IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Тема 752 - Форма W-2 и Форма W-4 

Topic 752 - Filing Forms W-2 and W-3

Форма W-2

Работодатели обязаны заполнить, подать в Администрацию социального обеспечения (SSA) в электронном виде или по почте, а также предоставить своим наемным работникам Форму W-2, «Отчет о заработной плате и налогах» (Wage and Tax Statement), показывающую выплаченную заработную плату и налоги, удержанные в течение года, для каждого сотрудника. Поскольку Форма W-2 является единственным документом, использующимся для предоставления информации относительно отчислений, сделанных в течение года в фонд социального обеспечения, в фонд программы «Медикер», а также заработной платы, на основе которой рассчитывались эти отчисления, очень важно подготовить Форму W-2 правильно и своевременно.

Форма W-3

Каждый, кто должен подавать Форму W-2, обязан также подавать Форму W-3 «Отчеты о выплате заработной платы и налогов» (Transmittal of Wage and Tax Statements) для направления копии «A» Формы W-2 в Администрацию социального обеспечения. Суммарные значения сумм, указанных на соответствующих формах налогов, удерживаемых работодателями из заработной платы лиц, работающих по найму (Форма 941, Форма 943, Форма 944 или Форма 1040, Таблица (Schedule) H за год), должны совпадать со значениями, указанными в Форме W-3. Если у вас имеются вопросы относительно каких-либо полей Формы W-2 или Формы W-3, обратитесь к инструкциям, в которых приводятся подробные пояснения для каждого поля. Адрес для отправки Формы W-2 и Формы W-3 по почте также приведен в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Form W-2 and W-3 General Instructions). Обязательно закажите Форму W-3, заказывая Форму W-2.

Куда и когда подавать

Официальная Форма W-2 имеет вид комплекта форм с несколькими копиями бланков. Комплектная форма содержит все шесть копий, которые могут потребоваться пользователю в каждой Форме W-2 (копия «A», копия 1, копия «B», копия «C», копия 2, и копия «D»). Копия «A» Формы W-2 направляется в Администрацию социального обеспечения по почте или по электронной почте вместе с отчетом по Форме W-3 «Отчеты о выплате заработной платы и налогов» (Transmittal of Wage and Tax Statements) не позднее последнего дня января следующего года. Особые сроки подачи устанавливаются, если вы закрыли вашу коммерческую организацию. Форма W-3 и копия «A» каждой Формы W-2, направляемой в Администрацию социального обеспечения, должны представлять собой просканированные варианты документов; их можно заказать через Интернет посредством программы «Порядок заказа информационных деклараций и налоговых деклараций работодателя в режиме онлайн» (Online Ordering for Information Returns and Employer Returns), или по тел. 800-TAX-FORM (800-829-3676). Для получения дополнительной информации см. Общие инструкции к Формам W-2 и W-3. Направьте копию 1, если это применимо, в налоговую администрацию вашего штата, города, или местных органов управления. Обратитесь в эти органы для получения информации по требованиям и отчетности.  Вы должны хранить копию работодателя, копия «D», на протяжении четырех лет.

Вы обязаны предоставить копии «B», «C» и 2 Формы W-2 своим сотрудникам не позднее 31 января 2017 года. Вы выполните это требование, если форма будет направлена по правильному адресу почтой в указанный срок или до него. В случае, если сотрудник прекратил работать на вас до окончания года, вам разрешается передать вашему бывшему сотруднику Форму W-2 в любое время до наступления 31 января 2017 года, но не позднее 31 января 2017 года. В случае, если сотрудник запрашивает Форму W-2, вы обязаны предоставить сотруднику копии «B», «C», и 2 в течение 30 дней после поступления запроса, или в течение 30 дней после последней выплаты заработной платы, в зависимости от того, какое событие наступает позднее.

Подготовка Формы W-2

  • Заполняйте все графы черными чернилами и, если это возможно, 12-м размером шрифта «Курьер» (Courier). Формы считываются машиной. Формы, заполненные от руки, напечатанные рукописным или курсивным шрифтами, а также иными чернилами, помимо черных, считыванию не поддаются.
  • При написании сумм не употребляйте знаки доллара и запятые, а в качестве десятичного знака используется точка (00000.00), за ней следует цифра центов (проставляйте нули при отсутствии центов)..
  • Не допускается стирание, вычеркивание или закрашивание белым корректором ошибок. Копия A не должна содержать ошибок. В случае, если вы допустили ошибку, проставьте «X» в поле «Аннулировано» (Void), перейдите к следующей Форме W-2 и начните заново. Не пишите «исправлено» на следующей Форме W-2.
  • Поскольку Форма W-2 распечатывается в виде двух форм на одной странице, направляйте страницу копии A целиком (страница, распечатанная красными чернилами) в Администрацию социального обеспечения даже в том случае, если одна форма пуста или аннулирована. Не разрезайте и не складывайте страницу. Не скрепляйте формы W-2 друг с другом или с Формой W-3.
  • В случае, если поле неприменимо, оставьте его пустым.

Внесение исправлений

В случае, если вы обнаружили ошибку в Форме сотрудника W-2 после направления ее в Администрацию социального обеспечения, подайте Форму W-2с, «Исправленный отчет о заработной плате и налогах» (Corrected Wage and Tax Statement). Необходимо подавать Форму W-3c, «Исправленные отчеты о выплате заработной платы и налогах» (Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements) в каждом случае, когда вы направляете Форму W-2с в Администрацию социального обеспечения. Дополнительная информация приведена в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Form W-2 and W-3 General Instructions) (PDF).

Требования к подаче в электронной форме

Работодатели, подающие 250 или более форм W-2, обязаны представлять их в электронном виде, за исключением тех, кто получил особое разрешение от Налогового управления США . Всем работодателям рекомендуется подавать формы W-2 в электронном виде. Срок подачи – 31 января. Для получения дополнительной информации по представлению документации в электронном виде см. разделы Тема 801, Тема 802 и Тема 803 в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Form W-2 and W-3 General Instructions). Вы можете получить дополнительную информацию по подаче в электронном виде форм W-2 в Отделе обслуживания коммерческих организаций (BSO) Администрации социального обеспечения, обратившись в Отдел отчетности работодателей Администрации социального обеспечения по телефону 800-772-6270.

Дополнительная информация

  • Публикация № 15 «(Циркуляр E), Налоговый справочник работодателя» (Publication 15, (Circular E), Employer's Tax Guide)),
  • Публикация № 51 «(Циркуляр A), Справочник работодателя в сфере сельского хозяйства» (Publication 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide)),
  • Публикация № 15-A «Дополнительный налоговый справочник работодателя» (Publication 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide),
  • Форма 8809, «Заявка на продление сроков подачи информационных деклараций» (Form 8809 (PDF), Application for Extension of Time To File Information Returns),
  • Форма 8508, «Запрос на разрешение не подавать информационные декларации в электронном виде» (Form 8508 (PDF), Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically),
  • Публикация № 1141 «Общие правила и требования к подаче альтернативных Форм W-2 и W-3» (Publication 1141 (PDF), General Rules and Specifications for Substitute Forms W-2 and W-3) и
  • Публикация № 1223 «Общие правила и требования к подаче альтернативных Форм W-2с и W-3с» (Publication 1223, General Rules and Specifications for Substitute Forms W-2с and W-3с).
Page Last Reviewed or Updated: 02-Jan-2017