Chủ đề 753 - Mẫu W-4 - Giấy Chứng Nhận Khấu Trừ của Nhân Viên

Topic 753 - Employee's Withholding Allowance Certificate

Thông tin tổng quát

Khi thuê một nhân viên, quý vị phải cho nhân viên điền một Mẫu Đơn W-4, Chứng Thư Cho Phép Khấu Lưu Thuế của Nhân Viên (Form W-4,  Employee's Withholding Allowance Certificate). Mẫu Đơn W-4 cho quý vị biết, với tư cách là một chủ nhân, tình trạng hôn nhân, số phần khấu lưu, và số tiền bổ túc để sử dụng khi quý vị khấu trừ thuế lợi tức liên bang từ lương của nhân viên. Nếu nhân viên không cung cấp cho quý vị một mẫu đơn W-4 điền đúng, quý vị phải khấu lưu thuế lợi tức liên bang từ tiền lương của người đó như là người độc thân và không có số phần khấu lưu.

Một nhân viên có thể thay đổi số phần khấu lưu hoặc tỷ lệ khấu lưu của mình (tình trạng hôn nhân) trên Mẫu Đơn W-4 cho bất kỳ một số lý do khi tình trạng cá nhân hay tài chính của người đó thay đổi. Nếu quý vị nhận được một Mẫu Đơn W-4 sửa đổi từ nhân viên, quý vị phải hiệu lực hóa bản này chậm nhất là bắt đầu kỳ lương đầu tiên kết thúc vào ngày hoặc sau 30 ngày kể từ ngày quý vị nhận được Mẫu Đơn W-4 sửa đổi. Quý vị phải tôn trọng yêu cầu đó, trừ khi xảy ra những trường hợp trình bày dưới đây trong các đoạn Mẫu Đơn W-4 Không Hợp LệThư Khóa.

Quý vị có thể tải về và in Mẫu Đơn W-4 đặt mua nhiều bản hoặc gọi số 800-TAX-FORM (800-829-3676) hay  800-829-4059 (người dùng TTY/TDD) (thứ Hai-thứ Sáu, 7:00 sáng đến 7:00 tối giờ địa phương, Alaska & Hạ Uy Di theo giờ Thái Bình Dương). Quý vị cũng có thể dùng Mẫu Đơn W-4 thay thế do mình soạn thảo thay vì Mẫu Đơn W-4 chánh thức, nếu trong đó cũng có các bảng, phần hướng dẫn và tờ lược toán y như trong Mẫu Đơn W-4 có hiệu lực vào thời điểm đó. Mẫu Đơn W-4 thay thế phải dùng lời văn giống hệt như ở Mẫu Đơn W-4 chánh thức, và phải đáp ứng các quy định hiện hành của IRS về tờ khai thay thế. Quý vị không thể chấp nhận một mẫu thay thế do nhân viên nộp, và nhân viên nộp trình một mẫu như vậy sẽ được coi là không cung cấp một Mẫu Đơn W-4.

Mẫu Đơn W-4 bao gồm các tờ lược toán chi tiết giúp nhân viên tính số khấu lưu chính xác của mình. Các nhân viên cũng có thể truy cập Công Cụ Chiết Tính Tiền Khấu Lưu (của IRS) để được giúp đỡ điền Mẫu Đơn W-4. Ngoại nhân không phải là cư dân phải làm theo hướng dẫn đặc biệt khi điền vào Mẫu Đơn W-4. Hãy yêu cầu các nhân viên là ngoại nhân không thường trú phải xem hết Thông Báo 1392, Hướng Dẫn Bổ Túc Mẫu Đơn W-4 cho Ngoại Nhân Không Thường Trú,Hướng Dẫn cho Mẫu Đơn 8233, Miễn Khấu Lưu Tiền Công theo Dịch Vụ Cá Nhân Độc Lập (và Một Số Người Thuộc Quyền) của Ngoại Nhân Không Thường Trú, trước khi điền vào Mẫu Đơn W-4.

