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主題753 - W-4 表 - 員工預扣稅證明書

Topic 753  Form W-4 – Employee's Withholding Allowance Certificate

一般資訊

當您聘用一位員工,您必須要員工填寫W-4表【員工預扣稅證明書】(Form W-4, Employee's Withholding Allowance Certificate)。 W-4表告訴身為雇主的您,該員工的婚姻狀況,預扣所得稅寬減額以及當您從員工薪資中扣除聯邦所得稅後額外其他用途的預扣金額。如果員工無法給您一個適切完整的W-4表時,您必須把他或她作為單身並且沒有其他抵稅優惠來從薪資中預扣聯邦所得稅。

一個員工或許想要改變W-4上抵稅的優待數額或者他或她的預扣比率(婚姻狀況)基於多種原因,比如由於結婚,被撫養人數的變動,或者是列舉扣抵金額的變動或對該報稅年度稅務優惠有所預期。如果您從員工處收到一份修改的W-4表,您必須在您收到修改的W-4表30天以內的第一個發薪日使其生效。您必須同意員工這項請求,除非發生以下在無效W-4表各節和鎖定函中描述的情況。

您可以在國稅局網站IRS.gov下載並印出W-4表,要索取多份W-4表,請參閱線上索取稅務資訊申報表和雇主申報表(Online Ordering for Information Returns and Employer Returns)。也可以致電800-TAX-FORM(800-829-3676)索取W-4表(週一至週五當地時間上午7點至晚上7點;阿拉斯加和夏威夷遵循太平洋時間)。 TTY/TDD用戶可致電800-829-4059索取W-4表。您制定的替代W-4表也可能可用來替代官方的W-4表,如果您同時還提供了對照表、說明以及試算表這些存在於同時期的W-4表裏面的資料。W-4替代表的語言必須與正式W-4表相同,並且必須符合國稅局目前對替代稅表的規定。您可以不接受由員工制定的替代表而且員工提出該種表將被視為沒有提供W-4表。

W-4表包括詳細的試算表,以幫助員工正確地計算他或她預扣稅金的優惠金額。員工也可以使用預扣稅計算器(IRS Withholding Calculator)以幫助完成W-4表。非居民外籍員工在填寫W-4表時必須遵循特殊的說明。請告訴任何非居民外籍員工在填寫 W-4 表前參考1392通知【W-4表對非居民外籍員工的附加說明】(Notice 1392 (PDF), Supplemental Form W-4 Instructions for Nonresident Aliens)以及8233表格說明【有關非居民外籍人士獨立(與某些靠行)的個人服務所得酬勞預扣豁免的說明】(Form 8233 Instructions (PDF), Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent)。

您可以建立一個電子系統接收員工的W-4表。有關更多的資訊,請參考就業稅收條例31.3402(f)(5)-1(c)節(Employment Tax Regulations section 31.3402(f)(5)-1(c))(PDF)。

您可以向說西班牙語的員工提供西班牙語版本的預扣職工所得稅津貼證書的W-4(SP) 表來代替 W-4 表。

您應該告訴您的員工有關提交正確的W-4表的重要性。如果他或她所提交的W-4表並沒有合理的基礎上而造成預扣稅金比需要的低,員工可能會受到$500美元的罰金。請參閱17號刊物【您的聯邦所得稅-個人用】(Publication 17, Your Federal Income Tax For Individuals)第4章。

有關更多的資訊,請參閱15號刊物【(E通告),雇主稅務指南】(Publication 15, (Circular E), Employer's Tax Guide)以及505號刊物【預扣稅及預估稅】(Publication 505, Tax Withholding and Estimated Tax)。對非居民外籍員工薪資的預扣所得稅稅金的程序,請參閱2005-76公告(Notice 2005-76)和在美國雇用的外國人(Aliens Employed in the U.S.) 。

豁免預扣稅

如果員工符合資格,員工能使用W-4表(Form W-4)來告訴您不要從他或她的薪資中扣除任何聯邦所得稅。要符合豁免身份,員工必須在前一年度沒有納稅義務,也必須在當年度不預期會有納稅義務。但是,如果該員工在稅表上被父母或另外一個人申報為被撫養人,可能適用額外限制。請查看W-4表的說明。W-4表申請豁免預扣稅的有效期僅為該表提交給雇主期間的一個日曆年度。要繼續在次年度豁免預扣稅,員工必須在該年的 2月15日前給您一個新的W–4表申報豁免預扣稅身份。如果員工沒有給您一份新的W-4表,把他或她作為單身並且沒有其他抵稅優待來從薪資中預扣聯邦所得稅。然而,如果您有員工以前有效的W-4表(並非申請豁免預扣稅身份),就如同過去預扣同樣的稅額。

無效的W-4表

W-4表上任何未經授權的更改或增加則造成該表無效。這包括刪除任何員工證明該表是正確的文字,表格的材料污損,或書寫在該表上要求填寫部份以外的地方。如果員工在給您該表當日他或她用任何方法表示該表是不實的,W-4表也成為無效的。當您收到一個無效的W-4表時,不要用它來認定聯邦所得稅的扣繳。告訴員工該表無效,並要求另外提供一份表。如果員工沒有給您一份有效的W-4表,把他或她作為單身並且沒有其他抵稅優待來從薪資中預扣聯邦所得稅。然而,如果您有員工之前有效的W-4表,就如同過去預扣同樣的稅額。

記錄保存的要求

員工填好並簽字W-4表後,您必須把它保存在您的記錄裡至少4年(請參閱15號刊物【(E通告),雇主稅務指南】(Publication 15, (Circular E), Employer's Tax Guide)。W-4表作為您依照員工的指示預扣聯邦所得稅的證明,國稅局要求查閱時需提供這些表格給國稅局。W-4仍得接受審查。雇主被指示(以書面通知或在未來公布的指示)送交國稅局某些W-4表。雇主必須能夠提供電子版W-4表的列印本。

鎖定函

國稅局使用W-2表【薪資和稅單】(Forms W-2, Wage and Tax Statement) 上申報的資訊以找出有預扣稅守法問題的員工。在某些情況下,當特定員工存在嚴重短繳預扣稅額問題時,國稅局可能會發出通知(通稱為“鎖定函”)指定特定員工的扣繳率和被允許的最高預扣稅金優惠金額以供計算薪資扣繳需要的金額。國稅局會在您根據鎖定函計算預扣稅款之前提供員工一個反駁的機會。

國稅局將發信給員工解釋國稅局將要求您開始增加預扣稅,除非員工聯繫國稅局解釋為什麼員工不應該增加預扣稅。免付費電話號碼和處理這項計劃的單位地址將會在信上披露。為提供額外的保護,您也將收到該通知得以提供給員工。

鎖定函生效後,您必須不再使用任何造成少繳預扣稅的W-4表,直到國稅局另有通知。但是,您必須履行預扣稅金的增加超過鎖定函指定的所得稅扣繳率和預扣稅金的W-4表。使用電子W-4表系統的雇主必須確保員工不能通過電子W-4表系統改寫鎖定函以降低預扣稅。鎖定函規定也適用於從通知之日算起12個月內重新雇用的員工。

鎖定函生效後,如果員工要求完全豁免預扣稅或申報會導致預扣所得稅低於鎖定函的預扣稅率、預扣稅金的優惠或額外的金額,員工必須聯繫國稅局。免付費電話號碼和處理這項計劃的單位地址在鎖定函中提供。

Page Last Reviewed or Updated: 16-Jul-2016