actividades de su negocio, puede deducir todos los gastos del viaje.

Viajes que se consideran totalmente de negocios.   Aun si no pasó todo el tiempo ocupado en actividades del negocio, se considera que su viaje ha sido para fines de negocios en su totalidad si cumple por lo menos con una de las cuatro excepciones siguientes.

Excepción 1 - Falta de control sustancial.   Se considera que su viaje ha sido para propósitos de negocios en su totalidad si no tuvo control sustancial de la organización del viaje. El hecho de que usted controle cuándo se realiza su viaje no significa, en sí, que tenga control sustancial sobre la organización del viaje.

  No tiene control sustancial del viaje si:
  • Es empleado al que se le reembolsó, o se le pagó, una asignación de gastos de viaje,

  • No es pariente de su empleador y

  • No es ejecutivo jefe.

  “Pariente de su empleador” se define más adelante en este capítulo bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil.

  Un “ejecutivo jefe” es un empleado que tiene autoridad y responsabilidad sin estar sujeto a la autorización de otra persona para tomar una decisión en cuanto a la necesidad del viaje de negocios.

   Una persona que trabaja por cuenta propia normalmente tiene control sustancial sobre la organización de viajes de negocios.

Excepción 2 - Fuera de los Estados Unidos como máximo una semana.   Se considera que su viaje ha sido para propósitos comerciales en su totalidad si estuvo fuera de los Estados Unidos por una semana o menos, combinando actividades de negocios y personales. Una semana significa siete días seguidos. Al contar los días, no cuente el día de salida de los Estados Unidos, pero sí cuente el día de regreso.

Excepción 3 - Menos del 25% del tiempo en actividades personales.   Se considera que el viaje ha sido para propósitos de negocios en su totalidad si:
  • Estuvo fuera de los Estados Unidos por más de una semana y

  • Pasó menos del 25% del total de su tiempo fuera de los Estados Unidos ocupado en actividades no relacionadas a negocios.

Para este propósito, cuente tanto el día en que empezó el viaje como el día en que terminó.

Excepción 4 - Las vacaciones no son una consideración principal.   Se considera que el viaje ha sido para propósitos de negocios en su totalidad si puede demostrar que una razón principal del viaje no eran vacaciones personales, aunque tenga control sustancial de la organización del viaje.

Viaje Principalmente por Motivo de Negocios

Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por motivo de negocios pero pasa una parte de su tiempo dedicándose a actividades no relacionadas a negocios, normalmente no puede deducir todos los gastos del viaje. Puede deducir únicamente la parte de negocios del costo de ida y vuelta del destino. Debe repartir los costos entre sus actividades de negocios y no relacionadas con negocios para determinar la cantidad deducible. Estas reglas de distribución de los gastos de viajes se explican en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés.

Consejo
No tiene que repartir su deducción por gastos de viaje si cumple con una de las cuatro excepciones que aparecen anteriormente bajo Viajes Totalmente de Negocios o que se Consideran Como Tales . En esos casos, puede deducir el total del costo de ir a su destino y regresar.

Viajes Principalmente por Motivos Personales

Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por vacaciones o para propósitos de inversión, el total del costo del viaje es un gasto personal no deducible. Si pasa una parte del tiempo asistiendo a congresos profesionales cortos o a un programa de educación continua, puede deducir los gastos de inscripción y otros gastos relacionados directamente con su negocio en los que haya incurrido.

Convenciones

Puede deducir los gastos de viaje cuando asista a una convención si puede demostrar que su asistencia beneficia su ocupación o negocio. No puede deducir los gastos de viaje para su familia.

Si la convención es para propósitos políticos, sociales, de inversión o para otros fines que no estén relacionados con su ocupación o negocio, no puede deducir los gastos.

Precaución
Su nombramiento o elección como delegado no determina, en sí, si puede deducir gastos de viaje. Puede deducir gastos de viaje sólo si su asistencia se relaciona con su propia ocupación o negocio.

Programa de una convención.   Normalmente, la orden del día o programa de una convención muestra el propósito de la convención. Puede demostrar que su asistencia a la convención beneficia su ocupación o negocio comparando el programa con los deberes y responsabilidades oficiales de su puesto. No es necesario que el programa trate específicamente sobre sus deberes y responsabilidades oficiales; será suficiente si el programa se relaciona con su puesto de tal modo que muestre que su asistencia ha sido por negocios.

Convenciones que tengan lugar fuera de América del Norte.    Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre convenciones celebradas fuera de América del Norte.

Gastos de Entretenimiento

Es posible que pueda deducir gastos de entretenimiento relacionados con negocios en los que incurra al participar en actividades de entretenimiento de un cliente o empleado.

Puede deducir gastos de entretenimiento sólo si son ordinarios y además necesarios (definidos anteriormente en la Introducción) y cumple con uno de los siguientes requisitos:

  • El requisito de relación directa.

  • El requisito de asociación.

Ambos se explican en el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés.

Precaución
La cantidad que se puede deducir por concepto de gastos de entretenimiento puede ser limitada. Normalmente, se puede deducir sólo el 50% de los gastos de entretenimiento no reembolsados. Este límite se explica más adelante.

Límite del 50%

Normalmente, puede deducir sólo el 50% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. (Si está sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte, puede deducir un porcentaje más alto. Vea Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio, más adelante).

El límite del 50% corresponde a empleados o sus empleadores y además a personas que trabajen por cuenta propia (incluidos contratistas independientes) o sus clientes, según si los gastos son reembolsados.

La Figura 26-A resume las reglas generales explicadas en esta sección.

El límite del 50% corresponde a comidas de negocios o gastos de entretenimiento en los que usted incurra mientras:

  • Viaja lejos de su domicilio (tanto si come solo como con otras personas) por motivo de negocio,

  • Entretiene a clientes en su lugar de negocio (el de usted), un restaurante u otro sitio o

  • Asiste a una convención o recepción de negocios, reunión de negocios o almuerzo de negocios en un club.

Gastos incluidos.   Los gastos sujetos al límite del 50% incluyen:
  • Impuestos y propinas relacionados con comidas de negocios o actividades de entretenimiento,

  • Cargos de admisión en un club nocturno,

  • Cantidad pagada para alquilar una sala en la cual da una cena o cóctel y recibe a invitados y

  • Cantidades pagadas por estacionamiento cerca de un estadio deportivo.

No obstante, el costo de transporte de ida y vuelta de una comida de negocios o actividad de entretenimiento relacionada con los negocios no está sujeto al límite del 50%.

Aplicación del límite del 50%.   El límite del 50% que corresponde a gastos de comida y entretenimiento se aplica si el gasto es de otra manera deducible y no está cubierto por una de las excepciones mencionadas más adelante en esta sección.

  El límite del 50% también se aplica a ciertos gastos de comida y entretenimiento que no están relacionados con los negocios. El mismo es aplicable a gastos de comida y entretenimiento en los que se ha incurrido para generar ingresos, incluyendo ingresos de alquileres o ingresos de regalías. Además, se aplica al costo de comidas incluidas en gastos educativos deducibles.

Cuándo aplicar el límite del 50%.   Se aplica el límite del 50% después de determinar la cantidad que de otro modo reuniría los requisitos para una deducción. Primero se debe determinar la cantidad de gastos de comidas y entretenimiento que sería deducible bajo las otras reglas presentadas en este capítulo.

Ejemplo 26. .12. Ejemplo 1.

Usted gasta $200 en una comida relacionada con los negocios. Si $110 de esa cantidad no es permisible por ser excesiva y extravagante, los $90 sobrantes están sujetos al límite del 50%. La deducción no puede ser mayor que $45 (0.50 x $90).

Ejemplo 26. .13. Ejemplo 2.

Usted compra dos boletos para un concierto y se los regala a un cliente. Compró los boletos por medio de un vendedor. Pagó $200 por los dos boletos, los cuales tenían un valor nominal de $80 cada uno ($160 en total). La deducción no puede ser mayor que $80 (0.50 x $160).

Excepciones al Límite del 50%

Normalmente, los gastos de comida y entretenimiento de negocios están sujetos al límite del 50%. La Figura 26-A le puede ayudar a determinar si el límite del 50% le corresponde a usted.

El gasto de comida o entretenimiento no está sujeto al límite del 50% si el gasto satisface una de las siguientes excepciones:

Gastos reembolsados al empleado.   Si usted es empleado, no está sujeto al límite del 50% sobre gastos que le reembolsa su empleador bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas. Los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos.

Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”.   Puede deducir un porcentaje más alto de sus gastos de comidas mientras viaja lejos de su domicilio tributario si las comidas tienen lugar durante, o en relación a, algún período sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte. El porcentaje es del 75% para el año 2007.

  Las personas sujetas a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte incluyen las siguientes:
  • Ciertos trabajadores del transporte aéreo (como pilotos, tripulación, despachadores, mecánicos y controladores aéreos) sujetos a las reglas de la Administración Federal de Aviación.

  • Camioneros interestatales y conductores de autobús que estén sujetos a las reglas del Departamento de Transporte.

  • Ciertos empleados ferroviarios (como maquinistas, conductores, tripulaciones de tren, despachadores y personal de control de operaciones) que estén sujetos a las reglas de la Administración Federal Ferroviaria.

  • Ciertos marinos mercantes que estén sujetos a las reglas de la Guardia Costera.

Otras excepciones.   Además, hay excepciones para personas que trabajen por cuenta propia, gastos de publicidad, venta de comida o entretenimiento y eventos deportivos de beneficencia. Éstas se explican en la Publicación 463, en inglés.

Gastos de entretenimiento: límite del 50%
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Gastos de entretenimiento: límite del 50%

¿Qué Gastos de Entretenimiento se Pueden Deducir?

Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que tal vez pueda deducir.

Entretenimiento.   El entretenimiento incluye toda actividad que se considere que provee entretenimiento, diversión o recreación. Algunos ejemplos de éstos son entretener invitados en clubes nocturnos; en clubes sociales y deportivos; en teatros; en eventos deportivos; a bordo de yates; o en cacerías, viajes de pesca, vacaciones y viajes similares.

Comidas como forma de entretenimiento.   El entretenimiento incluye el costo de una comida que le ofrezca a un cliente, independientemente de si la comida es parte de otro entretenimiento o si se trata sólo de dicha comida. Un gasto de comida incluye el costo de alimentos, bebidas, impuestos y propinas de comida. Para deducir una comida relacionada con entretenimiento, usted o su empleador deben estar presentes cuando se ofrezca la comida o bebida.

Precaución
No puede reclamar el costo de la comida como gasto de entretenimiento y además como gasto de viaje.

Separación de costos.   Si tiene un solo gasto que incluye costos de entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte), debe repartir dicho gasto entre el costo de entretenimiento y el costo de otros servicios. Debe tener una base razonable para hacer esta repartición. Por ejemplo, tiene que repartir los gastos si un hotel incluye en la misma cuenta cargos de entretenimiento en el bar junto con el cargo de habitación.

Si se turnan para pagar comidas o entretenimiento.   Si un grupo de personas que se conocen por la relación de negocios se turnan para pagar las cuentas de comida o entretenimiento mutuas sin tener en cuenta si sirven fines de negocios, ningún miembro del grupo puede deducir parte alguna del gasto.

Gastos extravagantes.   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo.

Reuniones de asociaciones comerciales.    Puede deducir gastos de entretenimiento que estén directamente relacionados y sean necesarios para asistir a reuniones de negocios o convenciones de ciertas organizaciones exentas de impuestos si los gastos de asistencia se relacionan con su ocupación o negocio activo. Estas organizaciones incluyen asociaciones comerciales, cámaras de comercio, juntas de bienes raíces, asociaciones comerciales y asociaciones profesionales.

