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Cómo registrar y declarar sus propinas

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Las propinas son pagos discrecionales (opcionales, o extras), determinados por el cliente, quien las paga a los empleados.

Las propinas incluyen:

  • Las propinas en efectivo recibidas directamente de los clientes.
  • Las propinas de clientes que pagan la propina electrónicamente, o mediante un sistema electrónico. Esto incluye pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta de regalo, o cualquier otro método de pago electrónico.
  • El valor de propinas entregadas en formas que no sean en efectivo, por ejemplo boletos o entradas, u otro artículo de valor.
  • Las propinas recibidas de otros empleados como parte de agrupaciones de propinas o planes de compartir propinas u otra manera formal o informal para compartir las propinas.

Todas las propinas que el empleado reciba, sean en efectivo o no, se consideran ingresos y por lo tanto están sujetos a los impuestos federales sobre los ingresos. Todas las propinas que el empleado reciba en efectivo en cualquier mes del año están sujetas a los impuestos de Seguro Social y los impuestos de Medicare, y deben ser declaradas al empleador, a menos que el total de las propinas que el empleado reciba durante un mes del año sea menos de $20. Incluidas en las propinas en efectivo son toda propina recibida de clientes, propinas electrónicas (pagadas por ejemplo con tarjeta de crédito o débito), propinas distribuidas al empleado por su empleador, y las propinas recibidas de otros empleados como parte de cualquier arreglo de compartir propinas.

Responsabilidades del Empleado

Como empleado que recibe propinas, usted debe hacer las siguientes tres cosas:

  1. Mantener un registro diario de propinas.
  2. Declarar las propinas a su empleador, a menos que sumen a menos de $20.
  3. Declarar todas las propinas en su declaración del impuesto sobre los ingresos personales.

Mantener un registro diario de propinas

Los empleados deben mantener un registro diario de las propinas que reciban. Se puede usar el Formulario 4070A, Employee's Daily Record of Tips (Registro diario de propinas para el empleado), en inglés, el cual se encuentra en la Publicación 1244 (también en inglés). Además de la información señalada en el Formulario 4070A, usted también debe registrar la fecha en que reciba cualquier propina que no sea en efectivo, tales como boletos, entradas, pases, u otro artículo de valor. A pesar de que no declara estas propinas a su empleador, usted debe declararlas en su declaración de impuestos.

Declarar las propinas a su empleador, a menos que sean por menos de $20

El Código de Impuestos Internos requiere que los empleados declaren a sus empleadores, por escrito, todas las propinas que reciban en efectivo, excepto aquellas propinas que suman a menos de $20 para el mes entero. Incluidas en las propinas en efectivo son toda propina recibida de clientes, propinas electrónicas (por ejemplo pagadas en tarjeta de crédito o débito), propinas distribuidas al empleado por su empleador, y las propinas recibidas de otros empleados como parte de cualquier arreglo de compartir propinas. El empleado debe firmar la declaración por escrito, en la cual debe especificar:

  • El nombre, la dirección, y el número de Seguro Social del empleado,
  • El nombre y la dirección del empleador (o el nombre del negocio, si es diferente).
  • El mes o período cubierto por el informe, y
  • El total de las propinas recibidas en ese mes o período.

El empleado puede usar el Formulario 4070, Employee’s Report of Tips to Employer, (Registro diario de propinas para el empleado), en inglés, (disponible únicamente como parte de la Publicación 1244, Employee's Daily Record of Tips and Report to Employer, Registro diario de propinas del empleado y el informe al empleador), también en inglés) a menos que su empleador le ofrezca otro formulario. Puede optar por usar un sistema electrónico provisto por su empleador para declarar sus propinas.

Los empleados que reciben propinas directa e indirectamente deben declarar sus propinas a sus empleadores.

Declare todas las propinas en su declaración del impuesto sobre los ingresos personales

El empleado debe usar el Formulario 4137, Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income (Impuesto de Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas), en inglés, para declarar la cantidad de cualquier propina que no se declaró ya, e incluirlas como sueldos adicionales en su Formulario 1040, U.S. Individual Income Tax Return (Declaración del impuesto sobre los ingresos personales), en inglés. También debe señalar la parte del impuesto de Seguro Social y Medicare correspondiente al empleado que adeuda sobre dichas propinas.

