IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Chủ đề 752 - Nộp Mẫu Đơn W-2 và Mẫu Đơn W-3

Topic 752  Filing Forms W-2 and W-3

Mẫu Đơn W-2

Chủ nhân phải điền, nộp bằng điện tử hay qua bưu điện cho Cơ Quan An Sinh Xã Hội (SSA) và cung cấp cho nhân viên của họ Mẫu Đơn W-2, Khai Trình Thuế và Lương Bổng (Form W-2, Wage and Tax Statement), cho thấy tiền lương và các tiền thuế đã khấu lưu trong năm cho mỗi nhân viên. Vì Mẫu Đơn W-2 là tài liệu duy nhất được sử dụng để truyền thông tin về lương An Sinh Xã Hội và Medicare trong năm của nhân viên, việc soạn mẫu đơn W-2 một cách chính xác và kịp thời là một điều rất quan trọng.

Mẫu Đơn W-3

Bất cứ ai bắt buộc phải nộp Mẫu Đơn W-2 cũng phải nộp Mẫu Đơn W-3, Chuyển Phát Báo Cáo Lương và Thuế, để truyền Bản A của Mẫu Đơn W-2 cho SSA. Tổng số tiền được báo cáo trên các mẫu đơn thuế liên hệ đến việc làm (Mẫu Đơn 941, Mẫu Đơn 943, Mẫu Đơn 944 hoặc Bản Khai H (Mẫu Đơn 1040) cho năm) phải giống với số tiền được báo cáo trên Mẫu Đơn W-3. Nếu quý vị có thắc mắc về một ô nào đó trên Mẫu Đơn W-2, hoặc W-3, xin tham chiếu các hướng dẫn giải thích chi tiết của mỗi ô. Địa chỉ gửi thư cho Bản A của Mẫu Đơn W-2 và Mẫu Đơn W-3 được liệt kê trong các Hướng Dẫn Tổng Quát cho Mẫu Đơn W-2 và W-3 (PDF). Xin nhớ đặt Mẫu Đơn W-3 khi quý vị đặt các Mẫu Đơn W-2.

Nộp Ở Đâu và Khi Nào

Mẫu Đơn W-2 chánh thức có sẵn là một tập mẫu nhiều bản. Tập mẫu cung cấp tất cả sáu bản mà người sử dụng có thể cần cho mỗi Mẫu Đơn W-2 (Bản A, Bản 1, Bản B, Bản C, Bản 2, và Bản D). Quý vị phải gởi Bản A của (các) Mẫu Đơn W-2 đến SSA cùng với Mẫu Đơn W-3, Truyền Chuyển Bản Khai Trình Thuế và Lương Bổng, với hạn chót là ngày cuối cùng của Tháng Hai. Ngày đáo hạn đặc biệt được áp dụng nếu quý vị đã chấm dứt kinh doanh của quý vị hoặc quý vị nộp đơn điện tử. Mẫu Đơn W-3 và Bản A của mỗi Mẫu Đơn W-2 mà quý vị gửi đến SSA phải ở dạng dễ quét hình và có thể đặt lấy trực tuyến (các bản khai thông tin và tờ khai của hãng sở) ở mục Đặt Trực Tuyến để Lấy Thông Tin Khai Thuế và về Hãng Sở (Online Ordering for Information Returns and Employer Returns), hoặc bằng cách gọi số 800-TAX-FORM (800-829-3676). Xin tham chiếu Hướng Dẫn Tổng Quát cho Mẫu Đơn W-2 và W-3 (PDF) để biết thêm thông tin. Gửi Bản 1, nếu áp dụng, đến sở thuế của thành phố, tiểu bang hoặc địa phương của quý vị. Xin liên lạc với sở thuế tiểu bang, thành phố hoặc địa phương để biết các điều kiện và thông tin chuyển. Quý vị phải lưu dụng bản dành cho hãng sở (Bản D) suốt 4 năm.

Quý vị phải đưa các Bản B, C và 2 của Mẫu Đơn W-2 cho nhân viên vào hay trước ngày 1 tháng Hai, 2016. Quý vị sẽ đáp ứng yêu cầu cung cấp nếu mẫu đơn được đề địa chỉ đúng và gởi vào hay trước ngày đáo hạn. Nếu một nhân viên ngừng làm việc cho quý vị trước khi hết năm, quý vị có thể đưa Mẫu Đơn W-2 cho cựu nhân viên của quý vị bất cứ lúc nào trước ngày 1 tháng Hai, 2016 nhưng không muộn hơn ngày 1 tháng Hai, 2016. Nếu nhân viên của quý vị yêu cầu Mẫu Đơn W-2, quý vị phải đưa bản B, C, và 2 cho nhân viên nội trong 30 ngày kể từ ngày yêu cầu, hoặc nội trong 30 ngày kể từ ngày trả lương cuối cùng, tùy theo điều nào đến sau.