Entradas a eventos.   Normalmente, no puede deducir una cantidad superior al valor nominal de una entrada a un evento de entretenimiento, aunque haya pagado un precio más alto. Por ejemplo, no puede deducir cargos por servicios que pague a boleterías o agencias de venta de entradas ni cantidad alguna superior al valor nominal de las entradas que pague a revendedores ilegales.

¿Qué Gastos de Entretenimiento no se Pueden Deducir?

Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que normalmente no se pueden deducir.

Cuotas de clubes y afiliaciones.   No puede deducir una cuota (incluidos cargos de admisión) por afiliación en algún club organizado para:
  • Negocios,

  • Placer,

  • Recreación,

  • Otro propósito social.

Esta regla le corresponde a toda organización de afiliados si uno de sus propósitos principales es:
  • Dirigir actividades de entretenimiento para miembros o sus invitados o

  • Hacer que miembros o sus invitados tengan acceso a establecimientos de entretenimiento.

  Los propósitos y actividades de un club, y no el nombre de éste, determinarán si puede o no deducir la cuota. No puede deducir una cuota pagada a:
  • Clubes sociales (country clubs),

  • Clubes de golf y deportivos,

  • Clubes de líneas aéreas,

  • Clubes de hoteles y

  • Clubes administrados con el fin de proveer comidas en circunstancias que se suelen considerar conducentes a discusiones de negocios.

Establecimientos de entretenimiento.   Normalmente, no puede deducir gasto alguno en el que se haya incurrido por el uso de un establecimiento de entretenimiento. Esto abarca gastos por depreciación y costos de operación tales como alquiler, servicios públicos, mantenimiento y protección.

  Un establecimiento de entretenimiento es toda propiedad de la cual usted sea dueño, alquile o use con fines de entretenimiento. Algunos ejemplos son un yate, una cabaña de caza, un campamento de pesca, una piscina o alberca, una cancha de tenis, un centro de boliche, un automóvil, un avión, un apartamento, una habitación de hotel o una vivienda ubicada en un lugar turístico.

Gastos de bolsillo.   Puede deducir gastos de bolsillo, como por ejemplo aquéllos para comida y bebidas, servicios de banquetería, gas y cebo de pesca ofrecidos por usted durante un evento en un establecimiento. Éstos no son gastos por el uso de un establecimiento de entretenimiento. No obstante, dichos gastos sí están sujetos a los requisitos de directamente relacionado y asociado. Además, están sujetos al límite del 50%, explicados anteriormente.

Información adicional.   Para más información acerca de los gastos de entretenimiento, incluyendo explicaciones sobre los requisitos que están relacionados directamente y asociados con dichos gastos, vea el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés.

Gastos por Regalos

Si hace regalos en el curso de su ocupación o negocio, puede deducir la totalidad o parte del costo. Esta sección explica los límites y reglas para deducir los costos de regalos.

Límite de los $25.   Usted puede deducir no más de $25 por concepto de regalos que hace a causa de sus negocios directa o indirectamente a cualquier persona en particular durante el año tributario. Un regalo que le hace a una empresa con la intención de que se use eventualmente para el uso personal o el beneficio de una persona en particular o un grupo particular limitado se considerará un regalo indirecto hecho a esa persona en particular o a los individuos dentro de aquella clase de personas que reciban el regalo.

  Si le hace un regalo a un miembro de la familia de un cliente, se considera normalmente que el regalo es un regalo indirecto hecho al cliente. Esta regla no corresponde si tiene una relación de negocios independiente y de buena fe con dicho miembro de la familia y el regalo no está destinado al uso final del cliente.

  Si tanto usted como su cónyuge hacen regalos, a los dos se les trata como un solo contribuyente. No importa si tienen negocios distintos, empleos distintos, o si cada uno tiene una relación independiente con el destinatario. Si una sociedad colectiva hace regalos, a la sociedad colectiva y los socios se les trata como un solo contribuyente.

Costos imprevistos.   Costos imprevistos, como el grabado de joyas, o el embalaje, seguro y envío, no se suelen incluir al determinar el costo de un regalo para propósitos del límite de los $25.

  Un costo se considera imprevisto sólo si no añade valor sustancial al regalo. Por ejemplo, el costo de envolver un regalo es un costo imprevisto. Sin embargo, la compra de una canasta decorativa para embalar frutas no es un costo imprevisto si el valor de la canasta es considerable en comparación al valor de la fruta.

Excepciones.   Los siguientes artículos no se consideran regalos para propósitos del límite de los $25.
  1. Un artículo que cueste $4 o menos y:

    1. que tenga su nombre, en forma permanente y claramente visible en el regalo y

    2. sea uno de varios artículos idénticos que regala ampliamente. Ejemplos de éstos incluyen lapiceros o bolígrafos, juegos de escritorio, bolsas de plástico y estuches.

  2. Rótulos, estantes de presentación u otros materiales de promoción que se van a usar en el lugar de negocios del destinatario.

Regalo o entretenimiento.   Todo artículo que se pueda considerar regalo o entretenimiento normalmente se considerará entretenimiento. Sin embargo, si le regala a un cliente alimentos o bebidas envasados con la intención de que él los consuma en una fecha posterior, trátelos como regalo.

   Si le regala a un cliente boletos para una función de teatro o evento deportivo y no acompaña al cliente a la función o evento, puede tratar los boletos como gasto por regalo o como gasto de entretenimiento, según le convenga más a usted.

   Si acompaña al cliente al evento, deberá tratar el costo de las entradas como gasto de entretenimiento. Usted no puede escoger, en este caso, tratar los boletos como un gasto por regalo.

Gastos de Transporte

Esta sección explica gastos que puede deducir por concepto de transporte de negocios cuando no viaje lejos de su domicilio, definidos anteriormente bajo Gastos de Viaje. Estos gastos incluyen el costo de transporte por avión, ferrocarril, autobús, taxi, etc., y el costo de manejar y mantener en buen estado su automóvil.

Los gastos de transporte incluyen todos los costos ordinarios y necesarios de lo siguiente:

  • Trasladarse de un lugar de trabajo a otro en el curso de su negocio o profesión cuando viaje dentro del área de su domicilio tributario. (Domicilio tributario se define anteriormente bajo Gastos de Viaje).

  • Visitar a clientes.

  • Ir a una reunión de negocios lejos de su lugar de trabajo normal.

  • Trasladarse de su domicilio a un lugar de trabajo temporal cuando tenga uno o más lugares de trabajo habituales. Estos lugares de trabajo temporales pueden estar ubicados dentro del área de su domicilio tributario o fuera de dicha área.

Los gastos de transporte no incluyen gastos en los que incurre al pasar una noche de viaje lejos de su domicilio. Esos gastos son gastos de viaje, los cuales se explican anteriormente. Sin embargo, si hace uso de su automóvil mientras pasa la noche lejos de su domicilio, use las reglas de esta sección para calcular la deducción por gastos de automóvil. Vea Gastos de Automóvil, más adelante.

Ilustración de gastos de transporte.    La Figura 26-B ilustra las reglas en cuanto a cuándo puede deducir gastos de transporte cuando tiene un trabajo principal o habitual lejos de su domicilio. Tal vez quiera consultar dicha ilustración al momento de decidir si puede deducir sus gastos de transporte.

Lugar temporal de trabajo.   Si tiene uno o más lugares de trabajo habituales lejos de su domicilio y va todos los días a trabajar a un sitio temporal de trabajo en la misma ocupación o negocio, puede deducir los gastos de transporte diario de ida y vuelta entre su hogar y el sitio temporal, independientemente de la distancia.

  Si se espera realísticamente que su empleo en un sitio de trabajo dure (y de hecho dura) un año o menos, el empleo se considera temporal a menos que existan hechos y circunstancias que indiquen lo contrario.

  Si se espera realísticamente que su empleo en un sitio de trabajo dure más de un año, o si no se puede esperar razonablemente que el empleo dure un año o menos, el empleo no se considera temporal, independientemente de si de hecho dura más de un año.

  Si en un principio se espera realísticamente que su empleo en un sitio de trabajo dure un año o menos, pero en alguna fecha posterior se espera realísticamente que dure más de un año, a ese empleo se le tratará como temporal (a menos que existan hechos y circunstancias que indiquen lo contrario) hasta que cambie su expectativa. Ya no será tratado como temporal después de la fecha en que usted determine que va a durar más de un año.

  Si el sitio de trabajo temporal está más allá de la zona general de su lugar de trabajo habitual y se queda a pasar la noche, se considera que viaja lejos de su domicilio. Puede ser que tenga gastos de viaje deducibles como se explica anteriormente en este capítulo.

Ningún lugar habitual de trabajo.   Si no tiene un lugar habitual de trabajo pero suele trabajar en la zona metropolitana donde vive, puede deducir costos diarios de transporte entre su domicilio y un sitio temporal de trabajo fuera de dicha zona metropolitana.

  Normalmente, una zona metropolitana incluye la zona dentro del perímetro urbano y las afueras que se consideran parte de dicha zona metropolitana.

  No puede deducir costos diarios de transporte entre su domicilio y sitios de trabajo temporales dentro de su zona metropolitana. Éstos se consideran gastos de transporte al trabajo que no son deducibles.

Dos lugares de trabajo.   Si trabaja en dos lugares en el día, ya sea o no para el mismo empleador, puede deducir el gasto de trasladarse de un lugar de trabajo al otro. No obstante, si por alguna razón personal no va directamente de un sitio al otro, no puede deducir más de la cantidad que le hubiera costado ir directamente del primer sitio al segundo.

  Los gastos de transporte en los que incurra al ir entre su domicilio y un empleo a tiempo parcial en un día sin trabajar en su empleo principal se consideran gastos por ir a trabajar. No los puede deducir.

Personal en Reservas de las Fuerzas Armadas.   La reunión de una unidad de reservas de las Fuerzas Armadas se considera un segundo lugar de negocios si dicha reunión tiene lugar un día en el que trabaja en su empleo normal. Puede deducir el gasto de trasladarse de un lugar de trabajo al otro como se acaba de explicar bajo Dos lugares de trabajo.

  Normalmente, no puede deducir el gasto si la reunión de la unidad de reservas tiene lugar un día en el que no trabaje en su empleo normal. En este caso, su transporte se suele considerar un gasto de transporte al trabajo que no es deducible. Sin embargo, sí puede deducir sus gastos de transporte si el sitio de la reunión es temporal y tiene uno o más lugares de trabajo.

  Si suele trabajar en una zona metropolitana determinada pero no en un sitio específico y la reunión de reservas tiene lugar en un sitio temporal fuera de dicha zona metropolitana, puede deducir sus gastos de transporte.

  Si pasa la noche de viaje lejos de su domicilio para asistir a una reunión de reservas o de la guardia, puede deducir sus gastos de viaje. Estos gastos se explican anteriormente bajo Gastos de Viaje.

  Si viaja más de 100 millas de su domicilio para realizar funciones o servicios como miembro de las reservas, quizás pueda deducir algunos de sus costos de viaje como un ajuste a sus ingresos en vez de como una deducción detallada. Vea Personal de reserva de las Fuerzas Armadas que viaje más de 100 millas de su domicilio bajo Reglas Especiales, más adelante.

Gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo.   No puede deducir los costos de autobús, tranvía, metro o taxi, o los costos de viajar en automóvil entre su domicilio y su lugar de trabajo principal o habitual. Estos costos son gastos personales que le permiten desplazarse diariamente a su trabajo. No puede deducir gastos para ir a trabajar, por lejos que esté su hogar de su sitio habitual de trabajo. No puede deducir gastos por ir a trabajar aunque trabaje durante el viaje que lo lleva a su trabajo.

Ejemplo 26. .14. Ejemplo.

Usted instaló un teléfono en su automóvil. A veces utiliza ese teléfono para hacer llamadas de negocios durante el viaje hasta su trabajo y de regreso a casa. A veces hay colegas que lo acompañan en el viaje hasta el trabajo y de regreso y ustedes hablan de negocios en el automóvil. Estas actividades no hacen que el viaje deje de ser un viaje personal para convertirse en un viaje de negocios. No puede deducir sus gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo.