Cuándo declarar las propinas a su empleador

Los empleados deben declarar sus propinas al empleador para el 10mo día del mes siguiente al mes en que recibió las propinas. Por ejemplo, el empleado debe declarar las propinas que reciba en agosto de 2014 a su empleador para el día 10 de septiembre de 2014, o antes. Si el 10 cae un sábado, domingo, o día de fiesta legal, el empleado puede entregar el informe al empleador el próximo día que no sea sábado, domingo o de fiesta legal. El empleador puede obligarles a los empleados a declarar las propinas más frecuentemente que una vez al mes. Sin embargo, la declaración por escrito no puede cubrir más de un mes del año.

No incluya cargos por servicio en su registro diario de propinas

Cargos que su empleador agrega a las cuentas del cliente, tales como cargos para grupos grandes, y que luego distribuye a usted como empleado no deben ser incluidos en su registro diario de propinas. Estos cargos adicionales que su empleador agrega a las cuentas del cliente no se consideran propinas; sino que se consideran cargos por servicio. Estos pagos distribuidos son sueldos, y no propinas, y están sujetos al impuesto de Seguro Social, y Medicare y a la retención del impuesto federal sobre los ingresos.

El hecho que el empleador o el empleado considere que un pago fue una “propina” no determina si de verdad se considera propina. Cargos de servicio distribuidos al empleado (frecuentemente conocidos como "propinas automáticas” entre la gente que trabaja en el negocio de servicio) deben considerarse sueldos y no propinas. La Decisión Tributaria 2012-18, en inglés, reafirma los datos que uno tiene que considerar para determinar si el pago fue hecho en concepto de propina o cargo por servicio. La respuesta a la Pregunta 1 en la Decisión Tributaria 2012-18 indica que la falta de cualquiera de las siguientes condiciones da lugar a dudas de que el pago fue una propina de verdad, e indica que el pago puede haber sido un cargo por servicio:

  • El pago debe hacerse libremente, sin obligación alguna;
  • El cliente debe conservar el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago,
  • El pago no debe poder ser negociado o dictado por las políticas del empleador;
  • Generalmente, el cliente tiene el derecho de determinar quién reciba el pago.

Vea el ejemplo a continuación.

Ejemplo: El menú de un restaurante indica que se agrega un cobro a una tasa del 18% a las cuentas de clientes que vienen en grupos de 6 o más. La cuenta de comidas y bebidas de Dana, para su grupo de 8 personas incluye una cantidad en la “línea para propinas” igual al 18% del precio de la comida y bebida, y el total señalado en la cuenta incluye dicha cantidad. El restaurante distribuye esta cantidad a la camarera y ayudantes a las camareras. Dadas estas circunstancias, Dana no tuvo el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago, ya que fue dictado por la política del empleador. Dana no hizo el pago libremente y sin obligación. El cobro de 18% no es una propina. Al contrario, la cantidad indicada en la línea para propinas es un cobro por servicio dictado por el restaurante.

Cómo declarar propinas que su empleador le asigna

Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en un negocio grande de comidas o bebidas es menos del 8 por ciento  de los ingresos brutos (o una tasa menor aprobada por el IRS), el empleador debe distribuir, entre todos los empleados que reciben propinas, una cantidad que representa la diferencia entre las propinas y el 8 por ciento. Si su empleador le distribuye propinas, se muestran por separado en el encasillado 8 de su Formulario W-2. No se incluyen en el encasillado 1 (Sueldos, propinas y otra compensación), el encasillado 5 (propinas y sueldos sujetos al impuesto de Medicare) ni el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto de Seguro Social) del Formulario W-2, Comprobante de Salarios e Impuestos. Por lo general, usted debe declarar las propinas que su empleador le ha distribuido en su declaración del impuesto sobre los ingresos. Adjunte el Formulario 4137, Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income, al Formulario 1040, U.S. Individual Income Tax Return, (ambas en inglés) para declarar las propinas que su empleador le ha distribuido (del encasillado 8 del W-2). Otras propinas no declaradas al empleador deben también ser declaradas en el Formulario 4137. Sin embargo, no es necesario declarar las propinas que su empleador le distribuye en la declaración del impuesto federal sobre los ingresos, si es que usted tiene registros suficientes para demostrar que durante en el año recibió menos propinas que las que le fueron distribuidas.

Las Responsabilidades del Empleador

El empleador tiene varias obligaciones referentes a las propinas que sus empleados reciben como ingresos. Éstas incluyen el mantener registros, y la responsabilidad de declarar y cobrar impuestos sobre las propinas, presentar ciertos formularios, y el pagar o depositar impuestos.