Quý vị có thể thiết lập một hệ thống điện tử để nhận Mẫu Đơn W-4 từ nhân viên của quý vị. Xin xem Điều Lệ Thuế Việc Làm đoạn 31.3402(f)(5)-1(c) để biết thêm thông tin.

Quý vị có thể cung cấp Mẫu Đơn W-4(SP), Giấy Chứng nhận Chỉ số Khấu lưu của Nhân viên bằng phiên bản Tây Ban Nha, thay cho Mẫu Đơn W-4 cho các nhân viên của quý vị nói tiếng Tây Ban Nha.

Quý vị nên thông báo cho nhân viên của quý vị biết tầm quan trọng cần đệ nộp Mẫu Đơn W-4 chính xác. Nhân viên có thể bị phạt $500 nếu người đó nộp, nhưng không có lý do chánh đáng, Mẫu Đơn W-4 có thuế được khấu lưu thấp hơn đòi hỏi. Xin tham khảo Ấn Bản 17, Thuế Lợi Tức Liên Bang cho Cá Nhân (Publication 17, Your Federal Income Tax For Individuals), Chương 4.

Muốn biết thông tin phụ trội, xin tham chiếu Ấn Bản 15 (Thông Tư E), Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở (Publication 15, (Circular E), Employer's Tax Guide), và Ấn Bản 505, Khấu Lưu Thuế và Thuế Ước Tính. Muốn biết thủ tục để khấu lưu thuế lợi tức trên tiền lương của nhân viên là ngoại nhân không cư trú, tham khảo Thông Báo 2005-76Ngoại Nhân Làm Việc Tại Hoa Kỳ.

Miễn Trừ Khấu Lưu

Nếu nhân viên hội đủ điều kiện, thì người này có thể dùng Mẫu Đơn W-4 để cho quý vị biết không khấu trừ thuế lợi tức liên bang từ tiền lương của họ. Để hội đủ điều kiện cho tình trạng miễn thuế này, nhân viên phải không có trách nhiệm thuế đối với năm trước và phải dự trù sẽ không có trách nhiệm thuế cho năm hiện tại. Mẫu Đơn W-4 khai trường hợp miễn khấu lưu sẽ chỉ hợp lệ trong niên lịch nào mẫu đó được nộp cho hãng sở. Để tiếp tục được miễn khấu lưu trong năm tới, một nhân viên phải cung cấp cho quý vị một Mẫu Đơn W-4 mới tuyên bố tình trạng miễn thuế vào hay trước ngày 15 tháng Hai năm đó. Nếu nhân viên không cung cấp cho quý vị một Mẫu Đơn W-4 mới, hãy khấu lưu thuế như thể người đó độc thân và không có chỉ số khấu lưu. Tuy nhiên, nếu quý vị có một Mẫu Đơn W-4 trước đó (không tuyên bố tình trạng miễn thuế) cho nhân viên này, mà hợp lệ, khấu lưu thuế như quý vị đã làm trước đây.

Mẫu Đơn W-4 Bất Hợp lệ

Bất cứ thay đổi hoặc bổ túc trái phép nào cho Mẫu Đơn W-4, sẽ làm cho nó bất hợp lệ. Điều này bao gồm cả lời ghi mà nhân viên xác nhận rằng mẫu này chính xác, các xóa bỏ trên mặt của mẫu, hoặc bất cứ lời viết nào khác hơn với các điều yêu cầu. Một Mẫu Đơn W-4 cũng bất hợp lệ nếu, tới ngày nhân viên đưa mẫu này cho quý vị, họ cho biết theo bất cứ cách nào, là mẫu này sai. Khi quý vị nhận được một Mẫu Đơn W-4 bất hợp lệ, đừng sử dụng nó để ấn định khấu lưu thuế lợi tức liên bang. Hãy nói với nhân viên rằng mẫu đó không hợp lệ và yêu cầu một bản khác. Nếu nhân viên không cung cấp cho quý vị một mẫu hợp lệ, xin khấu lưu thuế như nhân viên là người độc thân và không có chỉ số khấu lưu. Tuy nhiên, nếu quý vị có một Mẫu Đơn W-4 trước đó cho nhân viên này, mà hợp lệ, khấu lưu thuế như quý vị đã làm trước đây.