Cargos de estacionamiento.   Los cargos que pague para estacionar su automóvil en su lugar de trabajo son gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo y no son deducibles. Puede, sin embargo, deducir cargos de estacionamiento relacionados con los negocios cuando visite a un cliente.

Publicidad en el automóvil.   Poner materiales publicitarios en su automóvil que sirven de publicidad a su negocio no hace que el uso de su automóvil deje de ser uso personal para convertirse en uso comercial. Aun si utiliza dicho automóvil para ir a trabajar u otros propósitos personales, no puede deducir los gastos correspondientes a esos usos.

Uso compartido de automóviles.   No puede deducir el costo de utilizar su automóvil para participar en un sistema por el que comparte su vehículo sin fines de lucro. No incluya en su ingreso pagos que reciba de los pasajeros. Se considera que dichos pagos son reembolsos de sus gastos. Sin embargo, si dirige un sistema de vehículo compartido con miras a obtener ganancias, tiene que incluir en su ingreso pagos recibidos de los pasajeros. Luego puede deducir sus gastos de automóvil (usando las reglas de este capítulo).

Transporte de herramientas o instrumentos.   Transportar herramientas o instrumentos en su automóvil mientras va a trabajar y regresa a casa no hace que sus gastos de automóvil sean deducibles. Sin embargo, puede deducir todo costo adicional en el que incurra por herramientas o instrumentos de remolque (tales como los de alquiler de un remolque arrastrado por su automóvil).

Gastos de desplazamiento de sindicalistas desde el centro del sindicato.   Si recibe tareas de trabajo en un centro del sindicato y luego se va a su lugar de empleo, los costos de trasladarse del centro del sindicato a su lugar de empleo son gastos de transporte al trabajo no deducibles. Aunque necesita tratar con el sindicato para recibir sus asignaciones de trabajo, usted no trabaja en el lugar donde está ubicado el centro del sindicato, sino en su lugar de empleo.

Oficina en el domicilio.   Si tiene una oficina en su domicilio que califique como un lugar de negocios principal, puede deducir sus costos diarios de transporte entre su domicilio y otro lugar de trabajo en el mismo oficio u ocupación. (Vea el capítulo 28 de la Publicación 17, en inglés, para información sobre cómo determinar si la oficina en su domicilio califica como un lugar de negocios principal).

Ejemplos de transporte deducible.   Los siguientes ejemplos muestran cuándo puede deducir gastos de transporte basándose en la ubicación de su trabajo y domicilio.

Ejemplo 26. .15. Ejemplo 1.

Usted trabaja normalmente en una oficina en la ciudad donde vive. Su empleador lo manda a una sesión de capacitación de una semana de duración en otra oficina de la misma ciudad. Viaja directamente de su domicilio al sitio de capacitación y regresa cada día. Puede deducir el costo de su transporte diario de ida y vuelta entre su domicilio y el sitio de capacitación.

Ejemplo 26. .16. Ejemplo 2.

Su lugar de negocios principal se halla en su domicilio. Puede deducir el costo de transporte de ida y vuelta entre la oficina de su domicilio y el lugar de negocios de su cliente.

Ejemplo 26. .17. Ejemplo 3.

No tiene una oficina habitual ni tiene una oficina en su domicilio. En este caso, la ubicación de su primer contacto comercial se considera su oficina. Los gastos de transporte entre su domicilio y este primer contacto comercial son gastos del viaje de ida y vuelta a su trabajo y no son deducibles. Los gastos de transporte entre su último contacto comercial y su domicilio también son gastos de ida y vuelta a su trabajo y tampoco son deducibles. Aunque no puede deducir los costos del primer y último viaje, sí puede deducir los costos de ir de un cliente a otro.

Gastos de Automóvil

Si utiliza su automóvil para propósitos de negocios, es posible que pueda deducir sus gastos de automóvil. Normalmente puede utilizar uno de los dos métodos siguientes para calcular sus gastos deducibles:

  • Tarifa estándar por milla.

  • Gastos de automóvil reales.

Si usa gastos de automóvil reales para calcular su deducción por un automóvil que alquila, hay reglas que afectan la cantidad de los pagos de alquiler que puede deducir. Vea Alquiler de un automóvil bajo Gastos Reales del Automóvil, más adelante.

En este capítulo, un “automóvil” incluye una furgoneta o camioneta.

Consejo
Es posible que tenga derecho a un crédito tributario por vehículo con motor alternativo que ponga en uso durante el año. Dicho vehículo debe reunir ciertos requisitos y no tiene que utilizarlo en su negocio para calificar para el crédito. Para más información, vea el capítulo 37 de la Publicación 17, en inglés.

Carteros rurales.   Si es cartero rural, es posible que pueda tratar la cantidad de reembolso calificado que haya recibido como la cantidad de su gasto permisible. Debido a que el reembolso calificado se trata como si fuese pagado bajo un plan de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, su empleador no debería incluir la cantidad del reembolso en el ingreso suyo.

  Si sus gastos de vehículo son mayores a la cantidad de su reembolso, puede deducir los gastos no reembolsados como una deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040). Debe llenar el Formulario 2106 y adjuntarlo a su Formulario 1040.

  Un “reembolso calificado” es aquél que usted recibe que cumpla con las dos condiciones siguientes:
  • Se da como asignación para mantenimiento de equipo (conocida por sus siglas en inglés, EMA) a empleados del Servicio Postal de los EE.UU.

  • La tarifa es conforme a la que se halla en el convenio colectivo de trabajo de 1991. Todo convenio posterior no podrá aumentar la cantidad de reembolso calificado por una cantidad mayor a la tasa de inflación.

Consulte a su empleador para información sobre su reembolso.

Precaución
Si es cartero rural y recibió un reembolso calificado, no puede usar la tarifa estándar por milla.

Tarifa Estándar por Milla

Quizás pueda usar la tarifa estándar por milla para calcular los costos deducibles de la operación de su automóvil para propósitos de negocio. Para el año 2007, la tarifa estándar por milla para cada milla de uso comercial es 48.5 centavos. /

Precaución
Si usa la tarifa estándar por milla para un año, no puede deducir sus gastos de automóvil reales de dicho año, pero vea Tarifas de estacionamiento y peaje , más adelante.

Normalmente, puede usar la tarifa estándar por milla independientemente de si se le reembolsa a usted o si algún reembolso es mayor o menor a la cantidad calculada al usar la tarifa estándar por milla. Vea Reembolsos bajo Cómo Hacer la Declaración, más adelante.

Si elige la tarifa estándar por milla.   Si quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil del cual es dueño, debe optar por usarla el primer año en que el automóvil esté disponible para uso en su negocio. Luego, en años posteriores, puede optar por usar la tarifa estándar por milla o los gastos reales.

  Si quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil alquilado, hay que usar la tarifa por todo el período del contrato de arrendamiento. Para contratos de arrendamiento que comenzaron a más tardar el 31 de diciembre de 1997, debe usarse la tarifa estándar por milla por toda la parte del período del contrato de arrendamiento (incluyendo renovaciones) que esté en vigencia después de 1997.

  Debe escoger usar la tarifa estándar por milla a más tardar en la fecha de vencimiento (incluyendo prórrogas) de su declaración. No puede revocar esta elección. Sin embargo, en años posteriores, puede cambiar de la tarifa estándar por milla al método de gastos reales. Si cambia al método de gastos reales en un año posterior, pero antes de que se deprecie totalmente su automóvil, tiene que estimar la vida útil restante del automóvil y usar depreciación uniforme.

  Para más información sobre depreciación que se incluye en la tarifa estándar por milla, vea la excepción en Methods of depreciation (Métodos de depreciación) bajo Depreciation Deduction (Deducción por Depreciación) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

Tarifa estándar por milla no permitida.   No puede usar la tarifa estándar por milla si usted:
  • Utiliza el automóvil como vehículo alquilado (tal como un taxi),

  • Utiliza cinco o más automóviles a la vez (como en el caso de operaciones de flotas automovilísticas),

  • Reclamó una deducción de depreciación para el automóvil utilizando algún método que no sea depreciación uniforme,

  • Reclamó una deducción de la sección 179 sobre el automóvil,

  • Reclamó la asignación especial de depreciación sobre el automóvil,

  • Reclamó gastos de automóvil reales después de 1997 para un automóvil que alquiló o

  • Es cartero rural que ha recibido un reembolso calificado. (Vea Carteros rurales, anteriormente).

Cinco o más automóviles.   Si es dueño de cinco o más automóviles, o los alquila, y se utilizan para fines comerciales al mismo tiempo, no puede usar la tarifa estándar por milla para el uso comercial de ningún automóvil. No obstante, es posible deducir sus gastos reales de operación para cada uno de los automóviles de su negocio. Vea Actual Car Expenses (Gastos Reales de Automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre cómo calcular su deducción.

  No utiliza cinco o más automóviles al mismo tiempo para propósitos comerciales si usa los automóviles de manera alterna (los usa durante tiempos distintos) para fines de negocios.

Tarifas de estacionamiento y peaje.   Además de usar la tarifa estándar por milla, puede deducir todos los cargos de estacionamiento y peaje que estén relacionados con los negocios. (Los cargos de estacionamiento que pague por estacionar el automóvil en su lugar de trabajo son gastos no deducibles por el viaje de ida y vuelta a su trabajo).

Gastos Reales del Automóvil

Si no usa la tarifa estándar por milla, quizás pueda deducir sus gastos reales del automóvil.

Consejo
Si reúne los requisitos para usar ambos métodos, quizás le interese calcular su deducción usando cada uno para ver cuál de los dos le brinda una deducción mayor.


Los gastos reales del automóvil incluyen:

Depreciación Pagos de alquiler Cargos de matriculación
Alquiler de garage Licencias Reparaciones
Gasolina Aceite Llantas
Seguros Cargos de estacionamiento Peajes

Uso con fines comerciales y personales.   Si utiliza su automóvil tanto para propósitos comerciales como personales, tiene que dividir sus gastos entre uso comercial y personal. Puede dividir sus gastos basándose en las millas recorridas para cada propósito.

Ejemplo 26. .18. Ejemplo.

Usted es contratista y conduce su automóvil 20,000 millas durante el año: 12,000 millas para uso comercial y 8,000 millas para uso personal. Puede reclamar sólo el 60% (12,000 dividido entre 20,000) del costo de operar su automóvil como un gasto de negocios.

Intereses sobre préstamos del automóvil.   Si es empleado, no puede deducir intereses algunos pagados sobre un préstamo del automóvil. Dichos intereses se tratan como intereses personales y no son deducibles. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia y usa su automóvil en ese negocio, vea el capítulo 4 de la Publicación 535, en inglés.

  
Consejo
Si usa un préstamo sobre el valor neto de la vivienda para comprar su automóvil, quizás pueda deducir los intereses. Vea el capítulo 23 para más información.

Impuestos pagados sobre su automóvil.   Si es empleado, puede deducir impuestos sobre bienes muebles que haya pagado sobre su automóvil si detalla las deducciones. Anote la cantidad pagada en la línea 7 del Anexo A (Formulario 1040). (Vea el capítulo 22 para más información sobre impuestos). Si usted no es empleado, vea las instrucciones de los formularios para información acerca de cómo deducir impuestos sobre bienes muebles pagados por el automóvil.

Impuesto sobre las ventas.    Por lo general, el impuesto sobre la venta de un automóvil es parte de la base del mismo y se recupera mediante depreciación, la cual se aborda más adelante. No obstante, si en alguna medida el automóvil no se utiliza en el desempeño de su ocupación o negocio, puede optar por deducir la parte del impuesto sobre la venta del automóvil que no esté relacionada con los negocios como parte de la deducción de impuestos sobre la venta en el Anexo A del Formulario 1040. Puede optar por deducir impuestos estatales y locales sobre ventas como una deducción detallada sólo si elige no deducir impuestos estatales y locales sobre los ingresos.