Se les requiere a los empleadores guardar informes de las propinas que sus empleados reciben, retener impuestos para sus empleados y retener la parte del impuesto de Seguro Social y Medicare que le corresponde al empleado, calculándola según los sueldos y las propinas que el empleado recibe. Luego debe declarar esta información al IRS. Además, se les requiere a los empleadores pagar la parte del impuesto de Seguro Social y Medicare que corresponde al empleador, calculándola sobre el total de los sueldos pagados a los empleados que reciben propinas, además de las propinas que éstos declaran.

Las propinas que el empleado declara al empleador deben ser incluidas en el encasillado 1 (Sueldos, propinas y otra remuneración), el encasillado 5 (propinas y sueldos sujetos al impuesto de Medicare) y el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto de Seguro Social) del Formulario W-2, Comprobante de Salarios e Impuestos del empleado. Ingrese la cantidad de impuesto de Seguro Social y Medicare que no fue recaudado en el encasillado 12 del Formulario W-2. Si desea más información, vea las Instrucciones Generales para los Formularios W-2 y W-3, en inglés.

Los empleadores deben declarar el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el Seguro Social y Medicare que han retenido de los sueldos del empleado y la parte de los impuestos de Seguro Social y Medicare que corresponden al empleador, en el Formulario 941, Declaración Federal TRIMESTRAL del Empleador, en inglés, y depositarlos conforme los requisitos del depósito del impuesto federal.

La mayoría de empleadores también son responsables de presentar el Formulario 940, Declaración Annual del Empleador para la Contribución FUTA, en inglés, y de depositar dichos impuestos. Sólo el empleador paga los impuestos de FUTA, no se les retiene de los sueldos de los empleados.

La parte del Impuesto de Seguro Social y Medicare sobre propinas no declaradas que corresponde al empleador

Si un empleado no declara sus propinas a su empleador, el empleador no es responsable de pagar la parte correspondiente al empleador del impuesto de Seguro Social y Medicare sobre dichas propinas no declaradas; hasta que el IRS emita al empleador un aviso y demanda del impuesto. El Empleador no es responsable de retener y pagar la parte correspondiente al empleado de los impuestos de Seguro Social y Medicare sobre las propinas no declaradas.

Si desea más información referente el Aviso y Demanda, por la Sección 3121(q), vea la Decisión Tributaria 2012-18, en inglés, la cual establece las directrices para el impuesto de Seguro Social y Medicare sobre las propinas.

Impuesto Adicional de Medicare sobre las Propinas

Comenzando en el 2013, un impuesto al 0.9% por concepto del impuesto adicional de Medicare aplica a los sueldos sujetos al Medicare, la remuneración sujeta a la Ley de Impuestos sobre la Jubilación Ferroviaria (RRTA, por sus siglas en inglés), y los ingresos sobre el trabajo por cuenta propia, cuando éstos exceden de:

  • $125,000 si es casado que presenta una declaración por separado,
  • $250,000 si es casado que presenta una declaración conjunta o
  • $200,000 si tiene cualquier otro estado civil para propósitos de la declaración.

Se le requiere al empleador retener el Impuesto Adicional de Medicare sobre cualquier sueldo sujeto a Medicare, o compensación sujeta a la RRTA que paga a un empleado en exceso de $200,000 durante un año natural; sin importar el estado civil para efectos de la declaración del empleado. Al empleador se le requiere empezar a retener el Impuesto Adicional de Medicare, durante el período de compensación en el que le paga sueldos o remuneración en exceso de $200,000 al empleado; y seguir reteniéndolo hasta el final del año natural. El impuesto adicional de Medicare le corresponde únicamente al empleado. No hay parte correspondiente al empleador del Impuesto Adicional de Medicare. Todos los sueldos y la remuneración que está sujeta al impuesto de Medicare están sujetos al Impuesto Adicional de Medicare, si es que fueron pagados en exceso del límite de $200.000. Las propinas están sujetas al impuesto adicional de Medicare, si, cuando combinados con los demás sueldos pagados al empleado, exceden del límite de $200,000. De igual manera, las propinas están sujetas a la retención del Impuesto Adicional de Medicare si, cuando combinadas con la remuneración de la que el empleador le paga, éstas superan el límite de $200,000.

Si desea más información, vea el Tema Tributario 560 - Impuesto Adicional de Medicare.

