IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Тема 753 - Форма W-4 - Сертификат о налоговых вычетах наемного работника при начислении удержания налогов из заработной платы

Topic 753 - Form W-4 – Employee's Withholding Allowance Certificate

Общая информация

При приеме сотрудника на работу вы должны обязать его заполнить Форму W-4, «Сертификат о налоговых вычетах наемного работника при начислении удержания налогов из заработной платы» (Form W-4, Employee's Withholding Allowance Certificate). Форма W-4 информирует вас как работодателя о семейном положении, количестве налоговых вычетов и других показателях, которые вы будете использовать при удержании федерального подоходного налога из заработной платы сотрудника. В случае, если сотрудник не предоставил вам должным образом заполненную Форму W-4, вы должны удерживать федеральный подоходный налог из заработной платы сотрудника, исходя из предположения, что сотрудник не состоит в браке и не располагает правом на налоговые вычеты.

Сотрудник может пожелать изменить количество вычетов или ставку удержания (по семейному положению) в Форме W-4 по целому ряду причин, например, вследствие вступления в брак, изменения количества иждивенцев или изменения в количестве постатейных вычетов или налоговых зачетов, ожидаемых за налоговый год. В случае, если вы получаете от сотрудника измененную Форму W-4, вы обязаны привести ее в исполнение не позднее начала следующего периода выплаты заработной платы, заканчивающегося в 30-й день или позднее после даты, когда вы получили уточненную Форму W-4. Вы обязаны удовлетворить такое ходатайство сотрудника за исключением случаев, предусмотренных в разделах «Недействительная Форма W-4)» (Invalid Form W-4) и «Установочные письма» (Lock-in Lеtters

Вы можете скачать с веб-сайта IRS.gov и распечатать Форму W-4. Для того, чтобы заказать нужное количество Форм W-4 см. документ «Порядок заказа информационных деклараций и деклараций работодателя в режиме онлайн» (Online Ordering for Information Returns and Employer Returns).  Вы можете также заказать Формы W-4 по тел. 800-TAX-FORM (800-829-3676). Слабослышащие пользователи могут воспользоваться для этого системой с текстовым выводом, позвонив по тел. 800-829-4059 (с понедельника по пятницу с 7 утра до 7 вечера местного времени или Тихоокеанского времени для Аляски и Гавайев). Вместо официальной Формы W-4 можно воспользоваться альтернативной Формой W-4, разработанной вами, в случае, если вы  также представите таблицы, инструкции и расчетные таблицы, содержащиеся в действующей на то время Форме W-4. Альтернативная Форма W-4 должна быть написана языком, идентичным тексту официальной Формы W-4 и удовлетворять действующим правилам Налогового управления США в отношении альтернативных форм. Вам не разрешается принимать альтернативные формы, разработанные сотрудниками, и сотрудник, представивший такую форму, считается не выполнившим обязательство по представлению Формы W-4.

Форма W-4 включает подробные расчетные таблицы, помогающие сотруднику правильно рассчитать надлежащее количество налоговых скидок. При заполнении Формы W-4 наемные работники могут также воспользоваться системой расчета налоговых скидок Налогового управления США (Withholding Calculator IRS). Иностранцы, не имеющие постоянного вида на жительство, должны следовать особым инструкциям при заполнении Формы W-4. Дайте указание всем своим сотрудникам-иностранцам без постоянного вида на жительство прежде чем заполнять Форму W-4 ознакомиться с «Уведомлением 1392» (Notice 1392) (PDF) «Дополнительные инструкции к Форме W-4 для иностранцев, не имеющих постоянного вида на жительство» (Supplemental Form W-4 Instructions for Nonresident Aliens) и с Инструкциями к Форме 8233 «Исключение из правила удержания налогов на вознаграждение за независимые (и некоторые зависимые) личные услуги, оказанные иностранцем, не имеющим постоянного вида на жительство» (Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services of a Nonresident Alien Individual).

Вам разрешается создать систему для получения Форм W-4 в электронном виде от ваших сотрудников. Для получения дополнительной информации.см. «Правила налогобложения предпринимателей» (Employment Tax Regulations), раздел 31.3402(f)(5)-1(c).

Вы можете представить вашим испаноязычным сотрудникам Форму W-4(SP), «Сертификат о налоговых скидках наемного работника при начислении удержания налогов из заработной платы на испанском языке» (Employee's Withholding Allowance Certificate) вместо Формы W-4.

Вы должны проинформировать ваших сотрудников о важности представления Формы W-4, содержащей точную информацию. Сотрудник может подвергнуться штрафу в размере 500 долларов США в случае представления, без разумного обоснования, Формы W-4, которая приведет к удержанию меньшего объема налогов, чем требуется. См. главу 4 Публикации № 17 «Ваш федеральный подоходный налог для физических лиц»  (Publication 17, Your Federal Income Tax For Individuals).

Для получения дополнительной информации см. Публикацию № 15 «(Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» (Publication 15 (Circular E), Employer's Tax Guide)) и Публикацию № 505 «Удерживаемые и расчетные налоги» (Publication 505, Tax Withholding and Estimated Tax). Для получения информации о порядке удержания подоходного налога из заработной платы сотрудников, являющихся иностранцами без вида на постоянное жительство, см. «Уведомление 2005-76» (Notice 2005-76) и документ «Граждане иностранных государств, работающие в США» (Aliens Employed in the U.S.).

