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Proteja sus Archivos Tributarios Contra Desastres Naturales y Huracanes

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IR-2014-71SP, 5 de junio de 2014

WASHINGTON — Con el inicio de la temporada de huracanes este año, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exhorta a las personas y empresas a protegerse en contra de los desastres naturales tomando algunas medidas sencillas.

Haga Una Copia Electrónica de Sus Archivos Como Respaldo

Los contribuyentes deberían mantener una copia de sus archivos como respaldo en un lugar seguro. Las copias de respaldo deberían mantenerse en un lugar seguro lejos del sitio donde guardan el archivo original.

El guardar copias de sus archivos –– incluyendo, por ejemplo, estados de cuenta de su banco, declaraciones de impuestos, pólizas de seguro, etc. –– es más fácil ahora que muchas instituciones financieras otorgan estados de cuenta y documentos electrónicamente, y mucha información está disponible a través del Internet. Aun si los archivos originales solo se otorgan en papel, pueden ser escaneados a un formato electrónico. Con los documentos en un formato electrónico, los contribuyentes pueden guardarlos en la nube luego bajarlos a un dispositivo de archivo de resguardo, como un disco duro externo o pueden quemarse a un CD o DVD.

Documente Sus Objetos de Valor

Otra medida que un contribuyente puede tomar para prepararse para un desastre es tomar fotografías o grabaciones de video del contenido de su vivienda, especialmente de los artículos de mayor valor. El IRS tiene la Publicación 584(SP), disponible en inglés y español, que incluye un cuaderno de trabajo para pérdidas en caso de desastres, que puede ayudar a los contribuyentes a preparar una lista de sus pertenencias ubicadas en cada habitación del hogar.

Un récord fotográfico puede ayudar a una persona a comprobar el valor de los artículos en el mercado para propósitos del seguro y reclamos por pérdidas fortuitas. Las fotos deberían guardarse con una amistad o un familiar que viva fuera del área.

Actualice Los Planes de Emergencia

Los planes de emergencia deben ser revisados anualmente. Las circunstancias personales y de negocios van cambiando con el tiempo como también ocurre con las necesidades de preparación. Cuando los empleadores contratan a nuevos empleados o cuando una empresa u organización cambia sus funciones, los planes deberían ser actualizados debidamente y los empleados deberían ser informados de los cambios.

Fíjese en los Bonos Fiduciarios

Los empleadores que usan a otras compañías para los servicios de nómina deberían preguntar a la compañía si tiene en efecto un bono fiduciario. El bono podría proteger al empleador en caso de un incumplimiento por parte de la compañía del servicio de nómina.

El IRS Está Listo para Ayudar

De ocurrir un desastre, un contribuyente afectado puede llamar al 1-866-562-5227 para hablar con un especialista del IRS que pueda tratar casos relacionados a desastres.

Copias de declaraciones de impuestos pasadas y todos sus anexos, incluyendo Formularios W-2, pueden solicitarse presentando el Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return. Asimismo, las transcripciones mostrando la mayoría de las líneas de estas declaraciones pueden ser ordenadas en línea, pueden solicitarse llamando al 1-800-908-9946 o usando el Formulario 4506T-EZ, Short Form Request for Individual Tax Return Transcript, o el Formulario 4506-T, Solicitud de Copia de Declaración de Impuestos.

Artículos relacionados: (en inglés)

Tax Relief in Disaster Situations

Publication 583, Starting a Business and Keeping Records