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주체 753 - 양식 W-4 – 고용인 원천징수 정보기입서

Topic 753  Form W-4 – Employee's Withholding Allowance Certificate

일반 정보

고용인의 채용 시, 그 고용인으로 하여금 양식 W-4고용인 원천징수 정보기입서기입하도록 해야 합니다. 양식 W-4는 고용주가 고용인의 임금에서 연방 소득세를 공제할 때 사용되는 고용인의 결혼 유무, 공제가 허용된 부양인 숫자, 그리고 모든 추가 공제금액을 고용주에게 알려줍니다. 고용인이 귀하에게 제대로 작성된 양식 W-4를 제공하지 않으면, 귀하는 그 고용인이 독신이며, 공제가 허용된 부양가족이 없는 것으로 가정하여 그의 임금에서 연방소득세를 공제해야 합니다.

고용인은 결혼이나 부양가족 숫자의 변경, 또는 그 납세 연도에 예상하는 항목별 공제나 세액공제 금액의 변경 등 여러 가지 이유로서, 공제가 허용된 부양인 숫자나 자신의 원천징수 세율(혼인 상태)의 변경을 요구 할 수 있습니다. 고용인으로부터 변경된 양식 W-4를 받는 경우, 변경된 양식 W-4를 받은 날짜 혹은 그로부터 30일 이후에 끝나는 첫 번 임금 기간의 시작일까지는 그 변경 내용을 적용시켜야 합니다. 아래의 락-인 서신(Lock-in Letters)과 유효하지 않은 양식 W-4가 적용되는 상황이 아니면 그 요구를 받아들여야 합니다.

IRS.gov로부터 양식W-4를 다운로드 받아 인쇄할 수 있습니다.온라인으로 다수의 양식 W-4를 주문하기 위해선, 정보 보고서 및 고용주 보고서 온라인 주문 (Online Ordering for Information Returns and Employer Returns)을 참조하십시오. 또한 800-TAX-FORM (800-829-3676)에 전화하여 양식W-4를 주문할 수도 있습니다. TTY/TDD 사용자(월~금요일 현지 시간 오전 7시~오후 7시까지, 알래스카 맟 하와이는 태평양 표준시를 따름)는 800-829-4059에 전화하여 양식 W-4를 주문할 수 있습니다. 만약 귀하가 당시에 유효한 양식 W-4에 포함된 표와 설명서 및 계산서도 제공하는 경우, 귀하가 만든 대체양식 W-4를 공식 양식 W-4 대신 사용할 수 있습니다. 대체양식 W-4는 공식 양식 W-4에 적합한 언어를 담고 있어야 하며 대체 보고서에 관한 현재 IRS의 규칙에 부합해야 합니다. 귀하는 고용인이 만든 대체 양식을 사용 할 수 없으며, 그러한 양식을 제출하는 고용인은 양식 W-4를 제출하지 않은 것으로 처리됩니다.

양식 W-4에는 고용인이 자신의 올바른 원천징수 준비금 액수를 산정하도록 도와주는 상세 계산표가 포함되어 있습니다. 고용인도 양식 W-4를 작성할 때 도움을 받기 위해 IRS 원천징수 계산기에 접속하는 것을 원할 수도 있습니다. 비거주 외국인이 양식 W-4를 작성할 때에는 특별 지침을 따라야 합니다. 비거주 외국인인 고용인에게는 양식 W-4를 작성하기 전에 고지 1392 (PDF)인 비거주 외국인을 위한 보충 양식 W-4 설명서양식 8233 설명서(PDF), 비거주 외국인 개인의 독립적(및 특정한 종속적) 개인 서비스 보상에 대한 원천징수 면제를 참조하도록 알려 주십시오.

귀하는 고용인으로부터 양식 W-4를 받는 전자적 시스템을 수립할 수 있습니다. 이에 관한 상세한 정보는 고용세 규정 섹션 31.3402(f)(5)-1(c)를 참고하십시오.

스페인어를 사용하는 고용인에게는 양식 W-4 대신 양식 W-4(SP)인고용인 원천징수 정보기입서의 스페인어 버전을 제공할 수 있습니다.  

정확한 양식 W-4의 제출이 중요함을 고용인에게 반드시 알려야 합니다. 정당한 근거 없이 요구되는 세금보다 적은 금액의 원천징수를 초래하는 양식 W-4를 제출하는 고용인은 $500의 벌금에 적용될 수 있습니다. 간행물 17의 제 4장 귀하의 연방 소득세(개인용)를 참조하십시오.

상세한 정보는 간행물 15 (안내서 E)고용인의 세금 안내서, 및 간행물505인 세금 원천징수 및 추정세를 참조하십시오. 비영주 외국인 고용인의 임금에 대한 소득세를 원천징수하는 절차는 통지서 2005-76 그리고미국에서 고용된 외국인을 참조하십시오.