Multas y garantías prendarias.   No puede deducir multas que pague ni garantías prendarias a las que pierda derecho por infracciones de tráfico.

Depreciación y deducciones de la sección 179.   Normalmente, el costo de un automóvil, más el impuesto sobre ventas y mejoras, se considera un gasto de capital. Debido a que los beneficios duran más de un año, normalmente no puede deducir un gasto de capital. Sin embargo, puede recuperar este costo por medio de la deducción de la sección 179 (la deducción permitida por la sección 179 del Código del Servicio de Impuestos Internos) y deducciones por depreciación. La depreciación le permite recuperar el costo a lo largo de más de un año al deducir una parte de dicho costo cada año. La deducción de la sección 179 y la deducción por depreciación se presentan en más detalle en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

  Por regla general, hay límites a esas deducciones. Se aplican reglas especiales si utiliza su automóvil el 50% o menos para su trabajo o negocio.

Alquiler de un automóvil.   Si alquila un automóvil, camión o camioneta que usa en su negocio, puede usar la tarifa estándar por milla o gastos reales para calcular el gasto deducible de su automóvil.

Pagos deducibles.   Si decide usar gastos reales, puede deducir la parte de cada pago de alquiler hecho para uso del automóvil en su negocio. No puede deducir ninguna parte de un pago de alquiler hecho para uso personal del automóvil, tal como el viaje de ida y vuelta a su trabajo.

  Debe efectuar todos los pagos adelantados durante todo el período de arrendamiento. No puede deducir ningún pago que haga para comprar un automóvil, aun si los pagos se llaman pagos de alquiler.

  Si alquila un automóvil por 30 días o más, es posible que se vea obligado a reducir su deducción de pago de alquiler por una “cantidad de inclusión (una cantidad que se debe calcular e incluir en su ingreso bruto para cada año que alquile un vehículo)”. Para información sobre cómo declarar cantidades de inclusión relativas al arrendamiento, vea Leasing a Car (Alquiler de Automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

Venta, Pago Parcial u Otra Enajenación del Vehículo

Si vende su automóvil, lo entrega como parte del pago de uno nuevo o de otro modo se deshace de él, es posible que tenga una ganancia tributable o una pérdida deducible. Esto es cierto tanto si usa la tarifa estándar por milla como los gastos reales del automóvil para deducir el uso comercial del mismo. La Publicación 544, en inglés, tiene información sobre ventas de bienes usados en comercio o negocios y, además, detalles sobre cómo declarar la enajenación.

Documentación

Si deduce gastos de viaje, entretenimiento, de regalos o transporte, tiene que poder demostrar ciertos elementos del gasto. Esta sección trata de la documentación que necesita mantener para demostrar estos gastos.

Documentación que debería guardar
Si mantiene documentación precisa y oportuna, tendrá un documento comprobante que le puede enseñar al IRS si alguna vez se revisa su declaración de impuestos. Además, tendrá comprobantes de gastos que le podría exigir su empleador si a usted se le reembolsa bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas. Estos planes se explican más adelante bajo Reembolsos.

Cómo Demostrar los Gastos

La Tabla 26-2 es un resumen de la documentación que necesita para demostrar cada gasto explicado en este capítulo. Tiene que poder demostrar los elementos que aparecen en la parte superior de la tabla. Se demuestran al proveer la información y recibos (cuando se requiere) relativos a los gastos que aparecen en la primera columna.

Precaución
No puede deducir cantidades aproximadas ni estimadas.

Debe mantener documentación precisa para demostrar sus gastos o para tener pruebas suficientes que le servirán de documento comprobante para su propia declaración. Para que se considere que su documentación es precisa, normalmente tiene que prepararla por escrito. Esto se debe a que las pruebas escritas son más fidedignas que las pruebas orales por sí solas. No obstante, si usted prepara documentación utilizando una computadora y un programa de ingreso de datos, se considera que su documentación es precisa.

¿Qué es Documentación Precisa?

Debería guardar las pruebas necesarias en un libro de cuentas, diario, informe de gastos o archivo similar. Además, debería guardar documentos comprobantes que, junto con documentación, corroborarán cada elemento de su gasto.

Documentos comprobantes.   Normalmente, tiene que tener documentos comprobantes, tales como recibos, cheques cancelados o facturas para demostrar sus gastos.

Excepción.   No se necesitan documentos comprobantes si se da alguna de las siguientes condiciones:
  • Usted incurre en gastos de comida o alojamiento mientras viaja fuera de su domicilio y rinde cuentas de los mismos a su empleador bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y usa un método de asignación de viáticos que incluye comida y/o alojamiento. (Los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y asignaciones de viáticos se explican más adelante bajo Reembolsos).

  • Su gasto, que no sea el de alojamiento, es menor de $75.

  • Tiene un gasto de transporte para el cual no es fácil adquirir un recibo.

Pruebas suficientes.   Generalmente, se considerará que los documentos comprobantes son suficientes si en los mismos aparecen el monto, la fecha, el lugar y razón fundamental del gasto.

  Por ejemplo, un recibo de hotel es suficiente para demostrar gastos de viaje por motivo de negocios si éste tiene la siguiente información:
  • Fecha y ubicación del hotel.

  • Fechas en las cuales usted se hospedó allí.

  • Cantidades separadas correspondientes a cargos de alojamiento, comida y llamadas telefónicas.

   Un recibo de restaurante es suficiente para demostrar un gasto por concepto de comida de negocios si dicho recibo tiene la siguiente información:
  • Nombre y ubicación del restaurante.

  • Número de personas servidas.

  • Fecha y la cantidad del gasto.

Si se cobra por artículos que no sean alimentos y bebidas, el recibo debe señalarlo.

Cheque cancelado.   Un cheque cancelado, junto con una factura del beneficiario, normalmente demuestra el costo. No obstante, un cheque cancelado no demuestra un gasto de negocios por sí solo sin otras pruebas para demostrar que el mismo corresponde a un fin de negocios.

Información duplicada.   No tiene que apuntar información en su libro de cuentas u otro registro si la misma repite la información que aparece en algún recibo, siempre que su documentación y recibos se complementen de manera ordenada.

  No tiene que documentar cantidades que su empleador pague directamente por algún boleto o artículo de viaje. Sin embargo, si carga estos artículos a la cuenta de su empleador mediante una tarjeta de crédito o de otro modo, tiene que mantener documentación de las cantidades que usted ha gastado.

Documentación oportuna.   Debería apuntar los elementos de un gasto o uso comercial en el momento, o lo más cerca posible, del gasto o uso y respaldarlo mediante suficientes documentos comprobantes. La documentación que se apunta de manera oportuna, mientras aún se recuerdan claramente los hechos, vale más que una declaración escrita que se prepara más tarde.

  No necesita apuntar los elementos de cada gasto el día en que occure. Si mantiene registros semanales teniendo en cuenta el uso durante la semana, se considera que la documentación se mantiene al día.

  Si le entrega a su empleador o cliente un estado de cuenta de gastos, dicho estado de cuenta también se puede considerar documentación que se ha mantenido puntualmente. Esto es cierto si lo copia de su libro de cuentas, diario, informe de gastos o documentación similar.

Comprobación del fin comercial.   Normalmente, tiene que proveer una declaración escrita del fin comercial de un gasto. Sin embargo, el grado de pruebas varía según las circunstancias de cada caso. Si el propósito comercial de un gasto es evidente teniendo en cuenta las circunstancias correspondientes, entonces no necesita proveer una explicación escrita.

Información confidencial.   No necesita incluir información confidencial relacionada con el componente de un gasto deducible (tal como el lugar, fin comercial o relación comercial) en su libro de cuentas, diario u otro registro. No obstante, sí tiene que apuntar la información en otra parte en el momento, o lo antes posible, del gasto y tenerla al alcance de la mano para demostrar completamente aquel componente del gasto.

¿Y Si Tengo Documentación Incompleta?

Si no tiene documentación completa para demostrar un componente de un gasto, entonces tiene que demostrar el componente con:

  • Su propia declaración escrita u oral, incluyendo información específica acerca del componente y

  • Otras pruebas de apoyo que sean suficientes para demostrar el componente.

Documentación destruida.   Si no puede proveer un recibo debido a razones fuera de su control, puede demostrar una deducción por medio de reconstrucción de datos o gastos. Las razones fuera de su control incluyen un incendio, inundación u otro hecho fortuito.

Separación y Combinación de Gastos

Esta sección explica cuándo los gastos tienen que mantenerse separados y cuándo se pueden combinar.

Separación de gastos.   Cada pago separado se suele considerar un gasto separado. Por ejemplo, si cena con un cliente y luego va al teatro, el gasto de la cena y el costo de las entradas del teatro se consideran dos gastos separados. Tiene que apuntarlos por separado en su documentación.

Combinación de artículos.   Puede anotar una sola partida diaria en su documentación para categorías razonables de gastos. Algunos ejemplos son tarifas de taxi, llamadas de teléfono o costos imprevistos de viaje. Las comidas se deberían anotar en una categoría separada. Puede incluir con el costo de las comidas las propinas relacionadas.

  Los gastos de naturaleza afín que suceden en el transcurso de un solo evento se consideran un solo gasto. Por ejemplo, si durante actividades de entretenimiento en un salón de fiestas, usted paga cada ronda de bebidas por separado, el gasto total de las bebidas se considera un solo gasto.

Repartición del total del costo.   Si puede demostrar el total del costo de viajes o entretenimiento pero no puede demostrar el costo de cada persona que participó en el evento, podría verse obligado a repartir el total del costo entre usted y sus invitados a prorrateo. Se necesitaría repartir, por ejemplo, si usted no tuviera una relación de negocios con todos sus invitados.

Si se revisa su declaración de impuestos.   Si se revisa su declaración de impuestos, podría verse obligado a proveer información adicional al IRS. Esta información podría ser necesaria para aclarar o demostrar la veracidad o fiabilidad de la información incluida en su documentación, declaraciones, testimonio o documentos comprobantes antes de que se permita una deducción.

Cuánto Tiempo Debe Guardar Documentación y Recibos

Debe guardar su documentación todo el tiempo que sea necesario para la administración de alguna disposición del Código del Servicio de Impuestos Internos. Normalmente, esto significa que necesita guardar toda la documentación que demuestre su deducción (o un artículo de ingreso) por 3 años a partir de la fecha en que presentó la declaración de impuestos en la cual se reclama la deducción. Una declaración presentada antes de la fecha límite se considera presentada en la fecha de vencimiento. Para una explicación más completa, obtenga la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo Establecer un Negocio y Mantener Documentación), en inglés.

Empleados a los que se les reembolsan sus gastos.   Los empleados que entregan su documentación a sus empleadores y a quienes se les reembolsan sus gastos normalmente no tienen que guardar copias de esta información. Sin embargo, podría verse obligado a demostrar sus gastos si le corresponde alguna de las siguientes condiciones:
  • Usted reclama deducciones por gastos que sean mayores a los reembolsos.

  • Sus gastos se reembolsan bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

  • Su empleador no utiliza procedimientos de contabilidad adecuados para comprobar cuentas de gastos.

  • Usted es pariente de su empleador, como se define más adelante bajo Pariente del Empleador.

  Vea la siguiente sección, Cómo Hacer la Declaración, para una explicación sobre reembolsos, contabilidad adecuada y planes de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

Información adicional.   El Capítulo 5 de la Publicación 463, en inglés, tiene más información sobre documentación, incluyendo ejemplos.

