Preguntas frecuentes sobre el borrador del Formulario W-4 de 2020

1. ¿Por qué rediseñar el Formulario W-4?

El nuevo diseño reduce la complejidad del formulario y aumenta la transparencia y la precisión del sistema de retención. Mientras que usa la misma información subyacente que el diseño anterior, reemplaza las hojas de trabajo complicadas con preguntas más sencillas que facilitan la retención precisa a los empleados.

2. ¿Qué pasó con las exenciones de retención?

Las exenciones ya no se usan para el Formulario W-4 rediseñado para aumentar la transparencia, la simplicidad y la precisión. En el pasado, el valor de una exención de retención estaba vinculado al monto de la exención personal. Debido a cambios en la ley, actualmente no puede reclamar exenciones personales o exenciones de dependencia.

3. ¿Todos los empleados deben presentar un nuevo Formulario W-4?

No. Los empleados que hayan presentado el Formulario W-4 en cualquier año anterior a 2020 no están obligados a enviar un nuevo formulario simplemente debido al rediseño. Los empleadores continuarán calculando la retención en función de la información del Formulario W-4 presentado más recientemente por el empleado.

Preguntas frecuentes de empleados

4. Mi situación tributaria es simple. ¿Algunas preguntas son opcionales?

Sí. El formulario se divide en 5 pasos. Los únicos dos pasos necesarios para todos los empleados son el Paso 1, donde ingresa información personal como su nombre y estado civil, y el Paso 5, donde firma el formulario. Si los pasos 2 a 4 se aplican a usted, su retención coincidirá con mayor precisión con su obligación tributaria si los complete.

5. ¿Qué pasa si solo completo el paso 1 y luego firmo el formulario?

Su retención se calculará basada en la deducción estándar y las tasas de deducción de impuestos de su estado civil, sin otros ajustes.

6. ¿Cuándo debo aumentar mi retención?

Debe aumentar su retención si:

  • tiene más de un trabajo a la vez o usted y su cónyuge tienen trabajo (Paso 2) o
  • tiene ingresos de fuentes distintas de trabajos que no están sujetos a retención (línea 4a).

Si no hace estos ajustes, es probable que deba impuestos adicionales al presentar su declaración de impuestos, y es posible que deba intereses y multas. Con respecto a los ingresos de otras fuentes, puede pagar el impuesto estimado en lugar de tener una retención adicional.

7. ¿Cuándo debo reducir mi retención?

Si es elegible para créditos de impuestos como el crédito tributario por hijos o crédito para otros dependientes, y/o es elegible para deducciones (que no sean la deducción estándar), puede seguir las instrucciones descritas en las líneas 3 y 4b para reducir su retenciones por la cantidad apropiada.

8. Quiero un reembolso cuando presente mi declaración de impuestos. ¿Cómo debo completar el Formulario W-4 rediseñado?

El nuevo diseño del Formulario W-4 le facilita la retención de impuestos. Pero algunos empleados pueden preferir que se retenga más de su dinero de sus cheques de pago durante todo el año y luego recuperar ese dinero como reembolso cuando presenten sus declaraciones de impuestos. La forma más sencilla de aumentar su retención es ingresar en la línea 4c el monto adicional que desea que su empleador retenga de cada cheque de pago después de que su Formulario W-4 entre en vigencia. También puede marcar la casilla en el Paso 2(c) para retener una cantidad adicional por otras razones que no sean múltiples trabajos. El hecho de que se le deba un reembolso (y, de ser así, el monto de su reembolso) cuando presente su declaración de impuestos depende de los detalles de toda su situación tributaria.

9. ¿Por qué necesito dar cuenta de varios trabajos (Paso 2)? Nunca he hecho eso antes.

Las tasas de impuestos aumentan a medida que aumentan los ingresos, y solo se puede reclamar una deducción estándar en cada declaración de impuestos, independientemente de la cantidad de trabajos en el hogar. Por lo tanto, si tiene más de un trabajo a la vez o está casado que presenta una declaración conjunta y tanto usted como su cónyuge trabajan, generalmente se debe retener más dinero del pago combinado para todos los trabajos del que se retendría si cada trabajo se considerara por sí mismo. Por lo general, se deben hacer ajustes a su retención para evitar adeudar impuestos adicionales, y potencialmente multas e intereses, cuando presente su declaración de impuestos. Todo esto ha sido cierto durante muchos años; no cambió con los recientes cambios en la ley tributaria. El antiguo Formulario W-4 representaba múltiples trabajos usando las instrucciones detalladas y hojas de trabajo que muchos empleados pudieron haber pasado por alto. El paso 2 del formulario W-4 rediseñado enumera tres opciones diferentes entre las que puede elegir para hacer los ajustes de retención necesarios.

