Tema 305, Mantenimiento de registros

Tax Topic 305

Los registros  bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proveer respuestas si su declaración se selecciona para inspección o si usted recibe un aviso del I RS.
Debe conservar los registros, tales como recibos, cheques cobrados y otros documentos que corroboran una partida de ingreso, una deducción o un crédito que aparece en una declaración siempre que estos puedan llegar a ser materiales en la administración de toda disposición del Código de Impuestos Internos, que por lo general sería hasta que venza el período de prescripción para esa declaración.

Período de prescripción para las tasaciones de impuestos

3 años - Si se relaciona con una tasación de un impuesto que usted adeuda, ese período es de 3 años a partir de la fecha en la que presentó la declaración.  Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en su fecha de vencimiento.


No hay límite - No existe período de prescripción para tasar el impuesto cuando presenta una declaración fraudulenta o cuando no presenta una declaración.


6 años - Si no declara ingreso que usted debió declarar y es más del 25% del ingreso bruto indicado en la declaración, o se puede atribuir a valores financieros extranjeros y es más de $5,000, el tiempo para tasarlo es 6 años a partir de la fecha en la que se presentó la declaración.

Período de prescripción para las reclamaciones de reembolsos

3 años o 2 años a partir de la fecha en la que pagó el impuesto, la fecha que sea posterior -  El período para presentar una reclamación para un crédito o reembolso, por lo general, es de 3 años a partir de la fecha en la que presentó su declaración original (o la fecha de vencimiento para presentar la declaración si ésta se presentó antes de esa fecha) o 2 años a partir de la fecha en la que pagó el impuesto, la fecha que sea posterior.


7 años - El tiempo para presentar una reclamación por un excedente de pago resultante de una deducción por deuda incobrable o una pérdida resultante de valores bursátiles sin valor, es 7 años a partir de la fecha de vencimiento para presentar la declaración.

Registros de bienes

Debe guardar los registros relacionados con los bienes hasta que venza el período de prescripción para el año en el que enajena los bienes mediante una enajenación sujeta a impuestos.  Tiene que guardar estos registros para calcular su base al determinar las ganancias o pérdidas cuando venda o de otra manera enajene los bienes.

Seguro de salud

A usted le conviene guardar registros de la cobertura de seguro médico suya y de sus dependientes, incluidos los registros de cobertura proporcionada por un empleador o las primas pagadas y el tipo de cobertura privada, para que pueda comprobar que usted y los miembros de su familia tenían y han mantenido la cobertura esencial mínima requerida. Si reclama el crédito tributario de prima, necesitará información sobre cualquier pago de adelanto del crédito que reciba a través del Mercado de Seguros Médicos, las primas que pagó y el tipo de cobertura que obtuvo en el Mercado de Seguros Médicos. Si usted o cualquiera de los miembros de su familia están exentos de la cobertura mínima esencial, debe guardar los certificados de exención que reciba del Mercado de Seguros Médicos o cualquier otra documentación que apoye la exención que usted reclamó en su declaración de impuestos.

Ingresos y Gastos de Negocio

Si usted tiene un negocio, no hay ningún método en particularque tenga que utilizar para la teneduría de libros. Sin embargo, tiene que utilizar un método que refleje su ingreso bruto y sus gastos, de manera clara y precisa. Los registros deben documentar sus ingresos y gastos. Si usted es un empleador, tiene que conservar todos sus registros de impuestos sobre la nómina al menos durante 4 años a partir de la fecha en la que el impuesto vence o se paga, la fecha que sea posterior.

Recursos adicionales

  • Recordkeeping  (Mantenimiento de registros), en inglés
  • Publicación 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide (Circular E - Guía tributaria para empleadores), en inglés
  • Publicación 583 Starting a Business and Keeping Records (Cómo establecer un negocio y mantener los registros), en inglés
  • Publicación 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos por viajes, entretenimiento, regalos y automóviles), en inglés,
  • Publicación 17 (SP), El Impuesto Federal sobre los Ingresos para Personas Físicas