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Tema 305, Mantenimiento de registros

Tax Topic 305

Los registros bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proveer respuestas si su declaración se selecciona para inspección o si usted recibe un aviso del .

Debe conservar los registros, tales como recibos, cheques cobrados y otros documentos que corroboran una partida de ingreso, una deducción o un crédito que aparece en una declaración siempre que estos puedan llegar a ser materiales en la administración de toda disposición del Código de Impuestos Internos, que por lo general sería hasta que venza el período de prescripción para esa declaración. Si se relaciona con una tasación de un impuesto que usted adeuda, ese período es de 3 años a partir de la fecha en la que presentó la declaración.  Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en su fecha de vencimiento.

No existe período de prescripción para tasar el impuesto cuando presenta una declaración fraudulenta o cuando no presenta una declaración. Si no declara ingreso que usted debió declarar y es más del 25% del ingreso bruto indicado en la declaración, el tiempo para tasarlo es 6 años a partir de la fecha en la que se presentó la declaración.

El período para presentar una reclamación para un crédito o reembolso, por lo general, es de 3 años a partir de la fecha en la que presentó su declaración original (o la fecha de vencimiento para presentar la declaración si ésta se presentó antes de esa fecha) o 2 años a partir de la fecha en la que pagó el impuesto, la fecha que sea posterior. El tiempo para presentar una reclamación por un excedente de pago resultante de una deducción por deuda incobrable o una pérdida resultante de valores bursátiles sin valor, es 7 años a partir de la fecha de vencimiento para presentar la declaración.

A usted le conviene guardar registros de la cobertura de seguro médico suya y de sus dependientes, incluidos los registros de cobertura proporcionada por un empleador o las primas pagadas y el tipo de cobertura privada, para que pueda comprobar que usted y los miembros de su familia tenían y han mantenido la cobertura esencial mínima requerida. Si reclama el crédito tributario de prima, necesitará información sobre cualquier pago de adelanto del crédito que reciba a través del Mercado de Seguros Médicos, las primas que pagó y el tipo de cobertura que obtuvo en el Mercado de Seguros Médicos. Si usted o cualquiera de los miembros de su familia están exentos de la cobertura mínima esencial, debe guardar los certificados de exención que reciba del Mercado de Seguros Médicos o cualquier otra documentación que apoye la exención que usted reclamó en su declaración de impuestos.

Si usted es un empleador, tiene que conservar todos sus registros de impuestos sobre la nómina al menos durante 4 años a partir de la fecha en la que el impuesto vence o se paga, la fecha que sea posterior. Para obtener más información, consulte la Publicación 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide (Circular E - Guía tributaria para empleadores), en inglés.

Si usted tiene un negocio, no hay ningún método en particular que tenga que utilizar para la teneduría de libros. Sin embargo, tiene que utilizar un método que refleje su ingreso bruto y sus gastos, de manera clara y precisa. Los registros deben documentar sus ingresos y gastos. La  Publicación 583 Starting a Business and Keeping Records (Cómo establecer un negocio y mantener los registros) y la Publicación 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos por viajes, entretenimiento, regalos y automóviles), ambas en inglés, proveen más información sobre la documentación necesaria para los contribuyentes que tienen gastos de negocio. Vea también nuestra página Mantenimiento de registros (en inglés) para obtener más información.  La Publicación 17 (SP), El Impuesto Federal sobre los Ingresos para Personas Físicas, ofrece más información sobre los requisitos de mantenimiento de registros para los contribuyentes individuales.

Page Last Reviewed or Updated: 30-Jan-2017