10. ¿Qué opción en el Paso 2 debo usar para dar cuenta de mis múltiples trabajos? ¿Cuál es más preciso? ¿Qué pasa si no quiero revelarle a mi empleador en mi W-4 que tengo un segundo trabajo?

El paso 2 le permite elegir una de tres opciones, que implican compensaciones entre precisión, privacidad y facilidad de uso:

  • Opción 1: Para obtener la máxima precisión y privacidad (para evitar revelar a su empleador en su W-4 que tiene varios trabajos) use el Estimador de retención de impuestos en www.irs.gov/W4app. Se le guiará para ingresar un monto adicional para retener en la línea 4c. Deberá conocer el monto aproximado de pago para cada trabajo, pero deberá ingresar el monto adicional en el Formulario W-4 para solo uno de los trabajos. Si el pago de cualquiera de los trabajos cambia significativamente, deberá presentar un nuevo Formulario W-4 para tener una retención precisa.
     
  • Opción 2: Si no tiene acceso al Estimador de retención de impuestos en línea, pero desea tener una retención más o menos precisa mientras conserva la privacidad, puede usar la Hoja de trabajo 1 en la página 3 y, de manera similar, se le guiará para ingresar una cantidad adicional para retener en la línea 4c. Deberá conocer el monto aproximado de pago para cada trabajo, pero deberá ingresar el monto adicional en el Formulario W-4 para solo uno de los trabajos. Si el pago de cualquiera de los trabajos cambia el monto de retención adicional en la tabla de búsqueda, deberá presentar un nuevo Formulario W-4 para tener una retención precisa.
     
  • Opción 3: Si solo hay dos trabajos al mismo tiempo en su hogar, puede marcar la casilla en el Paso 2 en los formularios para ambos trabajos. La deducción estándar y los tramos de impuestos se dividirán en partes iguales entre los dos trabajos. No necesitará presentar un nuevo Formulario W-4 para dar cuenta de los cambios salariales en ninguno de los trabajos. Esta opción es menos precisa (se pueden retener más impuestos de los necesarios de su salario), pero generalmente no se retendrán muy pocos impuestos. (Cuanto más similares sean las ganancias en los dos trabajos, más precisa será esta opción. Para tener una idea de cuánto puede esperar sobre la retención en su caso, consulte las tablas que se proporcionarán en la Publicación 505 de 2020). La opción revela a su empleador en su W-4 que tiene múltiples trabajos en su hogar. Pero también es la opción más fácil de usar: simplemente marque la casilla.

11. Las instrucciones arriba del Paso 3 dicen que en los hogares con múltiples trabajos, los ajustes en las líneas 3 a 4b se deben hacer en un solo formulario, y que la retención será más precisa si los ajustes se hacen en el W-4 por el salario de trabajo más alto. Pero, ¿qué pasa si el pago en dos trabajos es relativamente similar o si el trabajo que paga más cambia con el tiempo?

En general, hacer estos ajustes en el Formulario W-4 para el trabajo mejor pagado aumenta la precisión. Sin embargo, si los trabajos en su hogar pagan aproximadamente lo mismo o si el trabajo que paga más cambia con el tiempo, es menos importante cual Formulario W-4 se usa para hacer el ajuste.

12. ¿Qué pasa si tengo un trabajo secundario en el que no me tratan como empleado?

Si tiene ingresos de trabajo por cuenta propia, generalmente deberá el impuesto sobre el ingreso y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El Formulario W-4 está destinado principalmente a ser usado por empleados que no están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo tanto, al igual que el Formulario W-4 anterior, el Formulario W-4 rediseñado no calcula el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Si desea usar el Formulario W-4 para hacer un ajuste a su retención para los ingresos de trabajo por cuenta propia que recibirá de otra fuente, use el Estimador de retención de impuestos en www.irs.gov/W4app o consulte la Publicación 505 del IRS.

13. ¿Qué pasa si no quiero revelar a mi empleador mis ingresos no laborales, como los ingresos de las ganancias de las inversiones o los ingresos de jubilación (línea 4a)?

