Тема 305 – Ведение отчетной документации

Topic 305 - Recordkeeping

Хорошо организованная система хранения документации облегчает процесс подготовки налоговой декларации и помогает представить ответы в случае, если ваша декларация выбрана для проведения проверки или при получении уведомления от Налогового управления США.

Вы должны хранить отчетную документацию, такую, как квитанции, аннулированные чеки и иные документы, служащие обоснованием статьи расходов или вычета, или зачета, указанного в налоговой декларации, на протяжении срока, в течение которого они могут использоваться как материалы по исполнению какого-либо положения налогового законодательства; как правило, это означает - до истечения срока давности по налоговой декларации, к которой они относятся.

Срок давности для оценки налога: 

3 года. Для оценки суммы налога, причитающейся к оплате, этот срок, как правило, составляет три года с даты подачи вашей налоговой декларации. Декларации, поданные до наступления крайнего срока, считаются поданными в срок.

Отсутствие срока давности. Срок давности по оценке налога не действует в случаях подачи мошеннически составленной налоговой декларации или если налоговая декларация вообще не была подана.

6 лет. В случае, если вы не сообщили о доходе, о котором должны были сообщить, и объем этого дохода превышает 25% валового дохода, указанного в декларации или он относится к заграничным финансовым активам и превышает 5000 долларов США, срок оценки налога составляет 6 лет с момента подачи декларации. 

Срок давности для подачи заявки на получение возврата переплаченных налогов:

3 года или 2 года после уплаты налогов (в зависимости от того, какой из этих сроков наступает позднее). Для подачи запроса на налоговый зачет или возврат переплаченных средств срок возможного обращения с прошением равен, как правило, 3-м годам после даты подачи первоначальной налоговой декларации (или после даты подачи налоговой декларации в случае, если она подана до наступления этой даты) или 2-м годам после даты уплаты налога, в зависимости от того, которая из дат наступит позднее.

7 лет. Срок подачи заявки о зачете в связи с потерями по обесцененным акциям составляет 7 лет после срока подачи соответствующей декларации.

Документация на собственность

Храните документацию, связанную с собственностью, до истечения срока давности для того года, в течение которого вы ликвидировали ее подлежащим налогообложению образом. Вы обязаны хранить эту документацию для подсчета основания дохода прироста или убытка капитала при продаже собственности или ее ликвидации другим способом.  

Медицинское страхование

Вы должны вести учет платежей по страхованию здоровья лично вас и всех членов вашей семьи, включая отчетность работодателя, предоставляющего страховое покрытие, или, если вы застрахованы в частном порядке, документов, свидетельствующих об уплате страховых взносов, с указанием характера страхового покрытия, чтобы вы имели возможность показать, что лично вы и члены вашей семьи имели и сохраняли обязательное минимальное страховое покрытие основных медицинских нужд. В случае, если вы претендуете на зачет по страховым взносам (Premium Tax Credit), вам потребуется информация о любом авансовом зачете, полученном вами через рынок медицинского страхования, об уплаченных вами страховых взносах и о характере страхового покрытия, полученного вами на рынке медицинского страхования. В случае, если лично вы или любой из членов вашей семьи освобождены от необходимости иметь страховое покрытие основных медицинских нужд, вы должны сохранить свидетельство об освобождении от страхования, полученное вами на рынке медицинского страхования, или любую другую документацию, подтверждающую ваши притязания, заявленные в налоговой декларации.

Доход от коммерческой деятельности и расходы на нее

В случае, если вы занимаетесь коммерческой деятельностью, не существует предписанного метода ведения бухгалтерского учета. Однако вы должны использовать метод, ясно и точно отражающий ваш валовой доход и расходы. Документация должна подтверждать как ваши доходы, так и расходы. В случае, если на вас работают наемные работники, вы должны хранить всю налоговую документацию на них на протяжении не менее 4 лет после наступления срока уплаты налога или его фактической уплаты, в зависимости от того, которая из дат наступит позднее.

Дополнительные источники

  • «Ведение документации » (Recordkeeping).
  • Публикации № 15 (Циркуляр Е), «Налоговый справочник для работодателей» (Publication 15 (Circular E), Employer's Tax Guide).
  • Публикации № 583 «Открытие компании и ведение отчетной документации» (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records).
  • Публикации № 463 «Расходы в связи с командировками, представительской деятельностью, подарками и автотранспортом» (Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses).
  • Публикации № 17 «Ваш федеральный подоходный налог на физических лиц», (Publication 17, Your Federal Income Tax for Individuals) приводится дополнительная информация по ведению отчетности для физических лиц.