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2. 會計週期和處理方法

English

目錄 (Table of Contents)


導言 (Introduction)

您必須採用一種會計處理方法來清楚計算您在稅務年度(會計週期)的收入和支出並申報所得稅

 


實用資料-您可以參閱的相關文獻: (Useful Items - You may want to see:)

國稅局刊物

  • 538 會計週期和方法(Accounting Periods and Methods)

請參閱第12章瞭解如何取得刊物和表格的資訊。

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會計周期 (Accounting Periods)

在準備收入和支出報表時(通常是您的所得稅報稅表),您必須使用在某個稱為會計週期的具體間隔期的帳簿和記錄。您的所得稅報稅表的年度會計週期稱為 稅務年度。您可以使用以下任一種稅務年度。

  • 日曆稅務年度
  • 財政稅務年度

除非您有規定的稅務年度,否則您的稅務年度就是您第一次申報所得稅報稅表所採用的稅務年度。規定的稅務年度是指國內稅收法和所得稅條例中規定的稅務年度。

日曆稅務年度 (Calendar tax year) - 一個日曆稅務度是指從1月1日開始至12月31日結束的連續12個月。

如果有下列情況,您必須採用日曆稅務年度。

  • 您沒有使用帳簿。
  • 您沒有年度會計週期。
  • 您現在的稅務年度沒有資格作為財政年度。
  • 您採用的日曆稅務年度是國內稅收法和所得稅條例中規定的。

如果您第一次申報所得稅的報稅表時採用日曆年度,而您之後以獨資經營業主身份開始營業,您必須繼續使用日曆稅務年度,除非國稅局同意您更改或在其他無須國稅局批准的情況下更改。欲瞭解詳情,請參閱下文更改稅務年度。

如果您採用日曆稅務年度,您必須在每年1月1日至12月31日的期間內保持您的帳簿和記錄並申報您的收入和支出。

財政稅務年度 (Fiscal tax year) - 一個財政稅務年度是指除了12月份之外在任何一個月最後一天結束的連續12個月。一個52至53周稅務年度是一個有52或53周,但不必在一個月的最後一天結束的財政稅務年度。

如果您採用財政稅務年度,您必須採用相同的稅務年度來保持您的帳簿和記錄並申報您的收入和支出。

如果您需要有關財政稅務年度,包括52至53周稅務年度的更多資訊,請參閱538號刊物。

更改稅務年度 (Change in tax year) - 一般而言,您必須申報1128表【採用、更改或保留稅務年度申請表】(Application To Adopt, Change, or Retain a Tax Year),向國稅局要求批准更改您的稅務年度。請參閱1128表有關例外的說明。如果您有資格獲得自動批准則不需要付使用者費。如果您沒有資格獲得自動批准,必須要求作出裁定。如果您要求作出裁定,請參閱1128表說明,以瞭解使用者費用情況。

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會計處理方法 (Accounting Methods)

會計方法是指一套用於確定何時及如何申報收入和支出的規定。您的會計方法不僅包括您採納的總體會計方法,還包括所有重大項目的會計處理。

在您第一次為經營的業務申報所得稅報稅表和C副表時,您就為自己的業務選擇了會計方法。在此之後,如果您想更改您的會計方法,一般您必須得到國稅局的批准。請參閱下文的更改會計方法一節。

方法種類 (Kinds of methods) -   一般而言,您可以使用以下一種會計處理方法:

  • 現金收付會計法
  • 應計累積法
  • 某些收支項目的特別會計方法
  • 採用上述兩種或以上的合併方法

您必須採用相同的會計方法計算您的課稅收入以及保持您的帳簿。另外,您必須使用一種能明確表明您收入的會計方法。

業務和個人項目 (Business and personal items) - 您可以採用不同的會計方法記入您經營的業務和個人項目。例如,儘管您採用現金收付會計方來計算您的個人項目,您可以採用應計累積法來計算營業收入。

