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Tema 757, Formularios 941 y 944(SP) – Requisitos para depósitos

Tax Topic 757

Por lo general, se require que los empleadores depositen los impuestos sobre la nómina declarados en el Formulario 941 (en inglés), Employer’s QUARTERLY Federal Tax Return (Declaración federal TRIMESTRAL de impuestos del empleador), en inglés, o en el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, en español.  Ambos formularios sirven para declarar los impuestos federales sobre los ingresos retenidos a sus empleados así como la porción, del empleador y de los empleados, de los impuestos de Seguro Social y de Medicare. La cantidad de  impuestos sobre la nómina que usted declaró en su Formulario 941 o su Formulario 944(SP), determina si debe usar un programa de depósitos mensuales o bisemanales. Para ver las reglas sobre los requisitos de presentación, consulte el Tema 758.

Obligación de menos de $2,500: Si se le requiere que presente el Formulario 941 y acumula una obligación por estos impuestos de menos de $2,500 en el trimestre anterior o en curso, puede pagar sus impuestos adeudados por el trimestre en curso con su declaración de impuestos presentada a tiempo, en lugar de hacer los depósitos, siempre y cuando no incurra en una obligación de depósito al próximo día de $100,000 durante el trimestre en curso.

Asimismo, si se requiere que presente el Formulario 944(SP) y acumula una obligación tributaria de menos de $2,500 al año, puede pagar los impuestos adeudados con su declaración presentada a tiempo en lugar de hacer depósitos. Si se le requiere presentar el Formulario 944(SP) y su obligación de impuestos sobre la nómina para el cuarto trimestre es de menos de $2,500, puede pagar su obligación del cuarto trimestre con su declaración presentada a tiempo, siempre y cuando haya efectuado depósitos para el primer, segundo y tercer trimestres de conformidad con las reglas de depósito correspondientes. Los empleadores que están por debajo del mínimo de $2,500 y que no necesitan efectuar depósitos y, en lugar de ello, pagan los impuestos sobre la nómina con el Formulario 941 o Formulario 944(SP) pueden elegir depositar los impuestos o usar otros métodos de pago, según se estipula en las instrucciones del formulario.

Obligación de $2,500 o más: A menos que califique para efectuar pagos con su declaración, tiene que depositar sus impuestos. Si presenta el Formulario 941 y no está seguro si su obligación tributaria total para el trimestre en curso será de menos de $2,500 (y su obligación para el trimestre anterior no fue menos de $2,500), efectúe depósitos conforme a las reglas bisemanales o mensuales para que no quede sujeto a multas por no efectuar los depósitos.

Cuándo depositar

Tiene que efectuar depósitos de conformidad con uno de los dos programas de depósito, mensual o bisemanal. El programa que usted usará para el año calendario actual, dependerá del monto de impuestos que haya declarado durante el período retrospectivo. Si ha presentado el Formulario 941 solamente, el período retrospectivo es de 12 meses y cubre los cuatro trimestres que concluyeron el 30 de junio del año anterior Si presentó el Formulario 944(SP) en cualquiera de los dos años anteriores o va a presentar el Formulario 944(SP) este año, el período retrospectivo es el antepenúltimo año calendario. Consulte el Capítulo 11 de la Publicación 15 (en inglés) (Circular E), Employer´s Tax Guide (Guía tributaria para los empleadores).

Programa de depósitos mensuales - Si declaró impuestos de $50,000 o menos durante el período retrospectivo, le corresponde un programa de depósitos mensuales y por lo general, tiene que depositar sus impuestos sobre la nómina por los pagos efectuados en determinado mes el o antes del 15º día del mes siguiente. Por ejemplo, para el 15 de febrero, tiene que depositar los impuestos por los pagos efectuados en enero. Si el 15 de cualquier mes calendario es un sábado, domingo o día feriado legal, debe depositar al día laborable siguiente.

Programa de depósitos bisemanales - Si declaró más de $50,000 en impuestos durante el período retrospectivo, le corresponde un programa de depósitos bisemanales y por lo general tiene que depositar sus impuestos sobre la nómina de conformidad con el programa siguiente:

  1. Si su día de pago es un miércoles, jueves y/o viernes, tiene que depositar esos impuestos a más tardar el miércoles siguiente.
  2. Si su día de pago es un sábado, domingo, lunes y/o martes, tiene que depositar esos impuestos a más tardar el viernes siguiente.