Điều Kiện Lưu Giữ Hồ Sơ

Sau khi nhân viên hoàn thành và ký Mẫu Đơn W-4, quý vị phải giữ nó trong hồ sơ của quý vị trong ít nhất 4 năm (Xem Ấn Bản 15 (Thông Tư E), Chỉ Dẫn Thuế của Chủ Nhân). Mẫu này kiểm chứng rằng quý vị khấu trừ thuế lợi tức liên bang theo chỉ thị của nhân viên và cần phải có sẵn để kiểm tra nếu IRS yêu cầu. Mẫu Đơn W-4 vẫn có thể bị duyệt xét. Quý vị có thể được chỉ thị (trong một giấy thông báo hoặc trong bản hướng dẫn được phổ biến trong tương lai) gửi các Mẫu Đơn W-4 cho IRS. Quý vị phải có thể cung cấp một bản in của một Mẫu Đơn W-4 điện tử.

Thư Khóa

IRS sử dụng thông tin báo cáo trên các Mẫu Đơn W-2, Bản Khai Thuế và Lương Bổng, để nhận định nhân viên có vấn đề về tuân hành khấu lưu. Trong một số trường hợp, nếu có vấn đề nghiêm trọng về việc khấu lưu quá thấp đối với một nhân viên nào đó, IRS có thể ra một thông báo (thường được gọi là một "thư khóa") để xác định với quý vị mức khấu lưu và số phần khấu lưu tối đa được phép cho một nhân viên nào đó để chiết tính mức khấu lưu đòi hỏi. IRS sẽ cho nhân viên một cơ hội để tranh chấp quyết định trước khi quý vị điều chỉnh khấu lưu dựa trên thư khóa.

IRS sẽ gửi một bức thư gửi cho nhân viên giải thích rằng IRS sẽ đòi hỏi quý vị phải bắt đầu khấu lưu thêm lợi tức trừ khi nhân viên liên lạc với IRS để giải thích lý do tại sao nhân viên không nên bị tăng khấu lưu. Một số điện thoại miễn phí và địa chỉ đơn vị lo liệu chương trình này sẽ được cung cấp trong thư. Theo một biện pháp bảo toàn bổ túc, quý vị cũng sẽ nhận được một thông báo để cung cấp cho nhân viên.

Sau khi thư khóa có hiệu lực thi hành, quý vị phải bỏ qua bất cứ Mẫu Đơn W-4 nào đưa đến kết quả khấu lưu thuế ít hơn, cho đến khi IRS thông báo cho quý vị điều trái lại. Tuy nhiên, quý vị phải tôn trọng bất kỳ Mẫu Đơn W-4 nào mà có kết quả khấu lưu thuế lợi tức nhiều hơn tỷ lệ khấu trừ và các chỉ số khấu lưu ghi trong thư khóa. Chủ nhân sử dụng hệ thống Mẫu Đơn điện tử W-4, phải chắc là nhân viên không thể ghi đè lên các thư khóa để giảm khấu lưu qua một hệ thống Mẫu Đơn W-4 điện tử. Các điều khoản trong thư khóa cũng áp dụng cho các nhân viên được mướn lại trong vòng 12 tháng kể từ ngày thông báo.

Sau khi thư khóa có hiệu lực thi hành, nếu nhân viên muốn được miễn trừ hoàn toàn khỏi khấu lưu hoặc tuyên bố một tỷ lệ khấu lưu, số khấu lưu, hoặc số tiền bổ túc mà kết quả là thuế lợi tức khấu lưu thấp hơn mức trong thư khóa, thì nhân viên phải liên lạc với IRS. Một số điện thoại miễn phí và địa chỉ đơn vị lo liệu chương trình này sẽ được cung cấp trong bức thư khóa.