No está obligado a retener impuestos sobre los ingresos no salariales de su cheque de pago. En cambio, puede pagar el impuesto estimado sobre este ingreso usando el Formulario 1040-ES, Impuesto estimado para individuos. Sin embargo, si desea usar el Formulario W-4 para que se retengan los impuestos de este ingreso de su cheque de pago, tiene dos opciones. Puede informar los ingresos en la línea 4a. Si no desea informar este ingreso directamente en la línea 4a, puede usar el Estimador de retención de impuestos en www.irs.gov/W4app. El estimador le ayudará a calcular la cantidad adicional de impuestos que debe retener de su cheque de pago. Luego ingresará esa cantidad en la línea 4c, sin reportar los ingresos a su empleador. También puede marcar la casilla en el Paso 2(c) para retener una cantidad adicional por otras razones que no sean múltiples trabajos. Si espera tener ingresos por dividendos o ganancias de capital, su retención será más precisa si hace que el estimador calcule el ajuste de retención en lugar de informar estos ingresos en la línea 4a.

14. Tengo una situación tributaria más compleja. ¿Hay algún programa de computadora que pueda usar para ayudarme a completar el Formulario W-4?

Sí. Para proporcionar la máxima precisión, le recomendamos que use el Estimador de retención de impuestos disponible en www.irs.gov/W4app. Se están haciendo actualizaciones y mejoras en el estimador que serán compatibles con el Formulario W-4 rediseñado en 2020. Es posible que desee usar el estimador si:

  • esperar trabajar solo una parte del año,
  • tiene ingresos por dividendos o ganancias de capital o están sujetos a impuestos adicionales, como el impuesto a las ganancias por inversiones netas,
  • tiene ingresos de trabajo por cuenta propia,
  • prefiere la retención más precisa para múltiples situaciones de trabajo, o
  • prefiere limitar la información proporcionada en los Pasos 2–4 pero no quieren sacrificar la precision.

Preguntas frecuentes del empleador

15. ¿Esto significa que nuestro programa de computadora necesitará dos sistemas: uno para los formularios enviados antes de 2020 y otro para los formularios enviados después de 2019?

No necesariamente. Se usará el mismo conjunto de tablas de retención para ambos conjuntos de formularios. Puede aplicar estas tablas por separado a los sistemas para formularios nuevos y antiguos. O, en lugar de tener dos sistemas separados, puede preferir usar un solo sistema basado en el formulario rediseñado. Para hacer esto, puede ingresar cero o dejar información en blanco para formularios antiguos para los campos de datos que capturan la información en el formulario rediseñado pero que no se le proporcionó con el diseño anterior. Se proporcionarán directrices adicionales sobre los cálculos de nómina necesarios basados en los campos de datos en los formularios nuevos y antiguos.

16. ¿Cómo trato a los empleados que fueron contratados después de 2019 que no presentan un Formulario W-4?

Los nuevos empleados que no presenten un Formulario W-4 después de 2019 serán tratados como un único solicitante sin ningún otro ajuste. Esto significa que se tendrá en cuenta la deducción estándar de un solo declarante sin otras entradas para determinar la retención. El IRS y el Departamento del Tesoro anticipan emitir directrices consistentes con este enfoque.

17. ¿Se requiere que los empleados contratados después de 2019 usen el formulario rediseñado?

Sí. A partir de 2020, todos los empleados nuevos deben usar el formulario rediseñado. Del mismo modo, cualquier empleado contratado antes de 2020 que desee ajustar su retención debe us el formulario rediseñado.

18.  ¿Qué pasa con los empleados contratados antes de 2020 que desean ajustar la retención de su pago con fecha del 1 de enero de 2020 o más tarde? 

Los empleados deben usar el formulario rediseñado.

19. ¿Puedo pedirle a todos mis empleados contratados antes de 2020 que presenten los nuevos Formularios W-4 usando la versión rediseñada del formulario?

Sí. Puede preguntar, pero como parte de la solicitud debe explicar que:

  • no están obligados a presentar un nuevo Formulario W-4 y
  • si no presentan un nuevo Formulario W-4, la retención continuará en base a un formulario válido presentado previamente.

Para aquellos empleados que proporcionaron formularios antes de 2020 y que no proporcionan uno nuevo después de 2019, debe continuar reteniendo según los formularios presentados anteriormente. No se le permite tratar a los empleados como no poder aportar los Formularios W-4 si no proporcionan un nuevo Formulario W-4. Tenga en cuenta que se aplican reglas especiales a los Formularios W-4 que reclaman exención de retención.

20.  ¿Habrá todavía un ajuste para los extranjeros no residentes?

Sí. El IRS proporcionará instrucciones en la Publicación 2020 15-T, Métodos de retención de impuestos federales sobre el ingreso, sobre los montos adicionales que deben agregarse a los salarios para determinar la retención para extranjeros no residentes. Además, los empleados extranjeros no residentes deben seguir las instrucciones especiales del Aviso 1392 al completar sus Formularios W-4.