Soạn Mẫu Đơn W-2

  • Ghi tất cả các mục bằng mực đen, và nếu có thể, dùng một phông chữ Courier 12 chấm. Các mục ghi được đọc bằng máy. Chữ viết tay, tập lệnh hoặc phông in nghiêng hoặc các mục ghi với mực khác hơn mực đen thì không thể đọc được.
  • Ghi tất cả đồng đô la mà không ghi dấu hiệu đồng đô la và dấu phẩy, dùng dấu thập phân (00000.00). Ghi phần tiền xu hay số không nếu không có xu nào.
  • Xin đừng tẩy xóa, gạch ngang, hoặc bôi trắng. Bản A phải hoàn toàn không có lỗi. Nếu quý vị làm một lỗi, đặt một dấu "X" trong ô "Bỏ", sử dụng Mẫu Đơn W-2 kế tiếp và bắt đầu lại. Đừng viết "sửa chữa" vào Mẫu Đơn W-2 kế tiếp.
  • Vì Mẫu Đơn W-2 được in với hai mẫu trên một trang đơn, gửi nguyên trang của Bản A (trang in bằng mực đỏ) đến SSA dù là một mẫu trống hay bỏ. Xin đừng cắt hoặc gấp trang. Xin đừng đóng đinh ghim các Mẫu Đơn W-2 với nhau, hoặc với Mẫu Đơn W-3.
  • Nếu một ô không áp dụng, xin để trống.

Sửa Đổi

Nếu quý vị phát hiện ra một lỗi trên mẫu đơn W-2 của một nhân viên sau khi đã gửi cho SSA, xin nộp một Mẫu Đơn W-2c, Báo Cáo Lương và Thuế Được Sửa đổi. Xin nộp Mẫu Đơn W-3c, Báo Cáo Chuyển Phát Lương và Thuế Được Sửa đổi, bất cứ lúc nào quý vị nộp Mẫu Đơn W-2c với SSA. Tham khảo Hướng Dẫn Tổng Quát cho Mẫu Đơn W-2 và W-3 (PDF) để biết thêm thông tin.

Yêu Cầu Điện Tử

Chủ nhân nộp 250 Mẫu Đơn W-2 hoặc nhiều hơn, phải nộp điện tử ngoại trừ được phép miễn của IRS. Tất cả các chủ nhân được khuyến khích nộp các Mẫu Đơn W-2 bằng điện tử. Nếu quý vị nộp Mẫu Đơn W-2 bằng điện tử, ngày đáo hạn là Ngày 31 Tháng Ba. Để có thêm thông tin về việc nộp đơn điện tử, xin tham chiếu Hướng Dẫn Tổng Quát cho Mẫu Đơn W-2 và W-3 và Chủ Đề 801, Chủ Đề 802 và Chủ Đề 803. Quý vị có thể thu thập thêm thông tin về nộp đơn điện tử Mẫu Đơn W-2 từ Dịch vụ Doanh nghiệp Trực Tuyến (Business Service Online, hay BSO) của SSA hoặc liên lạc với Chi Nhánh Báo Cáo Nhân Viên của SSA tại 800-772-6270.

Thông Tin Thêm

Để biết thêm thông tin, xin tham chiếu:

  • Ấn Bản 15, (Thông Tư E), Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở,
  • Ấn Bản 51, (Thông Tư A), Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở Canh Nông,
  • Ấn Bản 15- A, Hướng Dẫn Thuế Bổ Túc cho Hãng Sở,
  • Mẫu Đơn 8809, Đơn Xin Gia Hạn Thời Gian Nộp Đơn Khai Thuế,
  • Mẫu Đơn 8508, Yêu Cầu Miễn Trừ Nộp Đơn Khai Thuế bằng Điện Tử,
  • Ấn Bản 1141, Điều Lệ Chung và Quy Cách cho các Mẫu Thay Thế W-2 và W-3, và
  • Ấn Bản 1223, Điều Lệ Chung và Quy Cách cho các Mẫu Thay Thế W-2c và W-3c.
Page Last Reviewed or Updated: 14-Aug-2016