Тема 761 - Чаевые - удержание и отчетность

Topic 761 - Tips – Withholding and Reporting

Сотрудники, получающие в виде чаевых 20 или более долларов США за календарный месяц в течение работы по найму на вас, обязаны сообщать вам общую сумму полученных ими чаевых. Сотрудники обязаны представлять вам письменные отчеты не позднее 10-го числа следующего месяца. Сотрудники, получающие в виде чаевых менее 20 долларов США за календарный месяц, не обязаны отчитываться перед вами, но должны включать эти суммы в свои доходы и платить налоги, если таковые с них причитаются..

Сотрудники обязаны сообщать вам о наличности, полученной в виде чаевых от клиентов, других сотрудников, а также о чаевых, которые клиенты добавляют к счету при оплате электронными средствами (например, по кредитной или дебетовой карте) и которые вы выдаете сотрудникам. Сотрудники, получающие чаевые как прямо, так и косвенно, обязаны отчитываться в них перед своим работодателем.

Плата за услуги, добавленная к счету, или фиксированная сумма, установленная работодателем и подлежащая оплате заказчиком при платеже работнику, получающему чаевые, рассматривается не как чаевые, а как форма заработной платы, которая подлежит налогообложению удерживаемыми налогами по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», а также удерживаемым федеральным подоходным налогом Кроме того, работодатель не может использовать эту «заработную плату» при расчете зачета для работодателей в соответствии с разделом 45B Налогового кодекса, поскольку эти суммы не являются «чаевыми». Типичные виды платы за услуги (иногда называемой «авточаевыми») на предприятиях сферы обслуживания:

  • Обслуживание больших групп клиентов (ресторан),
  • Плата за подачу напитков (ресторан и ночной клуб),
  • Плата за подачу еды и напитков в номера (отель и курорт),
  • Плата по контракту на переноску багажа, и
  • Обязательная плата за доставку (пиццы или других предметов розничной торговли).

Ведение документации

Наемные работники могут использовать Форму 4070A «Ежедневный отчет наемного работника о чаевых» (Employee's Daily Record of Tips) для ведения ежедневных записей о полученных чаевых и Форму 4070 «Отчет наемного работника работодателю о чаевых» (Employee's Report of Tips to Employer) для отчета об этих суммах перед вами. Обе формы содержатся в Публикации № 1244 «Ежедневная регистрация чаевых сотрудником и отчетность перед работодателем» (Publication 1244, Employee's Daily Record of Tips and Report to Employer). Вы также можете предоставить своим работникам иные возможности для того, чтобы отчитываться перед вами о полученных чаевых, например, систему электронной отчетности о чаевых.

Удержание налогов

Когда вы получаете отчетность по чаевым от вашего работника, используйте ее для расчета суммы налогов по социальному обеспечению  и в фонд программы «Медикер», а также подоходных налогов, подлежащих удержанию за платежный период, как с заработной платы, так и с заявленных чаевых. Вы несете ответственность за выплату причитающейся с  работодателя части налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер». Вы должны удержать долю работника по налогам по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», а также федеральный подоходный налог.

Часть заработной платы работника, подлежащая налогообложению налогом в фонд программы «Медикер», которая превышает пороговое значение, определяемое его статусом налогоплательщика, облагается дополнительным налогом в фонд программы «Медикер». Работодатели обязаны удерживать дополнительный налог в фонд программы «Медикер» в размере 0,9% с той части заработной платы работника, которая превышает  200 000 долларов США за календарный год, безотносительно к статусу налогоплательщика. Работодатель обязан начать удерживать дополнительный налог в фонд программы «Медикер» в платежном периоде, в котором заработная плата работника превысит 200 000 долларов США, и продолжать удерживать этот налог в каждом платежном периоде до конца календарного года. Работодатели не облагаются соразмерным дополнительным налогом в фонд программы «Медикер». Для получения дополнительной информации см. «Вопросы и ответы о дополнительном налоге в фонд программы «Медикер» (Questions and Answers for the Additional Medicare Tax).

Вы можете удержать эти налоги из заработной платы работника или из других средств, переданных вам работником. В случае, если у вас недостаточно средств из заработной платы работника и других средств, переданных вам работником, удерживайте налоги  в следующей очередности:

  1. Все налоги на заработную плату работника,
  2. Налоги по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», дополнительные налоги в фонд программы «Медикер» или налоги на пенсии железнодорожников на заявленные чаевые работника, и
  3. Федеральные, штатные и местные подоходные налоги на заявленные чаевые работника.

Вы можете удержать любые оставшиеся невыплаченные федеральные подоходные налоги из следующей выплаты заработной платы работника вплоть до конца календарного года. Однако в случае, если вы не можете собрать все налоги по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер» на чаевые к 10-му числу месяца, следующего за месяцем, в котором ваш работник отчитался о чаевых, вам нет необходимости собирать эти налоги.  Укажите несобранные как коррекцию в вашей декларации налога на предпринимателя (например в Форме 941 «ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Employer's QUARTERLY Federal Tax Return). Кроме того, обязательно укажите несобранную сумму налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер» в соответствующем поле Формы W-2 работника «Отчет о заработной плате и налогах» (Wage and Tax Statement), но не указывайте в Форме W-2 несобранные средства по дополнительному налогу в фонд программы «Медикер». Вам следует довести до сведения ваших работников, получающих чаевые, что, если все подоходные налоги с заработной платы и чаевых не будут собраны к концу года, работники могут быть оштрафованы за недоплату расчетных налогов.