Cómo Hacer la Declaración

Esta sección explica dónde y cómo declarar los gastos abordados en este capítulo. Explica los reembolsos y cómo tratarlos bajo planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y otros sobre los que no hay que rendir cuentas. Además, explica reglas para contratistas independientes y clientes, funcionarios que prestan servicios a honorarios, ciertos artistas, personal en reserva de las Fuerzas Armadas y ciertos empleados incapacitados. Esta sección termina con una ilustración de cómo declarar gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil en el Formulario 2106-EZ.

Personas que trabajan por cuenta propia.   Usted debe declarar su ingreso y gastos en el Anexo C o C-EZ (Formulario 1040) si es dueño único de un negocio, o en el Anexo F (Formulario 1040) si es agricultor. No utilice el Formulario 2106 ó 2106-EZ. Vea las instrucciones del formulario para saber cómo llenar su declaración de impuestos. También puede encontrar información en la Publicación 535 si es dueño único de un negocio o en la Publicación 225, Farmer's Tax Guide (Guía Tributaria para Agricultores), en inglés, si es agricultor.

Trabaja por cuenta propia y también es empleado.    Si trabaja por cuenta propia y también es empleado, tiene que mantener documentación separada para cada actividad de negocios. Declare sus gastos de negocios de trabajo por cuenta propia en el Anexo C, C-EZ o F (Formulario 1040), según se explica anteriormente. Declare sus gastos de negocios para su trabajo como empleado en el Formulario 2106 ó 2106-EZ, según se explica más adelante.

Empleados.    Si es empleado, normalmente tiene que llenar el Formulario 2106 para deducir sus gastos de viaje, transporte y entretenimiento. Sin embargo, puede utilizar el Formulario 2106-EZ, el cual es más corto, en vez del Formulario 2106 si usted cumple con todas las siguientes condiciones:
  • Usted es empleado que deduce gastos atribuibles a su trabajo.

  • Su empleador no le reembolsó sus gastos (las cantidades incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 no se consideran reembolsos).

  • Si reclama gastos de automóvil, utiliza la tarifa estándar por milla.

  Para más información sobre cómo declarar sus gastos en los Formularios 2106 y 2106-EZ, vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ, más adelante.

Regalos.    Si no recibió ningún reembolso (o todos los reembolsos fueron incluidos en el recuadro 1 de su Formulario W-2) y el único gasto de negocios que reclama es por regalos y además las reglas para ciertas personas (tales como artistas) explicadas más adelante bajo Reglas Especiales no le atañen, no llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. En lugar de ello, reclame la cantidad de sus gastos deducibles por regalos directamente en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040).

Empleados estatutarios.    Si recibió un Formulario W-2 y el recuadro “Statutory Employee” (Empleado Estatutario) en el recuadro 13 fue marcado, declare su ingreso y gastos relacionados a dicho ingreso en el Anexo C o C-EZ (Formulario 1040). No llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ.

  Los empleados estatutarios incluyen agentes de seguro de vida que trabajan a tiempo completo, ciertos agentes o choferes con comisión, vendedores que viajan y ciertas personas que trabajan en casa.

Precaución
Si tiene derecho a un reembolso de parte de su empleador pero no lo reclama, no puede reclamar una deducción por los gastos a los cuales corresponde dicho reembolso no reclamado.

Reembolso de gastos personales.    Si su empleador le reembolsa gastos personales no deducibles, tales como aquéllos para viajes de vacaciones, su empleador debe declarar el reembolso como ingreso de sueldos en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Usted no puede deducir gastos personales.

Reembolsos

Esta sección explica qué hacer cuando recibe un pago adelantado o se le reembolsan gastos de negocio del empleado explicados en este capítulo.

Tabla 26-2. Cómo Demostrar Ciertos Gastos de Negocio

SI tiene gastos por... ENTONCES debe guardar documentación en la que aparezcan los siguientes componentes...
Cantidad Fecha Lugar o Descripción Propósito Comercial y
Relación Comercial
Viajes El costo de cada gasto de viajes, alojamiento y comidas por separado. Los gastos imprevistos se pueden sumar en categorías razonables tales como taxis, cargos y propinas, etc. Las fechas de salida y regreso de cada viaje y cuántos días pasó dedicándose a actividades de negocios. Destino o zona de viaje (nombre de la ciudad, pueblo u otra designación). Fines: Fines comerciales del gasto o beneficio comercial obtenido o que se espera obtener.

Relación: No corresponde
Entretenimiento El costo de cada gasto distinto. Los gastos imprevistos tales como taxis, teléfonos, etc., se pueden sumar diariamente. Fecha del entretenimiento. (También vea Propósito Comercial). Nombre y dirección o ubicación del lugar del entretenimiento. Clase de entretenimiento si no es obvio. (También vea Propósito Comercial). Fines: Fines comerciales del gasto o beneficio comercial obtenido o que se espera obtener. Para entretenimiento, la naturaleza de la conversación o actividad de negocios. Si el entretenimiento tuvo lugar directamente antes o después de una conversación de negocios: la fecha, lugar, naturaleza y duración de la conversación de negocios y las identidades de las personas que tomaron parte tanto en la conversación de negocios como en la actividad de entretenimiento.

Relación: Ocupaciones u otra información (tales como nombres, títulos u otras designaciones) sobre los destinatarios que demuestren la relación de negocios que estas personas tienen con usted. Para entretenimiento, también tiene que demostrar que usted mismo o su empleado estuvo presente si el entretenimiento fue una comida de negocios.
Donaciones









El costo de la donación.









Fecha de la donación.








Descripción de la donación.








Transporte El costo de cada gasto distinto. Para gastos de automóvil, el costo del automóvil y todas las mejoras, la fecha en que empezó a utilizarlo con fines de negocios, las millas recorridas en cada uso comercial y el millaje total del año. Fecha del gasto. Para gastos de automóvil, la fecha del uso del automóvil. Su destino de negocios. Fines: Fines comerciales del gasto.

Relación: No corresponde

Si recibió un pago adelantado, asignación o reembolso de sus gastos, la manera de declarar esta cantidad y sus gastos depende de si el reembolso se le pagó bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas o uno sobre los que no hay que rendir cuentas.

Esta sección explica los dos tipos de planes, el trato tributario de sus reembolsos y gastos y cómo los viáticos y asignaciones para automóvil facilitan la tarea de demostrar la cantidad de sus gastos.

Ningún reembolso.   No se le reembolsan los gastos ni se le proporciona una asignación para los mismos si se le paga un salario o comisión a condición de que pague sus propios gastos. En esta situación, no se le hace ningún reembolso ni asignación y no tiene que leer esta sección sobre reembolsos. En vez de ello, vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ, más adelante, para información sobre cómo llenar su declaración de impuestos.

Reembolso, asignación o pago adelantado.   Un acuerdo de reembolso u otro acuerdo de asignación para gastos es un sistema o plan del cual hace uso un empleador a fin de pagar, corroborar y recuperar los gastos, pagos adelantados, reembolsos y cantidades que le han sido cobrados por gastos de negocios del empleado. Los acuerdos incluyen los viáticos y asignaciones para automóvil.

   Una asignación de viáticos es un monto fijo de reembolso diario que le proporciona su empleador para gastos de alojamiento y comida, además de gastos imprevistos, mientras está lejos de su domicilio por motivo de negocios. (El término “gastos imprevistos” se define anteriormente bajo Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos). Una asignación para automóvil es una cantidad que le proporciona su empleador para el uso comercial de su automóvil (el de usted).

  Su empleador debería decirle qué método de reembolso se usa y qué documentación tiene que proveer.

Plan de Reembolsos Sobre los que Hay que Rendir Cuentas

Para ser un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, el acuerdo de reembolso o asignación de su empleador debe incluir todas las siguientes reglas:

  1. Sus gastos tienen que estar relacionados con los negocios —es decir, usted tiene que haber pagado o incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado de su empleador.

  2. Tiene que rendirle cuentas suficientes a su empleador sobre estos gastos dentro de un período de tiempo razonable.

  3. Tiene que devolver todo reembolso o asignación en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

Vea Contabilidad Adecuada y Devolución de Reembolsos en Exceso, más adelante.

Un reembolso o asignación en exceso es toda cantidad que se le pague a usted que sea mayor a los gastos relacionados con los negocios de los cuales le rindió cuentas adecuadamente a su empleador.

La definición de un período de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias de su situación. No obstante, independientemente de los hechos y circunstancias de su situación, las acciones que tienen lugar dentro de los plazos especificados en la siguiente lista serán tratadas como si hubieran tenido lugar dentro de un período de tiempo razonable:

  • Recibe un pago adelantado dentro de los 30 días después de haber incurrido en un gasto.

  • Rinde cuentas adecuadamente de sus gastos dentro de los 60 días después de haberlos pagado o contraído.

  • Devuelve todo reembolso en exceso dentro de los 120 días después de que el gasto haya sido pagado o contraído.

  • Se le manda un estado de cuentas periódico (por lo menos trimestralmente) que le pide que devuelva o rinda cuentas adecuadamente de pagos adelantados pendientes y cumple con esta solicitud dentro de los 120 días siguientes a la fecha del estado de cuenta.

El empleado reúne los requisitos del plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas.   Si cumple con las tres reglas para los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, su empleador no debería incluir ningún reembolso en sus ingresos en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Si los gastos son iguales a su reembolso, no se llena el Formulario 2106. No tiene ninguna deducción ya que sus gastos y reembolso son iguales.

  
Consejo
Si su empleador incluyó reembolsos en el recuadro 1 del Formulario W-2 y cumple con todas las reglas para los planes de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, pídale a su empleador un Formulario W-2 corregido.

No se cumplen las reglas para planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas.   Aunque a usted se le reembolsa bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, puede ser que algunos de sus gastos no reúnan todos los requisitos. Aquellos gastos que no cumplan con las tres reglas para estos planes anteriormente descritos son tratados como si se hubieran reembolsado bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas (explicado más adelante).

Reembolso de gastos no deducibles.   A usted tal vez se le reembolse bajo el plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador en caso de gastos relacionados con el negocio de dicho empleador, algunos de los cuales son deducibles como gastos de negocio del empleado y otros no lo son. Los reembolsos que reciba para los gastos no deducibles no cumplen con la regla (1) relativa a los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y dichos gastos son tratados como si se hubieran pagado bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

Ejemplo 26. .19. Ejemplo.

El plan de su empleador le reembolsa a usted los gastos de viaje mientras esté lejos de su domicilio por motivo de negocios y también los gastos por concepto de comida cuando trabaje tarde en la oficina, aunque no esté lejos de su domicilio. La parte del acuerdo que le reembolsa las comidas no deducibles cuando trabaja tarde en la oficina se trata como si hubiera sido pagada bajo un plan de deducción de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

Consejo
El empleador toma la decisión de reembolsar a sus empleados bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas o uno sobre los que no hay que rendir cuentas. Si usted es empleado que recibe pagos bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas, no puede convertir estas cantidades en pagos bajo un plan de reembolsos sobre los que sí hay que rendir cuentas al declarar sus gastos voluntariamente a su empleador y devolverle voluntariamente reembolsos en exceso al empleador.

Contabilidad Adecuada

Una de las reglas de un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas es que tiene que declarar adecuadamente los gastos a su empleador. Rinde cuentas adecuadamente al entregarle a su empleador un informe de gastos, un libro de cuentas, un diario o documentación parecida en la cual haya apuntado cada gasto en el momento en que lo tuvo, o lo antes posible, junto con documentos comprobantes (tales como recibos) de los viajes, millas recorridas y otros gastos de negocio del empleado. (Vea la Tabla 26-2, anteriormente, para ver qué detalles necesita apuntar en sus registros, además de documentación requerida para demostrar ciertos gastos). Un viático o asignación para automóvil satisface el requisito de la contabilidad adecuada bajo ciertas condiciones. Vea Viáticos y Asignaciones para Automóvil, más adelante.