Si se le requiere efectuar un depósito en una fecha que no es un día hábil bancario, se considera pagado a tiempo si el depósito se efectúa a más tardar al cierre del siguiente día hábil. Un día hábil es cualquier día que no sea sábado, domingo o día feriado legal. Por ejemplo, si se le requiere efectuar un depósito un viernes y dicho viernes es un día feriado legal, el depósito se considerará efectuado a tiempo si lo efectúa el siguiente lunes (si ese lunes es un día hábil). El término día feriado legal significa cualquier día feriado legal en el Distrito de Columbia. (Consulte el Capítulo 11 de la Publicación 15 (en inglés) (Circular E), en inglés, Employer´s Tax Guide (Guía tributaria para empleadores). Un día feriado legal estatal, además de los señalados, no retrasa la fecha de vencimiento de los depósitos de impuestos federales. Los depositantes bisemanales tienen por lo menos 3 días hábiles para efectuar sus depósitos. Si cualquiera de los 3 días de la semana siguientes al término de un período bisemanal es un día feriado legal, tendrá un día adicional por cada día que sea día feriado legal para efectuar el depósito correspondiente.

Regla de depósito de $100,000 al próximo día - Independientemente de que deposite mensual o bisemanalmente, si acumula $100,000 o más en impuestos en un día durante un período de depósito, tiene que depositar los impuestos a más tardar el día hábil siguiente después de que acumule los $100,000. Si eso sucede, usted se convierte en depositante bisemanal durante por lo menos el resto del año calendario y el año calendario siguiente. Para obtener detalles sobre la regla de depósito de $100,000 al próximo día, consulte el Capítulo 11 de la Publicación 15 (en inglés).

Empleador nuevo - Si usted es un empleador nuevo, sus impuestos para el período retrospectivo se consideran cero para cualquier trimestre antes de que emprendiera o adquiriera su negocio. Por lo tanto, el primer año de su negocio es depositante mensual, a menos que se aplique la regla de depósito de $100,000 al próximo día.

Cómo efectuar los depósitos

Tiene que efectuar todos los depósitos de impuestos federales por medio de transferencia electrónica de fondos. Por lo general, usted efectúa las transferencias electrónicas de fondos por medio del Sistema de pago electrónico de impuestos federales (Electronic Federal Tax Payment System o EFTPS, en inglés). El sistema EFTPS es un servicio que el Departamento del Tesoro de los EE. UU. provee gratuitamente. Para que los depósitos efectuados mediante el sistema EFTPS lleguen a tiempo, tiene que programar el depósito a más tardar a las 8 p.m. hora del este del día hábil antes de la fecha de vencimiento del depósito. Para inscribirse en EFTPS, visite EFTPS.gov. También puede encontrar información adicional en la Publicación 966 (SP) (PDF), Sistema de pago electrónico del impuesto federal, la manera segura de pagar los impuestos federales. Si no desea usar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su profesional tributario, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero en quien confíe efectúe los depósitos electrónicamente en nombre suyo. Los servicios prestados por un tercero pueden tener una tarifa y una fecha límite diferente.

Si no inicia una transacción de depósito mediante el sistema EFTPS a más tardar a las 8 p.m. hora estándar del este el día hábil antes de la fecha de vencimiento del depósito, aún puede efectuar el depósito a tiempo si usa el Servicio de Recaudación de Impuestos Federales (Federal Tax Collection Service - FTCS) para efectuar el pago el mismo día. Si anticipa que alguna vez necesitará un método para efectuar pagos el mismo día, asegúrese de hacer los arreglos correspondientes por anticipado con su institución financiera. Sírvase verificar con su institución financiera sobre la disponibilidad, las fechas límite y los costos. Su institución financiera podría cobrarle una cuota por efectuar pagos de esta manera. Para informarse más sobre la información que necesitará proveerle a su institución financiera para efectuar un pago el mismo día y descargar la Hoja de trabajo para el pago del mismo día (Same-Day Payment Worksheet), visite EFTPS.gov.

Se requiere que deposite el 100% de su deuda tributaria a más tardar en la fecha de vencimiento del depósito. Podrían imponerse multas por depositar después de la fecha de vencimiento, depositar menos del monto requerido o enviar los pagos directamente al IRS en lugar de depositarlos. El IRS podría exonerar las multas en ciertos casos. Consulte la Publicación 15 (en inglés), para obtener más información sobre las reglas y multas relacionadas con la exactitud de los depósitos.

Información adicional

Para obtener información detallada, consulte la Publicación 3151A (en inglés) (PDF), The ABCs of FTDs: Resource Guide for Understanding Federal Tax Deposits (Puntos básicos del depósito de impuestos federales: Guía de recursos para entender los depósitos de impuestos federales).