Tema 802, Solicitudes, formularios e información

Tax Topic 802

FIRE

Antes de presentar electrónicamente los Formularios 1042-S, 1097-BTC, 3921, 3922, 8027, 8955-SSA, W-2G, y las series de los Formularios 1098, 1099 y 5498 todo declarante tiene que obtener un permiso del Servicio de Impuestos Internos, Operación de Servicios Técnicos (TSO, por sus siglas en inglés), y se les tiene que asignar un Transmitter Control Code (Código de control de transmisor o TCC, por sus siglas en inglés). Una vez recibido el permiso para la presentación electrónica, no necesitan volver a solicitarlo cada año. Un declarante necesita solicitar un nuevo TCC si le corresponde cualquiera de las siguientes excepciones: (1) el TCC no ha sido utilizado por 2 años consecutivos; o (2) los archivos fueron transmitidos previamente por una agencia de servicios usando el TCC de esa agencia y ahora el declarante tiene un equipo de informática que es compatible con TSO y desea preparar sus propios archivos.

El Formulario 4419 (PDF) (en inglés), Application for Filing Information Returns Electronically (FIRE) (Solicitud para presentar declaraciones informativas electrónicamente (FIRE, por sus siglas en inglés)), tiene que ser enviado por correo a: Internal Revenue Service, 230 Murall Drive Mail Stop 4360, Kearneysville, West Virginia, 25430, o por fax desde un lugar en los Estados Unidos al 877-477-0572 o al 304-579-4105 desde un lugar fuera de los Estados Unidos, por lo menos 45 días antes de la fecha límite para presentar las declaraciones. No lo envíe de las dos maneras (por correo y por fax).

Una vez aprobado, se le asignará un TCC de 5 caracteres alfa/numéricos que se incluirá en la carta de aprobación.  El TCC se utiliza para identificar a los pagadores/transmisores y mantener el rastro de los archivos electrónicamente. En los Formularios 1097-BTC, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 y W-2G a nombre de múltiples pagadores sólo se requiere un TCC para cada uno de los transmisores. Sin embargo, si presenta los Formularios 1042-S, 8027,  8955-SSA o declaraciones vinculadas con la ACA (Formulario 1094-B, Transmittal of Health Coverage Information Returns (Transmisión de declaraciones informativas sobre cobertura de seguro); Formulario 1095-B, Health Insurance Coverage (Cobertura del seguro de salud), Formulario 1094-C,  Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns (en inglés) (Transmisión de oferta de seguro de salud provisto por el empleador y declaraciones informativas de cobertura, y el Formulario 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage (en inglés) (Oferta y cobertura de seguro de salud provisto por el empleador), se requiere un TCC distinto para cada uno de estos tipos de declaraciones. Los declarantes y transmisores no pueden presentar declaraciones informativas electrónicamente hasta que la solicitud haya sido aprobada y el TCC asignado. Si alguna información cambia en el Formulario 4419, los declarantes tienen que notificar a TSO por escrito para así actualizar la base de datos. Asegúrese de incluir el TCC en toda correspondencia.

Algunas agencias de servicios transmitirán los archivos utilizando su TCC, mientras que otras requieren que los declarantes obtengan su propio TCC. Los pagadores deberán comunicarse con sus agencias de servicios para obtener más información.

Las personas que presentan declaraciones informativas pueden estar sujetas a multas por no presentar la declaración a tiempo, no incluir la información correcta o por no presentar la declaración electrónicamente cuando es necesario. Para obtener información adicional acerca de las multas, consulte las  General Instructions for Certain Information Returns (Instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas  (Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 y W-2G, en inglés). Las preguntas relacionadas con avisos por multas deberán ser dirigidas a la dirección o número de teléfono impreso en dicho aviso.

Para obtener información adicional, comuníquese con  la Sección de Servicio al Cliente de TSO, llamando al número telefónico libre de cargos 866-455-7438 o al 304-579-4827 (no es un número gratuito) si usa el equipo de telecomunicaciones para personas con dificultades auditivas (TDD, por sus siglas en inglés). Los declarantes extranjeros pueden llamar al 304-263-8700 (no es un número gratuito).

SSA

Toda persona que presenta el Formulario W-2 electrónicamente debe comunicarse con la Administración del Seguro Social para obtener toda la información, formularios y publicaciones relacionados con la presentación del Formulario W-2. Visite SSA.gov/employer para servirse en inglés, o llame al 800-772-6270.

AIR

AIR es la plataforma de presentación electrónica que se usa para las declaraciones de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio. Para presentar electrónicamente las declaraciones informativas de la ACA, una empresa o una organización debe presentar la solicitud de TCC para la ACA. Consulte Programa de Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (AIR) (en inglés), para obtener más información.

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