Tiene que dar cuenta de toda cantidad que haya recibido de su empleador durante el año por concepto de pagos adelantados, reembolsos o asignaciones. Esto incluye cantidades que haya cargado a la cuenta de su empleador mediante una tarjeta de crédito u otro método. Tiene que entregarle a su empleador el mismo tipo de documentación e información de apoyo que tendría que proveerle al IRS si el IRS tuviera dudas sobre una deducción en su declaración. Tiene que devolver la cantidad de todo reembolso u otra asignación para gastos de la cual no rinda cuentas adecuadas o que sea mayor a la cantidad de la cual usted rindió cuentas.

Viáticos y Asignaciones para Automóvil

Si su empleador le reembolsa los gastos usando un viático o asignación para automóvil, normalmente usted puede usar la asignación para demostrar la cantidad de los gastos. Un viático o asignación para automóvil satisface los requisitos de la contabilidad adecuada con respecto a la cantidad de los gastos sólo si se dan todas las siguientes condiciones:

  • Su empleador limita razonablemente los pagos de sus gastos a aquéllos que sean ordinarios y necesarios para el manejo de su ocupación o negocio.

  • La asignación tiene una forma parecida a la de la tarifa federal y no es mayor a la misma (explicada más adelante).

  • Usted demuestra el momento (fechas), lugar y propósito comercial de los gastos a su empleador (como se explica en la Tabla 26-2) dentro de un período de tiempo razonable.

  • Usted no es pariente de su empleador (como se define más adelante). Si es pariente de su empleador, tiene que demostrar sus gastos ante el IRS aun si ya ha rendido cuentas adecuadamente a su empleador y devuelto todo reembolso excedente.

Si el IRS determina que las prácticas relativas a la asignación para viajes de un empleador no están basadas en un cálculo aproximado razonable de los costos de viaje (incluyendo las diferencias de costo en distintas zonas para cantidades de viáticos), no se considerará que haya rendido cuentas a su empleador. En este caso, tiene que poder demostrar sus gastos ante el IRS.

Pariente del empleador.   Usted es pariente de su empleador si:
  1. El empleador es su hermano o hermana, hermanastro o hermanastra, esposo, antecesor o descendiente directo,

  2. El empleador es una sociedad anónima en la cual usted es dueño de, directa o indirectamente, más del 10% del valor de las acciones en circulación o

  3. Existen ciertas relaciones (tal como fideicomitente, fiduciario o beneficiario) entre usted, un fideicomiso y su empleador.

Se podría considerar que usted posee acciones indirectamente, para fines del punto (2), si tiene intereses financieros en una sociedad anónima, sociedad colectiva, caudal hereditario o fideicomiso propietario de las acciones o si un miembro de su familia o su socio es dueño de las acciones.

Tarifa federal.   La tarifa federal se puede calcular utilizando uno de los siguientes métodos:
  1. Para cantidades de viáticos:

    1. La tarifa federal normal de viáticos.

    2. La asignación estándar para comidas.

    3. La tarifa de máximos y mínimos.

  2. Para gastos de automóvil:

    1. La tarifa estándar por milla.

    2. Una tarifa fija y variable (conocida por sus siglas en inglés, FAVR).

La tarifa federal normal de viáticos.   La tarifa federal normal de viáticos es la cantidad más alta que el gobierno federal les pagará a sus empleados para gastos de alojamiento y comida, además de gastos imprevistos (o únicamente gastos de comida y gastos imprevistos) cuando viajan a una zona determinada fuera del hogar. Las tarifas varían según los lugares. Estas tarifas deberían estar disponibles a través de su empleador. (Los empleadores pueden obtener en Internet la Publicación 1542, en inglés, en la cual aparecen las tarifas en los Estados Unidos continentales para el año en curso).

La asignación estándar para comidas.   La asignación estándar para comidas (explicada anteriormente) es la tarifa federal para comidas y gastos imprevistos (conocida por sus siglas en inglés, M&IE). La tarifa para la mayoría de las pequeñas localidades de los Estados Unidos es $39 al día desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2007. La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades califican para tarifas más altas. Las tarifas de todas las localidades dentro de los Estados Unidos continentales aparecen en la Publicación 1542, en inglés. También puede encontrar esta información en Internet en www.gsa.gov.

  Usted recibe una asignación únicamente para comida y gastos imprevistos cuando su empleador toma una de las siguientes acciones:
  • Le provee alojamiento (se lo proporciona en especie).

  • Le reembolsa, basándose en sus recibos, el costo real de su alojamiento.

  • Paga directamente al hotel, motel, etc., por su alojamiento.

  • No cree razonablemente que usted haya tenido (o tendrá) gastos de alojamiento, por ejemplo, cuando se queda con amigos o parientes o duerme en la cabina de su camión.

  • Calcula la asignación en una base semejante a la que se usó al calcular su remuneración, tal como el número de horas trabajadas o millas recorridas.

Tarifa de máximos y mínimos.   Es un método simplificado para calcular la tarifa federal para viáticos correspondiente a viajes dentro de los Estados Unidos continentales. Elimina la necesidad de mantener una lista actualizada de la tarifa de viáticos para cada ciudad.

  Bajo el método de máximos y mínimos, la cantidad de viáticos para viajes durante el período de enero hasta septiembre del año 2007 es $246 al día (incluyendo $58 para comidas y gastos imprevistos (M&IE)) en ciertos lugares donde el costo de vida es alto. Todas las demás zonas tienen una cantidad para viáticos de $148 al día (incluyendo $45 para comidas y gastos imprevistos). (Los empleadores pueden obtener la Publicación 1542, en inglés, en la cual aparecen las zonas en las que pueden aplicar la cantidad de viáticos de $246 conforme al método de máximos y mínimos para la totalidad o parte de este período.

  
Precaución
A partir del 1 de octubre del año 2007, la tarifa de viáticos bajo este método en ciertos lugares donde el costo de vida es alto disminuyó a $237 (incluyendo $58 para comidas y gastos imprevistos). La tarifa para todos los demás lugares aumentó a $152 (incluyendo $45 para comidas y gastos imprevistos). Sin embargo, un empleador puede seguir usando las tarifas descritas en el párrafo anterior para el resto del año 2007 si dichas tarifas y lugares se usan de manera uniforme durante octubre, noviembre y diciembre para todos los empleados. Los empleadores que no hayan hecho uso del método de máximos y mínimos durante los primeros 9 meses del año 2007 no pueden empezar a utilizarlo antes del año 2008. Vea Revenue Procedure 2007-63 (Procedimiento Tributario 2007-63) para más información. También, vea la Publicación 1542, en inglés, en Internet en www.irs.gov.

Cuándo prorratear la asignación estándar de comidas en días parciales de viaje.   La asignación estándar de comidas es para un día completo de 24 horas de viaje. Si viaja durante parte de un día, como en el caso de los días de salida y regreso, tiene que prorratear la tarifa del día entero para comidas y gastos imprevistos. También se aplica esta regla si su empleador utiliza la tarifa federal normal para viáticos o la tarifa de máximos y mínimos.

  Puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos para calcular las comidas y gastos imprevistos federales para ese día:
  1. Método 1:

    1. Para el día de su salida, añada ¾ de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes a dicho día.

    2. Para el día de su regreso, añada ¾ de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes al día anterior.

  2. Método 2: Prorratee la asignación estándar de comidas utilizando cualquier método que usted aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con prácticas comerciales razonables.

La tarifa estándar por milla.   Es una tarifa fija por milla que puede usar para calcular los gastos deducibles de automóvil. Para el año 2007, la tarifa estándar por milla por operar su automóvil es 48.5/ centavos por milla.

Tarifa fija y variable (conocida por sus siglas en inglés, FAVR).   Es una asignación que su empleador podría usar para reembolsar sus gastos de automóvil. Bajo este método, su empleador paga una asignación que incluye un conjunto de pagos, los cuales cubren costos fijos y variables, tal como una tarifa de centavos por milla para cubrir los costos de operación variables (como la gasolina, el aceite, etc.) además de un monto fijo para cubrir costos fijos (como la depreciación (o pagos de alquiler), seguro, etc.). Si su empleador opta por utilizar este método, él le pedirá a usted la documentación necesaria.

Cómo declarar sus gastos con viáticos o asignación para automóvil.   Si su reembolso es en forma de asignación recibida bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, los siguientes hechos afectan cómo usted declara su reembolso:
  • La tarifa federal.

  • Si la asignación o sus gastos reales eran mayores a la tarifa federal.

Las siguientes explicaciones detallan dónde declarar los gastos, teniendo en cuenta la diferencia entre la cantidad de su asignación y la tarifa federal.

Asignación menor o igual a la tarifa federal.   Si su asignación es menor o igual a la tarifa federal, la asignación no será incluida en el recuadro 1 del Formulario W-2. No necesita declarar los gastos relacionados ni la asignación en su declaración de impuestos si los gastos son iguales o menores a la asignación.

   Sin embargo, si sus gastos reales son mayores a la asignación, puede llenar el Formulario 2106 y deducir la cantidad excedente en el Anexo A del Formulario 1040. Si utiliza gastos reales, tiene que poder demostrar ante el IRS el total de la cantidad de sus gastos y reembolsos para el año entero. Si utiliza la asignación estándar para comidas o la tarifa estándar por milla, no tiene que demostrar esa cantidad.

Ejemplo 26. .20. Ejemplo.

Penélope recorre 10,000 millas al año en automóvil por motivo de negocios. Bajo el plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador, ella da cuenta del tiempo (fechas), lugar y propósito comercial de cada viaje. Su empleador le paga una asignación de millas de 35 centavos por milla.

Ya que los $4,850 en gastos de Penélope calculados bajo la tarifa estándar por milla (10,000 millas x 48.5 / centavos) son mayores a su reembolso de $3,500 (10,000 millas x 35 centavos), detalla sus deducciones para reclamar los gastos en exceso. Penélope llena el Formulario 2106 (mostrando todos sus gastos y reembolsos) y anota $1,350 ($4,850 - $3,500) como deducción detallada.

Asignación mayor a la tarifa federal.   Si su asignación es mayor a la tarifa federal, su empleador debe incluir la cantidad de la asignación hasta la tarifa federal en el recuadro 12 del Formulario W-2. Esta cantidad no es tributable. Sin embargo, la asignación en exceso será incluida en el recuadro 1 del Formulario W-2. Debe declarar esta parte de su asignación como si fuera ingreso de salario.

  Si sus gastos reales son menores o iguales a la tarifa federal, no debe llenar el Formulario 2106 ni reclamar ninguno de sus gastos en su declaración de impuestos.

   Sin embargo, si sus gastos reales son mayores a la tarifa federal, debe llenar el Formulario 2106 y deducir esos gastos excedentes. Debe declarar en el Formulario 2106 sus reembolsos hasta la tarifa federal (como se muestra en el recuadro 12 de su Formulario W-2) y todos sus gastos. Debe poder demostrar estos montos ante el IRS.

Ejemplo 26. .21. Ejemplo.

José vive y trabaja en Austin. En mayo, su empleador lo mandó a San Diego por 4 días y pagó la cuenta de hotel de José a través de un pago hecho directamente al hotel. El empleador le reembolsó $75 al día por comidas y gastos imprevistos. La tarifa federal para San Diego es de $64 al día.

José puede demostrar que sus gastos de comida reales fueron $380. El plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador no pagará más de $75 al día por el viaje a San Diego, por lo tanto, José no le entrega a su empleador la documentación que demuestra que de hecho gastó $380. Sin embargo, sí da cuenta de la fecha, lugar y finalidad de negocios del viaje. Este es el único viaje de negocios que José realizó este año.

