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Tema 758, Formulario 941 y 944 - Declaración Federal TRIMESTRAL de Impuestos del Patrono o Empleador

Tax Topic 758

Por lo general, usted tiene que presentar el Formulario 941, Employer's QUARTERLY Federal Tax Return (Declaración TRIMESTRAL de impuestos federales del empleador), o el Formulario 944(SP). Declaración ANUAL de Impuestos Federales del Patrono o Empleador, para declarar todo salario que ha pagado y las propinas que sus empleados le han informado a usted, así como los impuestos sobre la nómina (la retención del impuesto federal sobre los ingresos, la retención de los impuestos de Seguro Social y de Medicare, y la parte que le corresponde a usted de los impuestos de Seguro Social y de Medicare).  

Sólo los empleadores de pequeñas empresas que hayan recibido notificación del IRS para que presenten el Formulario 944(SP) pueden hacerlo. Para declarar salarios e impuestos de empleados agropecuarios, tiene que presentar el Formulario 943, Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees (Declaración federal anual de impuestos del empleador de empleados agrícolas), en inglés. 

Véase el Tema 760 que contiene los requisitos de declaración y depósito para los empleadores agrícolas.

Formulario 941

Se le exige presentar un Formulario 941 por separado cada trimestre. El primer trimestre abarca de enero a marzo. El segundo, de abril a junio. El tercer trimestre, de julio a septiembre. El cuarto, de octubre a diciembre. El Formulario 941 debe presentarse, por lo general, el último día del mes que sigue al final del trimestre. Por ejemplo, se le requiere presentar un Formulario 941 a más tardar el 30 de abril, por los salarios que pague durante el primer trimestre, de enero a marzo.

Si la fecha de presentación de la declaración es un sábado, domingo, o día feriado oficial, puede presentar la declaración el siguiente día laborable. El término “día feriado oficial” significa cualquier día festivo oficial en el Distrito de Columbia. Para ver una lista de los días feriados oficiales, consulte el capítulo 11 de la Publicación 15, (Circular E), Employer’s Tax Guide ((Circular E) Guía tributaria para empleadores), en inglés.

Formulario 944

Algunos empleadores que tienen nóminas pequeñas, incluidos los empleadores de organismos del gobierno, pueden presentar el Formulario 944(SP) anual, en vez de presentar el Formulario 941 cada trimestre, si se indica en su Formulario SS-4, Application for an Employer Identification Number (Solicitud de número de empleador). Por lo general, se debe presentar el Formulario 944(SP) para el 31 de enero del siguiente año. El propósito del Formulario 944(SP) es disminuir la carga a los empleadores pequeños, permitiéndoles presentar una declaración al año y en la mayoría de los casos pagar los impuestos sobre la nómina junto con la declaración.  El Formulario 944(SP) está diseñado para empleadores con una obligación tributaria anual de impuestos sobre la nómina de $1,000 o menos.

Los empleadores que podrían reunir los requisitos para presentar el Formulario 944(SP), debido a que su obligación tributaria anual estimada del impuesto sobre la nómina es de $1,000 o menos, y que quieren presentar este formulario, tienen que comunicarse con el IRS para solicitar presentar el Formulario 944(SP). No se les permite a los empleadores que presenten el Formulario 944(SP), salvo que el IRS les notifique que puedan hacerlo.

Esos empleadores a quienes se les requiere presentar el Formulario 944(SP), que prefieran presentar los Formularios 941, deben avisarle al IRS para solicitar presentar los Formularios 941 trimestrales. Los empleadores pueden llamar al IRS al 800-829-4933 entre el 1.º de enero de 2016 y el 1.º de abril de 2016 o enviar una solicitud por escrito con matasellos del 1.º de enero de 2016 hasta el 16 de marzo de 2016. Para obtener más información, consulte  las instrucciones para el Formulario 944(SP) (en formato pdf) y el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Tributario 2009-51), en inglés.

Los empleadores a quienes se les notifique que tienen que presentar el Formulario 944(SP), cuyos negocios crezcan durante el año y cuya obligación tributaria del impuesto sobre la nómina exceda de $1,000, igual tendrán que presentar el Formulario 944(SP) para el año. Los empleadores que excedan de dicho límite no pueden presentar el Formulario 941 hasta que el IRS les notifique que los requisitos para presentar la declaración se han cambiado al Formulario 941.

Para obtener información sobre o solicitar la presentación de Formularios 941 trimestrales o Formularios 944 anuales para declarar sus impuestos de Seguro Social, Medicare y federales retenidos sobre los ingresos, consulte las Instrucciones del Formulario 944 (en formato pdf) y las Instrucciones del Formulario 941 (en formato pdf).

Depósito de impuestos

Por lo general, a los empleadores se les requiere depositar los impuestos sobre la nómina en lugar de pagar los impuestos cuando se presenta el Formulario 941 o el Formulario 944(SP). Consulte la Publicación 15 o el Tema 757 para obtener información acerca de las reglas sobre cómo hacer los depósitos. Si ha depositado todos sus impuestos a tiempo, tendrá 10 días más después de la fecha límite, para presentar su declaración.