При подготовке Формы W-2 для работника, включите заработную плату, чаевые и другие формы вознаграждения в поле, помеченное «Wages, tips, other compensation». Укажите чаевые, подлежащие налогообложению налогами по социальному обеспечению  и в фонд программы «Медикер», в соответствующих полях.. При расчете налоговых обязательств работодателя по федеральному налогу в фонд пособий по безработице, прибавьте чаевые, представленные в отчетности, к заработной плате работника.

Распределяемые чаевые

В случае, если вы управляете крупным заведением общественного питания или продажи напитков, вы должны подавать Форму 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах в виде чаевых и распределяемых чаевых» (Form 8027 (PDF), Employer's Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips) за каждый календарный год и, возможно, распределять чаевые между вашими работниками. Считается, что вы управляете крупным заведением общественного питания или продажи напитков, если чаевые в нем являются общепринятой нормой, а еда и напитки подаются для употребления в заведении, и при нормальных условиях на вас работает более 10 человек, которые в сумме трудятся свыше 80 часов в течение обычного рабочего дня.  В случае, если в вашей собственности находится более одного крупного заведения общественного питания или продажи напитков, вы должны подавать отдельную Форму 8027 по каждому. Форма 8027 подается в последний день февраля следующего года (или 31 марта, если вы подаете документацию в электронном виде). В случае, если вы отвечаете критериям для подачи Формы 8027, но не делаете этого, в законодательстве предусмотрен штраф за каждый случай отсутствия своевременной подачи исправленной информационной декларации, в том числе в электронном виде, если это требуется.

В случае, если общая сумма чаевых, сообщенная всеми работниками вашего крупного заведения общественного питания или продажи напитков, составляет менее 8 процентов от ваших валовых поступлений (за исключением случаев, когда более низкий показатель был утвержден Налоговым управлением США), вы должны распределить между работниками, получавшими чаевые, разницу между фактической суммой полученных чаевых и 8 процентами от валовых поступлений. Распределение может основываться на доле валовых поступлений каждого работника или на доле от общих отработанных часов или на письменном соглашении между вами и вашими работниками. Укажите распределенную величину в поле под названием «Распределенные чаевые» (Allocated Tips) в Форме W-2 каждого работника, который получил распределенные чаевые. За каждый случай как неподачи, так и непредставления достоверной Формы W-2, в которую вы не включили эту требуемую информацию, может налагаться штраф., Не удерживайте подоходных налогов, налогов по социальному обеспечению , налогов в фонд программы «Медикер», дополнительных налогов в фонд программы «Медикер» или налогов на пенсии железнодорожников из распределенных чаевых, поскольку эти суммы не были сообщены вам вашим работником.

Независимо от того, обязаны вы распределять чаевые или нет, ваши сотрудники должны продолжать представлять вам отчетность по всем полученным чаевым, а вы должны использовать показатели, которые они сообщают, для расчета налогов на фонд заработной платы.

Программа по изучению и определению ставок чаевых

Работодатели могут принимать участие в «Программе по изучению и определению ставок чаевых» (Tip Rate Determination and Education Program). В основном эта программа состоит из ряда добровольных соглашений, направленных на улучшение качества отчетности по доходам от чаевых за счет предоставления налогоплательщикам помощи в понимании и выполнении своих обязательств по сбору отчетности по чаевым. Эти добровольные соглашения приносят значительную пользу как работодателю, так и работнику. Два таких соглашения – это «Соглашение по определению размеров чаевых» (Tip Rate Determination Agreement (TRDA) и «Альтернативное обязательство по отчетности по чаевым»(Tip Reporting Alternative Commitment (TRAC)). «Соглашение о выполнении требований по чаевым для индустрии азартных игр» (Gaming Industry Tip Compliance Agreement (GITCA)) может применяться игорными заведениями (казино). Для получения более подробной информации по соглашениям GITCA, TRDA, или TRAC посетите веб-сайт Налогового управление США www.irs.gov) и произведите поиск «Соглашений по пониманию конъюнктуры сегментов рынка» (Market Segment Understanding) (MSU): проведите поиск по ключевым словам «MSU tips» на сайте IRS.gov.

Дополнительная информация

Для получения более подробной информации по ответственности работодателя см. Публикацию № 15 «(Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» ((Circular E), Employer's Tax Guide). Для получения дополнительной информации по ответственности работника см. Публикацию № 531 «Отчет о доходах, полученных в виде чаевых» (Reporting Tip Income), «Облагается ли налогами мой доход от чаевых?» (Is My Tip Income Taxable?) и «Отчет о доходах от чаевых – концерт Джилл и Джейсона» (Reporting Tip Income – The Jill and Jason Show). См. также налоговое правило «Revenue Ruling 2012-18». Это налоговое правило содержит инструкции для работодателей и наемных работников в виде вопросов и ответов в отношении налагаемых на чаевые налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер»,  включая информацию  о разнице между чаевыми и платой за услуги, о том, как отчитываться о доле налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», которой облагается работодатель в рамках Раздела 3121(q), и о зачетах в соответствии с Разделом 45В.