Tema 511 Gastos comerciales por viajes

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Los gastos de viajes son aquellos gastos ordinarios y necesarios para viajar lejos de su hogar por motivo de negocio, ocupación o trabajo. No puede deducir gastos que sean lujosos o extravagantes o que sean para fines personales.

Usted viaja fuera del hogar si sus obligaciones requieren que esté fuera de la zona general de su domicilio tributario por un período considerablemente mayor que un día regular de trabajo y necesita dormir o descansar para cumplir con los deberes de su trabajo mientras se encuentra fuera.

Por lo general, su domicilio tributario es toda la ciudad o zona general donde se encuentra su lugar principal de negocio o trabajo, independientemente de dónde mantenga su hogar familiar. Por ejemplo, usted vive con su familia en Chicago, pero trabaja en Milwaukee, donde se hospeda en un hotel y come en restaurantes. Regresa a Chicago cada fin de semana. No puede deducir ninguno de sus gastos de viaje, comidas ni alojamiento en Milwaukee porque ese es su domicilio tributario.

Los viajes de fin de semana a su residencia en Chicago no son por trabajo, por lo tanto estos gastos tampoco son deducibles. Si trabaja regularmente en más de un lugar, su domicilio tributario es la zona general del lugar principal donde está ubicado su negocio o trabajo.

Para determinar su lugar principal de negocio o trabajo, tome en cuenta el período de tiempo que normalmente tiene que estar presente en cada lugar para propósitos comerciales, el nivel de actividad comercial en cada lugar y la importancia del rendimiento financiero en cada lugar de negocio. No obstante, el aspecto más importante a tener en cuenta es la cantidad de tiempo que pasa en cada lugar.

Puede deducir los gastos de viajes pagados o en los que haya incurrido en conexión con un puesto de trabajo temporal fuera del hogar. Sin embargo, no puede deducir los gastos de viaje pagados en conexión con un puesto de trabajo indefinido. Todo puesto de trabajo en exceso de un año se considera como indefinido. Tampoco puede deducir gastos de viaje en un lugar de trabajo, si usted espera realmente trabajar allí por más de un año, independientemente de si realmente trabaja ese tiempo. Si usted espera realmente trabajar en un lugar temporal durante un año o menos y las expectativas cambian y en algún momento usted espera realmente trabajar allí por más de un año, los gastos de viaje dejan de ser deducibles al cambiar sus expectativas.

Los gastos de viaje para ir a convenciones son deducibles si puede mostrar que su asistencia es beneficiosa para su ocupación o negocio. Corresponden reglas especiales para las convenciones llevadas a cabo fuera del área de Norteamérica.

Los gastos de viaje deducibles mientras está fuera de su hogar incluyen, entre otros los costos de:

  1. Viajes por avión, tren, autobús, o automóvil entre su hogar y su destino de negocios. (Si recibe un boleto o está viajando gratis como resultado de un programa para viajeros frecuentes o un programa similar, su costo es cero.)
  2. Tarifas de taxis u otro tipo de transporte entre el aeropuerto o estación de tren y su hotel, del hotel al lugar de trabajo, y de visitar a un cliente a otro o de un lugar de negocios a otro.
  3. Envío de equipaje y de materiales de muestra o exhibición entre su localidad regular de trabajo y la localidad temporal.
  4. Uso de su automóvil mientras está en el destino de negocio. Puede deducir los gastos incurridos o la tasa estándar por milla, así como los peajes y cargos de estacionamientos relacionados con negocios. Si arrienda un automóvil, puede deducir solo la parte de los gastos que corresponda a los negocios.
  5. Comidas y alojamiento.
  6. Servicios de lavandería y tintorería.
  7. Llamadas comerciales mientras está en viaje de negocios. (Éstas incluyen comunicaciones comerciales por un sistema de fax u otros aparatos de comunicación).
  8. Propinas que paga por servicios relacionados con todos estos gastos.
  9. Otros gastos ordinarios y necesarios relacionados con su viaje de negocio. (Éstos gastos podrían incluir el transporte a comidas de negocio, honorarios a un taquígrafo público, cuotas de alquiler de computadoras y operación y mantenimiento de una casa-remolque).

En lugar de mantener registros de sus gastos de comida y deducir el costo real, por lo general, puede utilizar una asignación para comidas, la cual varía según el lugar a donde viaje. La deducción por comidas de negocios generalmente se limita al 50% del costo no reembolsado.

Si trabaja por cuenta propia, los gastos de viaje se deducen en el Anexo C del Formulario 1040, Profit or Loss from Business (Ganancias o pérdidas del negocio) o en el Anexo C-EZ del Formulario 1040, Net Profit From Business (Ganancias netas del negocio) o, si es agricultor, en el Anexo F del Formulario 1040, Profit or Loss From Farming (Ganancias o Pérdidas de la Agricultura).

Si es miembro de la Guardia Nacional o de la reserva militar, es posible que pueda reclamar una deducción por los gastos de viaje no reembolsables pagados en conexión con el desempeño de deberes como reservista, para reducir sus ingresos brutos.  Este viaje tiene que ser de estancia en la noche y estar a más de 100 millas de su casa. Los gastos tienen que ser ordinarios y necesarios.  

Esta deducción se limita a la tarifa federal de viáticos (para hospedaje, comida y gastos imprevistos) y la tarifa estándar por milla (para gastos de automóvil), además de gastos de estacionamientos, transbordador (ferry) y peajes.  Reclame estos gastos en el Formulario 2106 (PDF) y la línea 24 del Anexo 1 (Formulario 1040) (PDF) y transfiéralos a la línea correspondiente en el Formulario 1040 como un ajuste al ingreso.

Es esencial mantener buenos registros. Para obtener más información acerca de cómo mantener registros, consulte el Tema 305. Si desea más información sobre estos y otros gastos de viajes, consulte la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles), en inglés.