兩種或以上的業務 (Two or more businesses) - 如果您有兩種或以上分別不同的業務,您可採用不同的會計方法,前提是該方法能明確反映每種業務的營業收入。只有您為每種業務保持完整而分別的帳簿和記錄,它們才是分別不同的業務。

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現金收付會計法 (Cash Method)

大多數個人和許多沒有庫存的獨資經營業主都採用現金收付會計法,因為他們認為保持現金收付會計法的記錄比較容易。但是,如果計算您的收入需要考慮庫存,一般而言您必須採用應計累積法記入銷售和購買。欲瞭解詳情,請參閱下文的庫存 一節。

收入 (Income)

根據現金收付會計法,把您在稅務年度中所有實際或推定收入計入您的總收入之中。如果您收到財產或服務,您必須把財產或服務的公平的市價計入您的收入之中。
 

範例: Sycamore太太在2015年12月30日寄給您為她提供室內裝潢服務的一張支票。您在2016年1月2日收到這張支票。您必須把這張支票的金額包括在2016年的收入中。

被視為已獲得 (Constructive receipt) - 當某金額貸記到您的帳戶或可以無限制地供您使用,您就有被視為已獲得的收入。您不需實際擁有它。如果您授權某人當您的代理為您接受收入,當您的代理人收到收入時,您即被視為收到收入。
 

範例: 利息在2016年12月貸記到您銀行帳戶內。您直到2017年才取出或存入您的儲蓄帳戶。您必須把它計入2016年的總收入中。

延遲接受收入 (Delaying receipt of income) - 您不能把持一個稅務年度的支票或延遲擁有類似財產到另一個稅務年度,以逃避支付該收入的所得稅。您必須在收到該財產或可以無限制地供您使用的年度申報該收入。
 

範例: 服務承包商Frances Jones應在2016年12月收到$10,000的合約付款。她被告知12月可以收到付款。但她要求等到2017年1月再付給她。她必須在她2016年的收入中包括該筆付款,因為被視為在2016年獲得的。

支票 (Checks): 在稅務年度的年底收到的有效支票應作為該年被視為已獲得的收入,儘管您要等到第二年才能兌現或存入該支票。
 

範例: Redd醫生在2016年12月31日收到一位病人的一張$500的有效支票。她要等到2017年1月2日才能把這張支票存到她的公司帳戶內。她必須把這筆費用包括在她的2016年收入中。

另一個人支付或註銷的債務 (Debt paid by another person or canceled) -  如果您的債務由另一個人支付或被您的債權人註銷,您可能必須把這筆減免債務的一部分和全部作為收入申報。如果您這樣收到收入,當債務註銷或償付時您推定收到了這筆收入。欲瞭解詳情,請參閱第5章收入種類的註銷的債務一節。

償付收入 (Repayment of income) -  如果您在收入中包括了一筆金額,但在隨後一年您必須償還全部或部分金額,通常您可在償還的當年扣除償還款。如果您的償還金額超過$3,000,則適用一項特別規定。欲瞭解特別規定的細節,請參閱535號刊物【營業費用】(Business Expenses)第11章的償還款一節。

費用 (Expenses)

根據現金收付會計法,您一般在實際支付費用的稅務年度減去該費用。這包括您對支付責任有異議的營業費用。但是,您也許不能扣除預先支付的費用或者您可能需要資本化某些費用,這將在後面下文的統一資本化規則中解釋。 

預先支付的費用 (Expenses paid in advance) - 您只可在適用於您預先支付的年份扣除該項支出。
 

範例: 您是一個日曆年度納稅人,而且您在2016年為購買從7月1日起生效的一年期業務保險支付了$1,000。您可在2016年扣除$500,並在2017年扣除$500。

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應計累積法 (Accrual Method)

根據應計累積法,一般而言您在發生收益和扣除或資本化支出的當年申報收入。應計累積法目的是讓收入和支出在正確的年份吻合。

收入 - 一般規定 (Income - General Method)