Исключения из удержания

В случае, если сотрудник соответствует требованиям, он может также использовать Форму W-4 для доведения до вашего сведения, что вам не следует удерживать каких-или сумм федерального подоходного налога из его(ее) заработной платы. Для соответствия такому особому статусу у сотрудника не должно быть налоговой задолженности за предыдущий год, и он должен также ожидать, что ее не будет в текущем году. Однако, если сотрудник может быть указан как иждивенец в налоговой декларации родителей или иного лица, могут действовать дополнительные ограничения. См. Инструкции к Форме W-4. Форма W-4 с запросом о льготе по отсутствию удержания действует только один календарный год, в течение которого она подана работодателю. Для продления действия льготы в следующем году работодатель должен получить от сотрудника новую Форму W-4, с запросом о предоставлении льготного статуса к 15 февраля соответствующего года. В случае, если работник не представит вам новую Форму W-4, удерживайте налог таким образом, как если бы он являлся лицом, не состоящим в браке и не имеющим налоговых скидок. Однако если в вашем распоряжении имеется ранее представленная Форма W-4 (в которой нет заявки на льготный статус) для данного сотрудника, и она действительна, продолжайте удержание в том же порядке, как вы делали это раньше.

Недействительная Форма W-4

Любое несанкционированное изменение или дополнение к Форме W-4 делает ее недействительной. Это включает изъятие каких-или формулировок, с помощью которых сотрудник подтверждает правильность формы, наличие признаков существенной порчи формы или надписей на ней, помимо требуемых для ее заполнения. Форма W-4 также считается недействительной, если к моменту представления ее сотрудником(цей) вам будет каким-то образом дано понять, что информация в ней недостоверна. Если вы получите недействительную Форму W-4, не пытайтесь использовать ее для расчета удержания федерального подоходного налога. Сообщите сотруднику, что она недействительна, и попросите подать другую. В случае, если сотрудник не представит вам действительную Форму W-4, удерживайте налог таким образом, как если бы он являлся лицом, не состоящим в браке и не имеющим налоговых скидок. Однако если в вашем распоряжении имеется ранее представленная Форма W-4 для данного сотрудника, и она действительна, продолжайте удержание в том же порядке, как вы делали это раньше.

Требования по ведению отчетности

После того, как сотрудник заполнит и подпишет Форму W-4, вы обязаны хранить ее в своей документации как минимум 4 года (см. Публикацию № 15 «Циркуляр Е) Налоговый справочник для работодателя» ((Circular E) Employer's Tax Guide)). Эта форма служит подтверждением того, что вы удерживаете федеральный подоходный налог в соответствии с инструкциями сотрудника, и она должна быть доступна для инспекции на случай, если Налоговое управление США когда-либо попросит ее представить. Форма W-4 подлежит рассмотрению. Вам может быть предписано (в письменном уведомлении или будущих налоговых рекомендациях) направить некоторые формы W-4 в Налоговое управление США. Вы обязан быть в состоянии обеспечить аналог электронной Формы W-4 на бумажном носителе.

Установочные письма

Налоговое управление США использует информацию, сообщаемую в формах W-2, «Отчет о заработной плате и налогах» (Wage and Tax Statement) для выявления работников, у которых наблюдаются проблемы с выполнением требований по удержанию. В некоторых случаях, когда выявляется серьезная проблема с недостаточным удержанием в отношении конкретного работника, Налоговое управление США может выпустить уведомление (обычно называемое «установочным письмом» (lock-in-letter)), устанавливающее конкретную ставку удержания и максимальное количество налоговых скидок, разрешенных для конкретного сотрудника в целях расчета требований необходимого удержания. Налоговое управление США предоставит сотруднику возможность оспорить решение, прежде чем вы скорректируете удержание на основе установочного письма.

Налоговое управление США направит данному сотруднику письмо, указывающее, что Налоговое управление США потребует от вас начать удержание дополнительного подоходного налога, если только сотрудник не обратится в Налоговое управление США для объяснения того, почему он считает, что объем средств, удерживаемых из его заработной платы, не должен быть увеличен. Бесплатный номер телефона и адрес группы, занимающейся этим вопросом, будет указан в письме. В качестве дополнительной меры предосторожности вы также получите уведомление для передачи сотруднику.

После того, как установочное письмо вступит в силу, вы должны игнорировать любые Формы W-4, которые приведут к удержанию меньшей суммы налогов, до тех пор, пока Налоговое управление США не уведомит вас об обратном. Однако вы должны следовать любой Форме W-4, которая приведет к удержанию большего объема подоходного налога, чем по ставке удержания  и налоговым скидкам, указанным в установочном письме. Работодатели, пользующиеся электронными системами подачи Формы W-4, должны убедиться в том, что сотрудник не может самовольно изменить положения, указанные в установочном письме, и снизить сумму удержания налогов с помощью электронной системы подачи Формы W-4. Положения установочного письма также распространяются на сотрудников, повторно взятых на работу в течение 12 месяцев после даты уведомления.

После того как установочное письмо вступит в силу, в случае, если сотрудник желает воспользоваться льготой, дающей полное освобождение от удержания налогов, или установить ставку удержания и налоговые скидки или дополнительные суммы, которые приведут к понижению уровня удерживаемого подоходного налога по сравнению с указанным в установочном письме, сотруднику следует обратиться в Налоговое управление США  Бесплатный номер телефона и адрес группы, занимающейся этим вопросом, указаны в установочном письме.

Page Last Reviewed or Updated: 02-Jan-2017