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Tema 752, Formulario W-2 - dónde, cuándo y cómo presentarlo

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Formulario W-2

Los empleadores tienen que completar y presentar el Formulario W-2 (en inglés), Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos), ya sea electrónicamente o por correo, a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) y luego proporcionarlo a los empleados. Este formulario muestra los salarios pagados e impuestos retenidos durante el año para cada empleado. Ya que los beneficios de Seguro Social y de Medicare de los empleados se calculan según la información en el Formulario W-2, es muy importante preparar el Formulario W-2 de manera correcta y puntual.

Formulario W-3

A toda persona a quien se le requiera presentar el Formulario W-2 también se le requiere presentar el Formulario de transmisión W-3 (en inglés) , Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios e impuestos), para transmitir la Copia A del Formulario W-2 a la SSA.  Los totales de las cantidades informadas en los formularios sobre la nómina (Formulario 941(en inglés), Formulario 943 (en inglés), Formulario 944 (SP) o el Anexo H del Formulario 1040 (en inglés), para el año), deben ser los mismos totales informados en su Formulario W-3.  Si tiene preguntas sobre alguna casilla de los Formularios W-2 o W-3 en específico, consulte las instrucciones generales del Formulario W-2 y W-3, las cuales proporcionan una explicación detallada sobre cada casilla. La dirección donde debe enviar la Copia A del Formulario W-2 y el Formulario W-3, se indica también en las instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3, en inglés. Asegúrese de pedir el Formulario W-3 cuando pida los Formularios W-2.

Dónde y cómo presentar

El Formulario W-2 oficial está disponible en un conjunto que contiene varias copias del formulario. El conjunto de formularios se compone de las seis copias que el usuario podría necesitar para cada Formulario W-2 (Copia A, Copia 1, Copia B, Copia C, Copia 2 y Copia D). Tiene que enviar la Copia A del (de los) Formulario(s) W-2 por correo o electrónicamente, a la SSA con el Formulario de transmisión W-3 (PDF), Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de sueldos y salarios), en inglés, a más tardar el último día de enero. Ciertas fechas especiales de vencimiento corresponden si su negocio se ha cerrado. El Formulario W-3 y la Copia A de cada Formulario W-2 que usted envíe a la SSA, tienen que ser versiones que puedan ser leídas por el escáner. Estos se pueden pedir en línea (en inglés), o llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676).  Consulte las instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (PDF) para obtener más información. Envíe la Copia 1, si corresponde, al departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad. Comuníquese con ese departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad para conocer los requisitos y la manera de transmitir esta información. Debe retener la copia para el empleador, la Copia D, por 4 años.

Usted tiene que entregarles las Copias B, C y 2 del Formulario W-2 a sus empleados a más tardar el 31 de enero de 2019. Cumplirá el requisito de "proveer" si el formulario está debidamente dirigido y ha sido enviado por correo a más tardar en la fecha de vencimiento. Si un empleado deja de trabajar para usted antes del final del año, puede proveerle a ese ex empleado el Formulario W-2 en cualquier momento antes del 31 de enero de 2019, pero no más tarde del 31 de enero de 2019. Si su empleado le pide el Formulario W-2, usted tiene que proveerle a su empleado la Copia B, la Copia C y la Copia 2 dentro de 30 días a partir de la fecha en que lo pidió, o dentro de 30 días a partir de la fecha del último pago salarial, la que ocurra más tarde.

Cómo preparar el Formualrio W-2

  • Escriba a máquina la información correspondiente, usando tinta negra y, de ser posible, letra de 12 puntos, estilo “Courier”. Las entradas se leen electrónicamente. Escritura a mano, caligrafía, o letra de puntos itálica o y entradas en otra tinta que no sea negra, no se podrán leer.
  • Ingrese todas las cifras sin signos de dólar y comas, pero con puntos decimales (00000.00). Muestre la parte correspondiente a los céntimos (o use ceros, si no hay céntimos).
  • No borre, tache ni utilice tinta blanca de corrección. La Copia A no puede tener errores. Si se equivoca, coloque una “X” en la casilla “VOID” (Nulo), use el siguiente Formulario W-2 y vuelva a empezar. No escriba la palabra “corrected” (corregido) en el siguiente Formulario W-2.
  • El Formulario W-2 tiene dos formularios impresos en una página, así que debe enviar la página entera de la Copia A (la página impresa con tinta roja) a la SSA aun si hay un formulario en blanco o nulo. No corte ni doble la página. No grape los Formularios W-2 juntos ni al Formulario W-3.
  • Si una casilla no le aplica, déjela en blanco.

Cómo hacer correcciones

Si descubre un error en el Formulario W-2 de un empleado después de haberlo enviado a la SSA, presente un Formulario W-2c (en inglés), Comprobante corregido de salarios e impuestos). Presente el Formulario W-3c (en inglés), Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes corregidos de salarios e impuestos), en inglés, cada vez que presente el Formulario W-2c ante la SSA.  Consulte las instrucciones generales para Formularios W-2 y W-3 (PDF), en inglés, para obtener información adicional.

Requisito de presentación electrónica

Los empleadores que presentan 250 o más Formularios W-2 tienen que presentar electrónicamente, a menos que reciban una exención del IRS. Se le recomienda a todos los empleadores que presenten los Formularios W-2 por vía electrónica. La fecha de vencimiento es el 31 de enero. Para obtener más información acerca de la presentación por medios electrónicos, consulte las instrucciones generales para Formularios W-2 y W-3 (PDF) y el  Tema 801, Tema 802, y Tema 803.  Puede obtener más información acerca de cómo presentar el Formulario W-2 por vía electrónica, desde el sitio de Internet del Business Services Online (Servicios en línea para negocios, o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA o comunicándose con la Employee Reporting Branch (Oficina de informes de empleados) al 800-772-6270 (TTY 800-325-0778).

Información adicional (todos disponibles en inglés)

  • Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador),
  • Publicación 51, (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide ((Circular A), Guía tributaria para empleadores agrícolas),
  • Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria complementaria para el empleador),
  • Formulario 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns (Solicitud de prórroga para presentar declaraciones informativas),
  • Formulario 8508 (PDF), Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically (Solicitud de exención para presentar declaraciones informativas electrónicamente),
  • Publicación 1141, General Rules and Specifications for Substitute Forms W-2 and W-3 (Reglas y especificaciones generales para los Formularios sustitutos W-2 y W-3), y
  • Publicación 1223, General Rules and Specifications for Substitute Forms W-2c and W-3c (Reglas y especificaciones generales para los Formularios sustitutos W-2c y W-3c), todos disponibles en inglés.

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