Cargos por Servicio Distribuidos

Los cargos por servicio distribuidos a los empleados deben ser tratados como si fueran sueldos de dichos empleados. El empleador debe mantener un registro del nombre, dirección y número de Seguro Social del empleado; la cantidad y fecha de cada pago, y la cantidad de impuesto sobre los ingresos, Seguro Social, y Medicare que fueron retenidos con respeto a dicho pago.

Durante una auditoría, el IRS puede pedir que el empleador demuestre cómo se distinguen las ventas que están sujetas a los cargos de servicio, de aquellas que están sujetas a las propinas. Los auditores pueden pedir registros de Point of Sale (Lugar de venta, o POS por sus siglas en inglés), tales como los informes de resumen de las ventas completadas. Para verificar aún más los procedimientos del empleador, los auditores pueden pedir muestras de los recibos diarios y pedir que el empleador demuestre cómo se haría una transacción completa, desde entregar la cuenta al cliente, hasta la transacción o el diario de ventas. También puede pedir ver cómo ésta es vinculada con la nómina y que validen cómo los cargos por servicio distribuidos fueron pagados a los empleados.

Cargos por Servicio Retenidos por el Empleador son Ingresos para el Empleador

Los cargos por servicio son cargos que el empleador cobra a los clientes. Así que, los cargos por servicio siempre son ingresos para el empleador, sin importar si el empleador distribuye a sus empleados todo o parte de la cantidad cobrada mediante dichos cargos por servicio. Esto se distingue de las “propinas” que los clientes pagan por su propia voluntad a los empleados. Las propinas no son ingresos brutos del empleador.

El empleador puede distribuir de la manera que elija, y al empleado que elija, los cargos por servicio (a veces nombrados propinas automáticas) cobrados a los clientes. El empleador también tiene la opción de retener todo o parte de los cargos por servicio. Sin importar si se distribuye el cargo por servicio a los empleados, esas cantidades se consideran ingresos brutos para el empleador.

Fíjese que el empleador podría tener derecho a una deducción para el negocio, por los cargos por servicio distribuidos a los empleados, siempre que se cumplan todos los criterios normales para la deducción de un negocio conforme la sección 162 del Código de Impuestos Internos.

Calculaciones de la Propina en las cuentas de los clientes no son cargos por servicio

Se permite que el negocio anote ejemplos de cómo calcular las propinas en las cuentas del cliente; de acuerdo con lo señalado en la pregunta número 1 del listado de las preguntas frecuentes de la Decisión Tributaria 2012-18, en inglés. Vea el ejemplo a continuación:

Ejemplo: El restaurante anota una calculación de varias cantidades de propinas debajo de la línea para la firma en las cuentas de cobros por comidas y bebidas que entrega a los clientes. La línea para la propina en sí se queda en blanco. La cuenta de Jackie muestra ejemplos de propinas al 15%, 18% y 20% del precio de la comida y bebida. Jackie anota la cantidad calculada al 15% en la línea para la propina, y agrega esa cantidad al precio de la comida y bebida, para así calcular el total. Dadas estas circunstancias, Jackie estaba libre para anotar cualquier cantidad que gustaba en la línea para la propina, o igual de dejarla en blanco; por eso Jackie anotó la cantidad de 15%, sin obligación para hacerlo. Jackie y el Restaurante no negociaron la cantidad, ni le dictó el Restaurante la cantidad a Jackie. Jackie determinó quién recibiría la cantidad. La cantidad que Jackie anotó en la línea para las propinas es una propina y no un cargo por servicios.

Acuerdos Voluntarios de Cumplimiento con las Propinas

Los acuerdos voluntarios de cumplimiento con las propinas fueron establecidos por el IRS para esas industrias en que es típico dar propinas, tales como la industria de restaurantes y casinos. Estos acuerdos fueron diseñados para aumentar el cumplimiento tributario de los empleados que reciben propinas y el de sus empleadores, mediante la educación del contribuyente en vez de las acciones típicas para asegurar el cumplimiento de la ley, tales como auditorías de propinas. Además de ayudar a los contribuyentes a entender y cumplir sus responsabilidades de declarar propinas, estos acuerdos ofrecen muchos beneficios al empleador y el empleado.

El Servicio de Impuestos Internos actualmente ofrece a los empleadores la oportunidad de entrar a uno de varios tipos de acuerdos voluntarios de cumplimiento con las propinas:

  • TRAC – Compromiso Alternativo a la Declaración de Propinas
  • TRDA – Acuerdo de Determinación de la Tasa de Propinas
  • GITCA – Acuerdo de Cumplimiento con Propinas para la Industria de Juegos de Azar

El programa de Comprensión de la División del Mercado hace disponible acuerdos voluntarios de cumplimiento con las propinas, en inglés, para las industrias en que es típico dar propinas.

