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Temas generales con respecto al impuesto sobre la nómina

FS-2015-25SP, noviembre de 2015

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) recuerda a los empresarios lo importante que es comprender los numerosos tipos de impuestos relacionados a la nómina, ya que les podría aplicar el requisito de depositar y reportarlos.

Esta hoja de datos le proporciona información sobre algunos de los temas más comunes relacionados al impuesto sobre la nómina que preguntan los empresarios, incluyendo:

  • La clasificación de trabajadores
  • El programa de acuerdo de clasificación voluntaria del IRS  
  • Las prestaciones suplementarias
  • La compensación para los oficiales
  • La retención adicional de impuestos y cargos por declaraciones de información

Clasificación de trabajadores

Un error común es de no clasificar a un trabajador correctamente.

El IRS clasifica a los trabajadores ya sea como contratistas independientes o empleados de planta. Las responsabilidades tributarias son diferentes para cada uno, basado en la manera en que se trata al trabajador. Un empleado requiere retención del impuesto sobre la nómina y el aporte paralelo por parte del negocio en salarios que se le pagan, mientras que los pagos realizados a un contratista independiente no requieren eso.

Generalmente, los contratistas y subcontratistas que participan en comercios, negocios o profesiones independientes, en donde ofrecen sus servicios al público, no se consideran empleados. Sin embargo, lo que determina si esas personas son empleados o contratistas independientes depende en los datos y circunstancias particulares de cada caso.  

Más información está disponible en la Publicación 1779, Contratista Independiente o Empleado  (en inglés) en IRS.gov.

Acuerdo de clasificación voluntaria del IRS

La clasificación de trabajadores puede afectar a un negocio enormemente, incluso más allá de la determinación inicial. El programa de acuerdo de clasificación voluntaria del IRS, comúnmente llamado “VCSP” (por sus siglas en inglés), es un programa que permite a los negocios a reclasificar de manera voluntaria a sus trabajadores como empleados durante periodos tributarios futuros para propósitos del impuesto federal sobre la nómina. También les concede un alivio parcial del impuesto federal sobre la nómina que se debe pagar durante los periodos de clasificación errónea.  

El proceso de VCSP es muy sencillo. Para participar, el contribuyente debe llenar ciertos requisitos de elegibilidad, solicitar la participación en VCSP y si es aceptado, entrar en un acuerdo de cierre con el IRS.

Los contribuyentes deben presentar el Formulario 8952, Solicitud para el programa de acuerdo de clasificación voluntaria del IRS (en inglés) al menos 60 días antes de la fecha en la que desea comenzar a tratar a sus trabajadores como empleados de la empresa. Como parte del acuerdo de VCSP,  para que el IRS considere la solicitud, el contribuyente debe incluir una lista de nombres y números de seguro social de cada trabajador que será reclasificado.

Consulte el Aviso del IRS 2012-45 y IRS.gov para instrucciones adicionales.

Prestaciones suplementarias

Una prestación suplementaria es una forma de pago por el desempeño laboral de servicios. Las empresas proveen prestaciones suplementarias a todo tipo de trabajadores, incluyendo a empleados, contratistas independientes, socios y directores. Cualquier prestación suplementaria es tributable y debe incluirse en el ingreso del trabajador al menos que la ley específicamente lo excluya  o que el beneficiario haya pagado por recibir el beneficio.  

Vea las reglas de exclusión de prestaciones suplementarias establecidas en la segunda sección de la Publicación 15-B Guía Tributaria para los empleados sobre prestaciones suplementarias (en inglés).

Compensación para oficiales

Los oficiales corporativos son empleados, de acuerdo con el estatuto. Y aunque los estatutos están muy claros, muchas sociedades anónimas tipo “S” y corporaciones propietarias fallan en tratar los pagos a sus oficiales por servicios rendidos como salarios. En cambio, tratan los pagos indebidamente como distribuciones corporativas, préstamos y pagos por gastos personales.  

Consulte Empleados de corporaciones tipo “S”, accionistas y oficiales corporativos (en inglés) en IRS.gov para más información.

El Formulario 1099-MISC, la retención adicional de impuestos e información sobre cargos por declaraciones de información

La mayoría de las empresas usan el Formulario 1099-MISC (en inglés) para reportar al IRS, pagos a personas que no son empleados. Las leyes tributarias requieren que un negocio reporte al IRS pagos hechos a personas que no sean empleados fijos por servicios rendidos si la empresa le pagó a esa persona $600 o más durante el año calendario.  

Una empresa siempre debe asegurar el número de identificación del contribuyente, comúnmente conocido como el TIN (por sus siglas en inglés) para cualquier trabajador a quien el negocio haga pagos gravables y así reportar esos pagos adecuadamente en el Formulario 1099-MISC. Aunque no siempre, un TIN comúnmente es un número de seguro social. Los negocios pueden usar el Formulario W-9, Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación (en inglés) para obtener el TIN del trabajador.

Puede que ciertos pagos gravables hechos a individuos estén sujetos a retenciones adicionales, que actualmente se cobran a una tarifa de 28 por ciento si falta el TIN de un beneficiario o se reporta incorrectamente en la declaración. Vea los Procesos tipo “B” de las retenciones adicionales (en inglés) en IRS.gov para más información.

Los cargos por declaraciones de información aplican por falta de reportar información correcta en las declaraciones, incluyendo los formularios 1099-MISC, W-2 y Anexos K-1. Los cargos por cada declaración dependen de la fecha en que la empresa presentó la declaración con información correcta y existe una multa máxima por año.  

Para información actualizada del artículo 6721 y 6722 sobre las multas, vea la sección “o” de las Instrucciones generales para ciertas declaraciones de información (Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498, and W-2G) (en inglés).

Visite IRS.gov para más información sobre cualquiera de estos temas.