A José le reembolsaron $300 ($75 x 4 días). Dicha cantidad es $44 más alta que la tarifa federal de $256 ($64 x 4 días). Su empleador incluye los $44 como ingreso en el Formulario W-2 de José en el recuadro 1. Su empleador también anota $256 en el recuadro 12 del Formulario W-2 de José.

José llena el Formulario 2106 para calcular sus gastos deducibles. Anota el total de sus gastos reales del año ($380) en el Formulario 2106. También anota los reembolsos que no se incluyeron en su ingreso ($256). El total de su gasto deducible, antes de aplicar el límite del 50%, es $124. Después de calcular el límite del 50% sobre sus comidas y entretenimiento no reembolsados, incluirá el saldo, $62, como una deducción detallada en el Anexo A del Formulario 1040.

Devolución de Reembolsos en Exceso

Bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, usted está obligado a devolver todo reembolso en exceso u otras asignaciones de gastos de negocio a la persona que pague el reembolso o asignación. Reembolso en exceso significa toda cantidad de la cual usted no haya dado cuenta adecuadamente dentro de un período de tiempo razonable. Por ejemplo, si recibió un anticipo para un viaje de negocios y no usó todos los fondos en gastos relacionados con los negocios, o no tiene pruebas de todos sus gastos, tiene un reembolso en exceso.

Contabilidad adecuada” y “período de tiempo razonable” se explicaron anteriormente en este capítulo.

Anticipo de viaje.   Recibe un anticipo de viaje si su empleador le proporciona una asignación para gastos antes de que usted de hecho incurra en el gasto y se espera que la asignación razonablemente no sobrepase la cantidad de su gasto. Bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, está obligado a rendir cuentas adecuadas a su empleador de este anticipo y devolver toda cantidad en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

  Si no da cuenta adecuadamente de todo anticipo en exceso, o no lo devuelve, dentro de un período de tiempo razonable, la cantidad de la cual usted no rinda cuentas, o no devuelva, será tratada como si hubiera sido pagada bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas (explicado más adelante).

Cantidades no demostradas.   Si no presenta pruebas de realmente haber viajado durante cada día por el cual recibió viáticos o asignaciones para automóvil (demostrando los elementos descritos en la Tabla 26-2), tiene que devolver esta cantidad no demostrada del anticipo de viaje dentro de un período de tiempo razonable. Si no lo hace, se considerará que la cantidad no demostrada ha sido pagada bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas (explicado más adelante).

Asignación para viáticos mayor a la tarifa federal.    Si el plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador le paga una asignación que sea mayor a la tarifa federal, no tiene que devolver la diferencia entre las dos tarifas para el período en el que puede demostrar sus gastos de viaje relacionados con los negocios. No obstante, la diferencia se declara como sueldo en el Formulario W-2. Se considera que la cantidad en exceso ha sido pagada bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas (se explica más adelante).

Ejemplo 26. .22. Ejemplo.

Su empleador lo manda en un viaje de negocios de 5 días a Phoenix en marzo del año 2007 y le da un anticipo de $400 ($80 x 5 días) para cubrir el costo de comidas y gastos imprevistos. Los viáticos federales para comidas y gastos imprevistos para Phoenix son de $59. Su viaje dura sólo 3 días. Bajo el plan de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador, debe devolver el anticipo de $160 ($80 x 2 días) por los 2 días en los que no viajó. No tiene que devolver la diferencia de $63 entre la asignación que recibió y la tarifa federal para Phoenix (($80 - $59) x 3 días). No obstante, los $63 se declaran en el Formulario W-2 como salario.

Plan de Reembolsos Sobre los que no Hay que Rendir Cuentas

Un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas es un acuerdo de asignación de reembolsos o gastos que no cumple con una o más de las tres reglas que aparecen anteriormente bajo Plan de Reembolsos Sobre los que Hay que Rendir Cuentas.

Además, aunque su empleador tenga un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, los siguientes pagos se tratarán como si hubieran sido pagados bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

  • Reembolsos en exceso que no devuelve a su empleador.

  • Reembolso de gastos no deducibles por negocios de su empleador. Vea Reembolso de gastos no deducibles anteriormente bajo Plan de Reembolsos Sobre los que Hay que Rendir Cuentas.

Si no está seguro si el reembolso o acuerdo de asignación de gastos es un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas o un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas, pregúntele a su empleador.

Cómo declarar los gastos bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.    Su empleador combinará el monto de todo reembolso u otra asignación para gastos que le haya sido pagado a usted bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas junto con su sueldo, salario u otra paga. Su empleador declarará el total en el recuadro 1 del Formulario W-2.

   Debe llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y detallar sus deducciones para deducir gastos de viaje, transporte, comida o entretenimiento. Los gastos de comida y entretenimiento estarán sujetos al límite del 50% explicado anteriormente bajo Gastos de Entretenimiento. Además, el total de sus gastos estará sujeto al límite del 2% del ingreso bruto ajustado que corresponde a la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas en el Anexo A del Formulario 1040.

Ejemplo 26. .23. Ejemplo.

El empleador de Cristina le da $1,000 al mes ($12,000 para el año) para cubrir gastos de negocio. Cristina no tiene que facilitarle ningún documento comprobante de los gastos a su empleador y Cristina se puede quedar con todos los fondos que no gaste.

A Cristina se le reembolsa bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas. Su empleador incluirá los $12,000 en el Formulario W-2 de Cristina como si fueran parte de su sueldo. Si Cristina quiere deducir gastos de negocio, tiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y detallar las deducciones.

Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ

Esta sección describe en pocas palabras cómo llenan los empleados los Formularios 2106 y 2106-EZ. La Tabla 26-3 explica lo que el empleador declara en el Formulario W-2 y lo que el empleado declara en el Formulario 2106. Las instrucciones correspondientes a esos formularios tienen más información sobre cómo se completan.

Personas que Trabajan por Cuenta Propia
Si trabaja por cuenta propia, no presente el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Declare los gastos en el Anexo C, C-EZ o F del Formulario 1040. Vea las instrucciones correspondientes al formulario que necesite presentar.

Formulario 2106-EZ.   Quizás pueda usar el Formulario 2106-EZ, el cual es más corto, para reclamar sus gastos de negocio como empleado. Puede usar este formulario si se cumplen todas las siguientes condiciones:
  • Usted es empleado que deduce gastos atribuibles a su trabajo.

  • Su empleador no le reembolsó los gastos (las cantidades incluidas en el recuadro 1 del Formulario W-2 no se consideran reembolsos).

  • Si reclama gastos de automóvil, utiliza la tarifa estándar por milla.

Gastos de automóvil.   Si utilizó su automóvil para desempeñar su trabajo como empleado, quizás pueda deducir ciertos gastos de automóvil. Éstos suelen calcularse en la Parte II del Formulario 2106 y luego reclamarse en la Columna A de la línea 1 de la Parte I del Formulario 2106. Los gastos de automóvil a los cuales se aplica la tarifa estándar por milla también se pueden calcular en el Formulario 2106-EZ al completar la Parte II y la línea 1 de la Parte I.

Gastos de transporte.   Muestre los gastos de transporte no relativos a viajes que incluyeran noches en la columna A de la línea 2 del Formulario 2106 o en la línea 2 de la Parte I del Formulario 2106-EZ. Incluya también en esta línea gastos de negocio en los que incurra al pagar cargos de estacionamiento y peaje. No incluya gastos de operación del automóvil ni gastos de ida y vuelta del trabajo.

Tabla 26-3. Declaración de Gastos y Reembolsos de Viajes, Entretenimiento, Regalos y Automóvil.

SI el tipo de acuerdo de reembolso (u otra asignación de gastos) se encuentra bajo: ENTONCES el empleador declara los gastos o reembolsos en el Formulario W-2: Y el empleado
declara los gastos o reembolsos en el
Formulario 2106:*
Un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas con:
Reembolso de gastos reales:
Se ha hecho una contabilidad adecuada y se ha devuelto el excedente.
Ningún monto. Ningún monto.
Reembolso de gastos reales:
Se requieren una contabilidad adecuada y la devolución del excedente pero el excedente no ha sido devuelto.
La cantidad excedente como salario en el recuadro 1. Ningún monto.
Asignación para viáticos o millas recorridas hasta la tarifa federal:
Se ha hecho una contabilidad adecuada y se ha devuelto el excedente.
Ningún monto. Todos los gastos y reembolsos únicamente si se reclaman gastos en exceso. De lo contrario, no se presenta el formulario.
Asignación para viáticos o millas recorridas hasta la tarifa federal:
Se requieren una contabilidad adecuada y la devolución del excedente pero el excedente no ha sido devuelto.
La cantidad excedente como salario en el recuadro 1. La cantidad hasta la tarifa federal se declara sólo en el recuadro 12—no se declara en el recuadro 1. Ningún monto.
La asignación para viáticos o millas recorridas sobrepasa la tarifa federal:
Sólo se ha hecho contabilidad adecuada hasta la tarifa federal y el excedente no ha sido devuelto.
La cantidad excedente como salario en el recuadro 1. La cantidad hasta la tarifa federal se declara sólo en el recuadro 12—no se declara en el recuadro 1. Todos los gastos (y el reembolso declarado en el recuadro 12 del Formulario W-2) sólo si se reclaman gastos en exceso de la tarifa federal. De lo contrario, el formulario no es necesario.
Un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas con:
Un plan que no requiera la contabilidad adecuada ni la devolución del excedente, ni ninguna de las dos La cantidad entera como salario en el recuadro 1. Todos los gastos.
Ningún plan de reembolso: La cantidad entera como salario en el recuadro 1. Todos los gastos.
*Puede usar el Formulario 2106-EZ. Vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ.

Gastos de negocio del empleado que no sean de comida ni entretenimiento.   Muestre los demás gastos de negocio del empleado en la Columna A de las líneas 3 y 4 del Formulario 2106 o las líneas 3 y 4 del Formulario 2106-EZ. No incluya gastos de comida y entretenimiento en esas líneas. La línea 4 es para gastos como regalos, gastos escolares (costo de matrícula y libros), gastos relacionados con una oficina en casa y publicaciones especializadas y profesionales.

Consejo
Si los gastos de la línea 4 son los únicos que usted reclama y no recibió ningún reembolso (o todos los reembolsos se incluyeron en el recuadro 1 del Formulario W-2) y las Reglas Especiales presentadas más adelante no le corresponden, no llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Reclame estas cantidades directamente en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Anote el tipo y monto de cada gasto en las líneas de puntos e incluya el total en la línea 21.

Gastos de comida y entretenimiento.   Muestre la cantidad entera de sus gastos por comidas y entretenimiento relacionados con los negocios en la Columna B de la línea 5 del Formulario 2106. Incluya comidas consumidas en viajes que incluyan noches fuera de su domicilio tributario y otras comidas y entretenimiento de negocio. Anote el 50% de la columna B de la línea 8, la cual corresponde a gastos de comida y entretenimiento, en la Columna B de la línea 9.

  Si presenta el Formulario 2106-EZ, anote la cantidad entera de la comida y entretenimiento en la línea que se halla directamente a la izquierda de la línea 5 y multiplique el total por el 50%. Anote el resultado en la línea 5.

Límites a las horas de servicio.   Si está sujeto a los límites sobre las “horas de servicio” del Departamento de Transporte, use el 75% en vez del 50% para comidas mientras esté fuera de su domicilio tributario.

Reembolsos.    Anote en la línea 7 del Formulario 2106 las cantidades que le fueron reembolsadas por su empleador (o un tercero) y que no fueron incluidas en el recuadro 1 del Formulario W-2. (No puede utilizar el Formulario 2106-EZ). Esto incluye todo reembolso declarado bajo el código L en el recuadro 12 del Formulario W-2.