원천징수의 면제

고용인이 원천징수 면제 자격이 있는 경우, 해당자는 양식 W-4를 사용하여 자신의 임금으로부터 어떠한 연방 소득세도 공제하지 말도록 귀하에게 알릴 수도 있습니다. 이러한 면세 신분의 자격이 되려면, 그 고용인은 이전 해에 어떠한 세금 책임도 없었어야 하며 현재 해에도 세금 책임이 없을 것으로 기대해야 합니다. 하지만 그 고용인이 부모나 다른 개인의 세금 보고서에서 부양가족으로 청구될 수 있다면, 추가의 제한 사항이 적용될 수 있습니다; 양식 W-4의 설명서를 참고하십시오. 원천징수의 면제를 청구하는 양식 W-4는 고용주에게 제출한 그 해 동안만 유효합니다. 다음 해에도 계속 원천징수의 면제를 받으려면, 그 고용인은 면제 상태를 청구하는 새 양식 W-4를 그 해의 2월 15일까지 제출해야 합니다. 만약 고용인이 새 양식 W-4를 귀하에게 제출하지 않으면, 그가 독신이며 공제가 허용되는 부양인이 없는 것으로 하여 세금을 원천징수 하십시오. 하지만 이 고용인이 이전에 제출한 양식 W-4(면제 상태를 청구하지 않음)가 있으며 유효하다면, 과거와 같이 원천징수 하십시오.

유효하지 않은 양식 W-4

양식 W-4에 대한 무단 변경이나 내용의 추가는 양식 W-4를 무효화시킵니다. 여기에는 고용인이 이 양식의 유효함을 증명하는 내용의 삭제, 양식에 대한 중대한 훼손 또는 요청된 항목 이외의 내용을 양식에 기재하는 것이 포함됩니다. 또한 고용인이 양식 W-4를 귀하에게 제공하는 날짜까지 어떤 식으로든지 사실이 아님을 표시하는 경우에도, 양식은 유효하지 않습니다. 유효하지 않은 양식 W-4을 받는 경우에는, 그 양식을 이용하여 연방 소득세의 원천징수를 결정하지 마십시오. 그 고용인에게 제출된 양식이 유효하지 않음을 알리고 다시 작성한 양식을 요구하십시오. 고용인이 유효한 양식을 제출하지 않는다면, 그 고용인이 독신이며 공제가 허용되는 부양인이 없는 것으로 간주하여 세금을 원천징수 하십시오. 하지만 이 고용인이 이전에 제출한 양식 W-4가 있으며 그 양식이 유효하다면, 과거와 같이 원천징수 하십시오.

문서보관 요구사항

고용인이 양식 W-4를 기입하여 서명한 후에는 귀하가 그 문서를 최소 4년 동안(간행물 15(안내서 E)고용주 세금 안내서를 확인하십시오)  (Publication 15, (Circular E), Employer's Tax Guide) 보관해야 합니다. 이 양식은 귀하가 고용인의 지시에 따라 연방 소득세를 원천징수하고 있으며 IRS가 요청하는 감사가 있을 경우에 사용됩니다. 양식 W-4는 여전히 검토의 대상입니다. 귀하는 특정 양식 W-4를 IRS로 보내도록 지시 받을 수 있습니다(서면 통지 또는 미래에 간행되는 지침서를 통하여). 귀하는 전자 형태의 양식 W-4에 대한 원본(하드카피)을 공급할 수 있어야 합니다.

락-인 서신(Lock-in Letter)

IRS는 양식 W-2임금 및 세금 계산서에 신고된 정보를 사용하여, 원천징수 준수에 문제가 있는 고용인을 식별합니다. 경우에 따라서, 특정 고용인에게 심각한 과소 원천징수의 문제가 발견되면, IRS에서는 요구되는 원천징수의 계산 목적을 위하여 특정 고용인에게 허용되는 원천징수 세율 및 최대 원천징수 허용 숫자를 명시하는 통지서(보통 “락-인 서신”이라고 부름)를 고용주에게 발급할 수 있습니다. IRS에서는 고용주가 락-인 서신에 근거하여 원천징수를 조정하기 전에, 그러한 결정을 반박하는 기회를 해당 고용인에게 제공할 것입니다.

IRS에서는 IRS가 고용주에게 해당 고용인에게 대하여 추가 소득세의 원천징수를 시작하도록 요구하는 내용을 설명하는 서신을 보내지만, 그 고용인이 IRS에 연락하여 자신의 원천징수 금액을 증가시키지 않았던 이유를 설명하는 경우는 해당되지 않습니다. 이 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소는 서신에 제공됩니다. 추가의 보호 조치로서, 고용주도 그 고용인에게 제공할 통지서를 받게 됩니다.

락-인 서신이 유효하게 된 이후에는, IRS가 다르게 통지할 때까지 고용주는 더 적은 금액의 원천징수를 초래하는 어떠한 양식 W-4도 무시해야 합니다. 하지만 고용주는 락-인 서신에서 명시한 원천징수 세율 및 공제가 허용된 부양인의 숫자보다 많은 원천징수세를 초래하는 양식 W-4는 반드시 수용해야 합니다. 전자 방식의 양식 W-4 체계를 사용하는 고용주는 고용인들이 전자 방식의 양식 W-4 체계를 통하여 락-인 서신을 무효화하여 원천징수를 줄일 수 없도록 해야 합니다 락-인 서신 조항은 통지서 날짜로부터 12개월 이내에 재고용된 고용인에게도 적용됩니다.

락-인 서신이 유효하게 된 이후에는, 해당 고용인이 원천징수로부터의 완전한 면제를 청구하거나 락-인 서신보다 적은 소득세의 원천징수를 초래하는 원천징수 세율이나 원천징수 허용액 및 추가의 금액을 청구하길 원한다면, 그 고용인은 IRS에 반드시 연락해야 합니다. 이 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소는 락-인 서신에 제공됩니다.

Page Last Reviewed or Updated: 28-Oct-2016