IRS Logo
Print - Click this link to Print this page

Phải lưu giữ hồ sơ trong bao lâu?

English

Quãng thời gian phải lưu giữ tài liệu còn tùy vào hành động, phí tổn hay sự kiện được ghi trong tài liệu đó. Nói chung quý vị phải giữ kỹ những hồ sơ chứng minh cho lợi tức hoặc khoản khấu giảm trên tờ khai thuế cho tới khi thời kỳ hạn định đối với tờ khai đó không còn hiệu lực nữa.

Thời kỳ hạn định là khoảng thời gian quý vị có thể tu chỉnh tờ khai thuế của mình để xin tín thuế hay đòi hoàn tiền, hoặc khoảng thời gian IRS có thể đánh thuế phụ trội. Thông tin dưới đây chỉ rõ các thời kỳ hạn định áp dụng cho tờ khai thuế lợi tức. Các năm nơi đây nhắc đến thời kỳ sau khi nộp tờ khai thuế, trừ khi có quy định khác. Tờ khai đã nộp trước ngày đáo hạn được xem như đệ nộp vào ngày đáo hạn.

Lưu ý: Hãy giữ kỹ bản sao của những tờ khai thuế đã nộp, từ đó quý vị sẽ dễ tính toán và điền các tờ khai thuế về sau này nếu muốn nộp tờ khai có tu chỉnh.

Thời Gian Giới Hạn áp dụng cho tờ khai thuế lợi tức

  1. Các trường hợp (4), (5), (6) ở dưới không áp dụng cho quý vị; lưu giữ hồ sơ trong 3 năm.
  2. Quý vị đệ đơn xin tín thuế hay đòi hoàn tiền* sau khi nộp tờ khai; lưu giữ hồ sơ trong 3 năm kể từ ngày nộp tờ khai thuế ban đầu, hoặc 2 năm tính từ ngày đã trả tiền thuế, tùy vào điều nào trễ hơn.
  3. Quý vị khai khoản thua lỗ do chứng khoán bị mất giá trị hoặc khoản khấu giảm nợ khó đòi; lưu giữ hồ sơ trong 7 năm.
  4. Quý vị không báo cáo phần lợi tức mình phải tường trình, và giá trị này lớn hơn 25% tổng lợi tức ghi trên tờ khai của quý vị; lưu giữ hồ sơ trong 6 năm.
  5. Quý vị không khai thuế; lưu giữ hồ sơ vô hạn định.
  6. Quý vị nộp tờ khai gian dối; lưu giữ hồ sơ vô hạn định.
  7. Hãy lưu giữ mọi hồ sơ thuế việc làm trong ít nhất 4 năm sau ngày đáo hạn khai thuế hoặc ngày nộp thuế, tùy vào điều nào trễ hơn.

Phải nêu những câu hỏi sau đây cho mỗi hồ sơ khi quý vị suy xét nên lưu giữ hay dẹp bỏ tài liệu.

Hồ sơ này có liên quan tới tài sản không? (Are the records connected to assets?)

Hãy lưu giữ hồ sơ liên quan đến tài sản cho tới khi thời kỳ hạn định không còn hiệu lực trong năm quý vị phát mãi tài sản theo giải pháp chịu thuế. Quý vị phải giữ kỹ những hồ sơ này để tính mọi khoản khấu hao, trừ dần hoặc chiết khấu hư mòn, và tính tiền lời hay lỗ khi bán hoặc phát mãi tài sản theo cách khác.

Nói chung, nếu quý vị nhận tài sản theo phương thức trao đổi không bị đánh thuế, thì giá căn bản của tài sản đó cũng giống y như giá căn bản của tài sản đã trao đi, cộng với bất cứ món tiền nào quý vị trả. Quý vị phải giữ kỹ hồ sơ về tài sản cũ - cũng như tài sản mới - cho tới khi thời kỳ hạn định không còn hiệu lực trong năm quý vị phát mãi tài sản mới theo giải pháp chịu thuế.

Tôi nên làm gì với các hồ sơ không liên quan gì đến thuế của tôi? (What should I do with my records for nontax purposes?)

Khi hồ sơ của quý vị không còn cần thiết cho mục đích thuế nữa, đừng bỏ hồ sơ này cho đến khi quý vị biết chắc là sẽ không cần phải giữ lại hồ sơ cho các mục đích khác. Thí dụ như hãng bảo hiểm hoặc những nơi cho vay có thể yêu cầu quý vị giữ hồ sơ này lâu hơn là yêu cầu của IRS.

Page Last Reviewed or Updated: 16-Aug-2016