根據應計累積法,一般而言您把您有權收到一筆金額的情況都已發生而且可以合理準確地確定的金額計入那個稅務年度的總收入中。

範例: 您是日曆年度的應計累積法納稅人。您在2016年12月28日賣出了一台電腦。您在2017年1月的第一個星期向該顧客寄出帳單,但是您直到2017年2月份才收到付款。您必須把出售該電腦所收到的金額記入2016年的收入中。

收入 - 特殊規定 (Income - Special Rule)

以下是適用於預付款、預估收入和更改為服務付款期的特殊規定。

預估收入 (Estimated income) - 如果您在總收入中包括合理預估的金額,但隨後確定的實際金額不一致,請把差額記入您確定該金額的那個稅務年度。

更改服務付款期 (Change in payment schedule for services) - 如果您按照合約規定的基本費率提供服務,您必須按基本費率應計收入,即使您同意在完成服務之前以較低的費率收取付款,然後再收取其中的差額。

預付服務款 (Advance payments for services) -  一般而言,您把預先支付以後稅務年度提供的服務款項在您收到付款的當年作為收入申報。但是,如果在您同意的條件下您收到下一個稅務年度末以前提供服務的預付款,您可選擇延遲把預付款作為下一稅務年度的收入。但是,您不能把任何預付款延遲到那個稅務年度之後。

欲瞭解詳情,請參閱刊物538中應計累積法下的預付服務款一節。該刊物也解釋了申報下列類別收入的特殊規定。

  • 服務協議的預付款
  • 預付的租金

預付銷售款 (Advance payments for sales) - 特殊規定適用以計入未來銷售協議或其他商品處置法的預付款收入,這些商品是您主要為了在普通營業過程中出售給顧客而持有的。如果預付款是同時涉及銷售和服務品的合約,可能需要作為兩個協議對待。一個協議包括可用來兌換物品的禮券。把到期應付的帳款視為您收到的金額 。

您一般把預付款收入計入您收到的稅務年度的收入中。但是您可使用替代方法。欲瞭解替代方法,請參閱538號刊物。

費用 (Expenses)

根據會計應計累積法,同時出現下列兩種情況時,您一般可扣除或資本化業務費用。

  1. 所有事件測驗已達到要求。當出現下列情況時,測驗已達到要求:
    a. 所有事件已經發生而且確定了債務事實,而且
    b. 可以合理地確定準確的債務額。
  2. 經濟活動已經發生。

經濟活動 (Economic performance) - 在經濟活動發生之前您一般不能扣除或資本化業務費用。如果您的費用是對您提供的財產或服務,或是讓您使用財產,經濟活動在提供財產或服務時或財產使用時發生。如果您的費用是為他人提供財產或服務,經濟活動在您提供財產或服務時發生。有個例外可把某些經常性專案當成在某稅務年度發生,儘管經濟活動還沒有發生。欲瞭解經濟活動詳情,請參閱538號刊物應計累積法中的經濟活動一節。

範例: 您是一個日曆年度納稅人,而且使用會計應計累積法。您在2016年12月購買辦公室用品。您在12月份收到辦公用品和帳單,但是您在2017年1月份才付帳。您可在2016年除扣該費用,因為債務事實已確定、債務金額可合理確定,而且經濟活動已在那年發生。

您的辦公用品可能有資格作為經常性支出。若是如此,即使辦公用品要等到2017年才運來(經濟活動發生時),您也可在2016年扣除。

記錄庫存 (Keeping inventories) - 當生產、購買或銷售商品是您企業產生收入的因素之一時,您一般必須在納稅年度開始時和結束時計列庫存。如果您必須計列庫存,一般必須採用會計應計累積法記入您的購買和銷售。欲瞭解詳情,請參閱下文的庫存  一節。

親屬人士的特殊規定 (Special rule for related persons) - 您不能扣除該付給採用會計現金收付會計法的親屬人士的營業費用和利息,直到您已付款而該款項可計入該親屬的總收入。根據這項規定,在相關費用或利息本應被扣除的稅務年度末時確定是否有親屬關係。如果此規定不允許該扣除額,即使在您和親屬人士把有關費用或利息包括在其總收入之前已經終止關係,此規定仍將適用。