Cómo repartir el reembolso.   Si se le hizo un reembolso bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y quiere deducir gastos en exceso que no se reembolsaron, puede verse obligado a repartir su reembolso. Esto es necesario si su empleador paga su reembolso de la siguiente manera:
  • Le paga a usted una sola cantidad que cubre comida y/o entretenimiento, además de otros gastos de negocio y

  • No identifica claramente cuánto corresponde a comidas y/o entretenimiento deducibles.

Debe asignar ese pago único a fin de saber cuánto anotar en las Columnas A y B de la línea 7 del Formulario 2106.

Ejemplo 26. .24. Ejemplo.

El empleador de Roberto le pagó una asignación para gastos de $12,000 este año bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas. El pago de $12,000 consistía en $5,000 por el precio del boleto de avión y $7,000 por gastos de entretenimiento y automóvil. El empleador de Roberto no mostró claramente qué parte de los $7,000 correspondía al costo de entretenimiento deducible. En realidad, Roberto gastó $14,000 durante el año ($5,500 por el boleto de avión, $4,500 por entretenimiento y $4,000 por gastos de automóvil).

Como se identificó claramente la asignación para el precio del boleto de avión, Roberto sabe que $5,200 del pago se anotan en la Columna A de la línea 7 del Formulario 2106. Para repartir los $7,000 restantes, Roberto usa la hoja de cálculo de las instrucciones para el Formulario 2106. Su hoja de cálculo completa se encuentra a continuación:

1. Anote el total de la cantidad de reembolsos que le entregó a usted su empleador y de los que no se le informó a usted en el recuadro 1 del Formulario W-2. $7,000
2. Anote el total de la cantidad de los gastos para los períodos cubiertos por este reembolso 8,500
3. De la cantidad de la línea 2, anote el total del gasto en concepto de comida y entretenimiento 4,500
4. Divida la línea 3 por la línea 2. Anote el resultado en número decimal (sacando hasta por lo menos tres decimales) 0.529
5. Multiplique la línea 1 por la línea 4. Anote el resultado aquí y en la línea 7 de la Columna B. 3,703
6. Reste la línea 5 de la línea 1. Anote el resultado aquí y en la línea 7 de la Columna A. $3,297

En la línea 7 del Formulario 2106, Roberto anota $8,297 ($5,000 por tarifa aérea y $3,297 de los $7,000) en la Columna A y $3,703 (de los $7,000) en la Columna B.

Después de llenar el formulario.    Después de llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ, siga las instrucciones de ese formulario para deducir los gastos en la línea correspondiente de su declaración de impuestos. Para la mayoría de los contribuyentes, ésta es la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Sin embargo, si es un funcionario público que presta servicios a base de honorarios, artista, personal en reserva de las Fuerzas Armadas o empleado incapacitado con gastos de trabajo relacionados con una incapacidad, vea Reglas Especiales, más adelante.

Límites a los gastos de negocio del empleado.   Los gastos de negocio del empleado pueden estar sujetos a cualquiera de los tres límites descritos a continuación. Estos límites se calculan en el siguiente orden en el formulario especificado:

1. Límite sobre comida y entretenimiento.    Ciertos gastos de comida y entretenimiento están sujetos a un límite del 50%. Si es un empleado, calcule este límite en la línea 9 del Formulario 2106 o la línea 5 del Formulario 2106-EZ. Vea Límite del 50% bajo Gastos de Entretenimiento, anteriormente.

2. Límite sobre deducciones detalladas misceláneas.    Si es un empleado, deduzca los gastos de negocio del empleado (como se calculan en el Formulario 2106 ó 2106-EZ) en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. La mayoría de las deducciones detalladas misceláneas, incluidos los gastos de negocio del empleado, está sujeta a un límite del 2%. Este límite se calcula en la línea 26 del Anexo A del Formulario 1040.

3. Límite sobre deducciones detalladas.    Si su ingreso bruto ajustado (conocido por sus siglas en inglés, AGI) (línea 38 del Formulario 1040) es más de $156,400 ($78,200 si es casado que presenta la declaración por separado), el total de sus deducciones detalladas, incluidos los gastos de negocio del empleado, podría estar sujeto a un límite. Vea el capítulo 29 de la Publicación 17, en inglés, para más información sobre este límite.

Reglas Especiales

Esta sección trata de las reglas especiales que corresponden al personal de reserva de las Fuerzas Armadas, funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios, artistas de actuación y empleados incapacitados que tengan gastos de trabajo relacionados con una incapacidad.

Personal de reserva de las Fuerzas Armadas que viaje más de 100 millas de su domicilio.   Si es miembro de un cuerpo de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos y viaja más de 100 millas de su domicilio en relación al desempeño de sus funciones como miembro del personal de reserva, puede deducir sus gastos de viaje como un ajuste a su ingreso bruto en lugar de una deducción detallada miscelánea. La cantidad de gastos que puede deducir como ajuste a su ingreso bruto se limita a la tarifa federal normal de viáticos (alojamiento, comida y gastos imprevistos) y la tarifa estándar por milla (gastos de automóvil) además de los cargos de estacionamiento, transbordador (ferry) y peaje. La tarifa federal se explica anteriormente bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil. Todo gasto en exceso de estas cantidades se puede deducir sólo como deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2%.

Miembro de un cuerpo de reserva.   Usted es miembro de un cuerpo de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos si es miembro del Ejército, la Marina, Marine Corps, Fuerzas Aéreas, Reserva de la Guardia Costera, Guardia Nacional del Ejército de los Estados Unidos, Guardia Nacional Aérea de los Estados Unidos o el Cuerpo de Reserva del Servicio de Salud Público.

Cómo hacer la declaración.   Si viaja más de 100 millas de su domicilio por razones de sus funciones de reserva, primero debe llenar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ. Luego anote en la línea 24 del Formulario 1040 los gastos de viaje por encima de 100 millas de su domicilio para cumplir con sus funciones de reserva, hasta la tarifa federal, que aparecen en la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ. Reste esta cantidad del total de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ y deduzca el saldo como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.

  No puede deducir gastos de viaje que no sean a más de 100 millas de su domicilio como un ajuste al ingreso bruto. En vez de ello, tiene que completar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y deducir esos gastos como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.

Funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios.   Ciertos funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios pueden reclamar sus gastos de negocio del empleado independientemente de si detallan sus deducciones o no en el Anexo A del Formulario 1040.

  Los funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios son personas que trabajan para un gobierno estatal o local y que reciben toda o parte de su paga en base a honorarios. Pueden deducir los gastos de negocio en los que incurren en el desempeño de aquel trabajo como un ajuste a su ingreso bruto en vez de como una deducción detallada miscelánea.

  Si es un funcionario público que presta servicios a base de honorarios, incluya sus gastos de negocio del empleado de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ, en la línea 24 del Formulario 1040.

Gastos de ciertos artistas de actuación.   Si es artista de actuación, es posible que reúna los requisitos para deducir sus gastos de negocio como un ajuste a su ingreso bruto, en lugar de como una deducción detallada miscelánea. Para calificar, tiene que reunir todos los siguientes requisitos:
  1. Durante el año tributario, presta servicios en el campo de las artes de actuación como empleado para al menos dos empleadores.

  2. Recibe por lo menos $200 de cada uno de dos de esos empleadores.

  3. Sus gastos de negocio relacionados con las artes de actuación son mayores al 10% de su ingreso bruto proveniente del desempeño de aquellos servicios.

  4. Su ingreso bruto ajustado no es más de $16,000 antes de deducir estos gastos de negocio.

Reglas especiales para personas casadas.   Si es casado, tiene que presentar una declaración conjunta a menos que haya vivido separado de su cónyuge en todo momento durante el año tributario.

  Si presenta una declaración conjunta, debe calcular los requisitos (1), (2) y (3) por separado tanto para usted como para su cónyuge. No obstante, el requisito (4) corresponde al ingreso bruto ajustado combinado de usted y su cónyuge.

Dónde hacer la declaración.    Si reúne todos los requisitos mencionados anteriormente, primero debe llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ. Luego incluya los gastos relacionados con las artes de actuación de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ en el total de la línea 24 del Formulario 1040.

  Si no reúne todos los requisitos mencionados anteriormente, no califica para deducir sus gastos como un ajuste a su ingreso bruto. En lugar de ello, debe llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y deducir sus gastos de negocios como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.

Gastos de trabajo relacionados con el impedimento de empleados incapacitados.   Si es un empleado que padece de una incapacidad física o mental, sus gastos de trabajo relacionados con la incapacidad no están sujetos al límite del 2% del ingreso bruto ajustado que corresponde a la mayor parte de los demás gastos de negocios del empleado. Después de llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ, anote sus gastos de trabajo relacionados con la incapacidad provenientes de la línea 10 del Formulario 2106 o de la línea 6 del Formulario 2106-EZ , en la línea 28 del Anexo A del Formulario 1040 e identifique el tipo y monto de este gasto en la línea de puntos directamente al lado de la línea 28. Anote en la línea 21 del Anexo A los gastos de negocio que no estén relacionados con su incapacidad provenientes de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ.

  Los gastos de trabajo relacionados con la incapacidad son los gastos permisibles por concepto de asistencia en su lugar de trabajo y otros gastos en los que incurra en relación a su lugar de trabajo que sean necesarios para que usted pueda trabajar. Para más información, vea el capítulo 21.

Ejemplo Ilustrado

Guillermo Herrera es empleado de la empresa Fashion Clothing Co. en Manhattan, Nueva York. Durante el curso de una semana típica, Guillermo sale de su casa de Long Island el lunes por la mañana y va en automóvil hasta la ciudad de Albany a fin de presentarles a posibles clientes la línea de productos de la empresa Fashion durante tres días. Luego va en automóvil a la ciudad de Troy para enseñarle a un viejo cliente la nueva línea de mercancías de la empresa Fashion. Mientras Guillermo está en la ciudad de Troy, habla con Timoteo Moreno, agente de compras del almacén Town Department Store, para conversar sobre la línea nueva. Más tarde, Guillermo lleva a Juan Martínez, de la empresa Attire Co., a cenar para platicar sobre la posibilidad de que la empresa Attire Co. compre la nueva línea de ropa de la empresa Fashion.

Guillermo compró su automóvil el 3 de enero del año 2004. Utiliza la tarifa estándar por milla para propósitos de gastos de automóvil. Apunta el total de las millas que ha recorrido en automóvil, millas recorridas con fines comerciales, cargos de estacionamiento y peaje para el año. Guillermo apunta sus gastos y otra información afín en un registro de gastos de viaje (no mostrado aquí). Obtiene recibos de sus gastos de alojamiento y de todos los demás gastos de $75 o más.

Durante el año, Guillermo recorrió un total de 25,000 millas en automóvil, de las cuales 20,000 eran para fines de negocios. Contesta todas las preguntas de la Parte II del Formulario 2106-EZ y calcula que el gasto de automóvil es de $9,700 (20,000 x 48.5/ centavos por milla).

El total de sus gastos de negocio del empleado aparece en la siguiente tabla.

Tipo de Gastos Cantidad
Tarifas de estacionamiento y peaje $ 520
Gastos de automóvil 9,700
Comidas 3,861
Alojamiento, lavado de ropa, limpieza en seco
18,318
Entretenimiento 3,250
Regalos o donaciones, estudios, etc. 650
Total $36,299

Guillermo recibió una asignación de $33,000 ($2,750 al mes) para ayudar a contrarrestar sus gastos. Guillermo no tuvo que rendir cuentas del reembolso a su empleador y los $33,000 se incluyeron como ingresos en el recuadro 1 del Formulario W-2.

Como el reembolso de Guillermo se incluyó en sus ingresos y utiliza la tarifa estándar por milla para sus gastos de automóvil, presenta el Formulario 2106-EZ con su declaración de impuestos. Su formulario completado aparece en la página siguiente.

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La Página 1 de la Forma 2106–EZ, para Guillermo HerreraFormas: 2106–EZ


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