El tratamiento de cantidades como Cargos por Servicio

La Decisión Tributaria 2012-18, en inglés, entró en vigencia inmediatamente después de ser publicada y gozaba de efecto retroactivo. Sin embargo, dado ciertos hechos y circunstancias limitados con respecto a las cantidades pagadas antes del 1 de enero de 2014, y que fueron clasificadas incorrectamente como propinas, cuando deberían de haber sido clasificadas como cargos por servicio, podría aplicarse de forma prospectiva la respuesta a la pregunta 1 de la Decisión Tributaria 2012-18, conforme el Anuncio 2012-50, en inglés. Hasta cuanto la respuesta a la pregunta 1 se aplica sin efecto retroactivo, el empleador no tendrá la obligación de pagar ningún impuesto adicional.

En ciertas circunstancias limitadas, algunos empleadores que tienen vigente un Acuerdo de Cumplimiento con las Propinas para la Industria de Juegos de Azar (GITCA, por sus siglas en inglés) o un Acuerdo de Determinación de la Tasa de Propinas (TRDA, por sus siglas en inglés) podrían recibir una prórroga más allá del 1 de enero de 2014. El IRS determinó que los empleadores que participan en el Programa GITCA o que participan con un TRDA relacionado con juegos de azar pueden solicitar un período adicional para dicho acuerdo GITCA o TRDA, antes que el IRS ejerza la respuesta a la pregunta 1 de la Decisión Tributaria 2012-18. El IRS requiere que los empleadores acuerden que el postergar el tratamiento de las cantidades como cargos por servicio, conforme la Decisión Tributaria 2012-18, no vuelve a ningún cargo por servicio elegible para el crédito de la sección 45B bajo el Código de Impuestos Internos o para ser incluido en el Formulario 8846, Credit for Employer Social Security and Medicare Taxes Paid on Certain Employee Tips (el crédito por los Impuestos de Seguro Social y Medicare pagados por el empleador sobre ciertas propinas recibidas por los empleados), en inglés.

Empleadores que operan Negocios Grandes de Comidas o Bebidas

Presente el Formulario 8027

Un empleador que opera un “negocio grande de comidas o bebidas” debe presentar un Formulario 8027, Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaración anual del empleador para declarar ingresos de propinas y propinas distribuidas), en inglés, para hacer el informe anual del empleador declarando sus ingresos (recibos) por ventas de comidas y bebidas, y las propinas que los empleados declaran al empleador. Además, los empleadores usan el Formulario 8027 para determinar cuántas propinas han sido distribuidas a los empleados que reciben propinas. Como empleador, usted debe presentar un Formulario 8027 para cada negocio grande de comidas o bebidas que tenga. Por lo tanto, muchos empleadores deben presentar varios Formularios 8027 por separado.

Un negocio de comidas y bebidas se considera un negocio grande si todas las siguientes condiciones le aplican:

  • El negocio de comidas y bebidas se ubica dentro de los 50 estados o en el Distrito de Columbia.
  • Las comidas y bebidas se ofrecen para consumir dentro del local (a diferencia de negocios de comida rápida).
  • Es típico que los clientes den propinas a los empleados de negocios de comidas y bebidas.
  • El empleador típicamente empleaba a más de 10 empleados durante un día normal del negocio durante el año natural anterior. Vea las Instrucciones para el Formulario 8027, en inglés, para determinar si usted empleaba a más de 10 empleados durante un día normal del negocio.

Cómo distribuir las Propinas

Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados de un negocio grande de comidas y bebidas es menor del 8 por ciento de los ingresos (recibos) brutos (o menores de algún límite menor aprobado por el IRS), el empleador debería distribuir la diferencia entre los empleados que reciben propinas. Estas “propinas distribuidas” se calculan y declaran en el Formulario 8027, Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaración anual del empleador para declarar ingresos de propinas y propinas distribuidas), en inglés. Los empleadores deben anotar las "propinas distribuidas" en el Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de Salarios e Impuestos), en inglés, del empleado en el encasillado titulado "Allocated tips" (Propinas distribuidas). No se retiene ningún impuesto sobre el ingreso, el Seguro Social o Medicare sobre las propinas distribuidas.

Page Last Reviewed or Updated: 22-Jun-2016