親屬人士包括您的核心親屬,包括兄弟姐妹(無論是同父母或異父母)、您的配偶、祖先和直系後裔。欲獲得其他親屬人士的清單,請參閱國內稅收法第267節。

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合併方法 (Combination Method)

您一般可合併採用現金收付會計法、應計累計法和特殊方法進行會計,如果合併方法能明確顯示您的收入和支出,而且您始終一貫使用這種方法。但是,會有下列限制。

  • 如果計算您的收入需要考慮庫存,一般而言您必須採用應計累積法記入購買和銷售。(但請參閱下文的庫存一節。)可採用現金收付會計法記錄所有其他的收入和支出項目。
  • 如果您採用現金收付會計法計算您的收入,您必須採用現金收付會計法申報您的支出。
  • 如果您採用應計累積法申報您的支出,您必須採用應計累積法計算您的收入。
  • 如果您採用包括現金收付會計法的合併方法,請將合併方法視爲現金收付會計法。

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庫存 (Inventories)

一般而言,如果您的企業生產、購買或銷售商品,您必須記錄庫存並採用應計累積法記錄商品的購買和銷售。但是,下列納稅人可採用現金收付會計法,即使他們生產、購買或銷售商品。這些納稅人也可把可計列庫存的物品記列為非附帶性的材料和供應物資(在下文討論)。

  1. 符合國內稅收公告2001-2中稅務手續指南2001-10的合格納稅人。
  2. 符合國內稅收公告2002-18中稅務手續指南2002-28的合格小企業納稅人。

合格的納稅人 (Qualifying taxpayer) - 若符合以下條件,您即是合格的納稅人:

  • 您在1998年12月17日或之後結束的每個之前的稅務年度平均銷售額為100萬美元或以下。(您在每個稅務年度的平均銷售額以此計算:把這一年的銷售額加上前兩年的銷售額,然後除以3。)
  • 您的企業按照國內稅收法第448節(d)(3)定義不是一個避稅手段。

合格的小企業納稅人 (Qualifying small business taxpayer) - 若符合以下條件,您即是合格的小企業納稅人:

  • 您在2000年12月31日或之後結束的每個之前稅務年度平均銷售額為100萬美元以上,但沒有超過1000萬美元。(您在每個稅務年度的平均銷售額以此計算:把這一年的銷售額加上前兩年的銷售額,然後除以3。)
  • 根據國內稅收法第448節,您未被禁止採用現金收付會計法。
  • 您的主要業務活動是一種合格的業務(按538號刊物和稅務手續指南2002-28規定)。

未擁有或存在3年的企業 (Business not owned or not in existence for 3 years) - 如果您未在所有三個稅務年度時期擁有用來計算您每年平均銷售額的企業,請把任何前任企業的時期也包括在內。如果您的企業存在時間不滿三個稅務年度,請按企業存在的時期平均化,包括任何短課稅年度,把短課稅年度的銷售額按年均化。

非附帶性材料和供應物資 (Materials and supplies that are not incidental) - 如果您把可計列為可庫存的物品記列為非附帶材料和供應物資,您可在銷售該物品或在您支付該物品的當年扣除本應包括在庫存中的物品成本,以後發生者為准。如果您是生產商,您可採用任何合理方法在年底估計您的在製品和庫存成品的原材料,來確定年內已出售的成品所消耗的原材料。

更改會計方法 (Changing accounting method) - 如果您是合格的納稅人或是合格的小企業納稅人,而且想改用現金收付會計法或把可庫存的物品依非附帶材料和供應物資計列,您必須申報3115表【申請更改會計方法】(Application for Change in Accounting Method)。請參閱下文的更改會計方法一節。