Ajustes y correcciones - En algunos casos, usted tiene que ajustar las cantidades informadas como impuestos al Seguro Social y a Medicare para llegar a la cantidad correcta de la responsabilidad de impuestos que le corresponde a usted.  Por ejemplo, el total de impuestos al Seguro Social y Medicare que aparece en el Formulario 941 o el Formulario 944(SP) puede variar en una pequeña cantidad del total que aparece en sus registros de nómina, debido a fracciones de centavos que haya ganado o perdido al redondear las cifras cada vez que hizo los cálculos de la nómina para cada empleado individualmente. 

Puede sumar o restar esta diferencia en la línea de ajustes a las fracciones de centavos. También, puede utilizar una línea de ajustes para declarar los impuestos al Seguro Social y Medicare que no pudo recaudar de las propinas de sus empleados, o por compensaciones salariales por enfermedad, pero por las cuales un tercero haya retenido los impuestos al Seguro Social y Medicare, como por ejemplo, una compañía de seguros. 

Si desea corregir un error en un Formulario 941 o Formulario 944(SP) presentado anteriormente, use el Formulario 941-X, Adjusted Employer's QUARTERLY Federal Tax Return or Claim for Refund (Ajuste a la declaración TRIMESTRAL de impuestos federales del empleador o reclamación de reembolso), en inglés, o el Formulario 944-X(SP), Ajuste a la Declaración Federal ANUAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, respectivamente.

Cómo calcular los impuestos

Las retenciones del impuesto federal sobre el ingreso y de los impuestos del Seguro Social y Medicare, se suman en los Formularios 941 y 944(SP). El impuesto neto resultante, es la cantidad de impuestos sobre la nómina que adeuda para el trimestre (Formulario 941) o para el año (Formulario 944(SP)). Si esta cantidad es $2,500 o más, indique en la Parte 2 del Formulario 941 la cantidad de su obligación tributaria para cada mes, o indique en la Parte 2 del Formulario 944(SP), si es depositante de itinerario mensual. Si presenta el Formulario 941 y es depositante bisemanal, declare su obligación tributaria en el Anexo B (Formulario 941), Report of Tax Liability for Semiweekly Schedule Depositors (Declaración de la obligación tributaria de depositantes de itinerario bisemanal), en inglés. 

Si presenta el Formulario 944(SP) y es depositante bisemanal, declare su obligación tributaria en el Formulario 945-A, Annual Record of Federal Tax Liability (Registro anual de la obligación tributaria federal), en inglés. El propósito de la Parte 2 del Formulario 941, Parte 2 del Formulario 944(SP), Anexo B del Formulario 941 y Formulario 945-A, es el de mostrar la responsabilidad tributaria para ese día de pago. El IRS utiliza esta información para determinar si depositó sus impuestos sobre la nómina a tiempo.

Programas de depósito

En la Parte 2 del Formulario 941 o en la Parte 2 del Formulario 944(SP), los depositantes mensuales tienen que indicar la cantidad combinada de impuestos al Seguro Social, Medicare y los impuestos federales sobre el ingreso retenidos que adeudan cada mes. Los depositantes bisemanales tienen que indicar en el Anexo B del Formulario 941 o en el Formulario 945-A, la cantidad combinada de impuestos al Seguro Social, Medicare y el impuesto federal sobre el ingreso retenido que adeudan cada día. 

Usted contrae la obligación tributaria sobre la nómina, cuando les paga el salario a sus empleados, no cuando termina el período de la nómina. Por ejemplo, si su período de nómina termina el 24 de septiembre, pero no le paga a sus empleados hasta el 1 de octubre, los salarios de éstos serían declarados en el cuarto trimestre, cuando usted realmente le pagó a los empleados sus salarios y asumió la obligación del impuesto, no en el tercer trimestre, cuando terminó el período de la nómina.

Multas

Es muy importante que complete la Parte 2 del Formulario 941, la Parte 2 del Formulario 944(SP), el Anexo B del Formulario 941 o el Formulario 945-A correctamente, o podría parecer que no depositó sus impuestos a tiempo. Existe una multa por depósito tardío entre el 2% y el 15%, dependiendo del período de tiempo que tardó en hacer el depósito.

Por lo general, salvo que usted reúna los requisitos para pagar los impuestos con su declaración, usted deberá haber depositado sus impuestos y no deberá tener saldo por pagar en los Formularios 941 y 944(SP). Si paga los impuestos con su declaración de impuestos y éstos debieron haber sido depositados, se le podría aplicar una multa.  Véanse el Tema 757 y la Publicación 15 que contienen las reglas sobre los depósitos y el pago de los impuestos con su declaración. Asegúrese de firmar y fechar el Formulario 941 o el Formulario 944(SP) antes de enviarlos por correo.

Información adicional

Consulte la Publicación 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide ((Circular E) Guía tributaria para el empleador), en inglés, para obtener más información sobre los requisitos para la presentación del Formulario 941 y el Formulario 944(SP).

Page Last Reviewed or Updated: 02-Mar-2016