IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Chủ đề 305 - Lưu Giữ Hồ Sơ

Topic 305  Recordkeeping

Các hồ sơ ngăn nắp sẽ giúp việc soạn đơn khai thuế được dễ dàng hơn và giúp chuẩn bị các câu trả lời nếu đơn của quý vị được chọn để kiểm tra hoặc nếu quý vị nhận được một thông báo của IRS.

Các hồ sơ, như hóa đơn, chi phiếu đã dùng và các tài liệu khác dùng để chứng minh lợi tức, hoặc khấu trừ, hoặc tín dụng hiện diện trên đơn khai thuế phải được lưu giữ lại cho đến khi nào chúng có thể là tài liệu trong việc áp dụng bất cứ điều khoản nào của Luật Thuế Vụ, vốn thông thường phải lưu giữ cho đến thời hạn chấm dứt cho đơn khai đó. Đối với việc giám định thuế mà quý vị nợ, thời hạnnày thường là 3 năm kể từ ngày quý vị khai thuế. Các đơn khai thuế nộp trước ngày đáo hạn thì cũng được coi là nộp vào ngày đáo hạn.

Không có thời hạn để giám định thuế khi khai thuế gian lận hoặc khi không khai thuế. Nếu lợi tức thu nhập mà quý vị cần phải báo cáo lại không báo cáo, và lợi tức thu nhập đó cao hơn 25% tổng lợi tức thu nhập ghi trong đơn khai thuế, thời gian giám định là 6 năm kể từ ngày khai thuế.

Để nộp đơn xin hưởng tín dụng hoặc tiền hoàn trả thuế, thời gian để xin hưởng là 3 năm kể từ ngày nộp  đơn khai thuế gốc (hoặc ngày đáo hạn khai thuế nếu nộp trước ngày đó), hoặc 2 năm kể từ ngày trả tiền thuế, tùy theo ngày nào đến sau. Để nộp đơn yêu cầu bồi hoàn cho tiền trả quá nhiều từ khấu trừ nợ xấu hay do mất mát vì chứng khoán mất giá trị thì thời gian để xin là 7 năm kể từ ngày phải khai thuế.

Quý vị nên lưu giữ hồ sơ bao trả bảo hiểm chăm sóc sức khỏe của riêng mình và của gia đình, bao gồm hồ sơ hãng làm bao trả hay cung cấp bảo phí và loại bao trả cho bảo hiểm tư, để quý vị có thể cho thấy mình và các thân quyến có và vẫn giữ bảo hiểm cần thiết tối thiểu. Nếu yêu cầu bồi hoàn tín thuế cho bảo phí thì quý vị (Premium Tax Credit) cần thông tin về tiền trả khấu trừ trước mà quý vị đã nhận thông qua Health Insurance Marketplace, bảo phí mà quý vị đóng, và loại bao trả quý vị được tại Marketplace. Nếu quý vị hay bất cứ thân quyến nào của mình được miễn bảo hiểm cần thiết tối thiểu thì quý vị nên giữ lại chứng nhận miễn trừ mà quý vị có thể nhận từ Marketplace hay bất cứ tài liệu nào chứng minh miễn trừ yêu cầu trên đơn khai thuế của quý vị.

Nếu có thuê nhân viên, quý vị phải lưu giữ tất cả hồ sơ thuế làm việc ít nhất 4 năm sau khi thuế đến hạn hoặc được trả, tùy theo ngày nào đến sau. Muốn biết thêm thông tin, xin xem Ấn Bản 15 (Thông Tư E),  Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở (Publication 15 (Circular E), Employer's Tax Guide).

Nếu quý vị trong ngành kinh doanh, không có phương pháp đặc biệt nào để giữ sổ sách kế toán mà quý vị phải sử dụng. Tuy nhiên, quý vị phải sử dụng một phương pháp phản ảnh rõ ràng và chính xác tổng thu nhập và chi phí của quý vị. Các hồ sơ phải chứng minh được thu nhập và các chi phí của quý vị. Ấn Bản 583, Bắt Đầu Một Doanh Nghiệp và Giữ Sổ Sách (Publication 583, Starting a Business and Keeping Records), và Ấn Bản 463, Du Lịch, Giải Trí, Quà Tặng, và Chi Phí Xe (Publication 463. Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses), cung cấp thêm thông tin về các tài liệu cần thiết cho người khai thuế với các chi phí kinh doanh.  Ấn Bản 17, Thuế Lợi Tức Liên Bang cho Cá Nhân (Publication 17, Your Federal Income Tax for Individuals), cung cấp thêm thông tin về đòi hỏi lưu giữ hồ sơ cho cá nhân.

Page Last Reviewed or Updated: 12-Aug-2016