更多資訊 (More information): 欲詳細瞭解合格納稅人的例外情況,請參閱國內稅收公告2001-2 第272頁中的稅務手續指南2001-10,網頁為 IRS.gov/pub/irs-irbs/irb01-02.pdf。欲詳細瞭解合格小企業納稅人的例外狀況,請參閱國內稅收公告2002-18 第815頁中的稅務手續指南2002-28,網頁為 IRS.gov/pub/irs-irbs/irb02-18.pdf。

包括在庫存內的物品 (Items included in inventory) - 如果您必須計列庫存,請在計列您的庫存時包括下列物品。

  • 商品或交易的存貨
  • 原材料
  • 在製品
  • 成品
  • 實際上成為待售物品一部分的供應物資

庫存估值 (Valuing inventory) - 您必須在每個稅務年度開始和結束時為您的庫存估價,以確定已售物品的成本(C副表第42行)。欲確定您庫存的價值,您需要一個確定庫存物品的方法和一個為這些物品估價的方法。

庫存估值規定不是對所有企業都是一樣的。 您採用的庫存估值方法必須與用於類似企業的公認會計原則方法一致,而且必須明確反映收入。您的庫存做法必須年年保持一致。

更多資訊 (More information): 欲瞭解庫存詳情,請參閱538號刊物。

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統一資本化規則 (Uniform Capitalization Rules)

按照統一資本化規則,您必須把直接成本和部分生產和轉售活動的間接成本資本化。把這些成本包括在您生產或用於轉售購得的財產基價中,而不是作為本期扣除額申報。您透過在使用、銷售或以其他方式處置財產時採取折舊、攤銷或已售物品的成本來回收成本。

受統一資本化規範的業務活動 (Activities subject to the uniform capitalization rules) -   如果您從事以下任何工作,除非產生的財產是自己使用而不是用在業務經營或獲利活動,您可能需按統一資本化規則行事。

  • 生產不動或有形動產。就此而言,有形動產包括電影、錄音、錄影帶、書籍或類似財產。
  • 購得財產用於轉售。

例外 (Exceptions) - 這些規則不適用於下列財產。

  1. 購得的個人財產用於轉售,如果您的年平均銷售額是1,000萬美元或以下。
  2. 您生產的財產,如果符合下列條件。
    a. 您生產財產的間接成本為20萬美元或以下。
    b. 您採用現金收付會計法而且不計列庫存。欲瞭解詳情,請參閱上文的庫存 一節。

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特殊方法 (Special Methods)

有特殊會計方法適用于某些收入或支出項目。它們包括以下方法。

  • 在535號刊物【營業費用】(Business Expenses)第8章談到的攤銷。
  • 在535號刊物第10章中談到的壞帳。
  • 在535號刊物第9章中談到的損耗。
  • 在946號刊物【如何折舊財產】(How To Depreciate Property)中談到的折舊。
  • 在537號刊物【分期付款銷售】(Installment Sales)中談到的分期付款銷售。

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會計方法變更 (Change in Accounting Method)

一旦您設立一種會計方法,一般必須得到國稅局的批准才能改使另一種方法。更改您的會計方法包括下列更改:

  1. 整個方法,例如從現金收付會計法改成應計累積法,以及
  2. 您對任何重要專案的處理。

欲獲得批准,您必須申報3115表【會計處理方法變更申請書】(Form 3115, Application for Change in Accounting Method)。您可得到國稅局批准用兩種方式之一更改會計處理方法:自動更改程序或事先同意要求的程序。您也許必須支付用戶費。欲瞭解詳情,請參閱表格說明。

自動更改程序 (Automatic change procedures) - 某些納稅人可假設國稅局會批准他們會計方法的更改。如果納稅人符合自動更改程式的規定,申請會在納稅人要求更改的稅務年度(更改年度)予以批准。符合大致上已在稅務手續指南2015-13中說明的自動更改程序申請件不需要支付用戶費,您可到IRS.gov/irb/2015-5_IRB/ar12.html 了解詳情。

一般而言,您必須使用3115表要求自動更改。欲瞭解詳情,請參閱3115表的說明。

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